ウェビナーとは？ツールの選び方やZoomウェビナーの機能を解説
ウェビナーはWebセミナーやオンラインセミナーとも呼ばれ、オンラインによる製品PRや社内・社外研修、商談などに多く活用されています。対面式では開拓できなかった顧客とつながれる可能性があり、オフラインセミナーよりもコストを削減できるなどさまざまなメリットがあります。
本記事では、ウェビナーのメリット・デメリットのほか、代表的なツールであるZoomウェビナーの特徴や機能を解説します。
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ウェビナーとは
ウェビナー（Webinar）とは、インターネット配信によるセミナーのことです。ウェブ（Web）とセミナー（Seminar）をかけ合わせた言葉で、Webセミナーやオンラインセミナーと呼ぶこともあります。最初にウェビナーの概要を解説します。
ウェビナーの配信方法
ウェビナーの配信方法には、ライブ配信と録画配信の２種類があります。
ライブ（リアルタイム）配信
ライブ配信とは、決められた時間にリアルタイム配信する方法です。チャット機能やアンケート機能などを活用することで参加者とコミュニケーションを取ることができ、質問やアンケート結果をもとに配信内容を変更するなど、状況に合わせた配信が可能です。
一方、生放送配信なので、トラブルが起きないように配信環境を整備する必要があります。また、万が一不備が起きた場合の対応力なども求められます。
録画（オンデマンド）配信
録画配信とは、主催者があらかじめ録画した動画を配信する方法で、オンデマンド配信とも呼ばれます。ライブ配信と同様に決められた時間だけ視聴できるようにするパターンと、配信後はいつでも視聴できるようにアーカイブに残すスタイルを選択できます。
ライブ配信のように参加者との双方向コミュニケーションが取れないため、一方通行にならないような工夫が必要です。また、動画を編集するためのハード面・ソフト面の整備や、アーカイブとして残すサイトの準備等も必要となるでしょう。
ウェビナーとWeb会議の違い
ウェビナーとWeb会議とは、利用目的やコミュニケーションのあり方が異なります。
ウェビナーは、主催者が開催するセミナーなどで参加者が視聴するという風に、役割が明確に分かれます。映像や音声を届けるのは原則主催者のみとなります。
講演や説明会など、多人数向けの一方向的な情報提供に活用するのが一般的ですが、投票機能やアンケート機能などの活用で、双方向コミュニケーションも可能となります。
一方、Web会議は専用のツールを使ってWeb上の会議室を設定し、参加者それぞれの映像・音声や資料画面などを共有するものです。全員のランダムコミュニケーションを前提とするもので、ミーティングや顧客との商談・打ち合わせなどに活用するのが一般的です。
ウェビナーを活用するメリット
ここからはウェビナーを活用するメリットを、開催者側と視聴者側別に解説します。
開催者側のメリット
開催場所が自由で集客しやすい
ウェビナーは、インターネットにつながりさえすれば全国各地・世界各地へ同時に配信できるため、エリアに縛られない集客が可能です。対面式では開拓することのできなかった顧客ともつながれる可能性があり、新規顧客の開拓にも高い効果を期待できるでしょう。
また、大きな会場を借りなくても開催できるため、参加人数に合わせた会場探しや会場との日程調整の必要もありません。
コストを削減できる
ウェビナーの開催には会場の使用料、受付などの運営スタッフの人件費等がかかりません。そのため、オフラインでのセミナーと比べてコストを削減できるのもメリットの１つです。
オフラインでは参加人数が多くなるほどコストがかかる傾向にあるものが、大人数の参加でもコストが変わらないのも魅力です。
複雑な情報もわかりやすく伝えられる
テキストの情報だけではわかりづらい情報も、ウェビナーにより音声や映像で伝えると参加者の理解度が高まります。トークのうまい登壇者や講師によるウェビナーだと、いっそう理解度が深まるでしょう。
ユーザーとの信頼関係を築ける
自社のWebサイトで製品やサービスをPRしても、ユーザーの信頼を得るには時間がかかります。ウェビナーでは登壇者を介して製品やサービス、企業の情報を配信するため、ユーザーとの信頼関係も築きやすくなる特徴があります。
災害やパンデミック時にも開催できる
新型コロナウイルスのような予測不能な事態や、地震、台風などの自然災害時にも、ウェビナー開催ができる状態にしておくことで被害を最小限に抑えられます。すみやかな復旧と事業存続ができる体制を整える「BCP対策」にもなります。
コロナ禍後のニューノーマル時代に備えた働き方について知りたい場合は、以下の記事を読んでみてください。
参考：ニューノーマルのすべて｜新しい働き方とコロナ時代の乗り切り方
視聴者側のメリット
いつでもどこでも視聴が可能
参加者・視聴者はインターネット環境さえあれば、パソコンやスマホを使ってどこからでもアクセスできることがメリットといえるでしょう。自分の好きな時間にコンテンツを視聴することができるため参加するハードルが下がり、参加人数の増加も期待できます。
ウェビナーのデメリット
デメリットも同様に、開催者側と視聴者側別に解説します。メリットだけではなくデメリットも理解しておけば、事前に対策を組むヒントになるでしょう。
開催者側のデメリット
視聴者の反応がわかりづらい
ウェビナーは、オフラインのセミナーのように参加者の反応を見ながら進行するのが難しい傾向があります。
一方通行のコミュニケーションになりがちなので、ライブ配信のウェビナーなら途中でアンケートを挟む、チャットで質問を募集する、挙手機能を使って手を挙げてもらうなど、双方向コミュニケーションを取れるような工夫が必要です。
録画配信なら、視聴後のアンケートを収集すると視聴者の反応を確認できるでしょう。
機器や設備、環境によって品質に差が出る
ウェビナーはPCやカメラ、マイク、インターネットといったさまざまなツールを活用するため、それらの状態がウェビナー自体の品質を左右します。
機器の不備により映像や音声が途中で途切れるなどがあれば、参加者の満足度も低下してしまうでしょう。これらは事前にきちんと整備するとともに、参加者側にも推奨環境を案内するなどの工夫も施しましょう。
身だしなみや言葉遣いで悪い印象を与えかねない
参加者が不快感を抱くような登壇者の身なりや粗雑な話し方、尊大な態度では、逆効果になってしまうこともあります。服装や髪型のほか、声の大きさやトーン、話すスピード、滑舌などを必ず事前にチェックしましょう。
また、画面内に邪魔な物が写り込んでいないか、雑音が入り込んでいないかといったことにも、注意する必要があります。
視聴者側のデメリット
良好な通信環境を整える必要がある
ウェビナーでは主催者だけではなく、参加者側も良好な通信環境を整備する必要があります。電波が弱い、不安定といった回線トラブルや機器の不調などがあれば、視聴できない可能性もあります。主催者側は事前に推奨環境を伝えておきましょう。
Zoomウェビナーとは
米国Zoom社が提供するZoomウェビナーは、Zoomミーティングのオプション機能として利用できるウェビナーシステムです。
MA・CRMツールとの連携機能やオンデマンド配信機能など、ウェビナーの開催に役立つ機能が多く備わっており、ウェビナーのほか社内研修や説明会、新機能発表会などに利用することもできます。接続が安定しているため、多くの企業が導入している人気のツールです。
ここからはZoomウェビナーについて、概要や機能を解説します。
ZoomウェビナーとZoomミーティングの違い
ZoomミーティングはWebミーティング用のツールで、すべての参加者がランダムにコミュニケーションをとることができます。一方のZoomウェビナーは、主催者と視聴者に分かれて利用するツールです。
Zoomウェビナーは有料
参考：Zoomプラン料金
Zoomミーティングはサインインしなくても利用できますが、Zoomウェビナーは有料ライセンスユーザー向けのオプションサービスとなっています。プロ以上の有料ライセンスを取得した上で、必要な参加人数とクラウドストレージの容量に応じて、適したプランを選択する必要があります。
Zoomウェビナーの特徴と便利な機能
Zoomウェビナーは一般的なウェビナーツールより、多機能で使いやすいのが特徴です。Zoomウェビナーの主な特徴と機能を解説します。
申し込みページの作成、参加用URLの自動送付
ウェビナー開催日時が決定したら、Zoomウェビナーで予約設定ができます。また、あらかじめ決められた参加者を登録する場合は、CSVファイルからのインポートで一括登録が可能です。
申し込みフォームも新たに作成する必要はなく、設定で選択事項を選ぶだけで作ることができます。さらに、参加者の登録が必要なウェビナーとして設定しておけば、登録者のメールアドレスに自動で参加用URLを送れる機能も備わっています。
ウェビナーの事前準備が自動化できることで、業務負担を軽減できるでしょう。
ビデオ・壁紙のブランディング設定
Zoomウェビナーは、ウェビナーセッションごとに以下のような詳細なブランディング設定もできます。企業名や製品、サービスを印象づけるのに役立つでしょう。
- 招待ページの上部に表示されるバナー
- 事前登録ページのデザインや企業ロゴ
- ビデオの外側に表示される壁紙画像
- パネリストごとのバーチャル背景
- パネリストのビデオに表示される名前タグ
チャットやリアクション機能によるコミュニケーション
Zoomウェビナーでは、一般参加者と異なる資料を共有しながら意見を発表できるパネリストを最大100名指定でき、一度に49名までのビデオを画面表示できます。
パネリストや参加者は「拍手」「いいね」「ハート」などの絵文字を使って、登壇者の問いかけに対するリアクションや感情の変化を表現することができます。
双方向コミュニケーションツールとしても、有効活用できるでしょう。
ライブストリーミング配信・オンデマンド配信
Zoomウェビナーは、Facebook LiveやYouTube Liveでウェビナーをライブストリーミング配信できます。また、オンデマンド配信を設定しておけば、定時に参加できなかった人やウェビナーの内容を復習したい参加者にも対応可能です。
アンケートの実施、レポート出力
ウェビナー終了後に参加者の画面にアンケートを表示したり、アンケートを登録者のメールアドレスに自動で送付したりもできます。ウェビナー中にリアルタイムの回答が必要であれば、投票機能を利用するとよいでしょう。
また、登録者のリストや出席者の入退出日時、Q&A、投票状況、アンケート結果などをレポートとして出力できます。
MAやCRM/SFAと連携できる
Zoomウェビナーは、MAツールやCRM/SFAと連携できます。事前の登録ページで入力された参加者の属性情報や、出席済み・欠席などの情報をMAツールに同期させれば、サンクスメールやリマインドメールの送信を自動化することも可能です。
また、ウェビナーチャットのやりとりやQ&A、終了後のアンケート内容などをCRM/SFAで管理すれば、その後のカスタマーサクセスや営業活動促進に活用できます。
ウェビナーツールの選び方
最後に、自社の目的や環境に合ったウェビナーツールの選び方を解説します。
適切な料金プランを選ぶ
ウェビナーツールの料金プランは、大きく「月額固定制」「従量課金制」に分かれます。ウェビナーの開催頻度が高ければ月額固定制、不定期開催の場合は従量課金制がおすすめです。それぞれの特徴を押さえ、自社に合った料金プランを選びましょう。
必要な機能を確認する
ウェビナーツールには音声や動画といったメイン機能以外に、ウェビナー開催に必要な業務を自動化できる機能やチャット・アンケートができるなど、さまざまな機能が備わっています。
ツールによって搭載機能が異なるため、自社の目的に合った機能が備わっているツールを選びましょう。
高品質で安定したサービスを選ぶ
ウェビナーでは、通信が安定していないと致命的といってもいいでしょう。ウェビナーサービスを選ぶ際には品質が高く、回線が安定しているサービスを選ぶ必要があります。
MA、CRM/SFAと連携ができるツールを選ぶ
ウェビナーツールで集めた参加者データやアンケートなどをMAツールやCRM/SFAシステムと連携できれば、その後の営業活動や顧客フォローに有効活用できます。自社の既存のツールを確認して、業務の効率化や生産性向上につながるツールを選びましょう。
サポート体制がしっかりしている
トラブルが発生してもサポート体制が充実していれば、リスクを最小限に留められます。自社で行うウェビナーにどのようなサポート体制が必要かを考慮して、最適なウェビナーツールやサービスを選びましょう。
ウェビナーツールを探すなら、以下の記事も参考にしてください。
参考：【2021年最新版】徹底比較！ おすすめのウェビナー（Webセミナー）ツール15選
ウェビナーツールとCRM/SFAの連携でビジネスを加速させよう
ウェビナーは製品PRや社内外研修、採用活動、商談などさまざまなシーンで活用でき、対面式よりもコストをかけずに気軽に開催できるメリットがあります。
また、ウェビナーツールとMAやCRM/SFAを連携すれば、ウェビナー参加者をリード化して、その後のカスタマーサポートや営業活動、カスタマーサクセスなどに有効活用できます。
ウェビナーツールとCRM/SFAを連携して、自社のビジネスを加速させましょう。
