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営業報告書(営業日報)とは?例文など書き方やテンプレートを紹介
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営業報告書(営業日報)とは?例文など書き方やテンプレートを紹介

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働き方改革が進みリモートワークや業務のDXの普及が拡大する中、業務管理の重要性は一層高まっています。そんな中、業務管理の方法のひとつとして広く活用されているものが営業報告書で、営業日報、営業日誌などとも呼ばれています。

営業報告書(営業日報)は、その目的を理解し、SFAなどのツールを活用することでより価値のあるものとなります。今回は、営業報告書のメリットや目的、書き方とそのポイントについて解説します。

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営業報告書(営業日報)とは?

営業報告書とは?

営業報告書とは、営業担当者の活動内容を報告するための記録のことを指します。主に上司や同じチームのメンバーに対して営業情報を共有するために作成されます。

管理方法は企業によってさまざまで、メールやチャットツールで管理しているところや、エクセルを用いて管理しているところ、さらにはSFA(Sales Force Automation)を活用して管理をしている企業も増えています。

営業報告書の目的

 管理者にとっての営業報告書の目的

管理者にとっては、メンバーの活動を把握することが最も大きな目的となるでしょう。個々の活動を把握することで、営業担当の正しい評価、組織課題の把握、情報共有による組織レベルの向上に繋がります。

また、個別の案件に対して的確なアドバイスや指示を出すことも可能となるでしょう。

 営業担当者にとっての営業報告書の目的

営業担当者にとっては、自身の営業活動を客観的に記述することで、自分の営業活動を振り返れることと、自身の成長を促すことの2つが大きな目的となります。

また、自身の営業情報を文章で残すことで、周囲への共有もしやすく、上司に案件相談するときや、担当を引き渡すときなどにも役立ちます。

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営業報告書(営業日報)の書き方

ここまでで営業報告書の概要や基本項目はおわかりいただけたかと思います。ここからは報告書の内容に移りましょう。

営業報告書に記入する基本項目

営業報告書に記入する基本項目は以下になります。ただし、個々の状況や目的に合わせて、内容は柔軟に追加しましょう。

  • 訪問先
  • 相手の担当者の名前、役職
  • 訪問日時
  • 訪問の目的
  • 商談内容
  • 商談で決まった事(決定事項やタスクなど)

フォーマットはシンプルなもので統一する

記入するフォーマットはできる限りシンプルなもので統一しましょう。営業報告書を書き慣れてくると、どうしても内容が抽象的になったり、冗長なものになってしまいがちです。

記入する内容を統一し、自分なりのフォーマットを確立しておくと、考える手間が省け、報告書の質も一定以上に担保されます。生産性も高くなると言えるでしょう。

関連する資料とリンクさせる

営業報告書で忘れがちなのが、関連資料とリンクさせることです。たとえば、報告書に「先方に競合他社との違いについて聞かれたため、折り返し資料を送付する旨を伝えた。資料と一緒にお礼のメールを送り、次回アポを設定する予定」と記載した際には、添付資料とメールの内容もリンクさせる必要があります。

報告を行なう営業担当者は内容について理解していますが、第三者視点では情報が少ないため、周囲の人が読んで伝わるように報告するようにしましょう。

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営業報告書(営業日報)を書くメリット・デメリット

営業報告書(営業日報)のメリット

営業報告書の目的ともやや重複しますが、ここでは営業報告書のメリットについて説明していきます。さまざまなメリットがありますが、大きく分けると以下の3つになります。

定性的な評価の参考にできる

主に管理者視点でのメリットになりますが、営業担当者を数字や目標などの定量面だけでなく、定性面から評価することができます。

また、数字の進捗が芳しくない担当のどこに課題があるのか、トップ営業マンの成功の秘訣がどこにあるのかなどの現場の実態を知ることができるのも、大きなメリットの一つになります。

仕事の振り返りができる

こちらは管理者と担当者の双方で大きなメリットとなることで、その日の営業活動の振り返りを行うことができます。管理者にとっては営業担当のサポートに、営業担当者には自身の内省に繋がります。

営業の情報を現場で共有できる

こちらは主に担当者側のメリットです。自身の営業活動を周囲に共有することで、管理者に対して報告ができ、自身の行なった仕事を周りにきちんとアピールすることができます。また、担当を別の者に引き継ぐとき、報告書があると格段にスムーズに引き継ぎを行なうことができます。

営業報告書(営業日報)のデメリット

具体的な営業活動が見えにくい

日報や報告書では、具体的な営業活動が管理職には伝わりづらくなります。報告書に書かれる内容は営業の実施結果の一部であるため、商談の全体像を掴むために必要な情報を過不足なく得ることが難しくなってしまいます。

過去のアクションと結びつかない

報告書の管理方法にもよりますが、個別の管理になると、過去に対象の顧客に対してどのようなアプローチをしたか、確度がどのくらい高いのかといった、顧客との関係性を表す過去のアクションの情報が欠損してしまうことが多くなります。

情報を分析にまで活かせない

報告書だけでは、得られた情報を分析するのは難しくなります。成約率やアポ獲得率など、報告書だけでは定量的な評価ができないため、分析するためには情報を集約・整形する必要が生じ、二度手間になってしまいます。

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営業報告書(営業日報)もSFAで効率化

SFAの概要とメリット

SFA(Sales Force Automation)とは、日本では「営業支援システム」と呼ばれる、営業活動を効率化、可視化したり、属人化を防ぐといった意味合いで導入されることの多いツールです。

メリットとして、営業活動の業務効率化や、自身の活動の分析、共有などが行なえる点があります。以下の記事で詳しく解説していますので、ご参照ください。

SFAによる管理とエクセルによる管理の違い

SFAでは営業報告書、日報も管理することが可能です。エクセルとの主な違いとして、

  • Officeソフト以外との連携も容易(エクセルはOfficeソフト以外との連携が難しい)
  • 報告、集計の手間がかからない
  • 過去の商談履歴やその他情報など、総合的に顧客を管理することができる

などがあります。

SFAでできる日報管理は詳しく後述します。

eセールスマネージャーによる日報管理機能

eセールスマネージャーは、日報をはじめとしたあらゆる営業活動を管理することができる純国産のCRM/SFAツールです。

とくに、日報管理では、営業担当者が外出先でスマホやPCから活動報告をするだけで、マネージャーのタイムライン(社内SNS)にお知らせが自動で投稿されます。そのため、確認漏れが起きづらく、営業担当の活動把握に役立ちます。

また、同じソフト内にあるその他の顧客情報も参照できるため、総合的に顧客を管理/分析することができます。ご興味のある方は、以下のページに日報管理機能をまとめていますので、ご一読ください。

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営業報告書で自身の営業レベルを一段階上のものにしよう!

営業報告書は、うまく活用すれば部内での情報共有や担当者の定性的評価、また担当者自身の振り返りに役立ち、営業レベルの向上につながるもの。ただし、エクセルなどで書かれた報告書では、商談の全体像の把握や情報の分析に活用するには不向きです。
CRM/SFAツールを導入すれば、報告や情報共有の効率化を図れ、情報を分析して正しいアクションに繋げることも容易です。管理者の方で、営業管理に上手くいかないといった悩みがあれば、案件管理専用のツールであるCRM/SFAへの乗り換えを検討してみましょう。

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