タイムライン/レポート機能により横断的情報共有、会議回数を半分に削減したCRM/SFAの活用方法

株式会社日立ソリューションズ東日本様の概要

株式会社日立ソリューションズ東日本様は、1984年に仙台で設立されました。

現在では、札幌、盛岡、川崎など、全国に7つの事業所を有し、「東北から世界へ」を合言葉に日本全国および世界へとワンストップのソリューションを提供しています。

主な事業内容としては、日立グループの先進事例や豊富なノウハウ、経験、実績をITと融合させることで、コンサルティングからシステム構築、運用・保守・サポートまで幅広く対応しています。日々、お客様の多様なニーズにお応えしつつ、システムライフサイクル全体を通して最大の価値をもたらすITサービスが強みです。

【課題/背景】情報伝達・共有の不備、作業過多の弊害

情報共有の不備によるコミュニケーション不和

基幹システムの入れ替えおよび刷新に伴いSFA導入の検討が始まったのは2006年ごろです。当時はSFAが導入されておらず、設計部門と営業部門との情報伝達・共有が満足にできていない点が課題となっていました。メールベースでのやりとりでは意思の疎通が不十分であり、情報共有に不備が生じていたのです。コミュニケーション不和は業務にも影響を与えていました。

導入前には、新規の引き合い段階でエンジニア部門と営業部門が情報共有するツールがなく、意思疎通が不十分で失注するケースがありました。また、実績と予算を別々に管理していたので関連性を見る作業が大変でした。

煩雑な報告業務の削減

報告業務の煩雑さも問題となっていました。お客様の進捗状況や細かな数字、受注や失注の経緯などを逐一報告するのには、時間も労力もかかります。そのような事務作業に追われてしまえば、お客様を訪問する時間も削られてしまいますし、本来の業務であるサポートへの注力が難しくなるということも大きな課題となっていました。

そこで、上記の課題を解決するための施策として、SFAの導入に踏み切りました。

【選定理由】eセールスマネージャーを選んだ理由は？

高いカスタマイズ性があった

一番のポイントはカスタマイズ性の高さです。我々の業務においては、その性質上、さまざまな項目を管理・設定する必要があります。そのため、カスタマイズ性の高さおよび一元管理における優位性を重視し、他社の製品と比較検討しました。その中でも、特にカスタマイズ性に優れていたのがeセールスマネージャーだったのです。

操作性や他のツールとの連携も簡単

データの入力から修正、閲覧などの操作性も考慮しました。営業担当者だけでなく、将来的には広く社内で使用するツールであるだけに、使いやすさは重要となります。また、他のツールとの連携や導入後のフォロー等についても検討しました。それらの事項を総合的に判断した結果、今回、eセールスマネージャーの導入を決定いたしました。

【導入効果】
営業活動の風通しを良くする見える化・効率化

1:タイムラインの活用 シームレスなマネジメント/コミュニケーションの実現

1つ目は各部門間における意思疎通が改善されたことです。メールベースでのやりとりからeセールスマネージャーを活用したコミュニケーションへと移行することにより、情報共有の質が高まっていると実感しています。

具体的には「タイムライン機能」を活用した情報およびフィードバックの共有/報告を全てeセールスマネージャーで一元化し実施することで、個別の案件においても全社的に確認することができます。

上司がタイムラインでリアルタイムに次の進め方を指示出したり、SEとの情報連携もできるので、新人でも的確に案件を進められています。個別の案件においても全社的に確認できるので、営業、企画、SEなど、横断的な情報共有が実現できました。

2:見える化によるデータの有効利用

2つ目は数値の見える化です。これまで行っていた案件管理はもちろんのこと、引き合い、受注、目標、実績など、詳細なデータまでeセールスマネージャーで管理することにより、情報の閲覧性が高まりました。

各営業担当者の属人的なスキルに左右されることなく、データの共有が実現できるようになったことは大きな変化です。当然、報告業務も迅速化しています。また、営業企画部門との連携もシームレスに行われるようになりました。

3:スムーズな営業活動の実施

3つ目は営業活動の効率化です。これまで個別に管理していた顧客データを、eセールスマネージャーで一元管理することによって、よりスムーズに活用できるようになりました。その結果、営業活動の促進につながっています。

たとえば、展示会やセミナーの案内を送付する場合。eセールスマネージャー導入前は、煩雑な準備をしなければなりませんでした。しかし導入後は、蓄積されたデータを活用することによって、一斉送信にて対応できるようになっています。

【導入効果】
精度の向上と無駄の削減

1：”確度”の指標、全社共有による案件予実精度向上

まず、営業活動の精度が向上しました。eセールスマネージャーによって可視化された数値は「確度」として共有されています。この確度という指標を共有できるようになったおかげで、より適切な判断および対応ができるようになりました。

確度を定める要素としては、「失注」「他欠」「延期」などがあります。これらの要素を案件ごとに閲覧できるようにしています。その結果、リアルタイムでのフィードバックを実現できるようになり、営業活動の精度向上に貢献しています。多角的なマネジメントが可能となり、案件推進が可能となっています。

2：タイムライン機能による無駄な会議の削減

次に、無駄な会議の削減です。eセールスマネージャーのタイムライン機能を活用することにより、リアルタイムの情報共有が可能になりました。そのため、認識のすり合わせにかかる時間が大幅に削減されています。

事実、毎週行われていた「課長会議」は、現在、隔週開催となっています。これは多くの仕事を抱えている社員にとって大きな変化です。会議に時間をとられない分、営業活動へと時間および労力を投下できるようになりました。

３：既存システムとの連携による効率化/生産性向上

さらに、データ集約のスピード化および低労力化も実現しました。毎月行われている予算会議で使用する資料には、数値データを集約したものが必要となります。ただ、ひとつひとつのデータを集計するのは重労働であり、相応の時間もかかっていました。

その点、eセールスマネージャーと弊社が活用している「※MotionBoard」を連携させることにより、時間をかけずに集計できるようになりました。視認性も高まり、会議等で使用するデータの可視化にも役立っています。

※MotionBoard：表現力と分析力を誇る情報活用ダッシュボード。現場でのデータ分析・活用を促進し、直感的な操作性と柔軟な表現力が強み。

今後のeセールスマネージャー活用の方向性について

全社的な活用を模索中

営業部門での活用事例をもとに、全社的な取り組みにも応用していきたいと考えています。たとえば、予算会議におけるデータの集約および準備作業の軽減、可視化などの成果は、他の部門でも実現できることと思います。

実際、eセールスマネージャーのデータを抜き出し、MotionBoardに取り込んで活用する手法はすでに確立されています。利便性についても共有できていますので、応用方法を模索しながら、幅広く活用していければと考えています。

相乗効果による幅広いニーズへの対応

弊社の製品である「CoreExplorer」は、蓄積された文章データから、その傾向を分析する「テキストマイニング」を実施するためのツールです。そのソリューションをeセールスマネージャーと連携することにより、蓄積された膨大な情報の中から業務改善につながる「気づき」を見つけることができるようになります。

このように、弊社の製品とeセールスマネージャーは親和性が高く、お客様の多様なニーズに応えられる可能性が高まっております。これからも、いろいろな製品と連携させ、相乗効果を生み出していければと思います。

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