リモートワーク（テレワーク）の体制構築と効果を徹底解説!問題を解決し働き方改革の波に乗ろう
働き方改革に関連して、リモートワークの効果や体制構築のやり方を知りたいと感じていませんか？人手不足が加速する昨今、働き方改革への対応が遅れると、シェアを失うどころか事業継続が困難になるかもしれません。
しかし、働き方を変えるのは本来難しいもの。生産性を上げるどころか下げる結果に終わらないように、体制構築の方法を知るのが重要です。
そこで今回、リモートワークの体制構築のポイントや成功事例、成功した際のメリットを解説していきます。
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リモートワークの体制構築4つのメリット
はじめに、リモートワークの体制構築が完了し、実際にリモートワークを運用できた際のメリットを紹介してきます。メリットをあいまいに理解していると、自社で体制構築をする必要性の判断や上層部への稟議ができないからです。実際、後で紹介する成功企業の例でも、リモートワークを一度取りやめているケースもあります。
というわけで、働き方改革の一環としてリモートワークの体制構築をするメリットを紹介するので、自社の目的が達成できそうか、改めて振り返ってみてください。なお、先に紹介するリモートワークのメリットを列挙しておくと、以下の4つとなります。
- 生産性の向上
- 優秀な人材の採用生産性の向上
- 諸経費の削減
- 社員の健康やエンゲージメントの向上
さっそく、それぞれのメリットを詳しく解説していきます。
１）生産性の向上
社員にリモートワークができる体制を用意してあげれば、全社的な生産性の向上が可能です。
働き方改革のガイドラインでも解説されているとおり、現代では時間や場所にとらわれることなく働ける技術があります。そして、リモートワークができる体制構築をしておくと、社員は子育てや介護と仕事を両立しやすくなるというわけです。
社員からすると、重要度や緊急度の高い仕事をしたいときに、オフィスの電話や関係の薄い会議に呼ばれるのを防げるといったメリットもあるでしょう。社員に優先順位の高い仕事からしてもらえた方が、全社的な生産性が上がるのは自明の理です。業務の生産性を向上させたいなら、リモートワークの体制構築をする価値は十分あると言えます。
２）社員の健康やエンゲージメントの向上
社員の健康やエンゲージメントの向上にもリモートワークは効果があります。
働き手不足の昨今、プライベートや健康維持の活動を犠牲にしている社員は少なくありません。生産性をアップして少ない時間でより多くの成果を上げつつ、働く時間と場所の制限もゆるまれば、社員は健康を維持しやすく、企業への満足度も高まるというわけです。
したがって、企業の生存戦略の一環としてもリモートワークの体制構築は役立ちます。
３）優秀な人材の呼び込み
先のエンゲージメントの向上と関連して、優秀な人材の呼び込みにもリモートワークは効果があります。働きやすい企業に人が集まるのは自然なことで、大きなシェアを持つ大企業などが働き方改革に積極的に取り組み、アピールしている理由でもあるのです。
上記に加えて、構築したリモートワークの体制を活用すれば、他に本業のある専門家や遠方の人材とも仕事ができます。また、長期介護や療養といった問題で就業はできなくても働く意思のある人とも仕事ができるでしょう。企業資産であるヒトの観点からもリモートワークの体制構築は必要なのです。
４）諸経費の削減
リモートワークの体制構築で、諸経費の削減も目指せます。実際、社員がリモートワークで働くほど、以下の経費はカットできます。
- 光熱費
- オフィススペース
- 出張費・交通費
- 備品の購入費用
人件費の高騰に悩む企業が多い昨今、働き方改革の中でもリモートワークの体制構築に取り組む意味は大きいです。
リモートワークのデメリット３つ
働き方改革全般に当てはまりますが、リモートワークにはデメリットがあります。メリットだけでなく、デメリットもきちんと把握した上で、体制構築に踏み切るのが重要です。ここでは、以下3点のデメリットを解説していきましょう。
- コミュニケーションの取りづらさ
- 長時間労働の懸念
- 体制構築自体が大変
それぞれ具体的に解説していきます。
１）コミュニケーションの取りづらさ
厳密には、リモートワークに適したコミュニケーション手段があるので、新しく適したコミュケーション手段を模索する手間があるといったデメリットがあります。実際、リモートワークの体制構築に踏み切った企業で、まったくコミュニケーションの難しさがなかったと言う企業は少ないでしょう。
体制構築で導入するツールの使い分けや出社してすべき仕事との仕分けなどが必要です。職種や商材との相性もあるので、画一的な仕組みを導入するのではなく、組織ごとに柔軟に仕組みを作っていくのがおすすめです。
２）長時間労働の懸念
リモートワークには長時間労働の温床となってしまうリスクがあります。というのも、持ち帰りの仕事のように、隠れてハードな仕事をされる可能性があるからです。
リモートワークに限らず、働き方改革は基本的に働き手の減少に対して、生産性を上げようという取り組みになります。先に紹介したメリットを最大化させるためにも、生産性の向上に有効なリモートワークとなるように、体制構築をしなければいけません。
後述する「体制構築の問題点と解決ポイント」も参考にして長時間労働、ひいては生産性が逆に下がり、企業活動にマイナスとならないように調整してください。
３）体制構築自体が大変
リモートワークの体制構築は時間がかかるものです。先述の良好なコミュニケーションの実現や長時間労働のリスク払拭といった課題の他にも、ツールの用意やルールの決定といった業務が多くあります。リモートワークの体制構築を含めたコンサルティングサービスも有るほどです。
しかし、リモートワークに取り組むメリットは先述の通り大きく、取り組まないと企業存続の雲行きが怪しくなってくる国内事情も無視できません。次から紹介するリモートワークの種類や体制構築時に発生する問題の解決法を参考にして、リモートワークを導入いただければ幸いです。
リモートワークの体制の種類は何がある？
多くの企業で生産性向上を目的にリモートワークが導入されていますが、業界も規模もさまざまな中、どんな企業にも有効なリモートワークの体制は存在しません。そこで、代表的なリモートワークの種類を紹介してくので、どの体制が自社に有効そうか見極めていきましょう。具体的には以下の4つです。
- フルタイム・リモートワーク：完全に自宅などで仕事をする体制。クリエイター職などで広がっています。
- ハイブリッド・リモートワーク：職場での仕事と自宅などでのリモートワークを使いわける形態
- リモート・アウトソース：外部委託のリモートワーク化
- テンポラリー・リモートワーク：外回り後の職場以外での作業やオンラインミーティングで一時的にリモートワークをする形態。
より詳しく知っておきたい場合は、以下のリンク先で詳しくまとめているので、参考にしてください。
体制構築の問題点と解決ポイント
リモートワークの体制構築時には、ハードルがいくつかあるので、解決方法と合わせて紹介していきます。発生が予想される問題は以下の3点です。
- セキュリティの取り扱い
- 勤怠管理
- ツール選び
さっそくそれぞれの詳細と解決法を見ていきましょう。
１）セキュリティの取り扱い
セキュリティの取り扱いにはまず間違いなく直面します。というのも、インターネットを介したITツールの導入が必要であり、外から社内データにアクセスするシーンも出てくるはずだからです。
ルールを明確に決めていないと、本来は外に出してほしくないデータを社外へ持ち出される可能性も出てきます。ウィルス対策といった基本的なセキュリティ対策や情報レベルごとのアクセス制御、対処マニュアルの作成などが必要です。
ただし、リモートワークの体制が決まらないことには、セキュリティポリシーの詳細な見直しもできません。生産性の向上のために、どの体制を構築するかを決めて、必要なセキュリティを考えていくのが良いでしょう。
クラウドやオンプレミスなどの仕様選定の必要が出てくるのですが、よければ下記の記事をご参考にしてください。
２）勤怠管理
勤怠管理の難しさもリモートワークの導入の難しさと言えます。体制構築したリモートワークが活用されるほど、社員は従来の勤怠管理システムから離れていくからです。
見えないハードワークを課せられてしまった場合、社員のエンゲージメントは下がり、マネージャーも確認がしづらくなると用意に想像できるでしょう。
もっとも、すでに勤怠管理にも対応したクラウドシステムなどが存在します。チャットツールでタイムカードを打刻したり、交通系ICカードと連携も可能なので、無理にルールを作らずツールで解決するのがおすすめです。
３）ツール選び
ツール選びの大変さもリモートワークの体制構築につきまといます。上述した勤怠管理システムを含めて、チャットやWeb会議システム、オンラインストレージなど、新しく導入しなければいけないツールが多いのです。
しかし、先に紹介した勤怠管理システムのように、各ツールを紐づけたり、パッケージになっていたりするツールも出てきています。SFAやCRMといったツールと合わせて、慎重に選ぶといいでしょう。
スタートアップ的な組織の体制構築方法と成功例
ここからは、リモートワークの体制構築に成功している企業の例を紹介してきます。企業の規模によってリモートワークの体制は左右されるので、まずスタートアップ的な企業の例から2つ紹介していきましょう。
エバーセンス
エバーセンスは、創業時フルリモートを導入し、様子をみて一部リモートへ切り替えた企業です。
リモートワークの満足度は高いものでしたが成果がうまく出なかったので、基本は出社、やむを得ない事情がある際にリモートワークを認める形に移行しました。結果として、成果を出しつつ社員の満足度も向上しています。
導入して初めてリモートワークの良し悪しが判明した好例と言えるでしょう。
ブイキューブ
リモートワークで働く人とオフィスをWeb会議で常時接続するORANGEワークスタイルという働き方を導入しているのが、Web会議システムを提供するブイキューブです。
社員からオフィスで働くのと何も変わらないと言わしめるところまで、自社にあった仕組みになっています。ポイントは、リモートワークをさせてもらっているという感覚を排除している点で、成果を出すのに画一的な働き方は必須ではないという考えが成功の原動力のようです。
実際、入社4ヶ月目の新入社員もリモートワークを利用し、成果を上げています。決まった時間決まった場所で働くのが仕事の本質ではないと啓蒙しているわけです。
大企業や属人的な組織での体制構築方法と成功例
大企業や属人的な組織でもリモートワークを成功させている企業は多いので、成功例を紹介してきます。業界をリードする企業との差を広げないためにも、成功した秘密を学んでいきましょう。
日産自動車
日産ではなんとほぼ全社員を対象に在宅勤務が可能になっています。ポイントはツールを使って、リモートワーク中でも普段と同じ働き方を徹底して再現している点です。
業務中は常にリアルタイムで社員の顔を表示し、社員の現状を可視化してマネジメントに無理が出ないように配慮しています。もちろん、リモートワークをする社員側の配慮もされており、「連絡可能」「取り込み中」「応答不可」「一時退席中」といったよう表示の切り替えが可能です。
他にも制度利用の事前講習や業務計画の提出義務などで調整しており、大手企業でも仕組みがあれば、無理なくリモートワークの体制構築ができる恒例と言えます。
資生堂
女性社員が1万人を超える資生堂では、子供ができたら退職してしまう問題の解決手段の1つとして、リモートワークを導入しています。
ユニークなのは自動メイクアプリを導入して、ノーメイクでもオンライン会議に参加しやすいようにしている点で、女性特有の悩みをフォローしているのです。自動メイクアプリの開発には費用が発生したでしょうが、メイクをする時間分の作業時間が買えると考えれば、合理的な判断と言えます。
実際、リモートワークを活用する社員からは能率が上がったとの報告が上がっており、女性が活躍する会社BEST100に資生堂が選ばれる理由にもなっているのです。
リクルートホールディングス
リクルートホールディングスでは2016年よりリモートワークを本格稼働。全社員を対象にハイブリッドリモートワークをしています。ツールの用意はもちろんですが、人事評価の可視化への配慮もし続けているのがポイントです。
結果として、気兼ねなくリモートワークができるようになり、生産性が控除しています。社員が優秀という点も否めませんが、従来の働き方よりもスピーディーなコミュニケーションと業務の成果になっているケースもあるとのことです。
一方で、職種ごとにリモートワークの効能に差異がある現場を見てさらなる改善に取り組んでおり、今後さらに生産性の向上ができるでしょう。
リモートワーク/テレワークのセミナーついて
弊社ではリモートワーク/テレワークの体制構築に関して、無料セミナーも開催しています。WEBセミナーなども可能。
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自社の存続のためにぜひリモートワークを！
リモートワークの体制構築をするメリットやデメリット、成功事例に体制構築時のハードルなどを紹介してきましたが、理解は深まったでしょうか？
生産年齢人口が減少する日本では、リモートワークはもはや攻めの施策というより、取り組まないと将来の雲行きが怪しくなる施策と言えます。体制構築という業務は増えますが、構築後の成果を思えばリターンは大きく、ツールで負担も軽減可能です。
ぜひSFAやCRMといったツールも含め、リモートワークに必要なツールを導入し、企業の存続に努めてください。
