営業ラボ

営業力強化に役立つノウハウを公開
eセールスマネージャー 営業ラボ・ブログ 営業支援ツールの必要性と導入・選択におけるポイント
営業支援ツールの必要性とその選択における誤解

営業支援ツールの必要性と導入・選択におけるポイント

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

日々の営業活動をサポートし、組織的な営業力強化を実現するための営業支援(SFA)ツール。

多くの企業では、長い間メールやエクセルなどのツールを駆使して、案件情報の共有が行われてきましたが、営業支援ツールがいま求められているのは、なぜでしょうか。 

その背景をひも解きながら、営業支援ツールを選択する際のポイントについて紹介します。

営業支援ツールが求められる背景

製品の質に頼った従来型の営業方法が廃れ、主流となったのが、様々なキャンペーンから生成した大量のリードからマーケティングが選りすぐった見込み客を、顧客に育てる営業プロセスです。

自社製品以外の市場トレンドなどの情報提供を含めたソリューション営業活動を行うため、顧客ごとの個別アクションが増え、従来の方法では十分なフォローアップができなくなりました。

フォローアップ不足による顧客満足度の低下は機会損失を招きます。
そこで、顧客情報を一元管理し日々の営業活動を効率化するため、営業支援ツールの導入を検討する企業が事業規模を問わずに増えてきたのです。

情報管理の方法が昔から現在にかけ、変化してきた

案件獲得を後押しする営業支援ツールとは

営業支援ツールには様々な機能があります。

自社の課題を認識し、どの機能を使うかを明確にした上で導入すれば、リードを顧客にまで短期間で育てることもできるのです。

しかし導入検討フェーズのステップをしっかり踏まないと、せっかくの営業支援ツールも営業現場の負担だけを増やす結果になりかねません。 

営業支援における実態と課題

営業活動では、次のようなPDCAサイクルを継続的に回すことが重要です。

  • 目的を明確化した上でゴールを決める
  • 顧客に関連した情報を可視化し、適宜更新する
  • 営業活動の進捗確認を頻繁に行い、改善案を数値で示し次の戦略を練る
  • 活動結果を確認し、より伸びしろのある部分に改善点を注力し次の施策につなげる

PDCAサイクルの活性化には、営業支援ツールの活用が必須といえます。

しかし実情は、顧客に関連したデータが様々なツールに存在し、営業担当各人に管理を委ねられたデータが多いために、PDCAサイクルと十分に同期できていない企業が多いのではないでしょうか。

どのようなツールが一般的に使われているのか、データタイプごとに例をあげてみましょう

  • 過去の商談履歴も含めた顧客情報:販売管理システムや財務会計システム
  • 顧客の名刺情報:個人の名刺フォルダーや名刺管理ツール
  • メールで行った顧客との会議調整:メールボックス
  • 案件管理や営業進捗管理:エクセル(個人のPCに存在)
  • 顧客との電話や対面での会話内容:個人の記憶の中

一営業あたりの顧客数が以前より格段に多い上、様々な情報提供を各顧客と個別に行う必要が生じてくれば、顧客数が増えるほど営業担当の負荷も増えます。

忙しいからといってデータ更新を少しでも怠れば、顧客情報がすぐに形骸化してしまい、どれが最新の内容かわからなくなることも。
見落としや失敗が増えた結果、顧客との信頼関係が崩れてしまうでしょう。

営業支援における実態と課題

最新の顧客情報の共有化、営業活動の効率化のため、分散した顧客情報を一か所に集約して会社全体での顧客管理を確立し、営業活動に生かしたいと考える企業が増えたのは当然のことと言えます。 

情報管理ツールが分散する弊害

情報管理のためのツールが複数運用されている場合に、実際にどのような弊害がもたらされるのか考えてみましょう。

例えばスケジュール管理はグループウェアや手帳、日々の活動報告はメール、案件情報の整理はエクセル、営業会議資料はパワーポイントで作成する場合、同じ項目をそれぞれのツールに何度も入力する必要があります。
これだけの作業負荷を営業現場は強いられているのです。

会議資料づくりに多くの時間を割かねばならず、ツールを利用する以前より残業が増えていきます。
データ管理に割く時間を惜しむメンバーが増えることで営業会議の頻度が減り、所要時間も短くなれば、それは単なる報告会と化し、次のアクションをチームで議論する場ではなくなります。

情報ツールがバラバラだと営業のPDCAサイクルも回せなくなる

どんなに良いツールを導入しても、現場の状況が改悪するのでは本末転倒というものでしょう。 

営業支援ツールのあるべき姿とは

理想的な営業支援ツールとは、一度情報をツールに入力すれば、関連する様々な資料にも自動的に反映、共有される仕組みです。

それが実装できれば、営業現場ではスケジュールや案件進捗一覧などの日々の営業活動が可視化でき、必要な営業資料の共有が容易になります。

上長はメンバー各人の営業活動を営業支援ツール1つで一元管理できるようになります。
また、営業活動を行なう前には類似する活動実績の履歴が確認でき、メンバーに指示しやすくなるなど、蓄積された情報を様々な視点で分析・活用できるようになるのです。

事務作業に当てていた時間を顧客訪問や営業戦略を練る時間に回せるようになれば、報告会だった営業会議も、次のアクションを具体的に決めていく場として確立できるでしょう。 

売上拡大する営業支援ツール導入のメリット

営業支援ツールで具体的に何ができるのか、改めて整理しましょう。 

営業支援ツールはおおむね、複数のツールに分散されていた顧客や商談に関する情報や、日々の活動情報を一元管理できる機能を搭載しています。
また、営業支援ツールを利用すれば、蓄積されたデータを資産として有効活用することが容易になります。

例えば、バインダーや別の名刺管理ツールに埋もれていた名刺情報を営業支援ツール上で人間関係も含めて整理し、いつでも引き出せるようにしておけば、次にアプローチするべきターゲットも明確になります。

一度の入力で、情報をさまざまな形で流用できる営業支援ツールもあります。
無駄な重複入力がなくなるので、入力作業のための残業も減り、生産性が大きく向上するでしょう。
結果として本来、営業が果たすべき新規案件の増加、そして売上拡大にもつながっていきます。

営業支援ツールは「機能」「コスト」では選ばない

現在、営業支援に関連したツールは多く存在し、選択方法について解説する記事もよく見かけます。

中には営業支援ツールを「機能」や「コスト」で選ぶことを推奨する記事もありますが、これが大きな間違い。
かえって営業担当の負担を増やすことにもなりかねないのです。

機能で選ぶのはやめる

機能は豊富であるのがよいと考えるのは自然ですが、実際は、機能がたくさんあれば期待する効果が得られるかといえば、そうとは限りません。
どの営業支援ツールもおおよそ必要な機能は備わっているので、機能の差はさほどありません。

少し話題を変えてみましょう。

いまや世界中で広く使われるようになったスマートフォンですが、以前はいわゆるガラケーが携帯電話の中心でした。
携帯電話としての主な機能はスマートフォン、ガラケーとも同じ。
電話やメール、そしてインターネットへのアクセスです。

それでも多くの人がスマートフォンへ乗り換えるのは、ボタンを押して操作するガラケーよりも画面にタッチしてスワイプするスマートフォンのほうが操作しやすく、また画面が大きく見やすいということが大きな理由でしょう。
つまりスマートフォンのユーザビリティがガラケーより高いために、スマートフォンのユーザーが増えた、と言えます。

様々な業務アプリケーションでも、これと同じことが言えます。
どれだけ多くの機能が備わっていても、使い勝手がよくなければ誰も使わないのです。
ある特定のツールがないと業務が行えない、というケースはあります。

例えば、会計システムは経理部門の人が中心に利用するもので、経費の入力や仕訳処理をシステム上で行わない限り、請求書の発行や決算処理ができません。
使い勝手が悪くても、運用をシステムに合わせていき、徐々にツールに慣れることで解決できる面もあります。

しかし、利用者の多い営業支援ツールの場合、「メールでも報告書が欲しい」「案件管理はエクセルのほうがわかりやすい」というように、営業支援ツールを使わない運用が求められ、情報の分断が起こってしまいがちに。

結果、PDCAが回らなくなり、入力すべきツールは増え、現場の工数削減どころか逆に増加する可能性も大いにあります。
だからこそ機能よりも、使い勝手のよさを重視する必要があるのです。

使い勝手のよい仕組みとはどんなものなのでしょうか。

画面の作りはもちろんですが、最も重要なのは、入力した情報が有効活用できるかどうかです。

具体的には、一度入力さえすれば顧客情報や案件管理など様々な管理シートにアウトプットしてくれる、つまり様々なシーンに情報が活用できるという、シングルインプット・マルチアウトプットが可能かどうかです。
一度の訪問履歴の入力で案件管理にも自動的に表示され、月末の営業会議資料も同じ情報が利用できれば、営業担当者は資料作成の時間を大きく減らすことができます。

またPCだけでなくスマートフォンからも情報入力できれば、営業現場に営業支援ツールのメリットを明確に提示することができるでしょう。

コストは重要だが「安かろう・悪かろう」は避ける

コストが重要なファクターであることに間違いはありません。
しかし、使い勝手を度外視し、価格の安さだけで営業支援ツールを選んだのではうまくいきません。

使い勝手が悪いと現場からは見向きもされず、無用の長物になるだけです。
使い勝手以外にも重要になるのが、定着させるための仕組みや体制を持っているか、という点です。

営業支援ツールは導入して終わりではありません。
最終的なゴールは、売上拡大や営業力強化、残業の削減といったことになるはずです。
日々の営業活動で得られた情報を一元化し、営業活動のPDCAサイクルを継続して回す中で、現場に定着させることが大切です。

定着にはある程度の期間がかかり、その間は専門家のサポートが必要となるのが現実的でしょう。 
営業支援ツールを現場に根付かせるためのサポート体制があるかどうかを、あらかじめ見極めたいところです。

おすすめの営業支援ツールやコンサル会社について

最後に、オススメのツールや会社をご紹介します。具体的なアクションの参考になれば幸いです。

オススメの営業支援ツール

現在、無数のツールがあります。適したものを選びましょう。
こちらの記事にまとめてありますのでよければご参考にしてください。

おすすめの営業支援コンサル会社

営業支援ツール導入コンサルティングに特化した企業を3社ご紹介します。

アビームコンサルティング株式会社

日本を代表するグローバルコンサルティングファームで、マーケティング、営業、カスタマーサービスの業務改革や、システムソリューション導入および定着化、チェンジマネジメントまで、一貫したコンサルティングサービスを提供しています。 

営業支援システム(SFA + ERPなどの基幹システムで実現する業績予測支援サービスや、AIを活用したCRM業務高度化支援サービスなど、最先端の技術力を使ったサービスを提供。
顧客は大手企業、グローバル企業がメインです。

名南コンサルティングネットワーク

税理士法人やコンサル会社12社による、中堅中小企業を中心に経営支援を行う名古屋発の専門家集団です。
50年以上の現場経験で得たノウハウを駆使して、“100年続く企業経営”をモットーとしています。

税理士や経営コンサルタントなど、豊富な専門知識を有することが最大のアドバンテージ。
営業の体系化、人材育成など顧客の幅広いニーズに対応。
Salesforceを顧客に合わせてカスタマイズ。

1年間かけて改修を重ねて利便性をさらに向上させ、顧客にマッチした営業支援システムを提供することが、同社のコンサルサービスのメインテーマです。

株式会社スマートウィル

顧客データの収集から活用まで、一気通貫したCRMソリューションを提供する会社です。
2010年創業とまだ若い会社ですが、資生堂やNTTドコモなど日本有数の企業との取引実績があります。

導入支援や定着化などを目的としたコンサル会社が多い中、同社ではSNSを含めた顧客データの収集から分析、ツール導入後のスタッフ研修までワンストップサポートを提供しているのが特徴です。

自社に最適な営業支援ツールを選択しよう

営業支援ツールの導入は様々な視点で検討する必要があることを、ご理解いただけたことと思います。
最後に選択方法について、もう一度確認しましょう。

  • 自社の課題とニーズは何か、それをカバーする機能は何かを確認(機能が多ければよいのではなく、使いたい機能があるかどうか)
  • 使い勝手のよさ

営業部門のみならず、関係者全員が使いこなせるツールの選定を目指しましょう。

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

ソフトブレーンのセミナーなら

ソフトブレーン セミナー

ソフトブレーンは営業支援システムのeセールスマネージャー導入を中心に営業担当者の教育・トレーニング、導入・活用コンサルを通し、これまで7,000社以上の企業の営業課題解決をサポート。

セミナーではテレワークの導入、営業の売上増や残業時間削減といったニーズに対し成果の出るノウハウをご紹介。

貴社の業界・業種での営業改革成功事例をご紹介します。

Category

Ranking

書籍無料プレゼント中

ホワイトペーパー無料配布中

テレワーク特集はこちら!

ページトップへ