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PDCAサイクルとは? OODAとの使い分けや基本と秘訣を解説

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PDCAは本当に役立つのか?」「OODAのほうが有用?」といった疑問を抱いていませんか?あるいは、「本当にPDCAが役立つなら事例やコツが知りたい」と思っていないでしょうか?

7,000社以上を効率化してきた弊社にも、「PDCAやOODAのノウハウを教えてほしい」といった相談がよくよせられます。結論からいえば、状況に合わせてPDCAの使い方を変えたり、OODAに切り替えたりするのがベストです。

今回、弊社のセミナーやコンサルの知見から、PDCAとOODAの使い分けやPDCAの基本と秘訣、成功・失敗事例などを紹介していきます。

なお、本メディアには OODA/PDCAに関する記事が複数ございますので、以下の資料に一式まとめております。時短でまとめてノウハウを知りたい方は是非、以下よりダウンロードしてご活用ください。無料です。

PDCAとOODAは使い分けが理想

はじめに、なにかといっしょに紹介されるOODAとPDCAについて解説していきます。PDCAのコツや詳細を早く確認したい場合は、後述する「PDCAサイクルを効果的に回す基本と秘訣」や「PDCAサイクルの意味と必要性」を先にご覧ください。

まず、本来PDCAとOODAは優劣の比較をするべきではなく、常にどちらかをメインに使う必要もありません。それぞれの特徴を理解して、どんな場面でどう使うのが良いかを知るのが重要といえます。

実際、スタートアップ企業・事業ではOODAを採用するのがベターな一方、トヨタやソフトバンク、リクルートはPDCAも使って成果を出し続けているのが現実です。また、PDCAとOODAの他にも改善や生産性向上のスキームは複数あります。具体的には、以下のとおりです。

  • YMT
  • KPT
  • 経験学習モデル
  • LAMDA

上記それぞれに開発の意図と特徴があり、どれかが常に最適ということはありません。PDCAとOODAについても同様です。したがって、杓子定規にPDCAが良い、OODAが良いという話をせずに使い分けるのが重要です。

そこで、PDCAとOODAを使うべき場面を紹介していきましょう。

PDCAが有用な代表的な場面

PDCAが有用な場面は、主に使える前例があるときです。もともとPDCAは、製造の品質管理を目的に開発された方法で、汎用性の高さから比較したい要素や次にの計画がある程度見えている場合に使われるようになりました。

したがって、長年売ってきた商品のマイナーチェンジ品の販売や新入社員の育成といった場面では、PDCAが有用でしょう。要するに、参考になるであろう前例や経験があり、あえて別なやり方で始める必要がないならPDCAが役に立つといえます。

というわけで、0ベースで取り組む必要がないものの、新しい要素がある仕事を効率的にこなしていきたいなら、PDCAを選ぶと良いでしょう。

一方で、PDCAにはイノベーションを生みにくかったり、計画を立てるときから手探りなら無駄が多かったりというデメリットもあります。OODAに切り替えるとうまくいく可能性があるので、OODAが役に立つ場面も詳しく見ていきましょう。

OODAが有用な代表的な場面

OODAが有用な場面は、計画を立てる余地や時間がないときです。OODAは、航空戦をするパイロットの意思決定のために開発され、政治やビジネスで活用されるようになりました。

ポイントは、計画を立てる時間や必要性がない場面を想定して開発されたことです。ビジネスにおいては、変化の激しさから知見がすぐに陳腐化する業界や競合が完全にいないブルーオーシャンでのスタートアップでOODAは有用です。また、PDCAを少しアレンジしたDCPA(DCPA→DC→DC…などのサイクル)を採用すればOODAのように運用できます。

しかし、先人が残してくれたデータなどが使えそうなのに、無視して仮設や計画を立てずにOODAを回していくのは無駄が多いやり方といえます。したがって、PDCAとOODAの特徴を理解した上で、使い分けていくのが理想です。

そして、PDCAとOODAを使い分け、成果を着実に出すにはそもそもの意味や正しいやり方、コツをおさえるのも重要なので解説していきます。なお、この記事は、あくまでPDCAを詳しく解説するのが目的なので、OODAに関しては以下の記事をご覧ください。

PDCAサイクルの意味と注意点

PDCAサイクル

ここからは、PDCAサイクルの意味と注意点を解説していきます。

そもそもPDCAとは?

PDCAとは「Plan(計画)」、「Do(実行)」、「Check(評価)」、「Action(改善)」の頭文字をとったもので、業務の効率化を目指す方法の1つです。日本では1990年代後半からよく使われるようになった方法で、計画から改善までを1つのサイクルとして行います。

各ステップのコツは、後述する「PDCAサイクルを効果的に回す基本と秘訣」 で解説していきます。ここでは、そもそもPDCAサイクルを回すときの注意点を先におさえておきましょう。

PDCAサイクルを回すときの注意点

PDCAサイクルを回すときに最低限おさえておきたい注意点は、以下の2点です。

  • Checkを確実に実行する
  • サイクルを回すのを止めない

それぞれの詳細を解説していきます。

注意点①Checkを確実に実行する

計画を単に実行しただけでは、問題点が改善されることはありません。 PDCAで重要なのは、計画を実行した後に成功しても失敗しても必ず評価を行い、改善につなげていくことです。 

PDCAが威力を発揮するのは、むしろ失敗した時だとも言えます。目標数値を達成できなかった場合、新たな施策を考え直す必要があります。

目標を達成するための施策は、手当たり次第やってみたり、直感的に動いてみることで打ち出せるものではありません。 どのような施策を講じた時に「成功」と呼べる結果が出るのか、PDCAサイクルを回すうちに最適解へと近づいて行くことができます。

目標達成のためのPDCAサイクルを回し続けることによって、次第に失敗(目標の不達成)は回避できるようになるというメリットもあります。

注意点②サイクルを回すのを止めない

PDCAは1度で終わりではありません。「PDCAサイクル」といわれるように、何度も実行し、改善された計画を繰り返し評価することで、どんどん精度が高められていきます

定期的にマネジメントし、PDCAサイクルを回すことで、精度の高い計画を練ることができるのです。

PDCAサイクルを効果的に回す基本と秘訣

PDCA

PDCAサイクルを効果的に回して、成果をあげるための基本と秘訣を紹介していきます。

まず、全体をとおして意識したいのはポイントは、目標を達成するためのPDCAになっているかということです。というのも、ただ日々のルーチン業務をPDCAに落としこんでも、成果は得られにくいからです。

そこで、目指すべき目標を明確にしたのち、そこに繋がるPDCAサイクルを高速で回していきましょう。高速で回すことで、改善のスピードがあがり、ゴール・目標に近づきます。

PDCAサイクル全体のポイントを理解したところで、各ステップのポイントを解説します。

Plan:計画

目標を達成するために、できるだけシンプルで実現性が高いものにします。達成までの期限が決まっているのであれば、タスクや行動などを整理し、スケジュールに落とし込んでいきます。高い目標であるほど、達成するための行動やリソース、スケジュールなどの優先順位が重要となります。

例えば営業マンのように顧客を訪問する場合は、当月に訪問すべき顧客リストなどを整理し、優先順位を決めて計画をたてて行きます。 

Do:実行

なるべく計画通りに実行します。ここで重要なのは、あとで評価・分析(Check)できるように活動内容を残すことです。売上目標であれば、POSレジなどにデータが残りますが、営業活動の改善の場合は、SFAにデータの入力が必要になります。

計画通りにいかなかったことや、発生した課題も記録するのが大切です。その際、記入者によるバイアスがかからないような工夫が必要になります。 

例えば営業マンの場合は、顧客を訪問し、どの企業の誰に会い、どの商品を提案したのか、その時の顧客の反応や受注確度はどうなのか、計画通りに進んだのか、などの情報が必要になってきます。的確な指標が汲み取れるよう、体制を工夫しましょう 

Check:評価 

計画通りに進んでいるのか、目標がどの程度まで達成できているのかを評価します。計画の段階で設定した指標を元に、客観的な数値で判断します。良かった点と悪かった点を客観的に定量数値などで分析し、どうしてそうなったかという要因を振り返りましょう。

その数値になった因果関係を明確にし、どのようにすれば改善(Action)につながるのかを議論することが重要です。 

Action:改善

目標達成を行うための施策の精度を高めましょう。評価を見ながら、良かった点は継続的に行い、悪かった部分はどのように改善するべきかを考えます。これらの選択肢のなかから、最も実現性の高い選択を行い、計画(Plan)につなげていきます。

また、見込みがないものに対しては、計画そのものの修正や中止などの検討・判断も必要です。

弊社ではPDCAにも関わる営業改革に関わるノウハウ書籍も無料提供しています。もしご興味あればご参考にしてください。

PDCAプランを設計する前に明確にすべき2つのこと

営業が属人化してしまった結果とその対処「営業部長A氏の改革」_ポイント

PDCAの各テップのコツを紹介しましたが、実は最初のプランを設計する前にすべきことが2つあります。具体的には、以下のとおりです。

  • 目標の明確化
  • 期間の明確化

上記2つをあいまいにしたままPDCAを回しはじめると成果につながりにくくなってしまいます。そこで、それぞれの詳細を解説していきましょう。

明確にすべきこと①目標

PDCAの目標を明確にするのは重要です。目標が明確にされていないと、評価するときにどの角度から評価してよいかがあやふやになる可能性があります。せっかくPDCAを導入しても、結果的にあまり意味がないものとなってしまいます。

目標を定めなかったことで、おちいりがちなシチュエーションを2つ紹介しましょう。

売上が純利益が下がってしまう 

ある商品の売上金額が上がり、純利益が下がったとします。そのときの目標が「売上金額を上げる」というのであれば、この計画は成功です。

しかし、企業としてその計画で「純利益を上げる」ということが目標であった場合は、この計画は失敗となります。

純利益を上げるために経費を削ってしまうと、ひょっとしたら売上金額は下がってしまうかもしれません。 

計画とサイクル内容が矛盾する

目標の定め方によってPDCAの計画が大幅に変わってきます。

評価基準や改善方法も全く変わってしまうので、PDCAに取り組むときは「何のために行っているのか」という目標をしっかりと設定しておく必要があります。

明確にすべきこと ②期間

期間を設定することにより実現性を高められます

「1年後までに現在の売り上げを20%上回る」といった目標設定により、必要な行動を逆算して考えられるのです。また、改善までの時間短縮が可能となり、競合に対して先手を取れる可能性もあります。 

このように、ゴールを明確にし緊張感を持たせることで、PDCAを効果的に回せるようになるでしょう。

PDCAの失敗パターン3つと改善策

残業が問題視される理由_NG

PDCAサイクルは多くの企業で使われていますが、うまく回っているところもあれば、なかなかうまく回らない所もあります。失敗パターンは以下3つが代表的です。

  • PDCAサイクルが途切れる
  • 目標設定が高すぎる
  • やりっぱなしで1度しか回さない

各失敗パターンの詳細と改善策を解説していきます。

PDCAサイクルが途切れる

きちんと行っているつもりでも、PDCAサイクルが途切れてしまっていることもよくあります。「評価しただけで改善はしていない」パターンや「評価が適切でなく改善に失敗した」といった場合もありますので、抜け漏れがなく、効果を発揮するPDCAサイクルを心がけましょう。

抜けや漏れのないようにPDCAサイクルを回すためには、評価を行う人材が適任者であることが重要なポイントになります。そもそも評価(Check)が客観的に行われていなければ、その後の改善(Action)も徒労に終わってしまうからです。

客観的で科学的、そして一連の業務に精通している人物が評価してこそ、次の改善(Action)も生きてきます。業務を管理する立場の人材のスキルチェックをし、客観的に評価できているか定期的に確認すべきでしょう。 

目標設定が高すぎる

高すぎる目標設定のために、実行する前に計画倒れになってしまうことがあります。 また、実行できたとしても「目標達成が困難」な計画として、評価できない場合もあるでしょう。

最初のハードルは適切なものに設定し、実現可能なものから始めるとよいでしょう。また、実行する中で、必要のないものの切削や適正値への修正は、思った以上に重要になってきます。

やりっぱなしで1度しか回さない

PDCAはある計画を実行した物事に対して、評価や改善をして効果を確かめるものですが、即効性があるとは限りません。また、一度のサイクルでは気づけなくても、何回か繰り返し行うことで気づく問題点もあります。 

PDCAは評価、改善を繰り返し行うことで高い効果を得るものです。したがって、継続的に行ってこそ価値がでてくると考えて地道に取り組んでください

なお、弊社では下のような事例共有やPDCAの改善に関わるセミナーなど定期的に実施をしています。無料でオンライン参加も可能ですので、もしご興味あればぜひご参加されてください。

PDCAの成功事例を2つ紹介

7,000社以上の生産性を上げてきた弊社の事例を厳選し、PDCAの成功事例を2つ紹介するので、参考にしてください。紹介する成功事例の概要は以下のとおりです。

  • ツール導入とPDCAの組み合わせで売上を約2倍に
  • 自社に合わせた独自のPDCAを作って業界トップへ

各成功事例の詳細を見ていきましょう。

ツール導入とPDCAの組み合わせで売上を約2倍に

GMOメイクショップ社が、PDCAに役立つツールを導入して売上を2倍にするといった成果を上げた事例です。

前提として、チェックのステップでPDCAが途切れたり、むだが発生したりするという悩みを抱えておられました。業種や規模的にExcelなどではチェックに限界があると判断し、PDCAにも効果的なSFA/CRMを導入して状況が劇的に改善。以下の成果をあげました。

  • 案件の取りこぼしが0に
  • 昨年比192%の売上を達成する営業担当が誕生
  • 会議が90分から15分へ

チェックやプランのステップで数字を把握するのが困難になっていたり、いまいち成果が出ているのかチェックできていなかったりするなら、ツールはとても役にたちます。

ちなみに導入したツールは、国産で国内企業に最適といわれているeセールスマネージャーでした。本事例をより詳しく知りたい場合は、以下からご確認ください。

自社に合わせた独自のPDCAを作って業界トップへ

トヨタやソフトバンク、リクルートはPDCAで成果を出し続けていると軽く紹介しましたが、特に参考になるのはトヨタです。

トヨタはいわずとしれた自動車業界トップの企業ですが、5W1Hや+Fという独自のPDCAを原動力に成果を出してきました。多くの企業で参考になる方法なので、以下の記事から詳細を確認してみてください。

PDCAで着実に成果をあげよう!

PDCAを回す秘訣は仕組みと会議にあり!「脱:報告会議」から「CAP会議」へ

PDCAサイクルは特徴やポイントを理解して運用すれば、高い成果を出せる方法です。ぜひ今回解説した情報を活かして、部署や個人の成果を上げてください。

ただし、場合に応じてOODAやその他の方法と使い分けたり、DCPAなどのアレンジをしたりするの忘れてはいけません。

また、数値の把握やチェックのステップで時間がかかっているならツールを導入すれば、劇的な効果が見込めるのも覚えておくべきです。具体的なツールとしては、CRM/SFAが代表的です。成功企業がこぞって取り入れていることから、費用対効果も確かなものなので導入を検討してみてください。

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