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PDCAサイクルとは? OODAとの使い分けや基本と秘訣を解説

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PDCA古い意味ない」「OODAのほうが有用?」といった疑問を抱いていませんか?

弊社にも「PDCAの活用事例やノウハウを教えてほしい」といった相談がよく寄せられます。結論からいえば、理解し、状況に合わせてPDCA、OODAを正しく使い分けるのがベストです。

そこで今回、PDCAの基本と秘訣、PDCAとOODAの使い分け、成功・失敗事例などを紹介します。

なお、本メディアのPDCA・OODAに関する人気記事や弊社独自のG-PDCAなどを1つにまとめた資料を無料配布中です。効率的に学習/見直したい方は、以下よりダウンロードください。

PDCAサイクルとは? その意味とメリット・デメリットについて

PDCAサイクル

あらためてPDCAサイクルの意味とメリット、デメリットを解説していきます。最適なPDCAを回していくには、基本の理解や見直しが必須だからです。具体的に解説するのは、以下の3つになります。

  • PDCAの意味や特徴
  • PDCAのメリット
  • PDCAのデメリット

それぞれ分かりやすく解説していきます。

PDCAの意味や特徴

PDCAとは「Plan(計画)」、「Do(実行)」、「Check(評価)」、「Action(改善)」の頭文字をとったもので、業務の効率化を目指す方法の1つです。日本では1990年代後半からよく使われるようになった方法で、計画から改善までを1つのサイクルとして行います。

もともとは品質管理の研究をしていたアメリカの学者によって1950年代に提唱されたものですが、効果の高さから業務や事業の改善はもちろん、マネジメントの手法としても実用的です。実際、品質管理の実績としてISO 9001と14001という国際基準にもなっています。品質管理の段階から評価され現在では多岐にわたる分野で活躍できるフレームワークです。目標に向けて行動するためには非常に効果的です。

なお、PDCAサイクルの各ステップのコツは、後述する「PDCAサイクルの基本と効果的に回す秘訣」 で解説しているので参考にしてください。

PDCAのメリット

PDCAのメリットは多岐にわたりますが、ビジネスの場合は以下2つが代表的です。

  • 事業や業務を確実に改善していける
  • KPIやタスクを明確にできる

2つのメリットの詳細を解説していきます。

メリット①事業や業務を確実に改善していける

正しく使えればPDCAは事業や業務を確実に改善していけるフレームワークです。論理的に仮設をたて、影響のある要素をきちんと分類して変化させていければ、確実に改善していけます。

ただし、論理的な仮設や要素をきちんと分類できていないと、このメリットは失われがちです。 PDCAにはロジカルな思考が必要になります。詳しくは後述する「ロジカルにやるべきことを抜けもれなく抽出する」で解説しているので参考にしてください。

メリット②KPIやタスクを明確にできる

KPIやタスクを明確にできるのもPDCAのメリットになります。PDCAの1サイクルでやるべきことは明確になっているはずですし、ある程度取り組みの全体像やゴールも明確になっているはずだからです。したがって、部署やチーム単位で成果を出していくのにもPDCAは優れています。

逆にいうと、PDCAを回す目標やKGIが定まっていないならきちんと定めるべきです。目標自体を定めるのが難しいなら、PDCAではなくOODAなどのほうが適している可能性もあります。

ちなみに、KGIについてあらためて見直したい場合は、以下の記事が参考になります。

PDCAのデメリット

ビジネスにおけるPDCAのデメリットは以下2つが代表的です。

  • 陳腐化やPDCA自体の目的化が発生しがち
  • イノベーションを起こしにくい

それぞれ分かりやすく解説していきます。

デメリット①陳腐化やPDCA自体の目的化が発生しがち

意識していないと陳腐化やPDCAを回すこと自体が目的になってしまいがちな点が1つのデメリットだといえます。PDCAは、基本的に時間をかけて繰り返しサイクルを回すことで地道な改善をしていく手法です。

時間をかけているうちに自然消滅してしまったり、目標を見失ったままPDCAを回すこと自体を仕事に思われてしまったりするリスクがあります。なぜPDCAを回しているのか、得たい結果を得られたかをきちんと考えたり責任を持ったりする人が必須です。

デメリット②イノベーションを起こしにくい

イノベーションを起こしにくいのもPDCAのデメリットだといえます。端的にいってしまえばPDCAは小さな改善を繰り返して改善していく手法で、前例や過去のデータから大きく逸脱する手法ではないからです。いわゆる破壊的イノベーションをおこしたいといった目標があるなら、OODAを採用するのが良いでしょう。

PDCAサイクルの基本と効果的に回す秘訣

PDCA

PDCAサイクルを効果的に回して、成果をあげるための基本と秘訣を紹介していきます。

なお、PDCA全体をとおして意識しておきたいのは、目標を達成するためのPDCAになっているかということです。というのも、ただ日々のルーチン業務をPDCAに落としこんでも、成果は得られにくいからです。

目指すべき目標を明確にしたのち、そこに繋がるPDCAサイクルを高速で回していきましょう。高速で回すことで、改善のスピードがあがり、ゴール・目標に近づきます。

PDCAサイクル全体のポイントを理解したところで、各ステップのポイントを解説します。

Plan:計画

Plan(計画)は1サイクルでやるべきことを具体的に設定するステップです。PDCAの要といえるステップになります。というのも、計画のたて方が間違っていたり、切り口・視点に偏りがあったりすればPDCAの効果は限定的になるからです。

Planのステップをうまく回す秘訣としては、以下3つがあげられます。

  • 明確な数値や指標を設ける
  • 6W2Hなどのフレームワークを使う
  • ロジカルにやるべきことを抜けもれなく抽出する

それぞれ具体的に解説していきます。

明確な数値や指標を設ける

計画はできるだけシンプルで実現性が高いものにします。達成までの期限が決まっているのであれば、タスクや行動などを整理し、スケジュールに落とし込んでいきます。高い目標であるほど、達成するための行動やリソース、スケジュールなどの優先順位が重要となります。

たとえば営業の売上を上げたいなら、無駄な業務を減らして訪問件数を1年前の1.5倍に増やすといったイメージです。

ちなみに上記の場合、無駄な業務を減らす要素と訪問件数を増やす要素という2つの要素があるので、別々にPDCAを回すことも検討したほうが良いでしょう。もちろん無駄を減らさずに訪問件数を増やせるなら、PDCAは1つで問題ありません。

6W2Hなどのフレームワークを使う

6W2Hなどのフレームワークを使って、いつ誰が何をするかといった要素を明確にするのも重要です。業界や業務によって要素は増減させたほうが良いので、以下の表から必要十分な要素の入っているものを選んでください。

要素 5W1H 6W2H 8W3H
when:いつ
(時期)
when by:いつまでに
(期限)
where:どこで
(場所)
who:だれが
(行動の主体)
with whom:だれと
(相手・パートナー)
whom:だれに
(顧客や関係者)
what:なにを
(内容)
why:なぜ
(理由)
how:どのように
(手段)
how many:どのくらい
(量)
how much:いくらで
(金額)

上の表の要素を組み合わせて、独自のフレームワークを作成するのもおすすめです。実際、表で上げているもの以外に5W2Hや7W3Hも存在します。たとえば営業の成約率を上げるべく、ベテランクローザーとの同行回数を増やすなら、6W2Hを基本にhou muchをhow manyに変えるなどです。

ロジカルにやるべきことを抜けもれなく抽出する

最終的に達成したい目標に必要な要素をロジカルに抜けもれなく抽出し、仮説をきちんと立てるのも重要です。アプローチに偏りがあったり、感性や感情、経験で対応していたりするとPDCAの効果が限定的になるからです。たとえば利益を上げるといった最終目標の場合、利益の切り口は以下のように抽出できないといけません。

  • 利益=売上ー費用
  • 利益=利益/個×販売個数
  • 利益=売上×利益率
  • 利益=部門Aの利益+部門B…
  • 利益=間接販売+直接販売
  • 利益=海外販売+国内販売

 他にもあげればきりがありませんが、まず取り組むべき課題をすべて明確に把握した上で、優先順位や重要度を考えましょう。後から、「そういえば、なぜこの要素の改善をやっていない? 主要因では…?」となると機会損失が発生していることになります。もちろんやり直しはききますが、最悪重要な要素に気づかないでPDCAを終えてしまうと効果は限定的です。

Do:実行

なるべく計画通りに実行します。ここで重要なのは、あとで評価・分析(Check)できるように活動内容を残すことです。売上目標であれば、POSレジなどにデータが残りますが、営業活動の改善の場合は、SFAにデータの入力が必要になります。いずれにせよ、実行した内容が記録できず、見える化もできていないなら問題です。

また、計画通りにいかなかったことや、発生した課題も記録するのが大切です。その際、記入者による偏りが発生しない工夫が必要になりますが、より良い方法やアプローチが見つかれば、次のcheckでPDCA全体のクオリティを上げられます。

たとえば営業マンの場合は、顧客を訪問し、どの企業の誰に会い、どの商品を提案したのか、その時の顧客の反応や受注確度はどうなのか、計画通りに進んだのか、などの情報が必要になってきます。的確な指標がくみとれるよう、体制を工夫しましょう 。

Check:評価 

計画通りに進んでいるのか、目標がどの程度まで達成できているのかを評価します。計画の段階で設定した指標を元に、客観的な数値で判断します。良かった点と悪かった点を客観的に定量数値などで分析し、どうしてそうなったかという要因をふり返りましょう。

その数値になった因果関係を明確にし、どのようにすれば改善(Action)につながるのかを議論することが重要です。 

Action:改善

目標達成を行うための施策の精度を高めましょう。評価を見ながら、良かった点は継続的に行い、悪かった部分はどのように改善するべきかを考えます。これらの選択肢のなかから、最も実現性の高い選択を行い、計画(Plan)につなげていきます。

また、見込みがないものに対しては、計画そのものの修正や中止などの検討・判断も必要です。

弊社ではPDCAにも関わる営業改革に関わるノウハウ書籍も無料提供しています。もしご興味あればご参考にしてください。

一歩先をいくPDCAにするコツと注意点とは?

営業が属人化してしまった結果とその対処「営業部長A氏の改革」_ポイント

PDCAの基本と秘訣を遵守するだけでも確かな効果が得られますが、手軽により良いPDCAにすることも可能です。具体的なコツ2つと注意点2つを紹介していきます。

PDCAのコツは目標と期間の明確化

PDCAの各テップのコツを紹介しましたが、実は最初のPlanを設計する前にしておきたいことが2つあります。具体的には、以下のとおりです。

  • 目標の明確化
  • 期間の明確化

上記2つをあいまいにしたままPDCAを回しはじめると成果につながりにくくなってしまいます。そこで、それぞれの詳細を解説していきましょう。

コツ①目標の明確化

PDCAの目標を明確にするのは重要です。目標が明確にされていないと、評価するときにどの角度から評価してよいかがあやふやになる可能性があります。せっかくPDCAを導入しても、結果的にあまり意味がないものとなってしまいます。

目標を定めなかったことで、おちいりがちなシチュエーションを2つ紹介しましょう。

売上が純利益が下がってしまう 

ある商品の売上金額が上がり、純利益が下がったとします。そのときの目標が「売上金額を上げる」というのであれば、この計画は成功です。

しかし、企業としてその計画で「純利益を上げる」ということが目標であった場合は、この計画は失敗となります。

純利益を上げるために経費を削ってしまうと、ひょっとしたら売上金額は下がってしまうかもしれません。 

計画とサイクル内容が矛盾する

目標の定め方によってPDCAの計画が大幅に変わってきます。

評価基準や改善方法も全く変わってしまうので、PDCAに取り組むときは「何のために行っているのか」という目標をしっかりと設定しておく必要があります。

コツ②期間の明確化

期間を設定することにより実現性を高められます

「1年後までに現在の売り上げを20%上回る」といった目標設定により、必要な行動を逆算して考えられるのです。また、改善までの時間短縮が可能となり、競合に対して先手を取れる可能性もあります。 

このように、ゴールを明確にし緊張感を持たせることで、PDCAを効果的に回せるようになるでしょう。

注意点はCheckの実行とPDCAの継続

PDCAサイクルを回すときに最低限おさえておきたい注意点は、以下の2点です。

  • Checkを確実に実行する
  • サイクルを回すのを止めない

それぞれの詳細を解説していきます。

注意点①Checkを確実に実行する

計画を単に実行しただけでは、問題点が改善されることはありません。 PDCAで重要なのは、計画を実行した後に成功しても失敗しても必ず評価を行い、改善につなげていくことです。 

PDCAが威力を発揮するのは、むしろ失敗した時だとも言えます。目標数値を達成できなかった場合、新たな施策を考え直す必要があります。

目標を達成するための施策は、手当たり次第やってみたり、直感的に動いてみることで打ち出せるものではありません。 どのような施策を講じた時に「成功」と呼べる結果が出るのか、PDCAサイクルを回すうちに最適解へと近づいて行くことができます。

目標達成のためのPDCAサイクルを回し続けることによって、次第に失敗(目標の不達成)は回避できるようになるというメリットもあります。

注意点②サイクルを回すのを止めない

PDCAは1度で終わりではありません。「PDCAサイクル」といわれるように、何度も実行し、改善された計画を繰り返し評価することで、どんどん精度が高められていきます

定期的にマネジメントし、PDCAサイクルを回すことで、精度の高い計画を練ることができるのです。

PDCAのよくある失敗原因3つと改善策

残業が問題視される理由_NG

PDCAサイクルはうまく回っている企業もあれば、なかなかうまく回らない企業もあります。よくある失敗原因としては以下の表のとおりです。

PDCAで問題のある箇所 具体的な問題点
PDCA全体 ・PDCAサイクルが途切れる
・やりっぱなしで1度しか回さない
Plan ・目標設定が高すぎる
・いつ誰がやるかなどがあいまい
・要素に偏りがある
Do ・現場での取り組みが不十分
・実行の記録方法が不適切
Check ・評価基準があいまい
Act ・改善の視点が少ない
・最終的な目標達成への視点の欠落

各失敗原因の詳細と改善策を解説していきます。

PDCA全体にあてはまる失敗原因

PDCA全体に対しての失敗原因としては、以下2点が比較的多いです。

  • PDCAサイクルが途切れる
  • やりっぱなしで1度しか回さない

特に重大な失敗原因なので、それぞれ詳しく解説していきます。

PDCAサイクルが途切れる

きちんと行っているつもりでも、PDCAサイクルが途切れてしまっていることもよくあります。「評価しただけで改善はしていない」パターンや「評価が適切でなく改善に失敗した」といった場合もありますので、抜け漏れがなく、効果を発揮するPDCAサイクルを心がけましょう。

抜けや漏れのないようにPDCAサイクルを回すためには、評価を行う人材が適任者であることが重要なポイントになります。そもそも評価(Check)が客観的に行われていなければ、その後の改善(Action)も徒労に終わってしまうからです。

客観的で科学的、そして一連の業務に精通している人物が評価してこそ、次の改善(Action)も生きてきます。業務を管理する立場の人材のスキルチェックをし、客観的に評価できているか定期的に確認すべきでしょう。 

やりっぱなしで1度しか回さない

PDCAはある計画を実行した物事に対して、評価や改善をして効果を確かめるものですが、即効性があるとは限りません。また、一度のサイクルでは気づけなくても、何回か繰り返し行うことで気づく問題点もあります。 

PDCAは評価、改善を繰り返し行うことで高い効果を得るものです。したがって、継続的に行ってこそ価値がでてくると考えて地道に取り組んでください

なお、弊社では下のような事例共有やPDCAの改善に関わるセミナーなど定期的に実施をしています。無料でオンライン参加も可能ですので、もしご興味あればぜひご参加されてください。

Planの失敗原因

Planでよくある失敗原因としては以下3つが代表的です。

  • 目標設定が高すぎる
  • いつ誰がやるかなどがあいまい
  • 要素に偏りがある

高すぎる目標設定のために、実行する前に計画倒れになってしまうことがあります。 また、実行できたとしても「目標達成が困難」な計画として、評価できない場合もあるでしょう。

最初のハードルは適切なものに設定し、実現可能なものから始めるとよいでしょう。また、実行する中で、必要のないものの切削や適正値への修正は、思った以上に重要になってきます。

また、Planの基本ができていないと、実行があいまいになったり、実行の要素に偏りが生じてしまいます。今一度Planの基本をふりかえって見るのがおすすめです。

Doの失敗原因

Doでよくある失敗原因は以下2つです。

  • 現場での取り組みが不十分
  • 実行の記録方法が不適切

トップダウンでPDCAを行っていると起こりやすいですが、現場でPDCAの重要性や意味が理解されていないと、おざなりな実行になってしまいます。部署の目標やKGIとすり合わせて、なぜやる必要性があるかを十分説明してください。

また、質の高いDoが行われていても記録がずさんだとCheck以降の質が下がってしまいます。評価シートやSFAなどのツールを用意して、正確な記録を短時間で行える環境を構築しておくのも重要というわけです。

Checkの失敗原因

Checkでよくある失敗原因は評価基準があいまいなことです。個人の主観や最終目標の達成につながりそうな観点のないcheckでは、PDCAのサイクルを回す意味がうすれてしまいます。

「最終的な目標達成向けてこの数値が出た現状はどうなのか?」と問いかけたり、自部署のメンバーで議論したりするのがおすすめです。

Actの失敗原因

Actでよくある失敗原因としては以下2つが代表的です。

  • 改善の視点が少ない
  • 最終的な目標達成への姿勢の欠如

Actは、Planの基本のようにロジカルに抜けもれのない分析ができる視点が重要です。DoとCheckを経て未知の課題が出てきている可能性もあります。最終的な目標達成に向けてやるべきことやより効率のよりアプローチがないかを自部署のメンバーでブレストしたり、他部署と連携したりするのがおすすめです。

また、「前回の結果や前例から、とりあえず次はこれでOK…」といった消極的な姿勢ではPDCA全体の質が下がってしまいます。PDCAによる改善が達成できたときの自身や企業へのメリットを思いだしてActに取り組みしましょう。

PDCAとOODAは使い分けが理想

合わせて、いっしょに紹介されることの多いOODAとPDCAの違いについて解説していきます。場合によって使い分けていきましょう。

似た概念であるOODAについては以下の記事にて詳しく説明しています。PDCAよりスピード感に勝ることが違いです。

まず、本来PDCAとOODAは優劣の比較をするべきではなく、常にどちらかをメインに使う必要もありません。それぞれの特徴を理解して、どんな場面でどう使うのが良いかを知るのが重要といえます。

実際、スタートアップ企業・事業ではOODAを採用するのがベターな一方、トヨタやソフトバンク、リクルートはPDCAも使って成果を出し続けているのが現実です。

また、その他にも以下のように改善や生産性向上のスキームは複数あります。 それぞれ開発の意図と特徴があるので、杓子定規にPDCAが良い、OODAが良いという観点を持たずに使い分けるのが重要です 。

  • YMT
  • KPT
  • 経験学習モデル
  • LAMDA

そこで、PDCAとOODAを使うべき場面を紹介していきましょう。

PDCAが有用な場面とは?

PDCAが有用な場面は、主に使える前例やデータがあるときです。もともとPDCAは、製造の品質管理を目的に開発された方法で、汎用性の高さから比較したい要素や次にの計画がある程度見えている場合に使われるようになりました。

つまり、参考になるであろう前例や経験があり、あえて別なやり方で始める必要がないならPDCAが役に立つといえます。 0ベースで取り組む必要がないものの、新しい要素がある仕事を効率的にこなしていきたいなら、PDCAを選ぶと良いでしょう。

一方で、PDCAにはイノベーションを生みにくかったり、計画を立てるときから手探りなら無駄が多かったりというデメリットもあります。

OODAが有用な場面とは?

OODAが有用な場面は、計画を立てる余地や時間がないときです。OODAは、航空戦をするパイロットの意思決定のために開発され、政治やビジネスで活用されるようになりました。

ポイントは、計画を立てる時間や必要性がない場面を想定して開発されたことです。ビジネスにおいては、変化の激しさから知見がすぐに陳腐化する業界や競合がいないブルーオーシャンでのスタートアップなどでOODAが有用です。

ただし、PDCAも少しアレンジすればOODAのようにも運用できます。具体的には、DCPA(DCPA→DC→DC…などのサイクル)を採用すればOODAのように運用できます。現場との意思疎通が取りやすい方法を選ぶと良いでしょう。

もっとも、先人が残してくれたデータなどが使えそうなのに、無視して仮設や計画を立てずにOODAを回していくのは無駄が多いやり方といえます。たとえば、医療や看護、教育といった分野でOODAを採用するのはデメリットが大きいでしょう。いずれも蓄積されたエビデンスやある程度うまくいっている方法があるからです。OODAを採用するなら、イノベーションをおこしたい場合か、前例主義を打破するために実験したい場合が妥当といえます。

また、要素を少し変えれば大きな改善が見込めそうなときや検証をしたいときにもOODAを使うメリットは薄いです。このように、PDCAとOODAの特徴を理解した上で使い分けていくのが理想です。

参考にすべき成功事例を2つ紹介

7,000社以上の生産性を上げてきた弊社の事例を厳選し、PDCAの成功事例を2つ紹介するので、参考にしてください。紹介する成功事例の概要は以下のとおりです。

  • ツール導入とPDCAの組み合わせで売上を約2倍に
  • 自社に合わせた独自のPDCAを作って業界トップへ

各成功事例の詳細を見ていきましょう。

ツール導入とPDCAの組み合わせで売上を約2倍に

GMOメイクショップ社が、PDCAに役立つツールを導入して売上を2倍にするといった成果を上げた事例です。

前提として、チェックのステップでPDCAが途切れたり、むだが発生したりするという悩みを抱えておられました。業種や規模的にExcelなどではチェックに限界があると判断し、PDCAにも効果的なSFA/CRMを導入して状況が劇的に改善。以下の成果をあげました。

  • 案件の取りこぼしが0に
  • 昨年比192%の売上を達成する営業担当が誕生
  • 会議が90分から15分へ

チェックやプランのステップで数字を把握するのが困難になっていたり、いまいち成果が出ているのかチェックできていなかったりするなら、ツールはとても役にたちます。

ちなみに導入したツールは、国産で国内企業に最適といわれているeセールスマネージャーでした。本事例をより詳しく知りたい場合は、以下からご確認ください。

自社に合わせた独自のPDCAを作って業界トップへ

トヨタやソフトバンク、リクルートはPDCAで成果を出し続けていると軽く紹介しましたが、特に参考になるのはトヨタです。

トヨタはいわずとしれた自動車業界トップの企業ですが、5W1Hや+Fという独自のPDCAを原動力に成果を出してきました。多くの企業で参考になる方法なので、以下の記事から詳細を確認してみてください。

PDCAサイクルで着実な成果を!

PDCAを回す秘訣は仕組みと会議にあり!「脱:報告会議」から「CAP会議」へ

PDCAサイクルは特徴やポイントを理解して運用すれば、高い成果を出せる方法です。ぜひ今回解説した情報を活かして、部署や個人の成果を上げてください。

ただし、場合に応じてOODAやその他の方法と使い分けたり、DCPAなどのアレンジをしたりするの忘れてはいけません。

また、数値の把握やチェックのステップで時間がかかっているならツールを導入すれば、劇的な効果が見込めるのも覚えておくべきです。具体的なツールとしては、CRM/SFAが代表的です。成功企業がこぞって取り入れていることから、費用対効果も確かなものなので導入を検討してみてください。

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