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PDCAとは?PDCAサイクルを効率的に回す方法 / ToDoにまで落とす具体例

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PDCAとは

企業の業績を上げたり、効率的な業務を行ったりするための方法として「PDCA」サイクルというものがあります。目標を達成するために必要な課題を適切に評価し、改善することで、効率的かつ最適に計画を実行することです。

意思決定や実行までの期間を最短にすることを心がけている海外企業と比べると、時代遅れなのではという意見もあります。計画作りから始まり、実行、評価、改善と順番を重んじるPDCAは、期間がかかり、成長の速度も遅くなりがちです。そのため、PDCAサイクルが弊害と考える方もいるでしょう。(OODAという方法もありますがそれはまた別のお話にて)

とはいえ、品質を向上させるフレームワークとして優秀なものであることに変わりありません。スピード化・グローバル化が進んだ現在では、環境の変化に対応するために、従来のPDCAサイクルを高速化して結果を出す必要性があります。

すでに導入している企業も多い方法ですが、「PDCAをやっているけど、あまり効果がない」や「PDCAについていまさら詳しく聞くのは恥ずかしい」という思いをもっている方もおられるのではないでしょうか。そこで、この記事では「PDCAの説明」から始まり、「PDCAを行う際の注意点」、「PDCAの具体例」などをまとめてみましたので、参考にしてみてください。

PDCAサイクルの意味と重要性

まずはPDCAサイクルの意味と重要性について紐解いていきます。

PDCAとは

PDCAとは「Plan(計画)」、「Do(実行)」、「Check(評価)」、「Action(改善)」の頭文字をとったもので、業務の効率化を目指す方法の1つです。日本では1990年代後半からよく使われるようになった方法で、計画から改善までを1つのサイクルとして行います。

失敗を繰り返さない為に重要となる

計画は単に実行しただけでは、改善されることはありません。また、一度ミスをしてしまったのに、「なぜミスをしたのか」をうやむやにしたままでは、いつか同じミスをしてしまうでしょう。このPDCAで重要なのは実行した後、成功や失敗いずれの場合でも必ず評価を行い、改善につなげていくことです。そうすることによって「もっと大きな成功」を呼ぶ可能性が高まりますし、「失敗を繰り返さない方法」を身に着けることができます。

定期的にサイクルを回すことが重要である

PDCAは1度で終わりではありません。「PDCAサイクル」といわれるように、何度も実行し、改善された計画を繰り返し評価することで、どんどん精度が高められていきます。定期的にPDCAサイクルを回すことで、精度の高い計画を練ることができるのです。

PDCAサイクル

PDCAを効果的に回せず成果を上げられない理由

PDCAサイクルは途切れることなく、迅速で効率的に回すことがとても重要です。実際の企業にてうまく回っているところもあればなかなかうまく回らない所も。多くの企業で起こりがちなのが以下のパターンです。

(1)実現不可能な計画のため、実行できないパターン

(2)実行したが、評価で止まってしまうパターン

(3)評価を正しく行えず、適切な改善ができないパターン

(4)改善を計画につなげられず、循環しないパターン

PDCAサイクルを高速回転できる組織は強くなります。改善スピードが速くなり、次の一手をどんどん出すことができるようになります。まずはサイクルを回せる体制を確立しましょう。

はじめに:プランを立てるに前に目標/期間を明確にしよう

目標の明確化

このPDCAを行う前に明確にしておかなければならないことがあります。それは「目標」です。目標が明確にされていないと、評価するときにどの角度から評価してよいかがあやふやになってしまうので、せっかくPDCAを導入しても結果的にあまり意味がないものとなってしまいます。

例:目標は売り上げ? それとも利益?

ある商品の売上金額が上がり、純利益が下がったとしましょう。そのときの目標が「売上金額を上げる」というのであれば、この計画は成功です。しかし、企業としてその計画で「純利益を上げる」ということが目標であった場合はこの計画は失敗となります。この場合の改善点として、純利益を上げるために経費を削ってしまうとひょっとしたら売上金額は下がってしまうかもしれません。

大幅に変わってくるアクションプランとサイクル内容

このように目標の定め方によってその計画アクションプラン自体が大幅に変わってきます。したがって評価基準や改善方法が全く変わってしまいますので、PDCAに取り組むときは必ず「何のために行っているのか」という目標をしっかりと設定しておく必要があります。

期間の明確化

合わせて、期間を設定することにより実現性を高めることもできます。「1年後までに現在の売り上げよりも20%上げる」といった目標設定により、必要な行動を逆算して考えることができます。改善までの時間短縮が可能となり、競合に対して先手を取れる可能性もあります。

PDCAを効果的に回すポイント

効果を生み出す重要なポイントは、ゴール・目標を達成する為のPDCAになっているかということに注目しましょう。日々のルーチン業務をPDCAに落とし込んでも、成果は得られにくくあります。前途の目指すべきゴール・目標が明確にしたのち、そこに繋がるPDCAサイクルを高速で回していきましょう。高速で回すことで、改善のスピードがあがり、GOAL・目標に近づきます。

PDCA

Plan:計画

目標を達成するために、できるだけシンプルで実現性が高いものにします。達成までの期限が決まっているのであれば、タスクや行動などを整理し、スケジュールに落とし込んでいきます。高い目標であるほど、達成するための行動やリソース、スケジュールなどの優先順位が重要となります。

例えば営業マンのように顧客を訪問する場合は、当月訪問すべき顧客リストなどを整理して優先順位を決めて計画をたてて行きます。

Do:実行

なるべく、計画通りに実行します。ここで重要なのは、あとで評価・分析(Check)できるように活動内容を残すことです。売上目標であれば、POSレジなどにデータが残りますが、営業活動の改善の場合は、SFAにデータの入力が必要になります。計画通りにいかなかったことや、課題も残しておくことが大切です。このときに記入者によって発生するバイアスがかからないような工夫が必要になります。

例えば営業マンの場合は、顧客を訪問し、どの企業の誰に会い、どの商品を提案したのか、その時の顧客の反応や受注確度はどうなのか、計画通りに進んだのか、などの情報が必要になってきます。的確な指標か汲み取れるよう、体制を工夫しましょう

Check:評価

計画通りに進んでいるのか、目標がどの程度まで達成できているのかを評価します。計画の段階で設定した指標を元に、客観的な数値で判断します。

良かった点と悪かった点を客観的に定量数値などで分析し、どうしてそうなったかという定性要因を振り返りましょう。その数値になった因果関係を明確にし、どのようにすれば改善(Action)につながるのかを議論するのが重要です。

Action:改善

改善にて、目標達成を行うための施策の精度を高めましょう。そのため、評価を見ながら、良かった点は継続的に行い、悪かった部分はどのように改善するべきかを考えます。これらの選択肢のなかから、最も実現性の高い選択を行い、計画(Plan)につなげていきます。

また、見込みがないものは、計画そのものを修正や中止するなどの考慮や判断も必要です。

PDCAでありがちな失敗例と推奨例

PDCAを導入しても効果が得られないこともあります。そのようなときによく見られる失敗例と、解決するための推奨例を紹介します。それぞれのよくあるパターンをあげてみましたので、陥らないように注意してください。

PDCAが途切れる → どれかが抜けているので漏れのないサイクルを実行

きちんと行っているつもりでも、PDCAサイクルが途切れてしまっている可能性もよくあります。「評価しただけで改善はしていない」パターンや「評価がきちんとしてなくて改善に失敗した」といった場合もありますので、効果を発揮する抜け漏れのないPDCAサイクルを心がけましょう。

そのような場合だと、PDCAの効果がしっかりと発揮されずかえって「やらなければよかった」なんていう状態になることもありますので気をつけましょう。

目標設定が高すぎる → 画倒れになってしまう場合はハードルを下げる

高すぎる目標を立ててしまうと、実行する前に計画倒れになってしまうことがあります。

また、実行できたとしても「目標達成が困難」な計画として評価できない場合もあるでしょう。最初のハードルは適切なものに設定し、実現可能なものから始めるとよいでしょう。実行する中で必要のないものの切削や適正値への修正は実行中に思った以上に重要になってきます。

やりっぱなし、1度しか回さない → 継続的に繰り返す

PDCAはある計画を実行した物事に対して、評価、改善をして効果を確かめるものですが、必ずしも即効性があるとは限りません。一度のサイクルでは気づけなかったことでも、何回か繰り返し行うことで気づく問題点もあります。

PDCAは評価、改善を繰り返し行うことで、高い効果を得るものです。やりっぱなしや1度かぎりではなく、継続的に行うことが重要です。

実際にPDCAの例を考えてみよう

PDCAをより身近で理解するためにいくつかの事例を紹介します。

例:ブログのアクセスをあげたい場合

目標を「ブログのアクセスを半年で倍にする」に設定したとします。その目標を達成するために計画(Plan)として「毎日1記事ずつ書いてアップする」と考え、実際に「毎日1記事ずつ書いてアップする行動」(Do)をとったと仮定します。その後、「アクセス数が実際に上がったかどうか」を評価(Check)して、アクセスが上がっていなければ、なぜ上がらなかったのかを検討して改善(Action)していきます。

粘り強く、続けよう

このような場合で改善すべき項目として考えられるものには「キーワードが少ない」や「文章が稚拙」といったものがありますが、どうしても「これが原因だ」と決めつけられない場合もあるでしょう。そのような場合は、1つずつ改善点を試してみて、PDCAを繰り返し、もっとも効果があったものが原因だと判断することもできます。

決定的な改善案が見つけられなかった場合でもPDCAサイクルを継続、途切れさせないことが大切です。

例:管理の工数を少なくしたい場合

こちらは実際の弊社事例です。案件を「集計用」、「報告用」、「管理用」とそれぞれのExcelで管理していた企業で、Excel同士の辻褄が合わないことが多発していました。そのたびに確認作業にかかる時間コストが課題になっていたので、SFAを内製したのですが、労力をSFAのアップデートに割くことができず、単に案件を登録するだけのツールになっていたそうです。

この場合のPDCAは、業務の生産性向上が課題になります。SFAの導入後によりよい環境にするための労力を社内では割けなかったため、改善策(Action)として現場にストレスがかからない外注での導入に切り替えました。その結果、生産性向上がみられ、発生していた案件の取りこぼしがなくなり、ミーティングの時間も激減しました。また、成長が加速して売り上げが192%を達成したそうです。

現代に合った道具を活用しよう

現状は手頃な価格で導入できるCRMツールが多くの方面ですでに存在します。内製でツールを構築するメリットは一部の新規事業環境を除き、あまりないのが実情です。いかに楽に情報化する環境を構築するかということが大事です。

PDCAを回す為の「具体的ToDo」の落とし方

ここまででPDCAの概要は把握できたと思いますが、実際にPDCAを回すにはToDoにまで組織の動きを落とす必要があります。ここで多くの企業がつまづきます。以下ヒントになりそうな記事となりますのでご参考にしてください。

ただの報告会ではなく生きる会議体へ

進捗報告は、ただの報告会になってしまうとなんの生産性向上もなく、逆効果です。次回の計画に結びつけるためのCAP(評価→改善→計画)会議にすることが重要であり、仕組み作りとその為の会議体を策定しましょうという内容の記事です。


重要度や緊急度の概念 / 情報一元化について

ただなんとなくタスクについてのPDCAを回すだけでなく「重要度」や「緊急度」も加味しましょうという内容です。また、メール、Excel、紙の資料などツールが分散していると、管理がうまくいきません。ツールがバラバラで情報が一元管理されていないという問題点の解決にも言及した記事となります。

ツールの併用も視野に入れたPDCA体制を

PDCAを活用して検証する時間をできるだけ短縮し、効率的に行うためには「CRM」や「SFA」などの営業支援ツールと連携して行うということも解決策の1つです。業務の効率化、顧客情報の共有もできますので、PDCAを効率的に行うために非常に役立ちます。導入している企業でも適したツールえへリプレイスをすることで、効率化が図れることもあります。



セミナーの参加(部署に運用体制を構築したい場合)

ツールを導入しても、部署の運用体制やToDoに落とさなければ現実に実現しません。弊社では無料でSFAやCRM運用に対して、また営業部署の業務効率化に関する各種のセミナーを無料にて開催しています。気づきを得たい方、営業の業務効率化、売り上げ改善などにご興味がある方はぜひご参加くださいませ。

PDCAの成功が仕事の成功にもつながる

無駄な時間は最小限とし、価値のある時間にフォーカスを

PDCAを効果的に活用することによって、さまざまな物事を改善することができます。しかし、PDCAを行うこと自体を目的にしてはいけません。PDCAはあくまで物事を効率的に行い、企業の業績を上げるために行っているものです。例えばエクセルなどでの各部集計、反映、検討などPDCAを検討することに労力を費やしてしまっては本末転倒です。ツールをうまく活用して、現代に合った体制を模索しましょう。

多くの業務に適用し解決をしてみよう

PDCAは、多くの業務に対して適用され、この仕組みが最適化されればされるほど業務の効率とクオリティが上がっていきます。人や環境によって課題やその要因は多岐に及びますが、PDCAサイクルを回していくことで解決に導けます。課題解決に悩んでいる企業はぜひ取り入れてみてください。

 

 

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