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PDCAとは

PDCAとは? ToDoに落とす具体例/PDCAサイクルを効率的に回す方法

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PDCAとは結局何で、どうするのが正解なのか調べていませんか?PDCAはよく使われる一方で、成果につながらなかったり、いつの間にか忘れられたりしがちです。

しかし、正しいPDCAで成果を出す企業も実は多く、「100円のコーラを1000円で売る方法」といったベストセラー本でも効果が改めて紹介されています。

そこで、ビジネスコンサルやPDCAセミナーをしている弊社が、真に役立つPDCAを解説していきます。PDCAを楽に高速化できるツールやコツが9分ほどで分かるので、ぜひじっくりとお読みください。

成果は正しい理解から!PDCAとは何か解説

PDCAサイクル

部署を問わず成果を出せるPDCAですが、成果を出すには正しい理解が必須です。たとえばPlanは、必達の目標を時間をかけて作ることではありません。

よくある勘違いを正すため、まずPDCAサイクルの意味と重要性を簡単に解説していきます。

なお、効率的で楽にPDCAを回すには、ツールを使うのも重要です。 たとえば営業部ではSFAが有効で、成果を出す企業はこぞって活用しています。以下からツールの詳細が分かるので、ぜひ確認してみてください。

PDCAとは

PDCAとは「Plan(計画)」、「Do(実行)」、「Check(評価)」、「Action(改善)」の頭文字をとったもので、業務の効率化を目指す方法の1つです。日本では1990年代後半からよく使われるようになった方法で、計画から改善までを1つのサイクルとして行います。

なぜこのマネジメントサイクルが必要なのでしょうか?

必要性①目標の確実に達成に重要

計画を単に実行しただけでは、問題点が改善されることはありません。 

このPDCAで重要なのは、計画を実行した後、成功しても失敗しても必ず評価を行い、改善につなげていくことです。 

PDCAが威力を発揮するのは、むしろ失敗した時だとも言えます。 
掲げた目標の数値を達成できなかった場合、新たな施策を考え直す必要があるでしょう。
この時、目標を達成するための施策は、手当たり次第やってみたり、直感的に動いてみることで打ち出せるものではありません。 

どのような施策を講じた時に「成功」と呼べる結果が出るのか、PDCAサイクルを回すうちに最適解へと近づいて行くことができます。

目標達成のためのPDCAサイクルを回し続けることによって、次第に失敗(目標の不達成)は回避できるようになるというメリットもあります。 

必要性②定期的にサイクルを回すことが重要な為

PDCAは1度で終わりではありません。「PDCAサイクル」といわれるように、何度も実行し、改善された計画を繰り返し評価することで、どんどん精度が高められていきます。定期的にマネジメントしPDCAサイクルを回すことで、精度の高い計画を練ることができるのです。

PDCAサイクルを効果的に回すポイント

PDCA

効果を生み出す重要なポイントは、ゴール・目標を達成する為のPDCAになっているか、という点です。日々のルーチン業務をPDCAに落とし込んでも、成果は得られにくいものです。

目指すべきゴール・目標を明確にしたのち、そこに繋がるPDCAサイクルを高速で回していきましょう。高速で回すことで、改善のスピードがあがり、ゴール・目標に近づきます。それぞれのステップにおけるポイントを解説します。

Plan:計画

目標を達成するために、できるだけシンプルで実現性が高いものにします。達成までの期限が決まっているのであれば、タスクや行動などを整理し、スケジュールに落とし込んでいきます。高い目標であるほど、達成するための行動やリソース、スケジュールなどの優先順位が重要となります。 

例えば営業マンのように顧客を訪問する場合は、当月に訪問すべき顧客リストなどを整理し、優先順位を決めて計画をたてて行きます。 

Do:実行

なるべく計画通りに実行します。ここで重要なのは、あとで評価・分析(Check)できるように活動内容を残すことです。
売上目標であれば、POSレジなどにデータが残りますが、営業活動の改善の場合は、SFAにデータの入力が必要になります。

計画通りにいかなかったことや、発生した課題も記録に残しておくことが大切です。その際、記入者によるバイアスがかからないような工夫が必要になります。 

例えば営業マンの場合は、顧客を訪問し、どの企業の誰に会い、どの商品を提案したのか、その時の顧客の反応や受注確度はどうなのか、計画通りに進んだのか、などの情報が必要になってきます。的確な指標が汲み取れるよう、体制を工夫しましょう 

Check:評価 

計画通りに進んでいるのか、目標がどの程度まで達成できているのかを評価します。計画の段階で設定した指標を元に、客観的な数値で判断します。 良かった点と悪かった点を客観的に定量数値などで分析し、どうしてそうなったかという要因を振り返りましょう。 

その数値になった因果関係を明確にし、どのようにすれば改善(Action)につながるのかを議論することが重要です。 

Action:改善

目標達成を行うための施策の精度を高めましょう。評価を見ながら、良かった点は継続的に行い、悪かった部分はどのように改善するべきかを考えます。
これらの選択肢のなかから、最も実現性の高い選択を行い、計画(Plan)につなげていきます。

また、見込みがないものに対しては、計画そのものの修正や中止などの検討・判断も必要です。

PDCAプランを設計する前に明確にすべき2つのこと

1.目標の明確化

このPDCAを行う前に明確にしておかなければならないことがあります。それは「目標」です。目標が明確にされていないと、評価するときにどの角度から評価してよいかがあやふやになってしまう可能性があります。
せっかくPDCAを導入しても、結果的にあまり意味がないものとなってしまいます。

目標は売上か?純利益か? 

一例を挙げます。ある商品の売上金額が上がり、純利益が下がったとしましょう。そのときの目標が「売上金額を上げる」というのであれば、この計画は成功です。
しかし、企業としてその計画で「純利益を上げる」ということが目標であった場合は、この計画は失敗となります。

純利益を上げるために経費を削ってしまうと、ひょっとしたら売上金額は下がってしまうかもしれません。 

大幅に変わってくるアクションプランとサイクル内容

このように、目標の定め方によってその計画アクションプラン自体が大幅に変わってきます。
評価基準や改善方法も全く変わってしまいますので、PDCAに取り組むときは「何のために行っているのか」という目標をしっかりと設定しておく必要があります。

2.期間の明確化

合わせて、期間を設定することにより実現性を高めることもできます。
「1年後までに現在の売り上げを20%上回る」といった目標設定により、必要な行動を逆算して考えることができます。改善までの時間短縮が可能となり、競合に対して先手を取れる可能性もあります。 

このように、ゴールを明確にし緊張感を持たせることで、PDCAを効果的に回せるようになるでしょう。

PDCAを効果的に回せない時に陥りがちなパターン 

PDCAサイクルは途切れることなく、迅速かつ効率的に回すことがとても重要です。しかし、実際の企業ではうまく回っているところもあれば、なかなかうまく回らない所も。 

多くの企業で起きているのが以下のパターンです。

  • (1)実現不可能な計画のため、実行できないパターン 
  • (2)実行したが、評価で止まってしまうパターン 
  • (3)評価を正しく行えず、適切な改善ができないパターン
  • (4)改善を計画につなげられず、循環しないパターン

PDCAサイクルを高速回転できる組織は強くなります。

改善スピードが速くなり、次の一手をどんどん出すことができるようになります。まずはサイクルを回せる体制を確立しましょう。

ありがちな失敗例と改善策

それぞれ、よくあるパターンをあげてみましたので、同じ轍を踏まないように注意してください。 

PDCAサイクルが途切れる → どれかが抜けているので漏れのないサイクルを実行

きちんと行っているつもりでも、PDCAサイクルが途切れてしまっていることもよくあります。「評価しただけで改善はしていない」パターンや「評価が適切でなく改善に失敗した」といった場合もありますので、抜け漏れがなく、効果を発揮するPDCAサイクルを心がけましょう。

では、抜けや漏れのないようにPDCAサイクルを回すためには、どうしたら良いのでしょうか。それには、評価を行う人材が適任者であることが重要なポイントになります。

そもそも評価(Check)が客観的に行われていなければ、その後の改善(Action)も徒労に終わってしまいます。

客観的で科学的、そして一連の業務に精通している人物が評価してこそ、次の改善(Action)も生きてくるのです。 業務を管理する立場の人材が客観的に評価することが望ましいでしょう。 

目標設定が高すぎる → 計画倒れになってしまう場合はハードルを下げる

高すぎる目標設定のために、実行する前に計画倒れになってしまうことがあります。 また、実行できたとしても「目標達成が困難」な計画として、評価できない場合もあるでしょう。

最初のハードルは適切なものに設定し、実現可能なものから始めるとよいでしょう。また、実行する中で、必要のないものの切削や適正値への修正は、思った以上に重要になってきます。

やりっぱなし、1度しか回さない → 継続的に繰り返す

PDCAはある計画を実行した物事に対して、評価、改善をして効果を確かめるものですが、必ずしも即効性があるとは言えません。
一度のサイクルでは気づけなくても、何回か繰り返し行うことで気づく問題点もあります。 

PDCAは評価、改善を繰り返し行うことで高い効果を得るものです。やりっぱなしや、1度かぎりではなく、継続的に行うことが重要です。

PDCAを回す為の「具体的ToDo」への落とし方

ここまででPDCAの概要は把握できたと思いますが、実際にPDCAを回すには、ToDoにまで組織の動きを落とす必要があります。ここで多くの企業がつまずきます。

以下、ヒントになりそうな記事をご紹介しますので、ご参考にしてください。

ただの報告会ではなく生きる会議体へ

進捗報告は、ただの報告会になってしまうとなんの生産性向上もなく、逆効果です。

次回の計画に結びつけるためのCAP(評価→改善→計画)会議にすることが重要であり、仕組み作りとその為の会議体を策定しましょう、という内容の記事です。 

課題分解や重要度/緊急度の概念

ただなんとなくタスクについてのPDCAを回すだけでなく課題の分解や「重要度」や「緊急度」も加味しましょう、という内容です。

PDCAの成功が仕事の成功にもつながる

無駄な時間は最小限とし、価値のある時間にフォーカスを

PDCAを効果的に活用することによって、さまざまな物事を改善することができます。
しかし、PDCAを行うこと自体を目的にしてはいけません。PDCAはあくまで物事を効率的に行い、企業の業績を上げるなど、設定した目標を達成するために行っているものです。

例えばエクセルなどでの各部集計、反映、検討などPDCAを検討することに労力を費やしてしまっては本末転倒です。ツールをうまく活用して、現代に合った体制を模索しましょう。

多くの業務にPDCAを適用し解決をしてみよう

PDCAは、多くの業務に対して適用され、この仕組みが最適化されればされるほど業務の効率とクオリティが上がっていきます。人や環境によって課題やその要因は多岐に及びますが、PDCAサイクルを回していくことで解決に導けます。

課題解決に悩んでいる企業はぜひ取り入れてみてください。

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