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PDCAサイクルとは? 基本やよくある失敗原因、成功事例を解説

PDCAサイクルとは? 基本やよくある失敗原因、成功事例を解説

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PDCA古い意味ない」「OODAのほうが有用?」といった疑問を抱いていませんか?

弊社にも「PDCAの活用事例やノウハウを教えてほしい」といった相談がよく寄せられます。結論からいえば、理解し、状況に合わせてPDCA、OODAを正しく使い分けるのがベストです。

そこで今回、PDCAの基本と秘訣、PDCAとOODAの使い分け、成功・失敗事例などを紹介します。

なお、本メディアのPDCA・OODAに関する人気記事や弊社独自のG-PDCAなどを1つにまとめた資料を無料配布中です。効率的に学習/見直したい方は、以下よりダウンロードください。

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【PDCAサイクルとは? その意味と特徴について】

PDCAサイクル

PDCAの意味や特徴

効果的なPDCAサイクルを回すために、PDCAサイクルの基本を見直していきましょう。

PDCAとは「Plan(計画)」、「Do(実行)」、「Check(評価)」、「Action(改善)」の頭文字をとったもので、業務の効率化を目指す方法のひとつです。

日本では1990年代後半からよく使われるようになった方法で、計画から改善までをひとつのサイクルとして行います。

PDCA全体を通して意識しておきたいのは、「目標を達成するためのPDCA」になっているかということ。

ただ日々のルーチン業務をPDCAに落としこんでも、成果は得られにくいからです。

目指すべき目標を明確にしたのち、そこに繋がるPDCAサイクルをハイペースで回していきましょう。

ハイペースで回すことで、改善のスピードがあがり、ゴール・目標に近づきます。

PDCAサイクル全体のポイントを理解したところで、各ステップのポイントを解説します。

Plan:計画

Plan(計画)は1サイクルでやるべきことを具体的に設定するステップです。

PDCAの要といえるステップになります。

というのも、計画の立て方が間違っていたり、切り口・視点に偏りがあったりすればPDCAの効果は限定的になるからです。

Planのステップをうまく回す秘訣としては、以下3つがあげられます。

①明確な数値や指標を設ける

計画はできるだけシンプルで実現性が高いものにします。

達成までの期限が決まっているのであれば、タスクや行動などを整理し、スケジュールに落とし込んでいきます。

高い目標であるほど、達成するための行動やリソース、スケジュールなどの優先順位が重要となります。

たとえば、営業の売上を上げたいなら、無駄な業務を減らして訪問件数を1年前の1.5倍に増やす、といったイメージです。

ちなみに、上記の場合、無駄な業務を減らすことと、訪問件数を増やすことという2つの要素があるので、別々にPDCAを回すことも検討したほうが良いでしょう。

もちろん、無駄を減らさずに訪問件数を増やせるなら、PDCAは1つで問題ありません。

②6W2Hなどのフレームワークを使う

6W2Hなどのフレームワークを使って、いつ誰が何をするかといった要素を明確にするのも重要です。

業界や業務によって要素は増減させたほうが良いので、以下の表から必要十分な要素の入っているものを選んでください。

要素 5W1H 6W2H 8W3H
when:いつ(時期)
when by:いつまでに(期限) × ×
where:どこで(場所)
who:だれが(行動の主体)
with whom:だれと(相手・パートナー) × ×
whom:だれに(顧客や関係者) ×
what:なにを(内容)
why:なぜ(理由)
how:どのように(手段)
how many:どのくらい(量) × ×
how much:いくらで(金額) ×

上の表の要素を組み合わせて、独自のフレームワークを作成するのもおすすめです。

実際、表で上げているもの以外に、5W2Hや7W3Hも存在します。

たとえば、営業の成約率を上げるべく、ベテランクローザーとの同行回数を増やすなら、6W2Hを基本に「hou much」を「how many」に変えるなどです。

③やるべきことを抜けもれなくロジカルに抽出する

最終的に達成したい目標に必要な要素を、抜けもれなくロジカルに抽出し、仮説をきちんと立てるのも重要です。

アプローチに偏りがあったり、感性や感情、経験で対応していたりすると、PDCAの効果が限定的になるからです。

たとえば、利益を上げるといった最終目標の場合、利益の切り口は以下のように抽出できないといけません。

  • 利益=売上−費用
  • 利益=利益/個×販売個数
  • 利益=売上×利益率
  • 利益=部門Aの利益+部門B…
  • 利益=間接販売+直接販売
  • 利益=海外販売+国内販売

他にも、挙げればきりがありませんが、まずは取り組むべき課題をすべて明確に把握した上で、優先順位や重要度を考えましょう。

後から、「そういえば、なぜこの要素の改善をやっていない? 主要因では…?」となると、機会損失が発生していることになります。

もちろん、やり直しはききますが、最悪、重要な要素に気づかないでPDCAを終えてしまうと効果は限定的です。

Do:実行

なるべく計画通りに実行します。

ここで重要なのは、あとで評価・分析(Check)できるように活動内容を残すことです。

売上目標であれば、POSレジなどにデータが残りますが、営業活動の改善の場合は、SFAへのデータの入力が必要になります。

いずれにせよ、実行した内容が記録できず、見える化もできていないなら問題です。

また、計画通りにいかなかったことや、発生した課題も記録することが大切です。

その際、記入者による偏りが発生しない工夫が必要になりますが、より良い方法やアプローチが見つかれば、次のcheckでPDCA全体のクオリティを上げられます。

たとえば、営業マンの場合は顧客を訪問し、どの企業の誰に会い、どの商品を提案したのか、その時の顧客の反応や受注確度はどうなのか、計画通りに進んだのか、などの情報が必要になってきます。

的確な指標が汲み取れるよう、体制を工夫しましょう 。

Check:評価 

計画通りに進んでいるのか、目標がどの程度まで達成できているのかを評価します。

計画の段階で設定した指標を元に、客観的な数値で判断します。

良かった点と悪かった点を客観的に定量数値などで分析し、何故そうなったのかという要因をふり返りましょう。

その数値になった因果関係を明確にし、どのようにすれば改善(Action)につながるのかを議論することが重要です。 

Action:改善

目標達成を行うための施策の精度を高めましょう。

評価を見ながら、良かった点は継続的に行い、悪かった部分はどのように改善するべきかを考えます。

これらの選択肢の中から、最も実現性の高い選択を行い、計画(Plan)につなげていきます。

また、見込みがないものに対しては、計画そのものの修正や中止などの検討・判断も必要です。

弊社では、PDCAにも関わる営業改革についてのノウハウ書籍も無料提供しています。

もし、興味があればご参考にしてください。

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PDCAのメリット・デメリット

PDCAのメリット

PDCAのメリットは多岐にわたりますが、以下2つが代表的です。

①事業や業務を確実に改善していける

PDCAは、正しく使えれば事業や業務を確実に改善していけるフレームワークです。

論理的に仮説をたて、影響のある要素をきちんと分類して変化させていければ、確実に改善していけます。

②KPIやタスクを明確にできる

KPIやタスクを明確にできるのも、PDCAのメリットになります。

PDCAの1サイクルでやるべきことは明確になっているはずですし、ある程度、取り組みの全体像やゴールも明確になっているはずだからです。

したがって、部署やチーム単位で成果を出していくのにもPDCAは優れています。

逆に言うと、PDCAを回す目標やKGIが定まっていないなら、きちんと定めるべきです。

目標自体を定めるのが難しいなら、PDCAではなくOODAなどのほうが適している可能性もあります。

ちなみに、KGIについてあらためて見直したい場合は、以下の記事が参考になります。

PDCAのデメリット

ビジネスにおけるPDCAのデメリットは、以下2つが代表的です。

①陳腐化やPDCA自体の目的化が発生しがち

意識していないと、陳腐化やPDCAを回すこと自体が目的になってしまいがちな点は、デメリットだと言えます。

PDCAは基本的に、時間をかけて繰り返しサイクルを回すことで地道な改善をしていく手法です。

時間をかけているうちに自然消滅してしまったり、目標を見失ったまま、PDCAを回すこと自体を仕事だと思われてしまったりするリスクがあります。

なぜPDCAを回しているのか、得たい結果を得られたかをしっかりと考え、責任を取るポジションを設けることが必須です。

②イノベーションを起こしにくい

イノベーションを起こしにくいのも、PDCAのデメリットだと言えます。

端的に言ってしまえば、PDCAは小さな改善を繰り返して改善していく手法で、前例や過去のデータから大きく逸脱する手法ではないからです。

いわゆる破壊的イノベーションを起こしたいといった目標があるなら、OODAを採用するのが良いでしょう。

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PDCAのよくある失敗原因3つと改善策

PDCA全体にあてはまる失敗原因

PDCA全体に関する失敗原因として比較的多いのが、以下2点です。

①PDCAサイクルが途切れる

きちんと行っているつもりでも、PDCAサイクルが途切れてしまっていることもよくあります。

「評価しただけで改善はしていない」パターンや「評価が適切でなく改善に失敗した」といった場合もありますので、抜け漏れがなく、効果を発揮するPDCAサイクルを心がけましょう。

抜けや漏れのないようにPDCAサイクルを回すためには、評価を行う人材が適任者であることが重要なポイントになります。

そもそも、評価(Check)が客観的に行われていなければ、その後の改善(Action)も徒労に終わってしまうからです。

客観的で科学的、そして一連の業務に精通している人物が評価してこそ、次の改善(Action)も活きてきます。

業務を管理する立場の人材のスキルチェックをし、客観的に評価できているか定期的に確認すべきでしょう。 

②やりっぱなしで一度しか回さない

PDCAはある計画を実行した物事に対して、評価や改善をして効果を確かめるものですが、即効性があるとは限りません。

また、一度のサイクルでは気づけなくても、何回か繰り返し行なうことで気づく問題点もあります。 

PDCAは評価、改善を繰り返し行なうことで高い効果を得るものです。

したがって、継続的に行なってこそ価値がでてくると考えて地道に取り組んでください。

なお、弊社では下記のような事例共有やPDCAの改善に関わるセミナーなどを定期的に実施をしています。

無料でオンライン参加も可能ですので、もしご興味あればぜひご参加されてください。

Planの失敗原因

Planでよくある失敗原因としては、以下3つが代表的です。

  • 目標設定が高すぎる
  • いつ誰がやるかなどがあいまい
  • 要素に偏りがある

高すぎる目標設定のために、実行する前に計画倒れになってしまうことがあります。 

また、実行できたとしても「目標達成が困難」な計画として、評価できない場合もあるでしょう。

最初のハードルは適切なものに設定し、実現可能なものから始めるとよいでしょう。

また、実行する中で、必要のないものの切削や適正値への修正は、思った以上に重要になってきます。

また、Planの基本ができていないと、実行があいまいになったり、実行の要素に偏りが生じてしまいます。

いま一度、Planの基本をふり返ってみることがおすすめです。

Doの失敗原因

Doでよくある失敗原因は以下2つです。

  • 現場での取り組みが不十分
  • 実行の記録方法が不適切

トップダウンでPDCAを行なっていると起こりやすいですが、現場でPDCAの重要性や意味が理解されていないと、実行がおざなりになってしまいます。

部署の目標やKGIとすり合わせて、なぜやる必要性があるかを十分説明してください。

また、質の高いDoが行われていても、記録がずさんだとCheck以降の質が下がってしまいます。

評価シートやSFAなどのツールを用意して、正確な記録を短時間で行える環境を構築しておくのも重要でしょう。

Checkの失敗原因

Checkでよくある失敗原因は「評価基準があいまいなこと」です。

個人の主観に基づいていたり、最終目標の達成につながりそうな観点のないcheckでは、PDCAのサイクルを回す意味が薄れてしまいます。

「最終的な目標達成に向けてこの数値が出た現状はどうなのか?」と問いかけたり、自部署のメンバーで議論したりするのがおすすめです。

Actの失敗原因

Actでよくある失敗原因としては、以下2つが代表的です。

  • 改善の視点が少ない
  • 最終的な目標達成への姿勢の欠如

Actは、Planの基本のように、ロジカルに抜けもれのない分析ができる視点が重要です。

DoとCheckを経て未知の課題が出てきている可能性もあります。

最終的な目標達成に向けてやるべきことや、より効率の良いアプローチがないかを自部署のメンバーでブレストしたり、他部署と連携したりするのがおすすめです。

また、「前回の結果や前例から、とりあえず次はこれでOK…」といった消極的な姿勢では、PDCA全体の質が下がってしまいます。

PDCAによる改善が達成できたときの自身や企業へのメリットを思いだして、Actに取り組みしましょう。

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一歩先をいくPDCAにするコツとは?

PDCA

PDCAの基本を遵守するだけでも確かな効果が得られますが、実際に運用する際の具体的なコツを2つ紹介していきます。

PDCAのコツは目標と期間の明確化

冒頭にPDCAの各ステップのコツを紹介しましたが、実は最初のPlanを設計する前にしておきたいことが2つあります。

①目標の明確化

PDCAの目標を明確にするのは重要です。

目標が明確にされていないと、評価する時にどの角度から評価してよいかがあやふやになる可能性があります。

せっかくPDCAを導入しても、結果的にあまり意味がないものとなってしまいます。

目標を定めなかったことで、陥りがちなシチュエーションを2つ紹介しましょう。

純利益が下がってしまう 

ある商品の売上金額が上がり、純利益が下がったとします。

その時の目標が「売上金額を上げる」というのであれば、この計画は成功です。

しかし、企業としてその計画で「純利益を上げる」ということが目標であった場合は、この計画は失敗となります。

純利益を上げるために経費を削ってしまうと、ひょっとしたら売上金額は下がってしまうかもしれません。 

計画とサイクル内容が矛盾する

目標の定め方によって、PDCAの計画は大幅に変わってきます。

評価基準や改善方法もまったく変わってしまうので、PDCAに取り組むときは「何のために行っているのか」という目標をしっかりと設定しておく必要があります。

②期間の明確化

期間を設定することにより、実現性を高められます。

「2年後までに現在の売り上げを20%上回る」といった目標設定により、必要な行動を逆算して考えられるのです。

また、改善までの時間短縮が可能となり、競合に対して先手を取れる可能性もあります。 

このように、ゴールを明確にし緊張感を持たせることで、PDCAを効果的に回せるようになるでしょう。

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参考にすべき成功事例を2つ紹介

7,000社以上の生産性を上げてきた弊社の事例を厳選し、PDCAの成功事例を2つ紹介します。

ツール導入とPDCAの組み合わせで売上を約2倍に

GMOメイクショップ社が、PDCAに役立つツールを導入して売上を2倍にするといった成果を上げた事例です。

前提として、GMOメイクショップ様はチェックのステップでPDCAが途切れたり、むだが発生したりするという悩みを抱えていました。

業種や規模的に、Excelなどではチェックに限界があると判断し、PDCAにも効果的なSFA/CRMを導入して状況が劇的に改善。

以下の成果をあげました。

  • 案件の取りこぼしが0に
  • 昨年比192%の売上を達成する営業担当が誕生
  • 会議が90分から15分へ

チェックやプランのステップで数字を把握するのが困難になっていたり、成果が出ているのかがいまいちチェックできていなかったりするなら、ツールはとても役に立ちます。

ちなみに、導入したツールは、国産で国内企業に最適といわれているeセールスマネージャーでした。

本事例をより詳しく知りたい場合は、以下からご確認ください

自社に合わせた独自のPDCAを作って業界トップへ

トヨタやソフトバンク、リクルートといった企業はPDCAで成果を出し続けていますが、特に参考になるのはトヨタです。

トヨタは言わずと知れた自動車業界トップの企業ですが、5W1Hや+Fという独自のPDCAを原動力に成果を出してきました。

多くの企業で参考になる方法なので、以下の記事から詳細を確認してみてください。

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PDCAサイクルで着実な成果を!

PDCAサイクルは特徴やポイントを理解して運用すれば、高い成果を出せる方法です。

今回、解説した情報をぜひ活かして、部署や個人の成果を上げてください。

ただし、場合に応じてOODAやその他の方法と使い分けたり、DCPAなどのアレンジをしたりすることも忘れてはいけません。

また、数値の把握やチェックのステップで時間がかかっているなら、ツールを導入することで劇的な効果が見込めることも覚えておきましょう。

具体的なツールとしては、CRM/SFAが代表的。

成功企業がこぞって取り入れていることから、費用対効果も確かなものなので、ぜひ導入を検討してみてください。

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