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PDCAとは?PDCAサイクルを効率的に回す方法と具体例

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企業の業績を上げたり、効率的な業務を行ったりするための方法として「PDCA」というものがあります。すでに導入している企業も多い方法ですが、「PDCAをやっているけど、あまり効果がない」や「PDCAについていまさら詳しく聞くのは恥ずかしい」という思いをもっている方もおられるのではないでしょうか。

そこで、この記事では「PDCAの説明」から始まり、「PDCAを行う際の注意点」、「PDCAの具体例」などをまとめてみましたので、参考にしてみてください。

PDCAサイクルの意味からおさらい

PDCAとは「Plan(計画)」、「Do(実行)」、「Check(評価)」、「Action(改善)」の頭文字をとったもので、業務の効率化を目指す方法の1つです。日本では1990年代後半からよく使われるようになった方法で、計画から改善までを1つのサイクルとして行います。

計画は単に実行しただけでは、改善されることはありません。また、一度ミスをしてしまったのに、「なぜミスをしたのか」をうやむやにしたままでは、いつか同じミスをしてしまうでしょう。このPDCAで重要なのは実行した後、成功や失敗いずれの場合でも必ず評価を行い、改善につなげていくことです。そうすることによって「もっと大きな成功」を呼ぶ可能性が高まりますし、「失敗を繰り返さない方法」を身に着けることができます。

また、PDCAは「PDCAサイクル」と呼ばれるように、繰り返し行うことによってさらに効果を高めることができます。改善された物事を繰り返しPDCAで検証することによって、さらに完成度の高い計画を練ることができるのです。

PDCAサイクル

PDCAを効果的に回して成果を上げよう!

PDCAサイクルは途切れることなく、迅速で効率的に回すことがとても重要です。

多くの企業で起こりがちなのが、
D(実行)してC(評価)で止まってしまうパターンです。
A(改善)をP(計画)へすぐに繋げられず、循環しない現象が起きています。

PDCAサイクルを高速回転できる組織は強くなります。改善スピードが速くなり、次の一手をどんどん出すことができるようになります。

PDCAのプランを立てるに前に目標を明確にしよう

このPDCAを行う前に明確にしておかなければならないことがあります。それは「目標」です。目標が明確にされていないと、評価するときにどの角度から評価してよいかがあやふやになってしまうので、せっかくPDCAを導入しても結果的にあまり意味がないものとなってしまいます。

例えば、ある計画で売上金額が上がったのに、純利益が下がってしまった場合を考えてみましょう。そのときの目標が「売上金額を上げる」というのであれば、この計画は成功です。しかし、企業としてその計画で「純利益を上げる」ということが目標であった場合はこの計画は失敗となります。この場合の改善点として、純利益を上げるために経費を削ってしまうとひょっとしたら売上金額は下がってしまうかもしれません。

このように目標の定め方によってその計画の評価や改善方法が全く変わってしまうこともありますので、PDCAに取り組むときは必ず「何のために行っているのか」という目標をしっかりと設定しておく必要があります。

PDCAを効果的に回すポイント

効果を生み出す重要なポイントは、ゴール・目標を達成するためのPDCAになっているかをいうことです。
日々のルーチン業務をPDCAに落とし込んでも、成果は得られにくいです。
まずは、目指すべきゴール・目標が明確して、そこに繋がるPDCAサイクルを高速で回していきます。
高速で回すことで、改善のスピードがあがり、GOAL・目標に近づきます。

Plan:計画

目標を達成するまでの期限が決まっているのであれば、それまでにやらなければならないタスクや必要な行動量などを整理し、スケジュールに落とし込んでいきます。
また、例えば営業マンのように顧客を訪問する場合は、当月訪問すべき顧客リストなどを整理して優先順位を決めて計画をたてて行きます。

Do:実行

計画通りに実行します。
ここで重要なのは、あとで評価・分析(Check)できるように活動内容を残すことです。計画通りにいかなかったことや、課題も残しておくことが大切です。
例えば営業マンの場合は、顧客を訪問し、どの企業の誰に会い、どの商品を提案したのか、その時の顧客の反応や受注確度はどうなのか、計画通りに進んだのか、などの情報が必要になってきます。

Check:評価

計画に沿って進んでいるのかどうか、目標を達成できているかなどを評価します。
また結果を見て、良かった点と悪かった点を客観的に数値などで分析し、どうしてそうなったかという要因を振り返ることも重要です。

Action:改善

評価を見ながら、良かった点は継続的に行い、悪かった部分はどのように改善するべきかを考えます。この計画を続けるか、修正するか、中止するかも考慮し、改善すべき点を次のPlanに落とし込み、PDCAサイクルへつなげていきます。

PDCAでありがちな失敗例

せっかくPDCAを導入したのに「効果がない」という場合のありがちな失敗例としてよくあるものには「PDCAを1回だけしかやっていない」や「PDCAのどれかが抜けている」、「計画倒れで終わってしまう」などがあります。

PDCAはある計画を実行した物事に対して、評価、改善をして効果を確かめるものですが、必ずしも即効性があるとは限りません。一度のサイクルでは気づけなかったことでも、何回か繰り返し行うことで気づく問題点もありますので、継続して行うことが大事です。

また、PDCAをきちんと行っているつもりでも、実は「評価しただけで改善をしていない」や「きちんとした評価が行われてないまま、改善をして失敗した」といった場合もあります。そのような場合だと、PDCAの効果がしっかりと発揮されずかえって「やらなければよかった」なんていう状態になることもありますので気をつけましょう。

さらに、あまり高い計画を立ててしまうと実行できない場合や、実行できたとしても「最初から無理がある」ということで評価ができない場合があります。このようなことにならないように、最初はハードルを低く設定して、できることから始める方がよいでしょう。

実際にPDCAの例を考えてみよう

それでは、実際にPDCAの例を紹介してみます。

まず目標として「ブログのアクセスを上げる」を設定したとします。その目標を達成するために計画(Plan)として「毎日1記事ずつ書いてアップする」を考え、実際に「毎日1記事ずつ書いてアップする行動」(Do)をとったと仮定します。その後、「アクセス数が実際に上がったかどうか」を評価(Check)して、アクセスが上がっていなければ、なぜ上がらなかったのかを検討して改善(Action)していきます。

PDCA

このような場合で改善すべき項目として考えられるものには「キーワードが少ない」や「文章が稚拙」といったものがありますが、どうしても「これが原因だ」と決めつけられない場合もあるでしょう。そのような場合は、1つずつ改善点を試してみて、PDCAを繰り返し、もっとも効果があったものが原因だと判断することもできます。決定的な改善点が見つからないときにも、PDCAを繰り返すことに意味があるのです。

PDCAの成功が仕事の成功にもつながる

PDCAを効果的に活用することによって、さまざまな物事を改善することができます。しかし、PDCAを行うこと自体を目的にしてはいけません。PDCAはあくまで物事を効率的に行い、企業の業績を上げるために行っているものです。そのため、PDCAを検討することに労力を費やしてしまっては本末転倒です。

PDCAを活用して検証する時間をできるだけ短縮し、効率的に行うためには「CRM」や「SFA」などの営業支援ツールと連携して行うということも解決策の1つです。これらのツールを導入することによって業務の効率化だけでなく、顧客情報の共有もできますので、PDCAを効率的に行うために役立ちます。また、一概に「CRM」や「SFA」といってもさまざまなものがありますので、導入している企業でもツールの見直しをすることで、効率化が図れることもあります。すでに導入している企業の方もこの機会に再度検討してみてはいかがでしょうか。

おわりに

PDCAは、すべての業務に対して適用され、この仕組みが最適化されればされるほど業務の効率とクオリティが上がっていきます。
人や環境によって課題やその要因は多岐に及びますが、PDCAサイクルを回していくことで解決に導けます。
課題解決に悩んでいる企業はぜひ取り入れてみてください。

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