ワークフローシステムとは、申請や承認、決裁などの一連のプロセスを電子化し、自動で管理するシステムです。業務効率化に役立つとして多くの企業から注目されています。

この記事では、導入を検討している担当者の方を対象に、主に以下について解説します。

• ワークフローシステムの概要や導入メリット
• ワークフローシステムの主な機能
• ワークフローシステムを選ぶコツ
• ワークフローシステム導入の流れ

ぜひ検討の参考にしてください。

ワークフローシステムとは何か

ワークフローシステムとは、申請や承認といった業務上必要な手続きやプロセスを定義し、自動化・管理するシステム（ソフトウェア）のことです。

ワークフローはワーク（業務・仕事）とフロー（流れ）を組み合わせた言葉で、そのまま「業務の流れ」を意味します。会社の業務には、申請から承認までの一連のプロセスや処理の依頼などさまざまなワークフローが存在します。それらを定義し、スムーズに処理できるようにしたのがワークフローシステムです。

専門的な知識を持つ社員がいなければ自作は難しいため、市販のシステムを導入して利用することが一般的です。

ワークフローシステムで解決できる課題

ワークフローシステムを使うと、以下のような課題の解決に役立ちます。

• 稟議書が放置され、必要な承認が進まない
• 申請書の形式がばらばらで、ミスを招きやすい
• 紙を活用した非効率な業務フローで、関係各部署に紙の書類を回すため時間がかかる
• 情報を紙で保存しているため、正確な管理や検索が難しい
• 属人化が進み、担当者以外に内容がわからない

システムを導入すると、業務プロセスが可視化されて入力フォームも標準化されます。また、デジタルで一連の作業が完結するため、上記のような課題の解決につながります。

ワークフローシステムの導入するメリットとは

ワークフローシステムを導入すると、ペーパーレス化や内部統制の強化など、さまざまなメリットがあります。具体的にイメージしやすいよう、部門別に具体的なメリットを一覧で紹介します。

上記のように、ワークフローシステムは部門が抱える業務課題をカバーし、効率向上や負担軽減に貢献することが期待できます。

ワークフローシステムで業務を改善するコツ

業務の改善・効率化を図るためには、ワークフローシステムの導入・運用に際して以下のような点に注意が必要です。

• 現状の業務フローを可視化して課題を洗い出す
• 小さな業務から段階的に導入を進める
• 現場の意見もよくヒアリングし、設計に反映させる
• 導入後も定期的にワークフローの定義を見直す

まずは、現状の業務フローにどういった改善点があるかを把握しましょう。問題点・改善点の把握は、自社に適したシステムを導入するために必要です。

また、全業務で一斉にシステムを導入するのではなく、経費精算などの小さな業務から取り入れていくほうが混乱なく導入を進められます。現場の意見を取り入れた使いやすい設計にすることも大切です。

ワークフローシステムの主な機能

ワークフローシステムにはさまざまな機能が搭載されています。一般的にどういった機能が搭載されているのかを知っておきましょう。

ただし、市販されているワークフローシステムによって詳細は異なります。導入を検討しているシステムがあれば、きちんと確認してください。

ワークフロー定義機能

ワークフロー定義機能は、業務ごとの申請から承認、完了までの流れをシステム上で設計し、可視化する機能です。

たとえば、稟議書の提出から決裁までに、以下のような流れがあるとしましょう。

1. 稟議書の提出
2. 部門長の承認
3. 経理部の確認
4. 最終決裁

システムを使うことで、上記のような一連の流れを視覚的に定義することが可能です。

フローチャート形式でアイコンや矢印などのパーツをドラッグ＆ドロップし、直感的に操作して作成できるスタイルのものもあり、専門知識がなくても対応できます。条件分岐や並列処理といった高度な設定にも対応できる製品を選べば、複雑な業務にも対応できるでしょう。

システムにおいてワークフローを定義づけることで、これまで曖昧だった処理の流れや責任範囲が明確になり、業務の属人化を防げます。

なお、ワークフロー機能は組織改編や業務フローの変更に対して、定義を柔軟に変更できるものを選ぶことが大切です。社内体制や業務の変更に合わせ、スムーズに再構築できるかどうかは、運用面での使いやすさに大きく影響します。システム選定時には、定義機能の柔軟さや操作性を確認しましょう。

入力フォーム作成機能

入力フォーム作成機能はワークフローシステムのなかでも重要な機能で、経費精算や休暇申請など各種申請に必要な項目を任意で設計できます。申請書の作りやすさは製品を選ぶ際に重視される項目の一つであり、簡単に作成できるようになっていることがほとんどです。

モデルによって異なりますが、作成する方法には主に以下のようなパターンがあります。

• アイコンや矢印などのパーツをドラッグ＆ドロップで配置
• テンプレートをベースに作成
• 既存の申請書をスキャンして取り込み

多くのシステムで、フォームには選択リストやチェックボックス、添付ファイルなどの設定が可能です。また、必須項目や入力形式の制限を加えることで、申請者の記入ミスや記載漏れを防ぐこともできます。項目や形式を制限したほうが申請者にとって使いやすく、処理する側も必要な情報を正確に集めやすくなります。

なお、マルチデバイス対応のシステムでスマートフォンでの使用を想定している場合、フォーマット変換が可能かどうかも、事前に確認しておくことをおすすめします。PC用とスマートフォン用で別々にフォーマットを作成する必要がある場合、手間が2倍かかります。

申請・承認・決裁機能

申請から承認、決裁までの以下の一連のプロセスを、オンラインで完結できる機能です。

1. 申請者がフォームに入力・送信
2. 承認者にメールやメッセージ機能などで通知
3. 承認者が内容を確認し、承認または却下
4. 承認の場合は決裁

申請者はオンラインですぐに申請でき、承認者は内容を確認次第、ワンクリックで処理できます。そのため、従来と比べて決裁までのスピードが格段に向上するでしょう。

また、以下のような機能も付随していることが一般的です。

• 承認者不在時の代理承認設定
• 却下時の差し戻し
• 申請の承認状況の確認

モデルによっては、多数決や全会一致による合議機能などに対応している場合もあります。

申請した案件がどういった状況にあるかを確認することも可能です。承認・却下の判定がなかなか来ない場合、申請者はどこで停滞しているのかを確認でき、適切に対応できます。承認者のほうも、申請されているかを確かめることが可能です。

また、申請や承認などのすべての処理はログとして残ります。そのため、後日内容を確認したり監査に対応したりする際にも便利です。

通知・リマインド機能

通知機能は、申請や承認、完了などのステータスの変化を、関係者にリアルタイムで知らせる機能です。たとえば、申請があれば承認者に通知が届き、承認されたら次の段階にオートで進み、差し戻しや却下の場合は申請者に理由付きで通知が送られます。

リマインド機能は、申請や承認が必要なときに、対象者に行動を促す通知が届く機能です。リマインド通知があることで、期限に間に合わせることができ、処理の遅れや漏れを防げます。

なお、ワークフローシステムは、メールやチャットツールなどの外部システムと連携できるタイプもあります。その場合、利用者が日常的に業務で使用し確認する機会の多いツールと組み合わせて使えるのが大きな利点です。新たに操作を覚える必要がないため、利用者の負担が減ります。

通知・リマインド機能を活用する大きなメリットは、以下の2点です。

• 申請書類の滞留や処理漏れを防ぐ
• リマインド通知で処理の遅延を防止する

必要な作業がスムーズに進むので、全体業務の効率化に寄与するでしょう。シンプルな仕組みでありながら、日々の運用に大きな差を生み出す機能です。

検索・履歴管理機能

過去の申請データや処理状況を探し出して確認できる機能です。一般的に、以下のような条件で絞り込んで検索できます。

• 申請者名
• 申請日
• 内容を示すキーワード
• ステータス（承認待ち・完了・差し戻しなど）

検索機能は、以下のようなシーンで役立ちます。

• 過去に提出した同様の申請内容を確認し、再申請時の参考にする
• 進行中の申請のステータスを確認し、処理の進捗状況を把握する

また、通常は、いつ誰がどのような操作をしたかといった履歴も記録・保存されます。万が一トラブルが発生した場合も、履歴をたどることで処理過程や責任の所在を明確にできるため、調査の際に役立ちます。

管理者側は、過去のデータを活用して申請傾向を分析し、結果を業務改善の材料とすることも可能です。以下に、改善例を挙げましょう。

• 特定の部署で差し戻しが多い→業務フローを見直す
• 特定の期間に申請が集中する→人員配置を再検討する
• 特定の申請内容のみ、時間が極端に長くかかっている→承認ルートを見直す、承認者の業務負担を減らす

紙の申請書とは異なり、検索・履歴管理機能を使えば、瞬時に必要な情報が手に入るため、効率的に作業ができるでしょう。

権限機能

ワークフローシステムの権限機能は、システム内にある申請文書そのものや文書が納められたフォルダに対し、誰が何をできるかを細かく設定できる機能です。主に以下のような操作の権限が設定できます。

• 閲覧
• 編集
• 承認
• 削除

従業員単位でできることを設定すると手間がかかるため、「ロール（役割）」と呼ばれる単位でまとめて権限を管理するケースが多く見られます。たとえば、以下のような役割です。

• 一般利用者
• 承認者
• 管理者

それぞれのロールに操作可能な範囲を定義し、ユーザーや部署単位で割り当てることで、権限を効率的に管理できます。利用者が増えた場合でも、ロールベースで管理すれば一から設定する必要がないため、手間を最小限に抑えることが可能です。また、文書単位やフォルダ単位で個別に権限を設定することもできます。

各種の権限を適切に設定することで、機密情報への不要なアクセスや誤操作を防げるでしょう。不要な情報共有による現場の混乱や業務遅延の防止にもつながります。権限設定は内部統制や情報セキュリティの観点からも重要なポイントで、システムの情報を適切に保護して安全に業務を進めるために欠かせない機能だといえます。

外部システム連携機能

ワークフローシステムとほかの業務システムを連携させる機能です。連携したシステムとデータを自動的にやり取りできるため、同じ情報を別々のシステムに手入力するといった手間が不要になり、業務効率化に大きく貢献します。入力ミスなどのヒューマンエラーも大幅に削減されるでしょう。

主に、以下のような業務システムとの連携が可能です。

• 会計システム
• 人事管理システム
• SFA（営業支援システム）
• グループウェア
• ファイル共有システム

連携すると、たとえば経費精算のデータをワークフローシステム上で申請した際、既存の会計システムに自動的に反映されます。経理担当者が手作業で再入力する必要がありません。

人事管理システムと連携し、人事異動情報が自動で取り込めるようにすれば、ワークフローシステム内の組織情報を常に最新の情報に保つことも可能です。人事異動後に、承認ルートがずれるといった事態も防げます。

外部連携の自由度が高いシステムを選べば、既存システムをそのまま使えるため、導入後の業務負荷を最小限に抑えることが可能です。多くのシステムを使っている企業であれば、連携可能かチェックしておきましょう。

ワークフローシステムを選ぶ際のコツ

ワークフローシステムは、各社がさまざまなソフトウェアを提供しています。数多くあるため、どれがよいのか決めかねている方も多いのではないでしょうか。

自社にあったワークフローシステムを選ぶためには、いくつか押さえておきたいコツがあります。ここでは、システムを選ぶためのコツを紹介します。

申請フォームは作成しやすいか

ワークフローシステムの運用時には、利用者が使う申請フォームを業務内容に応じて作成する必要があります。専門知識や技術のない従業員でも申請画面をスムーズに作れるかどうかは、非常に大切なポイントです。

エクセルなどで作成した既存のフォーマットがあり、大きく変更したくない場合には、そのまま変換して使える機能があるものがよいでしょう。フォーマットも新しくするつもりであれば、豊富なテンプレートが搭載されたものや入力項目をカスタマイズできるものが便利です。

企業規模に適しているか

ワークフローシステムを選ぶ際は、性能が企業規模に合っているかどうかも確かめておくべきポイントです。

大企業では利用者も承認ルートも多いため、運用が複雑になる傾向にあります。そのため、高負荷に耐えられ、柔軟な設定が可能なシステムが必要です。一方、中小企業では操作のしやすさやコストパフォーマンスが重視される傾向にあります。

導入実績や運用事例を参考にしながら、自社の規模や業務量に見合っているか慎重に見極めましょう。

必要な機能が搭載されているか

自社の業務に必要な機能がすべて備わっているかどうかも忘れず確認しましょう。いくら高性能なワークフローシステムを導入しても、自社の課題解決のために必要な機能が備わっていなければ意味がありません。

そのため、先にどのような機能が必要かを明確にしてから、ワークフローシステムの選定に入ることが大切です。候補のシステムに、自社の運用に直結する機能があるか確かめましょう。将来、業務が拡大した場合に供え、拡張性も確認しておくのがおすすめです。

セキュリティ対策は万全か

ワークフローシステムは社内の重要な情報を扱うため、セキュリティ面も見逃せないポイントです。不正アクセスや情報漏えいなどの重大なインシデントを防ぐために、セキュリティ対策がしっかり整っているかを確認しましょう。

たとえば、通信の暗号化、アクセス権限の詳細設定、多要素認証への対応などが挙げられます。また、クラウド型のシステムを利用する場合は、データセンターの安全性や災害時のバックアップ体制についてもチェックしておくと安心です。

ほかのシステムと連携可能か

ほかの業務システムとの連携が可能か、可能であればどのシステムと連携できるのかも確認しましょう。データ連携の方法が柔軟か、スムーズにできるかどうかについても確認しておくことが大切です。

使用している人事・給与システムや勤怠管理システム、会計ソフトなどと連携でき、スムーズにデータのやり取りができれば、入力作業の手間を減らせ、リアルタイムで情報が共有できます。既存システムが多い企業では、連携のしやすさが選定の決め手といえるでしょう。

マルチデバイス対応か

PCからだけでなく、スマートフォンやタブレットなど複数のデバイスからのアクセスが可能かどうかもチェックしておきたいポイントです。マルチデバイス対応であれば、従業員が外出先や在宅勤務中でも申請・承認・確認といった作業ができ、業務の停滞を防げます。

またマルチデバイスに対応しているかどうかだけでなく、画面の見やすさや操作性も確かめておきましょう。アプリが必要か、ブラウザからでも問題なく動作するかも確認したいポイントです。

サポートは充実しているか

ワークフローシステム選定にあたっては、サポートの充実度も見逃せないポイントです。専用の担当者がいるなど、サポート体制が整っている製品であれば、スムーズに導入を進められるでしょう。システム導入後に想定外のトラブルが発生した場合でも、サポート体制の充実度によって、その後の安定運用が左右されます。

導入時の初期設定支援や電話・メールによる対応、チャットサポート、オンラインマニュアルの有無など、具体的にどのようなサポートが得られるのかを確認しておきましょう。

ワークフローシステムを導入する際の流れ

ワークフローシステムは複雑なため、導入にあたっては段階を踏んで丁寧に進めることが必要です。ここでは、一般的な導入の流れについて解説します。

おおまかな流れを知り、導入から運用までスムーズに進められるようにしましょう。

1.現状分析・対象業務の洗い出し

まずは、自社の申請や承認にかかる一連の業務プロセスを洗い出し、現状のワークフローの課題点や問題点を見つけ出しましょう。似ているフローは集約する、無駄の多いフローは廃止するなどして整備します。

すべてのフローを一度にシステムに移行すると現場の混乱を招く恐れがあるため、優先順位を付けることも必要です。最初は、経費精算などの使用頻度が高く効果の見えやすい業務から移行するとよいでしょう。

2.ワークフローシステムの選定

数あるワークフローシステムのなかから、導入するものを選定しましょう。知名度や料金の安さ、ランキングなどで絞ってしまうと、必要な機能が不足しているなど自社に合わないシステムを選ぶ恐れがあります。

かならず複数のシステムを比較検討し、可能であればデモやトライアルも試して、納得のいくものを選びましょう。比較するポイントは、先に述べた「ワークフローシステムを選ぶ際のコツ」を参考にしてください。

3.組織情報の準備

ワークフローシステムを選定したら、次に必要となるのが、人事情報や組織情報の準備です。これらの情報は申請・承認経路の設定にかかわるため、正確かつ最新の状態で用意する必要があります。

現行の人事システムから部署構成や役職、所属、ユーザー情報などを抽出し、ワークフローシステムにインポートする形に整えましょう。組織変更に柔軟に対応できる設計を意識することが重要です。

4.申請フォームの画面を作成

業務ごとに必要な申請フォームを、ワークフローシステム上で設計しましょう。申請内容に応じて必要な入力項目や選択肢、添付ファイルの有無など、柔軟に設計します。申請者が迷わず入力できるよう、シンプルで分かりやすいレイアウトを意識することが大切です。

申請者の入力ミスや漏れを防ぐために、必須項目設定やプルダウンメニュー、チェックボックスなどの入力補助機能を活用するとよいでしょう。

5.申請・承認経路の定義

「3.組織情報の準備」で用意した人事・組織情報をもとに、申請業務ごとに適切な承認経路を設定します。内容によっては複数経路の設定が必要なため、注意しましょう。

申請内容や金額、部門によって承認者が変わるケースなどは、条件分岐を活用して柔軟に設定します。内容によって代理承認や一括承認、並列承認といった運用にも対応できるように設計しておくと、より実務に即した運用が可能です。

6.ユーザーの権限設定

申請や承認、閲覧、代理承認を行える人を設定します。誰が申請できるのか、誰がどこまで承認できるのかといった権限を明確にすることで、重要なデータへの不正アクセスや誤操作の防止につながります。

金額によって承認フローが違ったり、役職によって権限が変わったりする場合、階層的・動的な権限設定をするのが有効です。

7.テスト・検証

システムの準備が整ったら、いきなり本番運用するのではなく、想定どおりに正しく機能するか検証しましょう。全社的に一斉に行うのではなく、一部の部門でテスト運用するのがおすすめです。

実際の業務フローにそって運用し、承認が進むか、通知が届くか、履歴を確認できるかなどを確かめます。もし不具合が見つかったら、速やかに修正しましょう。

8.導入前の研修

テストが終わったら、本格導入の前に社内説明会や研修を実施し、利用者教育を行いましょう。一般利用者向けと管理者向けに分けて実施し、申請方法や注意点、承認方法、権限付与などについて周知を図ります。

従業員がいつでも閲覧できる説明動画やマニュアルがあると安心です。システムを定着させるためにも、疑問点や不明点がすぐに解消できる環境を整えておきましょう。

9.本番運用開始

利用者教育が終わったら、本番環境で運用を開始します。最初は対象業務を限定したスモールスタートがおすすめです。トラブルが起こった際に対応しやすく、効果検証もしやすいためです。

運用を始めた段階では、管理部門やシステム担当者がフォロー体制を強化し、改善要望や現場での困りごとに迅速に対応することが求められます。運用の様子を見ながら、システムの対応業務を段階的に増やしていきましょう。

10.運用後の評価と改善

運用が開始された後も、定期的に評価し必要に応じて改善することが大切です。申請件数や承認までにかかる時間、差し戻しの頻度などのデータを分析し、改善点を洗い出しましょう。利用者からのフィードバックを集めることも大切です。

フローや申請フォームを見直し、継続的に改善を行うことで、より現場に即したシステムになります。

CRM/SFAツールで業務を効率化

ワークフローシステムだけでなく、CRM/SFAツールも連携して使用することで、営業活動や顧客対応の申請、報告プロセスといった業務を効率化することが可能です。たとえば、案件承認や訪問報告をワークフローシステムで管理し、顧客情報と連携させれば、対応の抜け漏れが防げるでしょう。

CRM/SFAツールをお探しなら、ソフトブレーンの「esm(eセールスマネージャー)」がおすすめです。カスタマイズの自由度が高く、担当する業務に合わせた構築が可能です。使い勝手のよさやサポートの手厚さから、営業部門だけでなく幅広い部門で使用されています。無料のトライアルもあるため、お気軽にご相談・お試しください。

まとめ

ワークフローシステムは、申請や承認などにかかる一連の業務プロセスをデジタル化し、システム上で完結できるようにしたソフトウェアです。承認業務の遅延や業務の属人化を防ぎ、業務効率化に貢献します。

導入にあたっては、システムによって解決したい課題は何かを明確化することが大切です。操作性の高さや搭載されている機能、サポートの手厚さなどを基準に、自社に合ったものを選びましょう。

外部システムとの連携ができるものを選ぶことも大切です。CRM/SFAツールのeセールスマネージャーと連携すれば、営業活動や顧客管理がよりスムーズに行えるようになり、生産性の向上が期待できるでしょう。

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