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KPI管理の重要性とメリット

KPIマネジメントとは?その意味と営業における適切な設定・管理・分析の重要性

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皆さんは近年ビジネスシーンで頻繁に使われる「KPIマネジメント」という管理方法をご存知でしょうか?

KPIは目標達成のための重要な業績評価の指標として用いられていますが、効果的に活用することで、業績拡大や目標達成だけではなく、マネジメント手法の一つとしても多くの場面で活用されています。ただし、KPIマネジメントの設定方法や管理するポイントが的確ではないと意味のない評価基準となってしまいがちです。

本記事では、KPIマネジメントの基本的情報やメリットをはじめ、管理するポイントやコツ、注意点といった要素を踏まえ、KPIについて徹底的に解説します。

KPIとは? 分析/設定してマネジメントするメリット

はじめに、そもそも重要な業績評価の指標に位置づけられる「KPI」とは何なのか、採用することで得られるメリットにはどんなものがあるのかを解説します。

KPIとは?

KPIとは,「Key Performance Indicator」の略語で、日本語では「重要業績評価指標」あるいは「重要達成度指標」などと呼ばれています。

 KPIは、目標達成のための各プロセスにおいて、その達成度合いを計測・評価するための指標です。それぞれのKPIを数値化・視覚化し、達成率を管理することをKPIマネジメントと呼びます。

適切なKPIを設定するメリット

評価指標として適切なKPIを設定することによって得られるメリットは以下の4点になります。

1:行動の明確化

KPIが設定されることによって目標達成における評価指標が体系化されるため、社員ごとに、とるべき行動やどの程度の成果を挙げれば良いかと言った「行動指針」が明確になります。

それぞれの行動指針が明確になることで、進捗状況の把握の迅速化、改善点の可視化など、PDCAサイクルの好循環にも繋げることが期待できます。

2:目標達成までのプロセスを可視化

適切なKPIの設定は、目標達成までのプロセスの可視化にも、有効な手段となり得ます。

そもそもKPIを設定する目的は、「重点的に取り組む課題を明確にすること」であると言えます。しかし目標を設定する上で、「明確性」や「計量性」、「実現可能性」、「期限設定」といった要素が向け落ちてしまうと、いくらプロセスを可視化しても、具体的な行動に落とし込んでいく工程が無駄になってしまいます。

そのため、企業や事業における目標(売上の拡大、シェアの獲得など)を適切に設定することで、それに即したプロセスを活用、ひいてはプロセスを可視化するメリットを最大限活かすことができます。

3:組織全体の能力の向上

KPIといった評価基準を組織に導入することで、従業員の立場からする業務上の共通の目的や目標が定められることになります。これまで曖昧だった指標や評価構造が明確に体系化できれば、目標達成までのプロセスに至る過程で浮上した課題や問題点を、社員全員で共有することも可能です。

そうすることで、その組織や部署においては、目標達成に対するメンバーの意思統一が形成され、従業員の日常業務に対するモチベーションや意義が向上し、組織全体の相乗効果を引き出すだすことができるメリットがあります。

4:組織内での評価基準の統一

適切なKPIを設定することによって、組織内で共有される評価基準を統一することができます。多くの組織では、評価基準が曖昧であったり、数値化、明確に体系化できていない基準など、そこで働く従業員にとって、不明瞭な構造になっているといったケースも少なくはありません。

しかしKPIにより、客観的な数値的な指標を設定すれば、評価基準の統一だけでなく、事業の進捗度合いを定量的に分析することも可能です。

またチームやメンバーに対して公平な行うことができるため、業務上の可視化だけでなく、評価の「見える化」を実施することができます。

KPIは目標達成へ導くカギ KGI・KSFとの関係性

KPIはあくまで設定した目標を達成する上での一指標に過ぎません。

そのため、目標達成までのプロセスをより明確にするためには、「KGI」や「KSF」とった段階的な指標を活用して、より明確なプロセスを設計することが不可欠です。

そこで、各指標を補完する関係性にある「KGI」と「KSF」について解説します。

KGIとは

KGIとは、「Key Goal Indicator」の略語で、「重要目標達成指標(目指す数値)」と呼ばれており、企業や事業で設定した目標を達成しているかを計測するための指標です。

KGIを設定する上で用いられるのは、「売上高」、「利益率」、「成約件数」など客観的に数値化できる指標が該当します。

KGIは、企業や事業が設定する「最終目標」にあたるため、曖昧な指標では意味がありません。成果を誰でも公平に判断できるよう「時期」や「具体的な数値」を設定し、明確な判断基準を設定することが重要です。

KSFとは

KSFとは、「Key Success Factor」の略語で、「主要成功要因(ゴールを達成するための要因)」と呼ばれており、事業を成功させるための必要条件を示す指標です。経営戦略や事業計画を策定する際は、「外的環境分析」の明確化で見極めた条件を、「内的環境分析」と照らし合わせて、多角的に戦略や事業の成功か否かを決定します。

KSFに該当する指標としては、「規模」、「技術力」,「顧客対応」,「ブランド力」などが挙げられるものの、競争構造の変化により、KSFの要素が変化する場合があります。そのため、「成功の鍵を握る要素」として、市場の変化に応じてKSFを絞り込むことが重要です。

また同義語として、CSF(Critical Success Factor)が挙げる場合もあります。

3つの関係性は目標達成における「道標」

例題として、来期のKGIを「新規顧客の売上を20%増やす」と設定したとします。

それを達成するためには、新規顧客との接点を増やす必要があります。

そのためには、「認知度向上」、「問い合わせ増加」、「展示会出展」、「紹介案件増加」「、平均売上単価向上」といった項目がKSFとして設定することができます。

そして、それぞれのKSFを実現するために必要なプロセスは何かをピックアップし、そのKSFの達成度を測るための指標としてKPIを定めていきます。

KGI KSF KPI

このように、新規顧客の売上増加の指標として、単に見積もりの提出件数や訪問件数をKPIとするのではなく、KGIから逆算して、KSF⇒KPIとなるような形に落とし込むことが重要です。

つまり3つの指標は、1つの目標達成に向けて内容を補完する関係であり、順を追ってブラッシュアップしていくことで、一つの道標になります。

よく混同して考えられがちですが、それぞれの指標には大切な役割があるため、KPIを設定する際は、各指標の意味や役割を理解して用いるようにしましょう。

KPIマネジメントにおける設定手順4つのポイント

いくらKPIの設定が重要と言っても、経営方針や方向性を示さずに導入を試みたところで、大きな成果を得ることはできません。

KPIマネジメントを効果的に運用するためには、設定手順や管理方法といった要素について理解することが重要です。

ここからは、KPIマネジメントを徹底する手順と管理するポイントについて解説します。

①KGI(重要目標達成指標)の設定

まずはじめの手順としては、組織及び事業の最終的な目標・目的となるKGIの設定です。

ここ意識すべきポイントは以下の2点になります。

  1. 目標(ビジョン)の明確化
  2. 達成可能な数値に置き換える

先ほど解説したように、KGIは企業や事業で目標を設定する際の「最終目標」にあたるため、曖昧な定義では意味を成しません。

「将来的なビジョン」や「経営理念」に沿った目標設定をする必要があります。その点に付随して、達成可能な数値に置き換えることも忘れてはいけません。

「いつまでに」や「どれだけ」といったように、なるべく具体的かつ数値化できるものに置き換えて、全社員の理解度の醸成や目標の共有が可能な目標設定を行いましょう。

②目標と現実のギャップの確認

KGIの設定ができたら、目標に対する現実とのギャップの確認を行いましょう。多くの場合は、目標と現実に乖離があり、今の水準では目標達成が困難であることが一般的です。

そこで予測数値を算出し、どの程度のギャップがあるのかを把握することが重要です。

また設定した目標によっては、事業別・部門ごとといったように、数値目標をプレイングタウンさせ、それに応じたプロセスの検討を行うようにすることで、目標達成の精度を高めることにつながります。

③各プロセスの確認・再考

ここまでの工程で生まれたギャップに対し、どのようなプロセスを踏むかを考える段階になります。

プロセスを検討する際、経営層やマネジメント層からのトップダウンによる落とし込みも重要ですが、現場レベルの担当者や従業員によるボトムアップを行うことで、双方で合意形成されたプロセスを構築することができます。

④KSFの絞り込み

KGIに掲げた目標に不可欠なKSFの絞り込みも大切な工程の一つと言えます。KSFの要素を絞り込む際は、以下の3点にフォーカスすることをおすすめします。

1:企業戦略や経営方針に準ずる

企業や組織が掲げる戦略や方針によってKSFで絞り込む要素は変化します。

企業を例にすれば、商品の差別化や低価格化、技術開発や競争力強化など、戦略や方針によって、KSFはさまざまな項目が該当します。

2:ボトルネックを改善する

ボトルネックとは、目標達成するにあたって「弱点」、「マイナス」となっている工程や要素を指します。その点を改善に焦点を絞ることでKSFの意味をなします。

3:「外的環境」と「内的環境」に分解して分析する

漠然と要素を洗い出すのではなく、カテゴリーを細分化して各要素を抜き出すことも重要です。

例えば、外的環境(競合他社や市場の動向、顧客ニーズなど、会社の外部で起きていること)と、内的環境(自社内で起きている変化や課題)のように、企業の内外でわけることで、それぞれの環境ごとに要素を抽出することが可能になります。

⑤KPIへの落とし込み

絞り込んだKSFをもとに、KPIへの落とし込みを行う工程になります。KPIは関係する従業員全員の目標となるわけなので、設定するには現場レベルでの意見のくみとりや、部門間の連携なども併せて検討する必要があります。

以下の2点にフォーカスすると、有効かつ実効性のあるKPIの設定を行うことができます。

1:「SMART」の活用

「SMART」とは、「Specific(明確性)」、「Measurable(計量性)」、「Achievable(達成可能性)」,「Relevant(関連性)」,「Time-bound(適時性)」の頭文字をとった5つで構成されています。

これはKPIの本質的価値を最大化するための要素として設定する際のポイントに挙げられます。

2:要点を絞る

ありがちなミスとして、KPIを多く設定するあまり、施策自体の実現性が低下する恐れがあります。

KPIを設定する際は、目標達成に不可欠な要素だけを盛り込み、それ以外の要素はできるだけ排除することで、適切な運用を行うことが可能です。

KPI管理/マネジメント方法の問題点 注意すべき2つのポイント

KPIの活用によって、プロセスの可視化や進捗状況の把握や共有、メンバー間での意思疎通が取りやすくなる一方、ただKPIを導入しても、誤った運用方法では意味がありません。

そこでKPIマネジメントを遂行する上で、注意すべきポイントを紹介します。

1:KPIが一つに絞りきれていない

典型的な失敗例として挙げられるのが、組織内で複数のKPIを設定してしまうことです。本来KPIの設定は、目標に対して優先順位を定め、それにフォーカスしたプロセスや評価基準を体系化することが求められます。しかしKPIを1つに絞り込むにあたり、多くの要素を抽出して、それらを盛り込んだKPIを設定してしまうと、どの指標を重視して良いのかわからず、かえって組織の混乱を招きます。

そのため、高い成果が見込める運用を目指すのであれば、先程紹介した「SMART」を活用し、「期限や計量が明確で、最終目標に関連した達成可能なものである」といったKPI本来の目的に則した目標設定を行うようにしましょう。

2:従業員のモチベーションの低下

あまりにも理想と現実のギャップが激しいKPI/KGIの設定を行うと、それを遂行する従業員のモチベーションや意欲の低下に繋がる恐れがあります。特にKPI/KGIの目標設定が「売上」や「利益」といった数字に直結する場合、目標達成するため、顧客に対して無理な販売を行ったり、顧客の意思や志向に沿わないセールスを行うことも考えられます。KPIの本質を見誤れば、顧客満足度の低下だけでなく、売上の低下に結びつくことも想定されます。

適切なKPIマネジメントを実施するには、上からのトップダウンによって設定するだけではなく、議論や決定までのプロセスをオープンにすることや、KPIを仮説の1つと定義して、適宜見直すことなどを伝え、組織全体でコミットしやすい環境づくりを行うことも大切です。

効率的にKPI管理/分析するための3つのコツ

最後に紹介するのは、効率的にKPIマネジメントをおこうなうためのコツを紹介します。これまでの設定手順や管理するポイント、注意すべきポイントとあわせて理解を深めることで、一層効率的なマネジメント手法にすることができるため、以下の点を参考にしてみてください。

1:KPIの設計を単純化する

KPIの設計を行う際は、達成可能かつ測定可能な数値目標とすることで、できる限り誰が見ても理解できる単純化した目標設定にすることを意識しましょう。

良くある例として、多くの要素が含まれた内容や、抽象的な目標では、それを実行する従業員のプロセスやアプローチにも影響を及ぼします。また多くの要素を取り入れると、それに比例して評価基準も複雑化するため、結果的に従来より業務効率が悪化したり、生産性の低下が引き起こされる事態に繋がり、KPIが目的化してしまいます。

そのため、スタートからゴールが一環しており、シンプルかつ単純化したKPIの設計を心がけ、誰からでも理解できる枠組みを構築することを意識しましょう。

2:評価システムを明確にする

KPIの進捗状況に応じて、それぞれの成果や活動をどのように評価するかといった体系化されたシステムを決めておきましょう。

評価システムを明確化するコツとしては、組織全員の理解度が深まるように評価基準を3段階にして可視化することが適しています。段階に応じて、とるべき対策や行動レベルの引き上げなどといった個別で設定することも可能です。

3:CRM/SFAを有効に活用

CRM/SFAを活用すると、受注するまでの営業活動はもちろんのこと、既存顧客への営業活動やサポートなどあらゆるデータを管理することができるため、営業活動の見える化が推進できます。

また営業の活動や情報が蓄積されるため、状況把握や蓄積・分析が迅速かつ効率的に実現できるようになります。これにより、KGIを達成するために定めたKPIが、目標数値からどの程度乖離しているのかといった原因が追求できるため、PDCAサイクルの有効活用にもつなげることができます。

参考までに、CRM/SFAの概要を貼っておきますので、KGI達成に向けて、効率的に営業活動を推進したい担当者の方は、システムの導入も視野に入れてみては如何でしょうか。

KGIやKSFに合致したKPIを設定し、適切な管理とPDCAを設定しよう

KPIは、目標の達成度合いを評価する重要な指標であるとともに、KGIやKSFに合致した指標にならなければ効果的な成果を期待することはできません。

適切なKPIを設定するには、コンセンサスの取れた指標で、かつ数値化や全体の整合性を意識したものにすることが成功の鍵と言えます。

またKPIの達成を、個人の活動や成果に委ねるのではなく、定期的にプロセスの見直しや、PDCAといったフレームワークを活用しながら、適宜KGIの達成に向けて適切にマネジメントしていくといったフォローアップも忘れないように心がけましょう。

それによって、組織の向上が図れ、従業員のモチベーションを高めることもでき、仕事のパフォーマンスを総合的に飛躍させることができます。KPIマネジメントの特性をよく理解して、目標達成や業務効率化に取り組んでいきましょう。

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