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KPI管理の重要性とメリット

目標達成に重要なKPI管理の重要性とメリット 効率的な管理方法をご紹介!

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皆さんはKPIという言葉を聞いたことがあるでしょうか? KPIとは、「Key Performance Indicator」の略称で、日本語では「重要業績評価指標」、あるいは「重要達成度指標」などと呼ばれています。 ここでは、KPIがどんなものであり、それを効率的に管理することで、どのように目標の達成に近づけるかを説明していきます。

そもそもKPI管理とは?

前提:KPIという中間目標策定の必要性

会社組織であるからには、常に目標というものが設定されます。しかし、その目標を達成するために行うべきことを具体的に設定しているところは少ないかもしれません。

着実に目標を達成するためには、目標達成までの各プロセスにおいて具体的な対策を立てる必要があります。

たとえば、「売上を前期比で30%伸ばしたい」という目標が設定された場合、「新規顧客を○件増やす」「既存顧客からの受注を○件増やす」「単価の高い商品を販売する」などプロセスごとに具体的な対策を設定することで、より目標達成に近づくことができます。

効果:適切な指標の明確化にて全社で目標に向け躍進可

KPIは、目標達成のための各プロセスにおいて、その達成度合いを計測・評価するための指標です。それぞれのKPIを数値化・視覚化し、達成率を管理することをKPI管理と呼びます。

適切なKPI指標の設計/目標設定/管理を行うことで、目標達成までの問題点や改善点を明確化することができ、社員全員で問題を共有できるため、会社全体で目標に向け躍進することが期待できます。

適切なKPIを設定することの重要性

設定しない場合:目標に向かって進んでいるか不明になる

KPIを設定しない場合、具体的な中間指標がなくなるため、結果が出るまでは最終目標(KGI)を達成できるかどうかがわからなくなってしまいます。また、売上や利益だけでしか進捗把握ができなくなり、目標に向かって進めているのかどうかもわからなくなってしまいます。

それぞれの部門で、適切なKPIは違う

では、「1日5件の新規訪問」「月に100件の新規訪問」など、具体的な数値さえ設定すれば売上アップに結びつくのでしょうか。業種や部門によってKPIは違ってきます。

営業の場合は、「見積書提出件数」や「デモ実施数」、マーケティング部門の場合は、「資料請求数」「問い合わせフォームへのアクセス数」、飲食店の場合は、「客単価」「リピート率」など、さまざまなKPIが考えられます。これらのどれが、目標達成に結びつくのか。KPIを設定する際は、何が成果に結びつくプロセスなのかということを見極め、適切なKPIを設定することが重要です。

適切なKPIは「メンバーの意思統一」「現在の有効性の検証」が全体で可能になる

適切なKPIを設定することで、進捗の把握はもちろん、改善点が見える化され、KPI管理を行う中でPDCAサイクルを上手く回せるようになるのです。

また、適正なKPIが設定され、共有されれば、その部署においては目標に対するメンバーの意思が統一されます。またKPIを分析することにより、現在行っている方法が有効かどうか、数値によって確認することができます。このように適切なKPI設定は、部署全体のパフォーマンス向上に役立つというメリットがあります。

KGI・KSFとの関係性

KGI⇒KSF⇒KPIという関係性で成り立っています。

具体的に説明すると

KGI:Key Goal Indicator 重要目標達成指標(目指す数値)

KSF:Key Success Factor 主要成功要因(ゴールを達成するための要因)

KPI:Key Performance Indicator 重要業績評価指標(達成するために重要な業績評価の指標)

KGIを決めることで、KSFが見えてきて、KPIを定めて、行動に移していく、と言う関係性になります。

関係性の例:新規顧客の売上を20%増やす場合

たとえば、来期のKGIを「新規顧客の売上を20%増やす」と設定したとします。それを達成するためには、新規顧客との接点を増やす必要があります。

そのためには、「認知度向上」「問い合わせ増加」「展示会出展」「紹介案件増加」「平均売上単価向上」といった項目がKSFとして設定できます。

そして、それぞれのKSFを実現するために必要なプロセスは何かをピックアップし、そのKSFの達成度を測るための指標としてKPIを定めていきます。

このように、新規顧客の売上増加の指標として、単に見積もりの提出件数や訪問件数をKPIとするのではなく、KGIから逆算して、KSF⇒KPIとなるような形に落とし込むことが重要です。

KGI KSF KPI

KPI設定・管理のポイント!

1.KPIは計測できる指標で設定する

KPIを設定する際、指標としてふさわしくないものを選んでしまうと目標が達成できなくなる恐れがあります。

KPIは実現可能で、成果に結びつくKSFであること、さらに計測可能な指標であることが重要です。

2.目標達成に向けてKPIを見える化する

KPIは定期的に数値をチェックして分析しましょう。その際に、単に数値のみを共有しても、部署のパフォーマンスは上がりません。KPIを視覚化し、見えやすくすることが大切なのです。

たとえば、営業成績の悪い人と良い人の営業スタイルをデータ化し、成約率やクレーム率、顧客の特長分析を行ってデータを見える化します。情報が見えるようになると、今までなぜ売上を伸ばせなかったのか、営業成績が良い人がなぜ売ることができたのかを把握することができ、知識の共有が可能になります。

その情報を元にKPIを設定し、さらに業務の問題点を視覚化し、改善を繰り返すことで業績向上が期待できます。

3.KPI管理のために運用設計を明確にする

KPIを上手に活用していくには、事前に運用設計を決めること、メンバーに運用設計を理解してもらうことが大切です。KPIを設定するメリットとして、メンバーの意思統一ができることを挙げましたが、運用設計を決める際には、この意思の統一を図れるかが重要です。

一部のメンバーがKPIによる計測に対して懐疑的になり、決められたプロセスを取らないとすると、KPIで計測された数値の信頼性が下がり、KPIを定める意味がなくなってしまいます。

KPI管理とは1人で行うものではありません。全員で活用することで、仲間のモチベーションを上げ、会社のパフォーマンス向上につなげていくことが重要になります。

4.円滑なKPI管理のためにCRM/SFAツールを有効活用

KPIを管理、運用する際、データの集計は重要なプロセスです。しかし、その集計の負荷が大きいとメンバーのモチベーション低下や、仕事の進捗に悪影響を及ぼす可能性もあります。

このような場合には、顧客管理システム(CRM)や営業支援システム(SFA)などのツールを導入することで負荷を減らし、作業効率を上げることができます。計測する数値の集計を簡単にできるようにしておけば、短い周期でもKPIを分析することができ、より効率的にPDCAを回せます。

よくある失敗と注意ポイント

前途のよう、KPIを上手く活用することで、組織や企業として目指すべき指標がメンバーに共通のものとして認識され、業務の遂行に関して無駄を省くことができます。また業務上で問題が起きても、どの点が問題なのかが把握しやすくなり、メンバー間での意思疎通が取りやすいという効果もあります。

ただしKPIを導入したとしても、運用方法を誤ってしまっては意味がありません。ここでは失敗事例と成功事例を比較して、KPIを導入するにあたり、どのようなことに気をつけていったらよいか考えていきます。よくある失敗については以下のようなものが多いです。

1.適切でないKPIを採用している

売上を伸ばしたいというKGIがある場合に、新規顧客の開拓を重点に置くのはよくあることです。しかし売上増加の目標を新規顧客の開拓だけで測定してしまっては、目標は達成できないでしょう。売上の要素には、新規顧客数に加え、リピート率や客単価などもあります。自社の顧客構成を考えた上で、どの要素を伸ばすことが効率的かを考えるべきです。またKPIは1つに限るものではなく、同時に複数のKPIを設定したり、結果を見ながら入れ替えたりすることも必要です。

2.高すぎる目標の設定をしている

前の項目でも述べていますが、KPIはメンバーによる意思統一ができていることが前提です。メンバーの意思に反して、高すぎる目標が設定されれば、メンバーのモチベーションが下がり、逆に失敗を導く結果になりかねません。どの程度の目標にするかは、しっかりコンセンサスを得る必要があります。

3.間違った目標設定をしている

目標設定を間違えてしまうというのも、よくある失敗例です。たとえば、自社HPへのアクセスを増やすためのKPIとして、メルマガの発行数の増加を設定したとします。考え方として間違ってはいないといえるかもしれませんが、それはメルマガの質を保ちつつ、という前提条件がつくはずです。発行数にこだわるあまり質の悪いメルマガを送り続ければ、結果的には顧客離れを起こしてしまうかもしれません。目標設定が間違っていると思ったときは、直ちに方針を変更する必要があります。

成功事例:自社にとっての適切なKPIを「PV」ではなく「UU」と「セッション数」にしてみて改善したお話

このようなWEBメディアでも指標一つで大きく舵取りが異なってきます。とある企業の指標設計においての成功事例です。

背景:過去PVを測り続けた企業

この営業ラボにも近いto B系商材の自社メディアにて、認知度の向上を目指していた企業が、その際のKPIとして、過去はページビュー(PV)の設定を測り続けていました。

前提としてCVは流入母数に比例します。よって、過去対策としては検索KWDが多いキーワードの文章を書いて、大量生産していました。莫大なアクセスを稼ぐことで、CVも担保できるからです。

なのに、なぜUUを指標とした?

しかし、とある時からページビュー(PV)数ではなく、ユニークユーザー(UU)数を設定しました。ユニークユーザー数は、同じ人が何度そのページを訪問しても1人しかカウントされません。

メディア解析した結果、コンバージョンに至るのは数回の訪問が繰り返された後でした。しかしWEBメディアの乱立により、KWDはあるがどこのメディアも薄い記事ばかり。必ずしも有益な情報ばかりではなかったのでした。

KSF自体が、違った

メディアのKSFとしてはは「その人がファンになってもらうことが大事だった」のです。その一人をどれだけ惹きつけられるか、が要なのでした。

現在のGoogleも進化し、ユーザーの滞在時間、行動、SNSとの連携、「良い体験をしているかどうか」をきっちりと評価をするようになっていました。結論、ユーザーの体験自体を考え、しっかりと記事を作り込み有益な情報を提供した方が費用対効果が高かったのです。

一般的には自社メディアでの効果計測ではPV数をKPIにすることが多いのですが、PVは同じ人が何度見てもカウントされてしまいます。よってその人の体験やファンなっているかが判らなかったのです。 認知/興味度の向上という点では、必ずしも適切なKPIとはいえなかったようです。

結果大幅な改善へ

その企業のメディアスタッフは、徹底してこだわりの記事を作りこみ、UU数の目標を達成しました。それに準じてCV、自社商材の売り上げも伸びていきました。UU数にこだわったコンテンツの影響は、認知度の向上に役立っただけではなく、自社内でのコミュニケーションの増加にも貢献しました

効率的にKPI管理するために

集計と分析を効率化しよう

さて指標が設計できたのち、実際KPIを管理していく上で大切なのが集計と分析です。集計と分析が的確にできれば、KPIの見える化も推進しやすくなりますが、営業日報から活動件数を手集計したり、Excelに個別で数字を入力したりするのは非常に負荷が高く、間違いの元にもなります。また時間のかかる作業になっていると、適切なタイミングで情報を集約できません。

CRM/SFAを有効に活用しよう

CRM/SFAを活用すると、受注するまでの営業活動はもちろんのこと、既存顧客への営業活動やサポートなどあらゆるデータを管理することができるため、営業活動の見える化が推進できます。また営業の活動や情報が集約されるため、状況把握や集計・分析が迅速かつ簡単に実現できるようになります。これにより、KGIを達成するために定めたKPIが目標数値から乖離しているのはどこかが明らかになり、PDCAサイクルを回しながら、改善をしていくことができます。

よければ主要CRMを比較した記事のリンクを貼っておきます。KGI達成に向けて、効率的に営業活動ができることになるでしょう。導入も視野に入れてみては如何でしょうか。

KGIやKSFに合致したKPIを設定し、適切な管理とPDCAを

KPIは、目標の達成度合いを評価する重要な指標です。ただしKGIやKSFに合致した指標にならなければ効果は期待できないため、適切なKPIの設定が必要です。またKPIは目標の共有でもあるので、コンセンサスの取れた指標として設定しなければなりません。もしKPIと実績に乖離があるのであれば、前提が間違っている可能性もあるため、よくチェックする必要があります。

KPIは一度決めたらそのままにするのではなく、PDCAを回しながら、KGIの達成を目指すためのものです。よければこちらをご参考に。

おわりに:KPI管理を成功させるために

KPIを設定するだけでは目標は達成できません。その指標を使って目標通りに進んでいるのかを計測しKPIと実績に大きな乖離がある場合は、ドラスティックに行動を改善する必要があります。

逆にいえば、適切なKPIを設定し、集計・分析がすばやく進めば、見える化によって業務は非常に効率的に回せることになります。上手に活用することで、従業員の指標が共通なものとなり、職場内での意思疎通が図りやすくなります。業務の透明化が図れれば、それぞれの従業員を客観的に判断することができ、個々を公平に判断する材料にもなるのです。

KPIによりやるべきことが明確化され、仕事に迷いがなくなります。優先度も決まってくるので、仕事を効率的に行えるようになるでしょう。KPIを設定し社内コンセンサスがとれていれば、組織の向上が図れ、従業員のモチベーションを高めることもでき、仕事のパフォーマンスを総合的に飛躍させることができます。

KPI管理をしっかりと行い、業績改善に取り組んでいきましょう。特性をよく理解して、今後の業務に役立ててください。

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