ActionPassport / Create!Webフロー for eセールスマネージャーRemix Cloud

各種申請業務がシームレスに繋がったワークフロー

eセールスマネージャーのワークフロー機能についてご紹介しています。
顧客情報、案件情報等のデータを基に各種申請業務が分断されることなくシームレスにつながるワークフロー機能を搭載しており、ワンシステムで提供が可能です。

「ActionPassport / Create!Webフロー」について

見積書などの申請書類を紙イメージのまま電子化し、PCやモバイルで申請、承認することができるWebワークフローシステムです。
日頃から使っている書類レイアウトをそのまま活用するため使い方に戸惑ったりすることはなく、また決裁済みの書類は保管に適したPDFとして残すことができます。

外部システムとの連携機能も充実しており、例えば、外部システムから自動的に申請処理を開始させ、決裁時には申請データを外部システムに戻す、といった機能があります。
Create!Webフローは紙やExcelで行ってきた運用を電子化し、承認業務のルール化・効率化を推進します。

こんなことでお悩みではありませんか？

• 見積書や稟議書などをSFAから作成したい
• 申請や承認、履歴確認の為に別システムにログインするのが面倒
• 顧客や案件情報などの記入が手間でミスも発生する
• 申請書類を電子化したいが書式を変えたくない
• 複数の拠点から送られてくる申請書の保管や管理が大変
• コンプライアンス強化のために決裁フローを可視化したい

ワークフローシステム導入のメリットと効果

申請側

申請側の営業担当者は、報告書などの書類に同じ内容を何度も記載しなければならず、煩わしさを感じることがあるでしょう。
また、紙ベースの報告書だと記載された内容だけでは上司に伝わりにくく、その都度情報を補足する説明を行わないと承認を得られないケースもあるのではないでしょうか。

ワークフローシステムを導入すると、顧客情報が電子申請書類に反映されるので、煩わしい転記の作業から解放され、誤字脱字を気にする必要もなくなります。確実に業務効率性がアップし、それまで書類作成や報告などにかけていた時間を営業活動に費やせるようになるので、生産性の向上にもつながるでしょう。

承認側

一方、承認者側は、紙ベースの報告書では承認するために必要な情報が得られにくく、その都度担当者に背景確認を求めなければならないので面倒です。システムを導入すれば、申請書類の関連リンクをクリックすると顧客情報など必要な情報が得られるので、担当者に確認する手間がなくなり、業務効率化につながります。さらに、承認作業がスムーズになるので、顧客に迅速に見積書を出せるようになり、売り上げチャンスの拡大も期待できるでしょう。

ワークフロー全体のイメージとポイント

●カンタン申請

面倒な申請手続きも顧客・案件情報との連携により書類がサクサク作成でき、カンタン申請が可能です。

●カンタン承認

必要な情報は項目をクリックするだけで確認できるので、担当者からの説明なしでカンタンに承認作業を行えます。

●カンタン閲覧

申請・承認状況など案件の進捗確認はもちろんのこと、過去の申請履歴もカンタンに閲覧できます。

カンタン申請

申請は
1. 各シートの詳細・一覧画面から申請
2. 書類選択画面から申請書類を選択
するだけです。

顧客・案件情報から書類に必要な情報が予め入力されているので、その他の必要な項目を入力すれば完了です。
同じ情報を何度も入力する手間が省ける上、誤字脱字などミスの心配もありません。
そのため、営業担当者の時間的な負担だけでなく、メンタル面での負担も軽減することができます。

また、書類作成画面は普段使っている紙ベースの書類と同じフォーマットを活用できるので、入力しやすいのもポイントのひとつです。

カンタン承認

承認は
1. 申請書類の画面で顧客名や案件名などのリンクをクリック
2. 必要な情報を確認し、承認
するだけです。

たとえば出張で移動中の電車内などの外出先からスマホやタブレット端末でも承認できるので、空き時間を有効に活用できます。
承認通知がポータル画面にバッジで表示されるので、気づきやすくスルーしにくいのは大きなメリットです。
また、確認したい情報をワンクリックで得ることができ、承認のレスポンスが迅速化されます。
そのため、営業担当者の顧客対応も必然的にスピードアップできるでしょう。

カンタン閲覧

申請すると関係者のタイムラインに表示されるため、全員で情報を共有できます。
承認側にはバッジ通知されるので、承認の漏れや遅れをなくせるでしょう。
バッジをクリックすると関係書類も閲覧できるので、承認に要する時間の短縮化が図れます。
承認すると案件の進捗状況も自動で更新されるので、常にリアルタイムな情報をキャッチできます。
また、承認後に過去の申請・承認履歴として保存され、カンタンに閲覧することが可能です。

特長

「SFA＋ワークフロー」カンタン！自動化！スマートデバイスで楽々！

ワークフローシステムの活用事例

●日本車輌製造株式会社様

※活用事例PDFはこちら

書類のデジタルデータ化で負担を軽減

営業プロセスにおいては紙ベースの見積依頼書や受注報告書が大量発生し、申請者・承認者それぞれ相当負担を感じていました。ところがeセールスマネージャーを導入してからは営業情報をデジタル化して管理できるようになったので、書類を作成する側、また承認する側の負担が一気に解消されました。

三位一体の組織的営業が実現

導入前は、紙ベースの日報だったので、「誰がどんな案件を担当しているのか」、「案件の進捗はどうなっているのか」などを担当者に確認しなければなりませんでした。スケジュールや日報などの入力をeセールスマネージャーに一本化したことで、営業情報の漏れがなくなりました。また、営業担当者の入力に対してマネージャーがコメントをつけて返信をすることで、より良好なコミュニケーションが図れるようになったことも効果のひとつです。まさに三位一体の組織的営業が行えるようになったと実感しています。

●株式会社ベネフィット・ワン様

若手社員の育成に有効！受注件数前年度比360％を実現

eセールスマネージャー導入後、日報に入力された情報のうち有益なノウハウや成功事例、注意喚起したい失敗につながる事例をすぐにタイムラインに流し、共有化しています。若手社員は先輩社員に同行せずともその経験を即座に共有できるため、人材育成の面で著しい効果を上げています。インセンティブ事業部のトップセールス4人のうち3人は入社1、2年の若手社員という状況になり、組織全体でも受注件数が前年比360％と大幅アップを実現しました。

業績拡大の一方で残業時間は30％削減に成功

受注が急激に拡大したため、残業時間の増加を危惧していました。しかし、タイムライン機能によって営業先でも情報共有や営業報告ができるようになったので、帰社してからの書類やメール作成などの負担が軽減。結果的にeセールスマネージャーを導入により残業時間を30％も削減することができました。

ワークフローシステムを導入するなら「eセールスマネージャーRemix Cloud」

承認ルールを徹底しながら顧客対応の迅速化を可能にします。

eセールスマネージャーのワークフローシステムは、使い慣れた紙ベースの帳票と同じフォーマットを取り込むことができるので、誰もが違和感なく使えます。

ワークフローのメリットとして業務課程の可視化が挙げられますが、システム導入により申請・承認一覧がわかりやすく表示されるので、今どこまで進んでいるのかという進捗状況も一目で確認可能です。これによって、業務の停滞化を防ぐことができます。

また、見積が承認されると、その見積申請・承認の情報が履歴として保存される上、該当する案件の商品情報も自動で更新されます。関係する情報がすべて連動していることから、いちいち入力や更新する手間が省け、ミスもなくなるので、業務効率化の面でも有効です。

eセールスマネージャーのワークフローシステムを導入すると、「申請」、「承認」、「閲覧」の作業がカンタンかつ迅速に行えるようになります。顧客への見積提示もスピーディーになり、業務の効率化だけでなく売上高の向上にもつながるでしょう。