AIによって効率化できる営業活動5選とプロンプトの例を紹介
AIを営業活動にうまく活用できれば、顧客情報の分析や提案資料の作成、商談内容の記録など、幅広い業務の効率化が可能です。とはいえ、期待する成果を得るためには、AIが得意な業務が何かを理解した上で、適切に利用する必要があります。
本記事では、営業活動に役立つAI機能や活用の手順を解説します。具体的なプロンプト例も紹介するので、参考にしてください。
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営業活動に役立つAIの機能
AIには、文章生成や音声の文字起こしなどをはじめ、多様な機能が備わっています。営業活動に生かすためには、どのような機能がどういった活動シーンで使えるかを知ることが必要です。
ここでは、営業担当者の負担を軽減し、チーム全体の営業力の底上げにもつながる代表的なAIの機能を10個紹介します。
1. 顧客情報の分析
AIを使うと、大量の顧客情報を短時間で分析でき、営業活動の効率化につながります。CRMやSFAなどのツールに蓄積された顧客の属性や購入履歴、問い合わせ履歴などの情報をAIに分析させれば、顧客の特徴やニーズ、行動傾向などの把握が可能です。
そのため、受注につながる可能性の高い顧客を見つけやすくなるでしょう。分析結果は、顧客ごとに適したアプローチ方法を検討する際にも活用できるため、効果的な営業活動ができるようになるのもメリットです。
2. 案件・商談管理
AIを活用することで、案件管理や商談管理がスムーズにできるようになります。案件管理では、案件ごとに適した営業担当者を割り当てたり、長くアプローチしていない案件を検出して知らせ、対応漏れを防いだりすることが可能です。
適切な人材が的確なタイミングでアプローチできるでしょう。また、商談履歴や進捗状況をもとに、受注確度や受注予定日の予測も可能です。営業担当者の勘や経験に頼る場合と比べ、客観的なデータに基づいた精度の高い予測を立てやすくなります。
3. 売上予測
蓄積された過去の売上や受注状況、案件の進捗、顧客の購買傾向といった営業データをAIに分析させると、今後の売上が予測できます。さらに、AIに気候や気温、地域特性などのデータも与えれば、売上に影響する複数の要因を考慮した予測も可能です。
営業担当者が勘や経験に基づいて予想するケースに比べ、客観的なデータを踏まえた予測を迅速に出せるようになるでしょう。実態に近い売上予測ができれば、素早い意思決定につながります。
4. 文章の作成
文章の作成は、生成AIが得意とする分野です。営業活動では、見込み客や顧客へのメール、休眠顧客への案内など、文章作成が求められるシーンが数多くあります。顧客やシーンに合った文章を一から考えていると、時間がかかることも珍しくありません。
AIを活用すれば、目的・相手・伝えたい内容の要旨・文体などを指定することで、短時間で求める文章の作成が可能です。ただし、出てきた回答は担当者がきちんと目を通し、おかしな点がないか確認してから送信する必要があります。
5. 提案資料・トークスクリプトの作成
顧客に提示する提案資料や商談・電話で話す台本（トークスクリプト）の作成も、AIを使えば短時間で生成可能です。AIに、作成物の種類や顧客の業種・課題、自社の商材の特徴などを入力すれば、すぐに資料やスクリプトの案を作成してくれます。
初回用や再提案用などシーンやフェーズに分けて作成すると、より便利です。チーム内で共有すれば、新人でも商談の進め方を理解しやすくなり、担当者による提案品質のばらつきも抑えられます。
6. 音声の認識・解析
AIを活用すれば、会議や対面・オンラインで実施した商談、顧客との通話などの音声を文字に変換することも可能です。発言内容をそのまま文字に起こすだけでなく、全体の内容を解析して要約したり、「顧客の要望」「次回までの課題」などピンポイントで必要な情報を抽出したりもできます。
音声の文字起こしや要約をAIに任せられれば、商談や通話の内容を確認する際にアーカイブをすべて見直す必要がありません。すぐに要点をつかめるため、迅速な顧客対応が可能になります。会議の議事録をまとめる担当者の負担も軽減できるでしょう。
7. 市場や競合のリサーチ
市場動向や競合に関するリサーチにもAIは役立ちます。営業担当者が自力で市場を調査すると、時間がかかることが一般的です。Web検索機能を備えたAIを活用すれば、インターネット上の大量の情報を短時間で集め、整理して提示してくれます。
ただし、AIが出す内容には古い情報や誤ったデータが含まれているケースがあるため、そのまま使うのは危険です。どれほど高性能な生成AIでも、現時点では仕組み上、誤りを完全になくすことはできません。
重要な情報や数値については、必ず官公庁や企業の公式サイトなどが公表している一次情報を確認しましょう。
8. 営業担当者への行動提案
顧客情報や行動履歴、過去の成功パターンなどの情報があれば、AIは営業担当者に次にとる行動を提案することも可能です。たとえば、商談後に「すぐにメールで事例集を送付する」「1週間後に再度連絡を入れる」といった行動の候補を、優先度とともに提示します。
これまでは担当者自身で次の動きを考える必要があり、判断に時間がかかったり対応が後手に回って失注につながったりするケースも少なくありませんでした。AIが選択肢を示すことで、「次はどう動くべきか」と迷う時間を減らし、すみやかに次のアクションに移れるようになります。経験の浅い営業担当者でも、適切な営業活動を進められるでしょう。
9. ナレッジ作成・共有
顧客とのやり取りや商談記録、FAQなどをAIに参照させることで、内容を整理・要約し、誰でも活用できるナレッジとして蓄積することが可能です。たとえば、商談後の音声データやメモから要点を抽出して顧客の課題や提案内容、決め手となったポイントなどを自動的に文書にまとめられます。
せっかくの成功事例も、ほかの担当者が知らなければ再現できません。ナレッジ化して共有することで、ほかの担当者が参考にでき、チーム全体の営業力を底上げできます。似た課題を持つ顧客への提案時にも、蓄積されたナレッジが役立つでしょう。
10. 失注理由の分析・改善策の提案
AIは、失注した商談の記録や顧客とのやり取り、価格や競合の状況などの情報を総合的に分析し、傾向を示せます。たとえば、「価格面で競合他社に負けるケースが多い」「導入検討時に離脱されるケースが多い」といった傾向です。
あわせて、「サービス面での競合との比較資料を用意すると効果的」「検討初期のフォロー回数を増やすべき」といった改善策の提案もできます。客観的なデータをもとに失注した商談の傾向を可視化することで、感覚に頼らず振り返りができるため、次回に生かせるようになるでしょう。
営業活動にAIを活用した事例
営業分野では、AIを活用して業務効率化や営業力の向上に成功している例がたくさんあります。たとえば、AIに必要な情報を入力すると条件に応じた見積書が作成される仕組みを構築し、業務時間の短縮に成功した事例です。
また、AIで商品説明のシミュレーションができる仕組みを開発し、上司の指導負担を軽減しながら経験の浅い社員のスキルアップを図っている事例などもあります。AI活用でどのような成果が得られるのか具体的に知りたい方は、以下もご覧ください。
参考：AIは営業の実務でも活躍！営業に活かした7つの事例を紹介
AIによって効率化可能な営業活動5選
営業活動の中には、情報収集やメール作成など、AIを取り入れることで大幅に効率化できる業務が数多くあります。
ここでは、代表的な営業活動を5つ取り上げ、どのように指示すればよいか、プロンプト例とともに紹介します。プロンプトの内容は、状況にあわせて調整してください。
商談前の顧客・業界調査
商談を成功に導くためには、顧客企業の事業内容や業界動向、想定される課題などを把握しておくことが欠かせません。Web検索機能を搭載したAIを使えば、ニュースリリースや顧客企業がオウンドメディア・SNSで公開している内容を収集し、整理できます。
顧客への質問や提案の切り口も洗い出せるため、短時間で商談の準備を進められるでしょう。ただし、AIの回答は、人の目で誤りがないかチェックする必要があります。特に重要な情報や数値は十分に確認しましょう。
プロンプトの例
AIに指示を出すときは、AIの役割や調査対象、調査の目的、出力してほしい項目を明確に指定することが大切です。
| あなたは、法人営業の事前調査を支援するアシスタントです。 以下の情報をもとに、商談先企業について調査し、整理してください。 【商談先】 企業名：○○株式会社 自社との関係：新規提案予定の見込み客 【目的】 商談前に企業理解を深め、提案の精度を高める 【出力する内容】 主な事業内容 最近の業界動向 想定される営業・経営上の課題 当社サービスを提案する際の切り口 商談で確認すべき質問を5つ 【注意事項】 ・事実と推測は区別し、確認できない情報に関しては「要確認」と記載してください。 ・信頼性の高い最新情報を参照してください。 |
営業メールの作成
営業活動では、初回のアポイント依頼や商談後のお礼、資料送付、休眠顧客への連絡など、さまざまなシーンで営業メールを作成する必要があります。しかし、営業担当者が一から文章を作成すると時間がかかるため、コア業務に充てる時間が削られかねません。
AIに文章作成を代行させれば、短時間でメールが完成します。ただし、作成したものはそのまま送信せず、相手に失礼な表現がないかや、事実関係や数字に誤りがないかを確認しましょう。
プロンプトの例
メールを作成するときは、AIの役割、送付先の顧客の属性、状況、メールを送る目的、盛り込みたい内容を指定します。以下は、商談後のお礼メール作成のプロンプト例です。
| あなたは、法人営業メールの作成に詳しい編集者です。 以下の条件で、商談後に送るお礼メールを作成してください。 【送付先】 ○○株式会社 営業部 △△様 【状況】 今回が初めての商談 【目的】 商談のお礼を伝え、次回の打ち合わせ日程を調整する 【盛り込みたい内容】 ・時間をいただいたことへのお礼 ・先方が○○で悩んでいること ・次回は課題解決につながるCRMの具体的な運用方法を提案したい ・候補日時：○月○日○時、○月×日○時 【注意事項】 ・件名も作成する ・丁寧で押しつけがましくない表現にする ・本文は300文字以内で収める ・候補日時は箇条書きする |
提案資料の構成作成
顧客に提案する際の資料は、課題をわかりやすく整理した上で、自社の商品やサービスをどのように活用すれば解決できるかを示す必要があります。AIに顧客の状況や提案の目的を伝えれば、資料全体の構成や各ページに記載すべき内容の案を作成できます。
ただし、AIが作るのはたたき台です。営業担当者は、たたき台をもとに自社独自の強みや具体的な活用事例、導入効果を示す数値などを盛り込み、調整する必要があります。それでも、一から作るよりはるかに短時間で説得力のある提案資料が作れるでしょう。
プロンプトの例
単に「提案資料を作って」と指示するだけでは、説得力のある資料が生成されない可能性が高いです。資料を見せる顧客の情報、顧客が抱える課題、提案する商材や導入事例・実績なども入力する必要があります。
| あなたは、CRM/SFAの提案資料を作成する営業企画担当者です。 以下の条件に基づき、提案資料の構成案を作成してください。 【顧客】 ○○株式会社の営業部長と情報システム部門の責任者 【顧客の課題】 ・顧客情報を営業担当者が個人で管理し共有されていない ・管理職が案件の進捗を把握できていない ・日報作成に月○時間かかっている 【提案するサービス】 CRM/SFAの○○ 【出力条件】 ・全5ページの構成にする ・タイトル、伝える内容、使用すると効果的な図表を示す ・導入効果は断定せず、期待できる効果として表現する |
商談内容の報告書・議事録作成
商談の録音データをAIに読み込ませれば、文字起こしだけでなく、報告書や議事録を作成することも可能です。発言者を識別できるAIもあり、顧客の課題や要望、合意した事項、次回までに行うべきアクションといった重要な点を抽出してまとめられます。ただし、商談の録音や文字起こしに際しては、相手の同意や社内規定を確認しておきましょう。
営業担当者は、議事録や報告書を一から作成する必要がありません。とはいえ、AIが話者や事実関係を取り違えている場合もあるため、生成された議事録や報告書の内容は必ず確認してください。
プロンプトの例
議事録や報告書として決まったフォーマットがある場合、必要な出力項目をきちんと指定しましょう。
| あなたは法人営業の商談記録を整理する優秀なアシスタントです。 以下の商談文字起こしデータをもとに、議事録を作成してください。 【出力項目】 1. 商談の目的 2. 顧客の現状 3. 顧客の課題 4. 顧客からの質問と当社の回答 5. 合意した内容 6. 未確認事項 7. 次回までのタスク （既定のフォーマットをコピーして貼り付けてもよい） 【注意点】 ・発言にない内容を推測で補わない ・判断できない箇所は「要確認」と記載する ・重要な数値や固有名詞は省略しない ・「えー」「あー」などの不要な言葉は削除する 【文字起こしデータ】 （ここに文字起こしテキストをそのまま貼り付ける） |
商談のロールプレイ
AIは、営業のロールプレイをするのにも役立ちます。実際の商談で成果を上げるためには、事前に本番を想定して模擬対話を行うロールプレイ練習が有効です。
AIに役職や課題、反応などを設定した上で顧客役を務めてもらえば、質問への答え方や、顧客から示された懸念・反対意見への対応を練習できます。また、練習後に改善点を挙げてもらえば、自分の課題が理解でき、スキル向上につながるでしょう。
プロンプトの例
実際の商談に近づけるため、相手の役職や検討状況、懸念点を細かく設定しましょう。
| あなたは、CRMの導入を検討している企業の営業部長です。 これから、私が営業担当者として提案するので、顧客役を務めてください。 【企業の状況】 ・営業担当者は30名 ・現在は表計算ソフトで案件管理をしている ・3年前に○社のSFAを導入したが、操作が難しくサポートもあまりなかったため定着せず解約している 【顧客役としての対応】 ・導入に慎重な態度をとる ・自然に操作の難しさ、費用、現場への定着について質問する ・質問はまとめて出すのではなく、対話の流れのなかで自然に尋ねる 【ロールプレイ終了後】 私の説明について「良かった点」「改善点」「不足していた質問」に分けて評価してください。 |
顧客像を変更すれば、対応力が養えます。
AIを営業活動に活用する手順
営業活動でAIを活用して成果に結びつけるためには、単に導入するだけでなく、課題を洗い出す、目的を定める、目的に合ったAIを選ぶといった手順を踏んで進めることが必要です。
ここでは、AI導入から活用までの手順を、5つのステップに分けて紹介します。
1. 営業活動の課題を洗い出す
まずは、営業プロセスを見直し、各段階で時間がかかっている業務やミスがよく発生する業務を洗い出しましょう。経営層だけで考えるのではなく、必ず現場の営業担当者にヒアリングします。課題とは、たとえば以下のような内容です。
- 商談後に報告書を作成するのに1時間近くかかる
- 商談前のリサーチを含めた準備に2時間以上かかる
課題を具体化することで、優先的に改善すべき業務が明らかになります。
2. 目的やKPIを設定する
洗い出した課題をもとに、AI活用の目的やKPIを設定しましょう。KPIは、以下のように数値で成果を測定できる内容にします。
- 議事録の作成時間を50％削減する
- 商談前の調査時間を1件あたり30分に短縮する
設定する際は、「営業成果や業務効率化にどのような変化をもたらしたいか」を明確にすることが大切です。ここがあいまいだと、AIを導入しても効果的な活用ができない可能性があるため、注意しましょう。
3. 目的に合ったAIツールを選ぶ
文章作成、音声解析、顧客分析など、AIツールによって得意とする業務は異なります。以下の観点を意識して、自社の課題や目的に合ったツールを選びましょう。
- 必要な機能は備わっているか
- 既存ツールと連携可能か
- 料金が機能や期待できる成果に見合っているか
また、セキュリティやサポートが手厚いかも、チェックしておきたいポイントです。
4. 限定的な範囲で運用を開始する
ツール選びを終えたら、実際に運用を開始します。初めは特定のチームや業務に範囲を限定してAIを活用しましょう。いきなり全営業部門に導入すると、現場の混乱や想定外の使い方によるリスクを招く可能性があるためです。
実際の利用者にAIの回答精度や操作性、削減できた時間などについて聞き、問題があれば、プロンプトや運用方法の改善に努めましょう。現場の声をもとに、効果的なプロンプトや確認作業の手順も整理すると、さらに効率よく運用できるようになります。
5. 効果を検証し活用範囲を広げる
限定した範囲で運用して成果が確認できたら、社内向けの運用ルールやマニュアル、研修体制を整え、対象部署や業務を段階的に広げていきましょう。
本格的な運用を始めたあとも、定期的に振り返りを行うことが大切です。一定期間ごとに成果を検証し、課題があれば改善するサイクルを繰り返しましょう。AIを導入しただけで満足するのではなく、定着させ、業務効率化などの成果につなげることが大切です。
AIを営業活動に活用する際の注意点
AIはうまく活用すれば便利なツールである一方、「誤った情報を出す」「情報が漏洩する」といったリスクもあります。
安全かつ効果的に活用するためには、AIの回答をそのまま利用するのではなく、必ず人の目で確認する必要があります。ここでは、AI利用にあたって注意すべき主な点を2つ解説します。
AIの回答はそのまま用いない
生成AIは事実と異なる情報や根拠のない内容を、もっともらしく出力することがあります。仮に、営業メールや提案資料に誤った商品スペックや料金、実績を記載し、顧客がそれを信じて発注すれば、のちのち大きな問題になりかねません。
提示後すぐに訂正したとしても、顧客からの信頼を損ねる恐れがあります。AIが作成した文章や調査結果、分析結果などはあくまでたたき台として、必ず担当者が目を通しておかしなところがないか確認しましょう。
数値や固有名詞、契約条件といった重要な事項は、公式資料や一次情報と突合して確認することが必要です。
機密情報や個人情報の取扱いに注意する
一般向けの生成AIに顧客の氏名や連絡先、商談内容、未公開の商品情報などを安易に入力すると、入力内容の保存・利用などを通じて情報漏洩につながる可能性があります。
企業が業務でAIを利用する際は、入力してよい情報と入力してはいけない情報を明確にし、社内ガイドラインとして共有しましょう。社員にはガイドラインを遵守するようセミナーなどを開いて周知徹底することが大切です。
必要に応じて情報を匿名化するほか、入力データを学習に利用せず、アクセス制御やデータの保存期間などを適切に設定できる法人向けサービスを選ぶ方法もあります。AIが生成した資料については、著作権や商標権などを侵害していないか確認することも必要です。
法務部や情報システム部とも連携し、安全に運用できる体制を整えましょう。
営業活動を効率化する国産CRM
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まとめ
営業活動にAIを活用すると、顧客分析や売上予測、メールの作成などさまざまなシーンで業務の効率化が可能です。具体的で適切な内容の指示を出すことで、実務で使いやすい回答が得やすくなります。
AIで仕事がなくなるのではと懸念する声もありますが、顧客との信頼関係の構築や個別の事情を踏まえた提案までAIに置き換わるとは限りません。AI活用が広まっても、人が担う営業活動の重要性はなくならないでしょう。
むしろ、定型業務をAIに任せ、営業担当者がコア業務に集中できる環境を整えることが大切です。まずは自社の営業活動における課題を明らかにし、目標を定めた上でAIツールを選びましょう。
ソフトブレーンでは、AIアシスタントのesm AIコンシェルジュを提供しており、CRM/SFAと連携して使えます。AIを業務に取り入れ効率化をはかりたいとお考えの方は、お気軽に資料請求・ご相談ください。
