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ビジネスチャットを導入するその意味と効果とは? メリット・デメリット解説

ビジネスチャットを導入するその意味と効果とは? メリット・デメリット解説

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近年多くのビジネスシーンでは、経営層の経営戦略やビジョンだけでなく、現場レベルでのスピーディーな「ホウ・レン・ソウ」や意思決定が、将来的な利益拡大やコスト削減に直結しています。

しかし多くの組織では、従来通りの非効率なメールや会議でのやりとりが横行しており、従業員間のコミュニケーションを円滑にするための施策が停滞しているのが現状です。

そこでおすすめとなるコミュニケーションツールが「ビジネスチャット」です。

ビジネスチャットであれば、文章でのやり取りから気軽にコミュニケーションを図ったり、タスク管理やビデオ会議も可能なため、組織に導入することで、業務効率の改善や生産性の向上に繋げることができます。

本記事では、ビジネスチャットとはどんな意味や役割があるのかといった基本情報から、組織に導入する上でのポイントや注意点、導入事例などを解説します。

そもそもビジネスチャットとは?

クエスチョン

ビジネスチャットの概要

ビジネスチャットとは、業務連絡やビジネス上でのコミュニケーションの活性化や効率化を目的とした、SNSのような操作性や利便性を兼ね備え、ビジネスの用途に特化したツールを指します。

ビジネスチャットでの主な連絡方法は、テキストベースのチャットがメインですが、ネット環境を介して音声や映像のやりとりができるウェブ会議機能や各従業員の進捗状況を管理・共有することのできるタスク管理機能なども有しているため、社内外問わず、円滑なコミュニケーションが可能となります。

ビジネスチャットの基本機能

以下では、ビジネスチャットに搭載されている基本機能について紹介します。

チャット機能

チャットでコミュニケーションが図れる機能を指します。通常のメールとは異なり、宛名や署名、挨拶などを簡略化できるため、気軽なメッセージのやりとりをすることができます。

グループ作成機能

個人単位だけでなく、チームやプロジェクト、部署ごとなど、必要に応じてメンバーをグループに招待することが可能なため、1対N(複数人)のコミュニケーションが手軽に行えます。

音声チャット・ビデオチャット機能

インターネット環境があれば、文字ベースでの情報共有だけでなく、音声や映像のやりとりを行えます。

ファイル共有機能

テキストベースのチャットだけでなく、ワードやエクセル、パワーポイント、画像や動画など、様々な種類のファイルを添付することができます。

その他の機能

チームやプロジェクトごとの進捗状況や各従業員のタスクを管理することができる機能です。外部システムと連携させることで、スケジューリングやリマインド機能も利用することができます。

ビジネスチャットと社内SNSの違い

従来多くの企業では、コミュニケーションの円滑化を目的とした社内SNSが導入されていました。

社内SNSとは、企業や組織などの内部で利用可能なコミュニケーションツールを指します。社内SNSであれば、リモートワークを推進する組織や営業部隊を多く抱える組織など、日頃社外に出て業務に取り組む従業員が多くても、円滑にコミュニケーションを図ることができます。

一方ビジネスチャットは、社内SNSの役割である組織内でのコミュニケーションの活性化だけでなく、社外へのコミュニケーションや情報共有、ビジネスに不可欠な機能を多く有しているため、より一層の業務効率化や生産性の向上を実現させたい企業にはおすすめのツールと言えます。

ビジネスチャット導入が進む背景 何故必要とされている?

悩むビジネスマン

現在多くの企業でビジネスチャットを業務に導入する機運が高まっています。

なぜビジネスチャットの導入が推進されているのか、現在日本市場が置かれている背景を踏まえて解説します。

必要な日本の労働生産性向上

現在日本は、深刻な少子高齢化を起因とした労働力不足であるとともに、労働者一人当たりの生産性でも、先進主要7カ国の中で最低を更新し続けています。

そのため、国内市場の生産性向上は喫緊の課題に挙げられます。

これまでは長時間労働や残業が国内市場の商慣習とされてきましたが、今後は生産性向上にフォーカスした業務の遂行が求められます。

労働の自由化、柔軟化が叫ばれている

日本の労働市場は依然として古い体制や構造を継続しており、欧米企業と比較すると日本企業の多くが出遅れています。

そのため正社員だけでなく、外部のフリーランスやプロフェッショナルの活用が求められます。

正社員だけでなく、育児中の女性や社会的弱者など多くの労働者を社会に参画させ、労働の自由化を図るためにも、ビジネスチャットやリモートワークといった柔軟に誰でも働ける体制を構築することが不可欠と言えます。

リモートワークの必要性、メリットについて知りたい方はこちらを参考にしてみてください。

働き方改革による後押し

現在日本のビジネス環境は、先述した通り、労働力不足や労働市場構造の硬直化など、世界の主要国と比較しても、働き方や業務効率の改善が喫緊の課題として挙げられます。

近年日本政府によるトップダウン「働き方改革」の推進が行われていますが、この潮流によって、多くの企業で働き方の見直しや業務プロセスを改善する機運が高まりをみせています。

企業に働き方改革を導入するメリットやノウハウを知りたい方は以下の内容を参考にしてみてください。

ビジネスチャットのメリットと効果

ビジネスチャットを導入するその意味と効果とは? メリット・デメリット解説_メリット

ビジネスチャットの運用を最大化するためには、あらかじめビジネスチャットのメリットや効果を知ることが重要です。

以下では、ビジネスチャットを活用するメリットと効果について解説します。

メールよりも迅速なコミュニケーション

ビジネスチャット最大のメリットは、情報共有の迅速化やコミュニケーション不足の解消です。メールよりも要件を端的に伝えることが可能なため、コミュニケーションの効率化に寄与します。また従来のツールとは異なり、外出時やリモートワークでも活用することができることから、多様な働き方を促進させることも可能です。

ビジネスがスピーディーに展開

ビジネスチャットの導入は、企業のビジネスの展開を速めてくれます。

様々な機能(タスク、ファイル機能、会議など)を活用してマルチタスクに対応することもできるため、プロジェクトの進行や管理をスムーズに行うことができます。

プライベート向きLINEにはないセキュリティ対策

外部システムであるビジネスチャットを検討する際に、セキュリティ面に不安を掲げている企業も少なくありません。ビジネスチャットを活用すると社内情報だけでなく、社外秘扱いとなる情報も含められるため、高いセキュリティレベルであることが求められます。

そのためビジネスチャットでは、ユーザーによる一元管理や不正アクセスの防止・監視機能、データの暗号化機能など、充実したセキュリティ機能が備わっています。

ビジネスチャットの導入事例

ビジネスチャットを導入するその意味と効果とは? メリット・デメリット解説_導入事例

現在多くの企業でビジネスチャットの導入は進んでいます。

以下では、先進的に導入が進む企業の事例を紹介します。

清水建設株式会社

清水建設では、地震や台風などの自然災害の発生時に、運営している施設や建物の安全確保対応や被害状況の把握を迅速に行うことが求められてきました。

しかし、これまでは緊急を要する事態でも、これらの指示や報告にかかる作業を従業員一人ひとりに携帯電話やメールを活用しており、すべての連絡が完了するまでに、場合によっては災害翌日までかかってしまうケースも見られました。

しかしこれらの作業にビジネスチャットを導入することで、これまで半日以上かかっていた自然災害時(この時の事例は防災訓練)に不可欠な詳細の把握や報告が約2時間半に短縮されました。

参考:https://www.topicroom.jp/case/shimizu/

株式会社サイバーエージェント

幅広いインターネット事業を展開するIT企業サイバーエージェントでも、慢性的なコミュニケーションの不足や非効率さが課題として挙げられていました。多くの部署やプロジェクト・担当者を要する企業では、ちょっとのニュアンスを説明するだけでも、数回程度のやりとりを必要とします。それが蓄積すれば、どんなに業務効率化やリアルタイムな情報共有を意識してもなかなか難しいものです。

そんな時に導入したのがビジネスチャットです。このツールを活用することで、業務プロセスや顧客とのやりとりをメールからチャットに流すように切り替えました。

その結果、業務時間の削減やリアルタイムでのやりとりが実現、顧客中心でのプロジェクトの進行が可能になりました。

参考:https://go.chatwork.com/ja/case/cyberagent.html

おすすめのビジネスチャット3選

円滑なコミュニケーションが図れるだけでなく、業務の効率化や意思決定の迅速化に寄与するビジネスチャット。

以下では、ビジネスチャットの中でもおすすめのサービスを厳選して紹介します。

チャットワーク(ChatWork)

ChatWork

特徴

Chatworkは、日本企業が開発したビジネスチャットで、個別チャット・グループチャットの活用が可能なため、社内外問わずコミュニケーションを図ることができます。

また外部サービス(Gmail、Twitterなど)との連携も可能なため、紐づけて活用することでより業務効率を高めることができます。

重要視すべきセキュリティレベルにおいても、通信のすべてをSSL/TLSを用いてデータを暗号化、またアップロードされたファイルについても、最高レベルでの暗号化方式であるAES256を用いて暗号化しているため、通信する上での安全性は確保されています。

費用

  • フリー 0円/1ユーザー/月
  • パーソナル 400円/1ユーザー/月
  • ビジネス 500円/1ユーザー/月
  • エンタープライズ 800円/1ユーザー/月

機能

  • チャット(メッセージ検索、ダイレクトチャット、ピン機能)
  • タスク管理/完了
  • ファイル管理(アップロード)
  • ビデオ/音声通話

URL

https://go.chatwork.com/ja/

Slack(スラック)

Slack

特徴

Slackは、世界150カ国で活用されているビジネスチャットです。

シンプルなデザインであり、操作性に優れたインターフェースを採用しているため、ビジネスチャットを初めて使う人でも簡単に使うことができます。また複数のチャンネルやツールとの連携を図ることで、作業効率を高めることができます。

費用

  • フリー 0円/月
  • スタンダード 850円/月 
  • プラス 1,600円/月
  • Enterprise Grid 営業担当者へ問い合わせ

機能

  • 検索機能(ファイル、メッセージなど)
  • カスタマイズ機能
  • 外部サービスとの連携機能
  • コンプライアンス証明および認証を受けたセキュリティレベル

URL

https://slack.com/intl/ja-jp/

LINE WORKS(ラインワークス)

ビジネスチャットを導入するその意味と効果とは? メリット・デメリット解説_LINE WORKS

特徴

LINE WORKSは、「ビジネス版LINE」としてLINEの機能性や使い勝手と同様に操作することができるビジネスチャットです。

具体的な機能としては、メッセージの既読・未読が確認できるチャット機能をはじめ、スケジュール管理に有効なカレンダー機能、また他のサービスにはない意識調査や出欠確認が簡単に行えるアンケート機能や業務効率化を促進させるBot機能なども備わっているため、コミュニケーションの円滑化や活性化だけでなく、ビジネスチャンスの拡大にも繋げることができます。

なにより日常で多くの人に利用されているLINEの操作性を、そのままビジネスで活用することができるため、導入による失敗リスクを軽減することが可能です。

費用

  • フリー 0円
  • ライト300円/1ユーザー/月(年間契約) 360円/1ユーザー/月(月額契約) 
  • ベーシック 500円/1ユーザー/月(年間契約) 600円/1ユーザー/月(月額契約) 
  • プレミアム 1,000円/1ユーザー/月(年間契約) 1,200円/1ユーザー/月(月額契約)

機能

  • トーク機能
  • カレンダー機能
  • アンケート機能
  • 管理機能
  • Bot機能

URL

https://line.worksmobile.com/jp/

ビジネスチャットを導入する際の注意点5つ

注意点

ビジネスチャットを導入したからといって、それだけで効果やメリットが表れるわけではありません。

ビジネスチャットの運用を失敗しないためにも、導入する際の注意点をまとめましたので参考にしてみてください。

導入目的に沿った運用を意識する

多くの企業では既にコミュニケーションツールとして電話やメールを利用している場合が多いでしょう。そのなかで、「業務の効率化に最適」や「情報共有が簡単になる」という理由から導入を促しても、活用する目的や用途が明確になっていなければ、かえってビジネスチャットを使う現場レベルでは混乱を招いてしまいます。

  • ビジネスチャットを導入する目的
  • 抱える問題や課題はビジネスチャットを使うことで解決するのか
  • 既存ツールとのすみわけ

など、目的や用途の明確化及びそれに沿った運用を意識するようにしましょう。

組織が必要とする機能が備わっているか

近年多くの企業からビジネスチャットのサービスが立ち上がっています。

しかし、製品ごとに特徴や機能が異なるため、しっかり把握せずに決めてしまうと組織が必要とする機能が備わっていないことがあります。

仮に自社に不要な機能が多く備わっていると、使い勝手が悪くなるだけでなく、高額かつ無駄にハイスペックになってしまう可能性もありますので、あらかじめ組織の課題や目的の解決に必要な機能が備わっているか確認するようにしましょう。

予算やコストに見合っているか

機能面とあわせて、予算やコストに見合っているかを見極めなければなりません。

サービスによっては、無料プランでつかえるものもありますが、機能が一部制限されている場合もありますので、注意が必要です。

またビジネスチャットの導入には、初期費用やランニングコストだけでなく、従業員教育など、適切な運用のために不可欠な費用がかかります。

それらの要素を客観的に精査して判断するようにしましょう。

現場が使い易いツールとなっているか

実際に導入しても現場レベルでの活用が普及しなければ、制度の形骸化になってしまいます。形骸化を防ぐためにも、事前に従業員にとって使い易いものかを試してみるのもおすすめです。

またコミュニケーションが容易になることに比例して、本当に伝えるべき情報が伝わらなかったり、管理が行き届かないおそれがあります。

適切な運用を行うには、活用する上での時間や発言のルールを定め、曖昧にならないようつとめましょう。

セキュリティ面

業務上での活用はビジネスチャットがメインになるため、重要な情報をやりとりすることが常態化します。

そのため、企業や顧客の情報漏洩を防ぐために、高度なセキュリティを誇るシステムを選びましょう。

まとめ ビジネスチャットの活用を

ビジネスチャットを導入するその意味と効果とは? メリット・デメリット解説_まとめ

ビジネスチャットの活用は、スピーディーなコミュニケーションや情報共有を実現するだけでなく、コミュニケーションの密度を高めることに寄与します。

またチャットとしての機能だけでなく、音声や動画によるコミュニケーションやタスク管理といったビジネスに不可欠な様々な機能を活用することであらゆる業務プロセスを簡略化することができます。

高いセキュリティレベルを誇ることから安心してビジネスシーンで利用することが可能なため、これを機会に、ぜひ従業員のリモートワークや社内コミュニケーションを促進することができるビジネスチャットを活用してみてはいかがでしょうか?

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