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可視化で会社が変わる!仕事見える化の魅力まとめ!

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仕事見える化

業績が思うように上がらない時に業務改善を行うことは、上司の仕事です。

しかし、業務改善と言っても頭ごなしに命令するだけでは、根本的な原因が解決されているわけではないので改善は不可能です。

業務改善を行うにはまず「仕事を見える化」することが大切だといわれていますが、どのようなメリットがあるのでしょうか。仕事の見える化の必要性から、行うための方法まで一緒に考えてみましょう。

仕事見える化って何?可視化の必要性

仕事見える化というのは簡単に言うと、「いつ・誰が・どこで・何をしているか」を可視化し把握できる状態にするということです。

「そんなの当たり前だ」と思う人もいるかもしれませんが、業務改善が上手くいかないケースではその基本的なことができていないことがあります。

例えば、営業マンが営業に行く際の顧客管理を担当に任せっきりにしていると、その営業マンの勘・能力でしか売り上げを伸ばすことを期待できません。しかし、多くの顧客情報を元に活動内容をデータ化しておくことで、新人職員でもベテラン職員と同じような営業活動ができる可能性があります。

このメリットは営業だけに限りません。会社を内側から支える事務職にも応用することができるので、全体が効率よく作業することができるようになります。

見えない危険性ってどんなもの?

仕事見える化をしておかないと従業員ごとの活動内容をしっかりと把握することができません。
そのため、問題や課題が発生していてもマネージャーがすぐに知ることができず、気づいた時には手遅れになっていることがあります。

課題を解決するためには正確な要因を知る必要がありますが、そもそもそれ課題自体に気付いていないと対処することもできないのです。

問題が大きくなってから対処すると、顧客との信頼関係を壊してしまう危険性があります。また、信頼関係が悪化することで会社に大きな損失を与えてしまうかもしれません。しかし、逆に問題に対して早期に対応することができれば「雨降って地固まる」という諺のように信頼関係を築くことができるケースもあるでしょう。

見える化でもやり方次第ではダメ!失敗してしまうケース

仕事見える化は突然始めてもあまり効果的ではないケースもあるので注意しましょう。

効果的ではないケースとしては、「可視化の目的が曖昧で、全員が共有していない」「正確なデータが取れていない」などがあります。

例えば、残業時間を削減するために仕事見える化を始めても、個々の残業時間をデータ化するだけでは意味がありません。このような場合には「なぜ、残業してしまっているのか」を知ることが大切になるからです。そのため、このケースでは残業する前の仕事内容をデータ化する必要があります。

可視化の目的が曖昧だと正確なデータを集めることができず、無駄な作業が増えるだけになってしまうのです。そのため、仕事見える化を始める時は必ず部下や関係各所に効率化を行う目的を明確にして伝えるようにしましょう。

見える化にはどんな効果がある?メリットは?

仕事見える化には「仕事量の適正化を図れる」「社員の能力のムラを把握できる」というメリットがあります。業種によっては季節によって仕事量が大きく変動することがありますが、一時的なものなのでどの程度増加するのか感覚で把握するのは難しいです。仕事量や内容をデータ化して可視化することによって、例年通りであればどの程度増加することを視覚的に理解することができます。

また、企業によっては特定の社員にだけ仕事量が偏ってしまうことがありますが、これもデータ化することで解決が可能です。仕事量の少ない従業員を把握することができるので、たくさんの仕事を抱えている従業員の仕事を一部分けてあげられます。特定の従業員に仕事が偏ってしまうと納期が遅れたり、仕事の質が落ちたりといったリスクが発生しますが、それを回避できるのです。

仕事見える化のために!業務フローの作り方

業務改善を行う時には業務フローを作ることが良いと言われていますが、仕事見える化と合わせて取り組むとより一層の効果が期待できます。仕事見える化によって仕事の進捗状況が分かるので、業務フローのどの位置なのか視覚的に判断できるからです。

業務フローを作成する時の注意点としては、まず最終目的を明確にすることです。

中には、順序良く最初の手順から業務フローを作成する人がいますが、その方法では手段ありきになることが多く、最終的な目標が当初の目的と変わってしまうことがあります。

業務改善にも通じることですが、業務フローを作成する時に大切なのは目的です。手段はそのための方法に過ぎません。最初に目標を書くことで、手段が目的に変わってしまうという本末転倒な状態を避けることができるのです。

社員と会社のために!仕事見える化を実践しよう!

仕事見える化にはここまで述べてきたようにさまざまなメリットがあります。取り組むことで、業務改善の役に立つことでしょう。
ただし、仕事見える化をより効率的に行いたい場合には「CRM」や「SFA」というシステムを導入する方法もあるというのは覚えておきましょう。

CRMは日本語で顧客管理システムと言われるもので、従業員のスケジュール管理や顧客情報を管理するシステムです。SFAは日本語で営業支援システムと呼ばれ、営業マンの売上を管理だけでなく、見積書や請求書といった営業に必要な書面を発行することができるものもあります。

CRMやSFAを取り入れることによって、比較的簡単に仕事見える化を行うことが可能です。色々な商品がありますので、自社に合ったシステムを探してみてはいかがでしょうか。

CRM/SFAツールを導入される企業によくある流れ

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ソフトブレーンは、営業支援システムのeセールスマネージャー導入を中心に営業担当者の教育・トレーニング、スマートデバイスの導入・活用コンサルティングなどを通してこれまで6,700社以上の企業の営業課題解決をサポートしてきました。

本ブログにおいては、当社のこれまでの実績に基づき、営業の売上増や残業時間削減といったニーズに対して成果の出るノウハウをご紹介しております。
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