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タスク管理(TODO管理)とは何か?仕事をスムーズに進めるための方法論

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タスク管理とは

タスク管理という言葉を聞いたことがある方も多いでしょう。
ビジネスの現場では、複数のプロジェクトが並行して走り、多くのメンバーが関わることも珍しくありません。仕事の目的(目標)を明確にし、情報を一元化することで効率よく業務を回すためには、タスク管理が欠かせません。タスク管理をすることで、頭の中が整理されモチベーションがアップすることも期待できます。

ここでは、タスク管理とは何か、タスク管理によるメリットと具体的な方法について説明します。

なぜ必要なのか?タスク管理とは?

そもそも「タスク」にはどのような意味があるでしょうか。英語の「Task」を日本語に訳すと「仕事」や「作業」という意味になります。コンピューター用語では、「パソコンが処理する作業の最小単位」という意味があります。コンピューターが複数のことを同時に処理する場合の、その個々の作業のことをタスクと呼びます。

いまでは、ビジネスの現場においても、タスクという言葉が使われるようになりました。この場合も、小さい単位の仕事や作業という意味で使われ、同時に複数の作業を並行して行うことを「マルチタスク」といいます。さらに、これらのタスクが複合されたものを「プロジェクト」と呼ぶこともあります。逆に言うと、プロジェクトを遂行するためには、タスクを整理する必要があるでしょう。例えば、「忘年会の企画」というプロジェクトがあった場合、「参加者に周知する」、「参加者の参加有無を確認する」、「お店を決める」などの最小単位の仕事を「タスク」と呼びます。タスク管理とは、いつまでにどのタスクを誰がやるかを決めて、実行されているかを管理することを指します。

仕事が効率化できる!タスク管理のメリット

タスク管理をすることによって、仕事を効率的に回すことができます。まず、タスクのリストアップをすることで、やるべきことが明確になります。タスク管理をして初めてどのような順番で何を優先して行うべきか、ということが整理されます。管理をせずにただ漠然と手当たり次第進めていると、後からやるべきことが増えたり、締め切りや期限に間に合わなかったりすることが考えられます。何より、タスク管理をすることで頭の中が整理され、順序立てて仕事に取り組むことができるため、無駄がなく心にも余裕ができるでしょう。

タスク管理とは、プロジェクトの完了(成功)という目標に向かって、小さな目標を作っていく作業とも考えられます。目の前の小さな目標をひとつひとつこなしていけば、最終的に大きな目標の達成が成し遂げられます。やることが決まっていれば、時間を効率的に使うことも可能です。

どうすればいい?タスク管理の具体的方法とは

それでは、具体的にはどのようにタスク管理をすればいいでしょうか。

まずは、やるべきことをとりあえず書き出してみましょう。その後、書き出したものをカテゴリーごとに整理します。カテゴリーには、「顧客情報整理」、「新人教育」、「市場分析」などが考えられます。その中でさらにタスクを細分化していき、いつまでにやらなければいけないか期限を書き込んでいきましょう。今すぐにできること、例えば「○○さんにお礼のメールを出す」などはその場でやってしまいます。

次に、翌週など直近でやらなければいけないことをスケジュール帳に書き込みます。管理の方法は手帳でもスマートフォンやパソコンでも構いませんが、複数のアプリを使うなどは避けて、なるべく一本化したほうが分かりやすいでしょう。

要注意!タスク管理がうまくいかない人が陥りやすいパターン

タスク管理の目的は、仕事の目標を達成することです。また、仕事に追われるストレスを軽減したり、やるべきことを怠らないためにスケジュールを管理したりすることでもあります。

タスク管理がうまくいかない人の中には、タスクを書き出しただけで満足してしまう人や、スケジュール帳をキレイに整理することに情熱を注いでしまう人がいます。タスク管理は手段であって、それ自体が目的ではありません。目的と手段を間違えないようにしましょう。また、タスクが予定通りに終わらないことに対してイライラしたり、自分のせいにして落ち込んでしまいモチベーションが下がったりするというケースもあるでしょう。

タスク管理には、バッファを設けることも必要です。ハードルを上げすぎずに余裕を持ったスケジューリングをしましょう。また、定期的にタスクの見直しをするなどし、管理に固執しすぎないようにすることも必要です。

タスク管理で仕事の効率アップをねらえ!

このように、タスク管理をすることで何をするべきかが明確になり、効率的に業務に取り組むことができます。タスク管理をするには、やるべきことを書き出していくこと、カテゴリーに分けて優先順位と期限を設けることが基本です。スケジュールにはある程度余裕を持たせ、実行可能な範囲で期限を切りましょう。

営業のタスク管理の手法としては、SFAやCRMツールの機能を使って実施する方法もあります。それぞれ、営業支援システムと顧客管理システムと呼ばれ、既に導入している企業も数多くあります。これらのツールを利用することで、営業目標達成に向けて何をすればいいかを可視化し、業務を効率化することができます。また、マーケティングやアフターサービスなど他部門との情報を一元化することで、より効果的な営業活動が可能になるでしょう。

CRM/SFAツールを導入される企業によくある流れ

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