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タスク管理とは

タスク管理(ToDo管理)とは何か?仕事をスムーズに進めるための方法論と具体策

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ビジネスの現場では、複数のプロジェクトが並行して走り、多くのメンバーが関わることも珍しくありません。仕事の目的(目標)を明確にし、情報を一元化することで効率よく業務を回すためには、タスク管理が欠かせません。

タスク管理をすることで、モチベーションや生産性がアップすることも期待できます。ここでは、タスク管理とは何か、タスク管理によるメリットと具体的な方法について説明します。

なぜ必要なのか?タスク管理とは?

そもそも「タスク」にはどのような意味があるでしょうか。英語の「Task」を日本語に訳すと「仕事」や「作業」という意味になります。コンピューター用語では、「パソコンが処理する作業の最小単位」という意味があります。コンピューターが複数のことを同時に処理する場合の、その個々の作業のことをタスクと呼びます。

ビジネスではタスクを整理する必要性がある

いまでは、ビジネスの現場においても、タスクという言葉が使われるようになりました。この場合も、小さい単位の仕事や作業という意味で使われ、同時に複数の作業を並行して行うことを「マルチタスク」といいます。さらに、これらのタスクが複合されたものを「プロジェクト」と呼ぶこともあります。逆に言うと、プロジェクトを遂行するためには、タスクを整理する必要があります。

タスク分解と誰がどのタスクを実施するのかのブレイクダウン

例えば、「忘年会の企画」というプロジェクトがあった場合、「参加者に周知する」、「参加者の参加有無を確認する」、「お店を決める」などの最小単位の仕事を「タスク」と呼びます。タスク管理とは、いつまでにどのタスクを誰がやるかを決めて、実行されているかを管理することを指します。

タスクの種類について

プロジェクト成功のカギを握るともいわれるタスク。「チームタスク(チームプロジェクトタスク)」、「個人タスク(個人プロジェクトタスク)」、「ToDo」の3種類に大別されますが、具体的にどういったものなのでしょうか。

チームタスク(チームプロジェクトタスク)

「チームタスク」は、複数人によるチームがプロジェクトを実現するためのものです。たとえば新製品発表イベントであれば、日程や会場の選定、発表内容の決定、参加対象者の決定などタスクを細分化して効率を図ります。

個人タスク(個人プロジェクトタスク)

「個人タスク」は、個人が行う仕事や趣味などのプロジェクトを実施するためのものです。執筆作業や引越し、料理などで活用するのがおすすめです。

ToDo

「ToDo」は、個人でやるべきことなど、仕事などを進めていく上で必要なタスクをいいます。たとえば「○○さんにメールを返信する」、「○○を購入する」といった備忘録的なものにあたります。

仕事だけでなく日々の行動をミスやムダなく行うため、タスクを適切に使い分けましょう。

タスク管理をするメリット〜仕事効率化〜

タスク管理をすることによって、仕事を効率的に回すことができます。具体的にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

やるべきことの明確化

タスクのリストアップをすることで、やるべきことが明確になります。タスク管理をして初めてどのような順番で何を優先して行うべきか、ということが整理されます。

心の余裕

管理をせずにただ漠然と手当たり次第進めていると、後からやるべきことが増えたり、締め切りや期限に間に合わなかったりすることが考えられます。何より、タスク管理をすることで頭の中が整理され、順序立てて仕事に取り組むことができるため、無駄がなく心にも余裕ができるでしょう。

時間の余裕

タスク管理とは、プロジェクトの完了(成功)という目標に向かって、小さな目標を作っていく作業とも考えられます。目の前の小さな目標をひとつひとつこなしていけば、最終的に大きな目標の達成が成し遂げられます。やることが決まっていれば、時間を効率的に使うことも可能です。

どうすればいい?タスク管理の具体的方法とは

それでは、具体的にはどのようにタスク管理をすればいいでしょうか。

書き出す>細分化する>期限を決める

まずは、やるべきことをとりあえず書き出してみましょう。その後、書き出したものをカテゴリーごとに整理します。カテゴリーには、「顧客情報整理」、「新人教育」、「市場分析」などが考えられます。その中でさらにタスクを細分化していき、いつまでにやらなければいけないか期限を書き込んでいきましょう。今すぐにできること、例えば「○○さんにお礼のメールを出す」などはその場でやってしまいます。

スケジュール管理をしよう

次に、翌週などスケジュール帳に書き込み失念しないようにしましょう。管理の方法は手帳でもスマートフォンやパソコンでも構いませんが、複数のアプリを使うなどは避けて、なるべく一本化したほうが分かりやすいでしょう。

工数管理も忘れないようにしよう

またこの仕事にどれくらいの工数がかかるか、ということも失念しないように要注意です。どれくらいの時間がかかるかをあらかじめから見積もりスケジュールや時間の確保をしましょう。

このように、タスク管理をすることで何をするべきかが明確になり、効率的に業務に取り組むことができます。タスク管理をするには、やるべきことを書き出していくこと、カテゴリーに分けて優先順位と期限を設けることが基本です。スケジュールにはある程度余裕を持たせ、実行可能な範囲で期限を切りましょう。

タスク管理がうまくいかない人が陥りやすいパターン

そもそも何の為にタスク管理をやるのか

タスク管理の目的は、仕事の目標を達成することです。タスク管理は手段であって、それ自体が目的ではありません。目的と手段を間違えないようにしましょう。仕事に追われるストレスを軽減したり、やるべきことを怠らないためにスケジュールを管理したりすることでもあります。

よくある失敗事例

タスク管理がうまくいかない人の中には以下のような方も多いです。

実際の現実的な予定とずれてしまうパターン

  • タスクを書き出しただけで満足してしまう人
  • スケジュール帳をキレイに整理することに情熱を注いでしまう人

予定に無理があり更にストレスを抱え込むパターン

  • タスクが予定通りに終わらないことに対してイライラ
  • 自分のせいにして落ち込んでしまいモチベーションが下がる

失敗しない為に

タスク管理には、バッファを設けることも必要です。ハードルを上げすぎずに余裕を持ったスケジューリングをしましょう。また、定期的にタスクの見直しをするなどし、管理に固執しすぎないようにすることも必要です。

タスク管理ツールを選定する時のポイント

さまざまなタスク管理ツールがありますが、選定する上で押さえておきたいポイントをご紹介します。

タスク管理型/工数管理/情報共有型の違いについて

ツールには、インストール型と、インストール不要のクラウド型があります。現状ほとんどのタスク管理ツールはクラウド型です。インストール型に比べて低料金である上設定も簡単なので、初導入にはおすすめです。

タスク管理ツールは「タスク管理」、「工数管理」、「情報共有」のいずれかの機能に特化していることが多いので、どの機能が必要かということも選定において大切なポイントです。

「タスク管理」メイン型はタスクの進捗状況がわかりやすい点が大きな特徴です。「工数管理」メイン型は全体の労働時間を管理できるので、収益性や生産性向上に役立ちます。「情報共有」メイン型はチャットやデータ共有などができるので、コミュニケーションを要するチームプロジェクトで有効です。

代表的なツールについて

有名なツールには以下があります。

●Backlog(バックログ)

プロジェクト管理に必要な情報を網羅した、クラウド型の総合型タスク/プロジェクト管理型ツール。メイドインジャパンでありユーザーフレンドリーなUIとなっています。現状の完了ペースや工数が自動的にわかるパーンダウンチャートやマイルストーンの設定、それごとのガントチャート機能も網羅。数多くの導入企業があり、数十人の稼働管理などにはかなり役立つ、筆者もかなりお世話になっているツールです。 

●Wrike(ライク)

対してこちらはGoogleやアップルなど錚々たる企業が導入するクラウド型のタスク/プロジェクト管理の総合型ツール。非常に使いやすいUIをしています。(おそらくプロジェクト管理ツールの中では随一では) 特徴としてガントチャート形式だけでなく様々な特製のタスクに最適化された画面を選ぶことが可能です。簡素なタスク設定からガントチャート機能、それぞれのタスクの紐付け設定などがドラックアンドドロップで感覚的に操作可能。現状の完了%や進行中%などのレポートも標準で用意されています。

●Taskworld(タスクワールド)

新進気鋭の、同じく総合型であるタスクやプロジェクト管理ツールのTaskworld(タスクワールド)。比較的新しいソリューションのため非常にUIは綺麗。バックログやライクなどのようなガントチャート形式でなくカンバン形式などの様々な画面を設定することができます。

●Redmine(レッドマイン)

IT系のエンジニアたち御用達のイメージのあるこちら、無料プロジェクト管理ツール、レッドマイン。UIは上記二つには負けますが、古くからあるタスク/プロジェクト管理ツールの一つです。Googleスプレッドシートやスラックなどとの自動連携など豊富な連携機能を有しています。感覚的に使えないため、簡便な社内導入という感じには向きませんが、拡張性は随一であり、エンジニア気質の方々は重宝するかも?

●Trello(トレロ)

無料で使えるタスク管理の代名詞的なクラウドツールであるトレロ。無料なのか、というくらい多数の機能を有しています。基本的にはメモ帳をブラウザに貼り付けるようなイメージのUIですが、豊富なプラグインも用意されていてガントチャート形式に変更可能でもあったりします。(筆者も前職ではこれが部署のタスク管理の標準であったりしました) ただ、バックログやライクのように多数の人が同時並行で進むプロジェクト向き、というよりはToDoや個人タスク管理寄り。 ただしプライベートでも使えるくらいの簡便さなのでとりあえず無料でタスク管理してみたい、といった場合などはおすすめであったりします。

ツール選定のポイント

まず何よりも大事なのは目的に合ったツールを選定すること。目的に応じて適した機能のツールを選定しましょう。

もうひとつ、重要な選定ポイントとして操作性が挙げられます。業務の効率化を図るためのタスク管理ツールなのに、その操作で時間をロスしてしまっては意味がありません。

慣れてない人やプロジェクトメンバーのリテラシーに高低がある場合、サクサクと操作しやすいツールを選定する方が無難です。無料のお試し期間があるものは、使い勝手を試してから導入できるので安心です。

タスク管理に役立つCRM/SFA

営業のタスク管理の手法としては、SFAやCRMツールの機能を使って実施する方法もあります。数多くのCRM/SFAツールがありますが、タスク管理を効果的に行えるものも中には存在します。有効的な使い方と代表的なツールについてご紹介。

それぞれ、営業支援システムと顧客管理システムと呼ばれ、既に導入している企業も数多くあります。これらのツールを利用することで、営業目標達成に向けて何をすればいいかを可視化し、業務を効率化することができます。また、マーケティングやアフターサービスなど他部門との情報を一元化することで、より効果的な営業活動が可能になるでしょう。

CRM&SFAとタスク管理ツールの違い

●顧客データとの紐付け

プロジェクト管理やタスク管理ツールと違い、CRMツールの一番の特徴としては顧客データとタスクを紐付けられるということ。顧客情報からタスクをたどれるのでマーケッターや営業の方はとても重宝する機能です。中にはシステム内で全てのタスクを管理する営業部隊を保持する会社もあります。

●案件シナリオ機能

マイルストーン、担当社員、警告日などを設定すると、タスクをシナリオ化し、進捗状況を一目で確認することができます。情報はメンバーに共有化され、事前アラートの通知により対応遅れを防げます。各担当者のタイムラインに本日のスケジュールだけでなく、期限切れや期限間近なタスクも自動表示されるので、プロジェクトのスムーズな進行につながるでしょう。この案件シナリオは定型化が可能なので、業務がマニュアル化され、プロジェクトメンバーのスキル向上も期待できます。

代表的なツールについて

●HubSpot(ハブスポット)

ついに近年セールスフォースを抜いたCRM/MA/SFAを抱合したオールインワンツールであるハブスポット。 顧客情報を獲得した瞬間からその顧客のマーケティング段階、リード段階、顧客になりフォローアップの段階など、全てのジャーニーの一元管理が可能です。 全て情報がこちらのツール内に収まるので、タスク管理をハブスポットですることによってマーケ←→営業←→カスタマーサポートの連携最適化をすることも可能な優れものです。

●eセールスマネージャーRemix Cloud

国内の営業に特化、最適化したCRM/SFAツールであるeセールスマネージャーRemix Cloud。営業担当者がスマホに活動報告するだけでその内容が顧客情報などと関連づけられて上司や関係者のタイムラインに自動投稿される機能などが搭載されています。 リアルタイムな情報共有が可能になるので、上司などから速やかにアドバイスが受けられ、よりスピーディーな顧客対応が実現できるでしょう。さらに、顧客情報画面から担当者ごとに関係する情報のページを開くと部門ごとに必要な情報が得られるので、関係する社員それぞれが適切なネクストアクションを起こせます。

また、一般的な社内SNSと異なり、活動報告で登録した事実情報がタイムラインに反映される上、入力も簡単で文章の書き方に悩む必要がありません。クラウド型なので低コストで導入できる点もメリットとなります。

タスク管理はツールで共有と自動化を

国が働き方改革を進める中、タスク管理が注目されています。タスク管理を効率的に進めるためのさまざまな機能を持つツールが多数あります。

共有され、連携が自動化された部署とそうでない部署の工数は歴然の差があるのも事実です。ITの力を使い上手に使い業務を効率化しましょう。

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