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タスク管理の基本と秘訣とは?上手い人のツール・ノウハウをまねしよう

タスク管理の基本と秘訣とは?上手い人のツール・ノウハウをまねしよう

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「日常的にしているがあまりタスク管理がうまくいっていない…」「効率的、より良い方法があるなら知りたい」などと考えていないでしょうか?

タスク管理はビジネスの基本だけに、ノウハウが確立されています。つまり、今よりもプロジェクトを成功に導ける、あるいは業務効率化と生産性を向上できる余地があるわけです。

そこで今回、5,000社以上の効率アップを実現してきた弊社が、タスク管理のやり方や基本、具体的なノウハウ、便利なツールなどをまとめて解説します。

良いタスク管理とは?上手い人はどうしているのか?

無駄なく高い成果を出す人はタスク管理を上手くしており、良いタスク管理をしている人の特徴は共通しています。具体的には、以下3点ができていれば良いタスク管理ができているといえます。

上記3点を理解し実践できればタスク管理が上手い人になれるので、それぞれの詳細を解説していきます。なお、特に需要の多いタスク管理のツールやノウハウを先に確認したい場合は、「タスク管理の全手段とツール」「効率的なタスク管理のやり方」をご覧ください。

タスク管理とは?無駄なくおこなうための基礎知識

基礎知識

タスクとはなんでしょうか?todoやプロジェクトとなにがちがうのでしょうか?管理すべき対象があいまいだときちんと管理できず、部下や上司との共有・報告もうまくいきません。理解が足りていないのに成功企業が実践している方法やツールをまねしても効果は限定されます。したがって、タスクとはなにで、管理するとはどういうことかを理解する必要があります。

まずタスク管理とは文字通りタスクを管理することです。簡単に説明すれば、ある仕事を完遂するのに必要な業務を洗いだし、重要度や優先順位を設定し、日々業務を進めることです。進捗状況も管理し、場合によっては新たなタスクを出したり優先順位を変えたりすることもあるでしょう。

そして、効率的なタスク管理に必須となる事前知識は以下3つです。

それぞれの詳細を解説していきます。

基礎知識①タスクとToDoのちがい

混同されがちですが、タスクとToDoは異なりますタスクとはあくまでもプロジェクトに関する業務です。なにかの開発をしているなら完成に必要なすべての業務がタスクになります。イベント開催なら、会場の準備や集客、人員の手配などがタスクになるでしょう。

一方でToDoとは、以下のような「プロジェクトとは関係のない日々の業務」のことです。

  • 問い合わせなどで発生するメールや電話
  • 経費精算や勤務表の入力
  • 備品の購入手続き

ToDoにはしめきりがありますが、タスクの優先順位を意識しながら実行しなければなりません。ちなみにタスクにも以下2つの種類があります。

チームタスク
(チームプロジェクトタスク)
複数人によるチームがプロジェクトを実現するためのタスク。
新製品発表イベントなら日程や会場選定、発表内容の決定など。
個人タスク
(個人プロジェクトタスク)
プロジェクト完遂に向けて個人がおこなうべきタスク。
営業なら顧客訪問やアポ取り、提案書の作成など。

基礎知識②タスクとプロジェクトのちがい

それ以上分解できない業務をタスク、複数のタスクをこなして達成できる業務を親タスクやプロジェクトといいます。

要するに、部署に課せられた目標達成にむけた動きや新商品の開発、イベント開催などをプロジェクトといい、プロジェクト達成に必要なひとつひとつのアクションがタスクです。

上記の定義から、プロジェクトの成功にはタスクをぬけもれなく洗い出し、担当を割りふるのが重要になります。詳しくは、「タスク管理の基本の流れ(WBS)を守る」で解説します。

基礎知識③タスク管理をする意味・目的

タスク管理をするそもそもの意味・目的は以下4つです。

  • 正確なスケジュール作成
  • 進捗状況の見える化
  • 部署やチームのマネジメント
  • 重要な業務により多くの時間を割く

上記はタスク管理のメリットでもあり、メリットを確実に得るために実施するのがタスク管理をする意味・目的です。陳腐化を防いだりタスク管理が自体が目的になったりするのを防ぐために、タスク管理をする意味・目的を理解していきましょう。

タスク管理の意味・目的①正確なスケジュール作成

スケジュールを作成して期日までにプロジェクトを完遂するのがタスク管理をする意味の1つです。きちんとタスクをリストアップできれば余裕を持ったスケジュールを組め、以下のメリットが得られます。

  • 作業の実施もれを防ぎ、顧客からの苦情を減らせる
  • 優先度の高い作業から先に進められる
  • 「何から手をつけて良いかわからない」という事態を防げる

優先度の高い作業を先にするためには、業務の全容を把握しておかなければなりません。タスク管理をすることで、優先順位をつけた業務の遂行が可能となります。

タスク管理の意味・目的②進捗状況の見える化

スケジュール通りにプロジェクト完遂できそうかを明確にするために、進捗状況を見える化するのもタスク管理をする目的です。複雑に見えるプロジェクトもつまるところタスクの積み重ねです。各タスクの進捗状況をきちんと追えば、最終的にプロジェクトは成功します。

タスク管理の意味・目的③部署やチームのマネジメント

部署やチームのマネジメントをするためにもタスク管理はかかせません。マネージャーは部署の責任者として、以下2つの職務が求められているからです。

  • 部下の進捗状況を正しく把握する
  • プロジェクトや部署の目標を達成させる

各個人に課したタスク完了までの時間や質は、部下の進捗状況の把握にうってつけです。また、各個人のタスク完了までの時間が短くできたり質が向上できたりすれば生産性が上がり、部署の目標達成の確度も上がります。

タスク管理の意味・目的④重要な業務により多くの時間を割く

重要な業務により多くの時間を割けるようにするのもタスク管理に取り組む意味になります。有名な書籍にもタスク管理の重要性が書かれています。

“本来営業担当者は、営業活動を行う上で重要な作業に対し、より多くの時間を振り向ける必要があります。タスク管理を行うことで、優先してやるべき仕事に多くの時間を費やすことができます。”

参考:角川淳 営業デジタル改革 日本経済新聞出版社 2019 p20-28

上記のように営業といった外回りがメインの職種でもタスク管理が必要であり、ロジカルな視点が必要になっています。特に営業部は自社の利益に直結する仕事をしているので、ツールなどを使ってタスク管理の最適化に取り組みたいところです。

効率的なタスク管理のやり方とは?

タスク管理(ToDo管理)とは? メリットと意味、具体的方法 仕事を整理してスムーズに!_タスク管理実行のポイント

効率的なタスク管理の方法として、以下2つがポイントになります。

  • タスク管理の基本の流れ(WBS)を守る
  • 良いタスク管理にできているかのチェック項目と改善法を知る

それぞれわかりやすく解説していきます。

タスク管理のやり方①タスク管理の基本の流れ(WBS)を守る

効率的なタスク管理の流れはWBSというノウハウとして確立されており、成功企業が日々実践しています。具体的なやり方をまとめると以下の5ステップになります。

タスク管理の流れ 実施内容
①全タスクの洗い出し プロジェクト完遂に必要なタスクを列挙する
②スケジュールの設定 期日までに全タスクを完了できるスケジュールを設定
③進捗状況の把握と管理 タスクの進捗状況を把握して遅れの補てんなどをする
④リスケジュール タスクの見落としや遅れが発生すればリスケジュールする
⑤改善と標準化 タスク管理を振り返り改善やマニュアル作成(標準化)をする

各ステップの詳細を解説していきます。

タスク管理の流れ①全タスクの洗い出し

全タスクの洗い出しからタスク管理は始まります。社内に似たプロジェクトをした記録や毎年の定例業務なら積極的にタスクを流用しましょう。新しい要素があるといった場合は、以下の手順で全タスクを洗い出すと効率的です。

  1. 「書き出す」:やるべきことをもれなくリストアップし、種類別に分ける
  2. 「細分化する」:リストアップしたタスクの内容を細分化し、不明点がないか確認する
  3. 「期限を決める」:タスク別に実現可能な期間を検討し、期限を決める

上記はWBSというタスク洗い出しの手法で、タスクのぬけもれや親子関係の崩壊がなければ、正確に全タスクを洗い出せます。

なお、すぐにできるタスクはその場でおこなうのも1つの手です。ただし短時間で処理できるタスクも数が集まると時間を要するので、ケースバイケースでの判断が重要です。

タスク管理の流れ②スケジュールの設定

人員とタスクにかかる時間を考えて、スケジュールを設定します。基本的にはガントチャートやカレンダーを使い、専門的なスキルが必要なタスクが多数あるならスキルマップと担当表を作成すると良いでしょう。

営業やマーケティングといった部署の場合は、基本的に目標があるはずなので繁忙期などを考慮した上でタスクをこなしておくべきタイミングを設定します。

いずれにせよ、各人員の能力とプロジェクトに使える時間をきちんと考えた上で、現実的なスケジュールを組むのが重要です。

タスク管理の流れ③進捗状況の把握と管理

マネージャーは進捗状況の把握と管理をし、各チームメンバーなどはタスクの進捗状況を報告します。集計や報告のタスクに時間をとられるのは避けたいので、可能な限り自部署・チームに適したタスク管理ツールを使うのが重要です。ツールは後述する「タスク管理の全手段とツールの紹介」で紹介します。

タスク管理の流れ④リスケジュール

タスクの見落としや進捗に遅れが発生した場合はリスケジュールをします。各個人のタスク状況をきちんと把握できていれば、遅れの補てんに回せる人員がいるか判断できます。

スケジュールを全員に共有できていれば、そもそも遅れを発生させないことにもつながるので、ツールで進捗状況を全員に見えるようにしておくべきでしょう。また、想定以上に時間がかかるタスクがあった場合などは、次のステップである改善と標準化のために記録しておくと良いです。

タスク管理の流れ⑤改善と標準化

当初のスケジュールと現実にプロジェクトを完遂したスケジュールを見比べたり、リスケジュール時のメモを見たりして改善策を検討します。

営業活動といった業務でもうまくいったパターンとうまくいかなかったパターンがあるはずです。「この時期はこうしておくべき」といった改善策の立案し、次回以降のために標準化してください。

タスク管理の際にPDCAを取り入れるとより効果的です。PDCAについて詳しくは以下の記事をご覧ください。

タスク管理のやり方②良いタスク管理にできているかのチェックと改善

より良いタスク管理にできているかは以下4点をチェックすればよく、改善法も知っておくと良いでしょう。

  • やるべきことは明確?
  • 実行可能な計画?
  • 優先順位は明確?
  • 段取りの基本は守れている?

それぞれ具体的に解説していきます。

チェックと改善①やるべきことは明確?

部署の目標達成といったプロジェクトの最小単位がタスクである以上、タスクは抜けもれなくかつこれ以上分解できない最小限のアクションになっていなければなりません。自分自身や部下が具体的になにをすればよいかわからないようでは、やるべきことが明確になっているとはいえません。

やるべきことを明確にするには、タスク管理の流れ(WBS)の1つ目である全タスクの洗い出しを徹底的にやることです。必要に応じて部下や上司を交えておこなったり、細かい部分は部下にタスク設定自体をタスクとして課すと良いでしょう。

チェックと改善②実行可能な計画?

タスクを完全に洗い出せていても設定したスケジュールに最初から無理があれば、どんなにタスク管理をしてもプロジェクトは失敗します。したがって、各タスクの工数を正確に把握するか、ある程度余裕をもたせたスケジュールになっているかを確認する必要があります

実行可能なスケジュールにするには、「1440分の使い方」で1日や1週間でこなせる工数を算出するのがおすすめです。1440分の使い方とは、以下3点でタスクを24時間(1440分)に配分していく方法です。

  • 15分単位でタスクをスケジュール表に入れていく
  • 目標は下げない(実行する際はスケジュール表どおりに実行する)
  • 優先順位がもっとも高いタスクを明確にする

上記の流れで無理があると判断できれば、実行不可能な計画だといえます。タスクを再度割りふったり、次の優先度の観点から後回しにするタスクを割り出したりする必要があります。

チェックと改善③優先順位は明確?

プロジェクトの完遂に全タスクの完了は必要です。しかし、AというタスクをこなすにはBというタスクが先に完了している必要がある、あるいは特定のだれかでないとこなせないタスクがあるといった事情があるでしょう。したがって、タスクの優先順位が明確になっているか確認する必要があります

優先度が明確でない場合は、「アイゼンハワー・マトリクス」を使うのがおすすめです。アイゼンハワー・マトリクスとは、以下4つにタスクを分類することです。

  • 重要度高 × 緊急度高 → すぐにやる
  • 重要度低 × 緊急度高 → だれかにまかせる
  • 重要度高 × 緊急度低 → いつやるか決める
  • 重要度低 × 緊急度低 → あとでやる

あとでやるに分類できたものの中には、タスクといえないものもあるかもしれません。少なくとも重要度が低いタスクに時間を取られる自体は避けるようにしましょう。

チェックと改善④段取りの基本は守れている?

タスクは1人で完了できるものばかりではないはずですし、事前に確認すべきことや根回しなども必要な場合があるはずです。したがって、段取りの基本が守れているかも確認する必要があります

段取りに問題がないかは、「HIROEN(披露宴)」という視点で確認するのがおすすめです。HIROENとは、以下6つの項目です。

  • HEAR:だれかに聞いておくべきことは?
  • INFORM:だれかに知らせておくべきことは?
  • REQUEST:だれかに依頼しておくべきことは?
  • OPERATE:自分が実行しておくべきことは?
  • EXAMINE:調査や試験、検討すべきことは?
  • NEGOTIATE:交渉しておくべきことは?

上記に取り組むことでタスクもれが見つかる場合も多々あります。各タスクの完了も早くできるようになるので、ぜひ確認してみてください。

タスク管理の全手段とツールの紹介

タスク管理をする手段として、以下4つがあげられます。

  • 紙とペンやホワイトボードと付箋などの物理管理
  • エクセル
  • Googleスプレッドシート・Excel Online
  • タスク管理ツール

結論からいえば、タスク管理専用のツールが機能的にもっともすぐれており、基本無料から始められるので一番おすすめの手段といえます。しかし、他の手段も手軽に始めやすいといったメリットがあるので、各手段の詳細を解説していきましょう。

紙とペンやホワイトボードと付箋などの物理管理

タスク管理ツールと比べると総合的な利便性が低いですが、手帳などの紙とペン、あるいはホワイトボードと付箋を使ったタスク管理は、手軽かつ即座に管理できる方法です。

多くの人が手帳で日々のスケジュールを管理しているように、紙とペンを使う方法は個人のタスク管理をする上では問題はありません。また、下図のようにホワイトボードと付箋を使うタスク管理は、少人数のチームでタスクの進捗状況を把握することにも適しています

ただし、紙とペンでチーム単位のタスクを管理するのは無駄が多く、ホワイトボードなどを活用するのも人数やタスク数に限界があります。したがって、個人や3,4人のチームタスク管理以外では他の手段をとるのが良いでしょう。

エクセル

すでに使っているエクセルをタスク管理に使うメリットは、費用がかからないこととテンプレートが用意されていることです。テンプレートを使えば自分でタスク管理表を作ったりめんどうな設定をしたりせずにすみます。

下図はマイクロソフト公式サイトで無料ダウンロードできるエクセルテンプレートの一部で、タスクリストやガントチャート、スケジュールなどがあります。

エクセルは広く使われているソフトなので各法人・個人が欲しいものを作成して提供している場合も多々あります。特に有名なものを表にまとめると以下のとおりです。

テンプレート名 備考
開発マイルストーン 開発現場以外でも使えるガントチャート。
着手日と日数を入力するだけでチャートを作れる。
Excel Pro 工程表 マクロが組み込まれた工程管理表。
ホタテの苦悩 直感的に使えるシンプルなガントチャート。

エクセルのデメリットとしては、リアルタイムな進捗確認などはできず、意図しない保存ミスといったトラブルが発生しがちなことです。Web版(Office Online)はまた別ですが、基本的にエクセルは同時に多人数での使用を意図されていません。オンラインストレージなどに保存すればいつでもどこでもファイルを開けますが、複数人が同時に開くとうまく保存されず、データが消える恐れがあります。

定例会議でのみ更新するといった頻度で使うならおすすめできる手段ですが、毎日入出力するなら次のGoogleスプレッドシートかOffice Online。できればタスク管理専用ツールを使いましょう。

Googleスプレッドシート・Excel Online

GoogleスプレッドシートやExcel Onlineは、無料ながらインターネットにつながっていれば、いつでもどこでもリアルタイムで更新やチェックをできるツールです。常にデータを同期しているので複数人でデータが失われることもありません。

使い勝手に多少のちがいはありますが、どちらのツールもタスク管理に使えるテンプレートが無料で提供されているので、一からタスク管理表を作る手間などをはぶけます。たとえば以下はGoogleスプレッドシートで使えるテンプレートです。

Excel Onlineにも下図のようなテンプレートが用意されています。

汎用性の高さからタスク管理もできなくはないスプレッドシートやエクセルですが、やはり便利さやストレスのなさではタスク管理専用のツールにかないません。たとえば以下のような機能はスプレッドシートにはありません。

  • ガントチャートからタスクの詳細にとぶ
  • 着手日や終了日前にアラートを担当者にとばす
  • スマホでもPCでも見やすく・操作しやすく表示できる
  • 各種ファイルの添付
  • 作業や確認に最適なフォーマットへワンクリックで切りかえられる
  • プロジェクトごとのタスクしぼりこみ

上記のような使い勝手がありながら、タスク管理ツールの使用は基本無料です。

タスク管理ツール

専用に開発されているので、タスク管理をもっともやりやすいのがタスク管理ツールです。直感的に使えつつもできることは多数あり、たとえば以下の動画のような機能で便利に管理できます。

引用:Jooto 紹介動画|YouTube

上の動画のような機能が基本無料で使えるものが多いです。なお、デメリットでありメリットでもありますが、タスク管理ツールは需要の高さから数多く提供されています。自社に最適なものを選べればタスク管理の負担や残業時間を減らせますが、選ぶのが大変というわけです。

そこで、数あるタスク管理ツールの中でも特に有用なものを厳選しつつ、より自社に合うものを選べるように選択ガイドを用意しました。以下の記事に厳選したツール集と選択ガイドがあるので、ぜひご覧ください。

タスク管理ツール診断チャート

なお、とりあえずタスク管理ツールを使ってみたい場合は、以下の表のツールを使うのがおすすめです。チームのタスクも管理したいのに、個人のタスク管理しかできないツールを試しに使ってしまうと誤解をまねくからです。

※クリックすると各ツールにとびます

向いている企業や部署 ツール名
開発系 Backlog
事務・管理系 Wrike
営業系 eセールスマネージャー

それぞれのツールの詳細をわかりやすく解説していきます。なお、ツールを選ぶにあたって以下2つのポイントは特に重要です。

  • 業務に必要な機能が搭載されているか
  • ITに詳しくない方でも操作しやすいか

無料プランなどでツールを試すと必要な機能が見えたり、現場で定着しそうかを確認できたりするので、まずは試してみると良いでしょう。

Backlog(バックログ)

タスク管理(ToDo管理)とは? メリットと意味、具体的方法 仕事を整理してスムーズに!_Backlog

Backlogは総合タスク管理ツールです。日本を代表する企業をはじめ、数多くの企業に導入されています。Backlogはタスク管理に役立つ、以下の機能を備えています。数十人のチームでも、進捗状況を管理可能です。

  • 直感的にわかりやすいユーザーインターフェース
  • チームのタスクを一覧で確認できる
  • タスクを細分化し、親子関係を設定できる
  • ガントチャートで進捗状況がひとめでわかる
  • バーンダウンチャートで将来の予測ができ、予定通り完了可能か判断できる

特にガントチャートの機能が充実しており、各タスクの集大成であるプロジェクトの完遂を見据えながら、日々のタスク管理ができます。一方で、チャットなどのやり取りは各タスクの画面ですることになり、設定も細かいので開発などの部署向けといえます。

Wrike(ライク)

タスク管理(ToDo管理)とは? メリットと意味、具体的方法 仕事を整理してスムーズに!_Wrike

Wrikeは、Googleやティファニーといった世界の著名な企業に活用されているクラウド型のタスク/プロジェクト管理ツールです。以下の機能を備えていることが特徴です。

  • 使いやすいユーザーインターフェース
  • ダッシュボードのカスタマイズが可能で、必要な情報をすばやく確認できる
  • ガントチャートで進捗状況を確認できる
  • 作業負荷ビューでメンバーごとの負荷状況がわかり、簡単に再調整できる
  • リポートビルダーにより、達成率や進捗度などのグラフ表示が可能

シンプルに使いやすい一方で、機能の拡張性に優れているのがWrikeの特徴といえるでしょう。ITに強い人材が必要になりますが、各部署に最適化させて使ったり、部署をまたいでの使用したりもできます。大企業や事務・管理部門の水平展開に使用などがおすすめです。

eセールスマネージャー

タスク管理(ToDo管理)とは? メリットと意味、具体的方法 仕事を整理してスムーズに!_eセールスマネージャーRemix Cloud

eセールスマネージャーは、日本の営業に特化したCRM/SFAで、タスク管理の機能も充実しています。

一例として営業担当者がスマホで活動報告をすると、eセールスマネージャーに登録されているさまざまなデータに反映されます。リアルタイムな情報共有が可能で、上司も速やかなアドバイスやマネジメントが可能になり、売上や利益の最大化を目指せます。

より詳細を見てマネジメントしたければ下図のような確認画面もでき、意思決定のスピードアップもはかれます。

SFA/CRMツールは需要の高さから数が多くありますが、基本的に海外産のものが多いです。日本独特の商習慣に根ざした営業をしているなら、国内満足度No.1のeセールスマネージャーを検討するのがおすすめです。

まとめ:より良いタスク管理で成果アップ

タスク管理を実施することで確実な目標達成や業務の進行効果が期待できます。

各企業で適したタスク管理の手段はちがいますが、基本的にはタスク管理ツールを使いましょう。高い成果を出す企業は、プロジェクトにプロジェクト管理ツール、営業活動の効率化にSFA/CRMを使うように、タスク管理にはタスク管理ツールを使っています。

ツール費用も基本無料だったり、クラウド型で安価になっていたりします。費用対効果を見定めてぜひ自社にあうツールを導入してください。

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