「タスク管理がうまくいっていない…」「効率的、より良い方法があるなら知りたい」
そんな悩みを持ってはないでしょうか？
タスク管理はビジネスの基本なだけに、そのノウハウは確立されています。
もし今、なんとなくでタスク管理を行なっているのならば、より業務効率化と生産性向上できる余地があります。
今回、5,000社以上の効率アップを実現してきた弊社が、タスク管理のやり方や基本、具体的なノウハウ、便利なツールなどをまとめて解説します。
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タスク管理とは？
タスクとはなんであるか、to doやプロジェクトとなにがちがうのか、しっかりと説明できるでしょうか？
この点の理解があいまいだと、きちんとタスクを管理できず、部下や上司との共有・報告もうまくいきません。
タスク管理とは、文字通り「タスクを管理すること」。
ある仕事を完遂するのに必要な業務を洗いだし、重要度や優先順位を設定し、日々、業務を進めることです。
進捗状況も管理し、場合によっては新たなタスクを出したり優先順位を変えたりすることもあるでしょう。
そして、効率的なタスク管理に必須となる事前知識は以下２つです。
それぞれの詳細を解説していきます。
①タスクとToDoのちがい
タスクとToDoは混同されがちですが、異なるものです。
タスクとは、あくまでもプロジェクトに関する業務。
たとえば、なにかの開発をしているなら、完成に必要なすべての業務がタスクになります。
イベント開催なら、会場の準備や集客、人員の手配などがタスクになるでしょう。
一方で、ToDoとは、以下のような「プロジェクトとは関係のない日々の業務」のことです。
- 問い合わせなどで発生するメールや電話
- 経費精算や勤務表の入力
- 備品の購入手続き
ToDoには締め切りがありますが、タスクの優先順位を意識しながら実行しなければなりません。
②タスクとプロジェクトのちがい
それ以上は分解できない業務をタスク、そして複数のタスクをこなして達成できる業務を、親タスクやプロジェクトといいます。
要するに、部署に課せられた目標達成に向けた動きや新商品の開発、イベント開催などをプロジェクトと呼び、プロジェクト達成に必要な一つひとつのアクションがタスクです。
タスクはプロジェクトを達成するために存在し、以下の２つの種類があります。
チームタスク（チームプロジェクトタスク）
複数人によるチームがプロジェクトを実現するためのタスク。
新製品発表イベントなら日程や会場選定、発表内容の決定など。
個人タスク（個人プロジェクトタスク）
プロジェクト完遂に向けて個人がおこなうべきタスク。
営業なら顧客訪問やアポ取り、提案書の作成など。
プロジェクトの成功には、タスクを抜け漏れなく洗い出し、担当を割り当てることが重要になります。
具体的な流れは、次の「タスク管理の基本の流れ（WBS）を守る」で解説します。
タスク管理の重要性と実現できること
タスク管理を学ぶと、ビジネスシーンでの生産性を劇的に向上します。
特に高い効果が出るであろうシーンを４つ紹介します。
正確なスケジュール作成
スケジュールを作成して期日までにプロジェクトを完遂するのが、タスク管理をする目的の１つです。
タスクをきちんとリストアップできれば余裕を持ったスケジュールを組め、以下のようなメリットが得られます。
- 作業の実施もれを防ぎ、顧客からの苦情を減らせる
- 優先度の高い作業から先に進められる
- 「何から手をつけて良いかわからない」という事態を防げる
優先度の高い作業を先にするためには、業務の全容を把握しておかなければなりません。
タスク管理をすることで、優先順位をつけた業務の遂行が可能となります。
進捗状況の見える化
スケジュール通りにプロジェクト完遂できそうかを明確にするために、進捗状況を見える化することも、タスク管理をする目的です。
複雑に見えるプロジェクトも、つまるところはタスクの積み重ね。
各タスクの進捗状況をきちんと追えば、最終的にプロジェクトは成功します。
部署やチームのマネジメント
部署やチームのマネジメントをするためにもタスク管理は欠かせません。
マネージャーには部署の責任者として、
- 部下の進捗状況を正しく把握する
- プロジェクトや部署の目標を達成させる
という２つの職務が求められているからです。
各個人に課したタスク完了までの時間や質は、部下の進捗状況の把握にうってつけです。
また、各個人のタスク完了までの時間が短くできたり、質が向上できたりすれば、生産性が上がり、部署の目標達成の確度も上がります。
重要な業務により多くの時間を割ける
重要な業務により多くの時間を割けるようにすることも、タスク管理に取り組む意義になります。
『営業デジタル革命』（角川淳著、日本経済新聞出版社）では、タスク管理の重要性が以下のように書かれています。
“本来営業担当者は、営業活動を行う上で重要な作業に対し、より多くの時間を振り向ける必要があります。タスク管理を行うことで、優先してやるべき仕事に多くの時間を費やすことができます。”（p20-28）
このように、営業職などの外回りがメインの職種でもタスク管理が必要であり、ロジカルな視点が必要です。
特に、営業部は自社の利益に直結する仕事をしているので、ツールなどを使ってタスク管理の最適化に取り組みたいところです。
ここまでで、タスク管理の重要性や活用シーンを紹介してきました。
ここからは、「効率的にタスク管理を運用するにはどうしたらいいのか」や、「実際のタスク管理の手段／ツール」について解説していきます。
効率的なタスク管理の方法として、ポイントが２つあります。
それぞれわかりやすく解説していきます。
タスク管理のやり方①タスク管理の基本の流れ（WBS）を守る
効率的なタスク管理の流れは、WBSというノウハウとして確立されており、成功企業では日々、実践されています。
具体的なやり方をまとめると以下の５ステップになります。
各ステップの詳細を解説していきます。
①全タスクの洗い出し
まずは全タスクを洗い出すところからタスク管理は始まります。
社内で似たプロジェクトをした記録がある場合や、毎年の定例業務なら、積極的にタスクを流用しましょう。
新しい要素がある場合は、以下の手順で全タスクを洗い出すと効率的です。
- 「書き出す」：やるべきことを漏れなくリストアップし、種類別に分ける
- 「細分化する」：リストアップしたタスクの内容を細分化し、不明点がないか確認する
- 「期限を決める」：タスク別に実現可能な期間を検討し、期限を決める
上記はWBSというタスク洗い出しの手法で、タスクの抜け漏れや親子関係の崩壊がなければ、正確に全タスクを洗い出せます。
なお、すぐにできるタスクはその場でおこなうのもひとつの手です。
ただし、短時間で処理できるタスクも数が集まると時間を要するので、ケースバイケースでの判断が重要です。
②スケジュールの設定
人員とタスクにかかる時間を考えて、スケジュールを設定します。
基本的には、ガントチャートやカレンダーを使い、専門的なスキルが必要なタスクが多数あるならスキルマップと担当表を作成すると良いでしょう。
営業やマーケティングといった部署の場合は、基本的に目標があるはずなので、繁忙期などを考慮した上でタスクをこなしておくべきタイミングを設定します。
いずれにせよ、各人員の能力とプロジェクトに使える時間をきちんと考えた上で、現実的なスケジュールを組むのが重要です。
③進捗状況の把握と管理
マネージャーは進捗状況の把握と管理をし、各チームメンバーなどはタスクの進捗状況を報告します。
集計や報告のタスクに時間をとられるのは避けたいので、可能な限り自部署・チームに適したタスク管理ツールを使うのが重要です。
ツールは後述する「タスク管理の全手段とツールの紹介」で紹介します。
④リスケジュール
タスクの見落としや進捗に遅れが発生した場合は、リスケジュールをします。
各個人のタスク状況をきちんと把握できていれば、遅れの補てんに回せる人員が居るか判断できます。
スケジュールを全員に共有できていれば、そもそも遅れを発生させないことにもつながるので、ツールによって進捗状況を全員に見えるようにしておくべきでしょう。
また、想定以上に時間がかかるタスクがあった場合などは、次のステップである「改善と標準化」のために記録しておくと良いでしょう。
⑤改善と標準化
当初のスケジュールと現実にプロジェクトを完遂したスケジュールを見比べたり、リスケジュール時のメモを見たりして改善策を検討します。
営業活動などの業務でも、うまくいったパターンとうまくいかなかったパターンがあるはずです。
「この時期はこうしておくべき」といった改善策の立案し、次回以降のために標準化してください。
タスク管理の際にPDCAを取り入れるとより効果的です。
PDCAについて詳しくは以下の記事をご覧ください。
タスク管理のやり方②良いタスク管理にできているかのチェックと改善
きちんとしたタスク管理ができているかは、以下４点をチェックすればよく、改善法も知っておくと良いでしょう。
やるべきことは明確？
プロジェクトの最小単位がタスクである以上、タスクは抜け漏れなく、かつ、これ以上分解できない最小限のアクションになっていなければなりません。
自分自身や部下が具体的になにをすべきかわからないようでは、タスクが明確になっているとはいえません。
やるべきことを明確にするには、タスク管理の流れ（WBS）の１つ目である「全タスクの洗い出し」を徹底的にやることです。
必要に応じて、部下や上司を交えておこなったり、細かい部分は部下にタスク設定自体をタスクとして課すと良いでしょう。
実行可能な計画？
タスクを完全に洗い出せていても、設定したスケジュールに最初から無理があれば、どんなにタスク管理をしてもプロジェクトは失敗します。
したがって、各タスクの工数を正確に把握するか、ある程度の余裕を持たせたスケジュールになっているかを確認する必要があります。
実行可能なスケジュールにするには、「1440分の使い方」で１日や１週間でこなせる工数を算出するのがおすすめです。
1440分の使い方とは、以下３点でタスクを24時間（1440分）に配分していく方法です。
- 15分単位でタスクをスケジュール表に入れていく
- 目標は下げない（実行する際はスケジュール表どおりに実行する）
- 優先順位がもっとも高いタスクを明確にする
上記の流れで無理があると判断できれば、実行不可能な計画だといえます。
タスクを再度、割りふったり、次で説明する優先度の観点から後回しにするタスクを割り出したりする必要があります。
優先順位は明確？
プロジェクトの完遂には、全タスクの完了が必須です。
しかし、AというタスクをこなすにはBというタスクが先に完了している必要がある、あるいは、特定の誰かでないとこなせないタスクがある、といった事情があるでしょう。
したがって、タスクの優先順位が明確になっているか確認する必要があります。
優先度が明確でない場合は、「アイゼンハワー・マトリクス」を使うのがおすすめです。
アイゼンハワー・マトリクスとは、以下４つにタスクを分類することです。
- 重要度高 × 緊急度高 → すぐにやる
- 重要度低 × 緊急度高 → だれかにまかせる
- 重要度高 × 緊急度低 → いつやるか決める
- 重要度低 × 緊急度低 → あとでやる
「あとでやる」に分類できたものの中には、タスクと言えないものもあるかもしれません。
少なくとも、重要度が低いタスクに時間を取られる自体は避けるようにしましょう。
段取りの基本は守れている？
タスクは１人で完了できるものばかりではないはずですし、事前に確認すべきことや根回しなども必要な場合があるはずです。
したがって、段取りの基本が守れているかも確認する必要があります。
段取りに問題がないかは、「HIROEN（披露宴）」という視点で確認するのがおすすめです。
HIROENとは、以下６つの項目です。
- HEAR：だれかに聞いておくべきことは？
- INFORM：だれかに知らせておくべきことは？
- REQUEST：だれかに依頼しておくべきことは？
- OPERATE：自分が実行しておくべきことは？
- EXAMINE：調査や試験、検討すべきことは？
- NEGOTIATE：交渉しておくべきことは？
上記に取り組むことで、タスク漏れが見つかる場合も多々あります。
各タスクの完了も早くできるようになるので、ぜひ確認してみてください。
タスク管理の手段
タスク管理をする手段を、以下の４つご紹介します。
- 紙とペンやホワイトボードと付箋などの物理管理
- エクセル
- Googleスプレッドシート・Excel Online
- タスク管理ツール
結論から言えば、タスク管理専用のツールが機能的にもっとも優れており、基本無料から始
められるので、一番おすすめの手段といえます。
しかし、他の手段も手軽に始めやすいといったメリットがあるので、各手段の詳細を解説していきましょう。
紙とペンやホワイトボードと付箋などの物理管理
タスク管理ツールと比べると総合的な利便性が低いですが、手帳などの紙とペン、あるいはホワイトボードと付箋を使ったタスク管理は、手軽かつ即座に管理できる方法です。
多くの人が手帳で日々のスケジュールを管理しているように、紙とペンを使う方法は個人のタスク管理をする上では問題はありません。
また、下図のようにホワイトボードと付箋を使うタスク管理は、少人数のチームでタスクの進捗状況を把握することにも適しています。
ただし、紙とペンでチーム単位のタスクを管理するのは無駄が多く、ホワイトボードなどを活用するのも人数やタスク数に限界があります。
したがって、個人や３、４人のチームタスク管理以外では他の手段をとるのが良いでしょう。
エクセル
すでに使っているエクセルをタスク管理に使うメリットは、費用がかからないこととテンプレートが用意されていることです。
テンプレートを使えば自分でタスク管理表を作ったり、面倒な設定をしたりせずにすみます。
下図は、マイクロソフト公式サイトで無料ダウンロードできるエクセルテンプレートの一部で、タスクリストやガントチャート、スケジュールなどがあります。
エクセルは広く使われているソフトなので、各法人・個人が欲しいものを作成して提供している場合も多々あります。
デメリットとしては、リアルタイムな進捗確認などはできず、意図しない保存ミスといったトラブルが発生しがちなことです。
Web版（Office Online）はまた別ですが、基本的にエクセルは多人数での同時使用を意図されていません。
オンラインストレージなどに保存すればいつでもどこでもファイルを開けますが、複数人が同時に開くとうまく保存されず、データが消える恐れがあります。
定例会議でのみ更新する、といった頻度で使うならおすすめできる手段ですが、毎日入出力するなら次のGoogleスプレッドシートかOffice Onlineを。
できれば、タスク管理専用ツールを使いましょう。
Googleスプレッドシート・Excel Online
GoogleスプレッドシートやExcel Onlineは、無料ながらインターネットにつながっていれば、いつでもどこでもリアルタイムで更新やチェックをできるツールです。
常にデータを同期しているので、複数人で編集してもデータが失われることもありません。
使い勝手に多少の違いはありますが、どちらのツールもタスク管理に使えるテンプレートが無料で提供されているので、イチからタスク管理表を作る手間などを省けます。
たとえば、以下はGoogleスプレッドシートで使えるテンプレートです。
Excel Onlineにも下図のようなテンプレートが用意されています。
汎用性の高さから、タスク管理もできなくはないスプレッドシートやエクセルですが、やはり便利さやストレスのなさではタスク管理専用のツールに敵いません。
たとえば、以下のような機能はスプレッドシートにはありません。
- ガントチャートからタスクの詳細にとぶ
- 着手日や終了日前にアラートを担当者にとばす
- スマホでもPCでも見やすく・操作しやすく表示できる
- 各種ファイルの添付
- 作業や確認に最適なフォーマットへワンクリックで切り替えられる
- プロジェクトごとのタスクしぼりこみ
タスク管理ツール
専用に開発されているので、タスク管理をもっともやりやすいのがタスク管理ツールです。
直感的に使えつつも、できることは多数あり、たとえば、以下の動画のような機能で便利に管理できます。
上の動画のような機能が基本無料で使えるものが多いです。
なお、タスク管理ツールは需要の高さから数多く提供されていますが、これはメリットであると同時にデメリットでもあるでしょう。
なぜなら、自社に最適なものを選べればタスク管理の負担や残業時間を減らせますが、選ぶのが大変、という側面もあるからです。
そこで、数あるタスク管理ツールの中でも特に有用なものを厳選しつつ、より自社に合うものを選べるように選択ガイドを用意しました。
以下の記事に厳選したツール集と選択ガイドがあるので、ぜひご覧ください。
なお、とりあえずタスク管理ツールを使ってみたい場合は、以下の表のツールを使うのがおすすめです。
| 向いている企業や部署 | ツール名 |
| 開発系 | Backlog |
| 事務・管理系 | Wrike |
| 営業系 | eセールスマネージャー |
それぞれのツールの詳細をわかりやすく解説していきます。
なお、ツールを選ぶにあたって以下２つのポイントは特に重要です。
- 業務に必要な機能が搭載されているか
- ITに詳しくない方でも操作しやすいか
無料プランなどでツールを試すと必要な機能が見えたり、現場で定着しそうかを確認できたりするので、まずは試してみると良いでしょう。
ツールの紹介
前項で、タスク管理の手法としてはタスク管理ツールが一番オススメであると紹介しました。
そこで現在、日本の企業で広く使われている主要なタスク管理ツールをご紹介します。
Backlog（バックログ）
タスク管理（ToDo管理）とは？ メリットと意味、具体的方法 仕事を整理してスムーズに！＿Backlog
Backlogは総合タスク管理ツールです。
日本を代表する企業など、数多くの企業に導入されています。
Backlogはタスク管理に役立つ、以下の機能を備えており、数十人のチームでも進捗状況を管理可能です。
- 直感的にわかりやすいユーザーインターフェース
- チームのタスクを一覧で確認できる
- タスクを細分化し、親子関係を設定できる
- ガントチャートで進捗状況がひとめでわかる
- バーンダウンチャートで将来の予測ができ、予定通り完了可能か判断できる
ガントチャートの機能が特に充実しており、各タスクの集大成であるプロジェクトの完遂を見据えながら、日々のタスク管理ができます。
一方で、チャットなどのやり取りは各タスクの画面ですることになり、設定も細かいので開発などの部署向けといえます。
Wrike（ライク）
タスク管理（ToDo管理）とは？ メリットと意味、具体的方法 仕事を整理してスムーズに！＿Wrike
Wrikeは、Googleやティファニーといった世界の著名な企業に活用されているクラウド型のタスク／プロジェクト管理ツールです。
以下の機能を備えていることが特徴です。
- 使いやすいユーザーインターフェース
- ダッシュボードのカスタマイズが可能で、必要な情報をすばやく確認できる
- ガントチャートで進捗状況を確認できる
- 作業負荷ビューでメンバーごとの負荷状況がわかり、簡単に再調整できる
- リポートビルダーにより、達成率や進捗度などのグラフ表示が可能
シンプルに使いやすい一方で、機能の拡張性に優れているのがWrikeの特徴といえるでしょう。
ITに強い人材が必要になりますが、各部署に最適化させて使ったり、部署をまたいでの使用も可能です。
大企業や事務・管理部門の水平展開に使用などがおすすめです。
eセールスマネージャー
タスク管理（ToDo管理）とは？ メリットと意味、具体的方法 仕事を整理してスムーズに！＿eセールスマネージャーRemix Cloud
eセールスマネージャーは、日本の営業に特化したCRM／SFAで、タスク管理の機能も充実しています。
一例として、営業担当者がスマホで活動報告をすると、eセールスマネージャーに登録されているさまざまなデータに反映されます。
リアルタイムな情報共有が可能で、上司も速やかなアドバイスやマネジメントが可能になり、売上や利益の最大化を目指せます。
より詳細を見てマネジメントしたければ下図のような確認画面もでき、意思決定のスピードアップもはかれます。
SFA／CRMツールは需要の高さから数は多くありますが、基本的に海外産のものが多いです。
日本独特の商習慣に根ざした営業をしているなら、国内満足度No.1のeセールスマネージャーを検討するのがおすすめです。
ツボを押さえたタスク管理で成果アップを
タスク管理を実施することで確実な目標達成や業務の進行効果が期待できます。
各企業により適したタスク管理の手段は違いますが、基本的にはタスク管理ツールを使いましょう。
高い成果を出す企業は、プロジェクトにプロジェクト管理ツール、営業活動の効率化にSFA／CRMを使うように、タスク管理にはタスク管理ツールを使っています。
ツール費用も基本無料であったり、クラウド型で安価になっていたりします。
費用対効果を見定めてぜひ自社にあうツールを導入してください。
