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タスク管理とは

タスク管理(ToDo管理)とは?意味やマネジメントの基本を徹底解説

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日常的にやっているもののタスク管理の重要性や効率的な管理方法がわからずに悩んでいませんか?そして、改めて学び直す価値は大いにあります。

なぜなら、正しいタスク管理をすれば期日を確実に守って仕事をこなせ、顧客に信頼されたり上司に評価されたりするからです。 そして、個人からマネジメント層までのタスク管理のノウハウは 確立されています。

そこで今回、5,000社以上の効率アップを実現してきた弊社が、タスク管理の意味やメリット、便利なツールなどを分かりやすく解説します。

良いタスク管理は意味や目的の理解から

タスク管理とは、文字通りタスクを管理することです。簡単に説明すれば、ある仕事を完遂するのに必要な業務を洗いだし、重要度や優先度順にしたがって日々の業務を進めることです。進捗状況も管理し、場合によっては新たなタスクを出したり優先順位を変えたりすることもあるでしょう。

しかし、タスクとはなんでしょうか?todoとはなにが違うのでしょうか?管理すべき対象にもかかわらず、あらためて聞かれると意外と答えられないものです。

そして、理解が足りていないのに成功企業が実践している方法やツールをまねして使っても効果は限定されます。一口に新人の管理(研修)といっても新卒と既卒ではやるべきことが違うのと同じように、タスクそのものへの理解がある程度必要なわけです。もちろんタスク管理の基本も知っておきべきです。

そこで、タスク管理に必要な最低限の事前知識を説明していきます。なお、ツールやノウハウを先に確認したい場合は、「部署別おすすめタスク管理ツール5選」「効率的なタスク管理のやり方」をご覧ください。

タスク管理に必要な最低限の事前知識

効率的なタスク管理に必須となる事前知識は以下2つです。

  • タスクとToDoの違い
  • タスク管理をする意味・目的

具体的なタスク管理の方法やツールも紹介しますが、上記2つの知識がないまま取り入れても成果は限定的です。それぞれの詳細を解説していきます。

タスクとToDoの違い

混同されがちですが、タスクとToDoは異なります。タスクとはあくまでもプロジェクトに関する業務です。なにかの開発をしているなら完成に必要なすべての業務がタスクになります。イベント開催なら、会場の準備や集客、人員の手配などがタスクになるでしょう。

一方でToDoには、以下のような「プロジェクトとは関係のない日々の業務」のことです。

  • 問い合わせなどで発生するメールや電話
  • 経費精算や勤務表の入力
  • 備品の購入手続き

なお明確な定義はありませんが、GTDといった有名な個人のタスク管理法ではそれ以上分解できない業務をタスクとする場合が多いです。複数のタスクをこなして達成できる業務を親タスクやプロジェクトなどといいます。本記事ではプロジェクトとは、各タスクをこなして最終的に達成できる仕事として解説していきます。

なお、ToDoにはしめきりがありますが、タスクの優先順位を意識しながら実行しなければなりません。ちなみにタスクにも以下2つの種類があります。

チームタスク
(チームプロジェクトタスク)
複数人によるチームがプロジェクトを実現するためのタスク。
新製品発表イベントなら日程や会場選定、発表内容の決定など。
個人タスク
(個人プロジェクトタスク)
プロジェクト完遂に向けて個人が行うべきタスク。
営業なら顧客訪問やアポ取り、提案書の作成など。

タスク管理をする意味・目的

タスク管理をするそもそもの意味・目的は以下4つです。

  • スケジュールの作成
  • 進捗状況の見える化
  • 部署やチームのマネジメント
  • 重要な業務により多くの時間を割けるようにすること

タスク管理とは上記のいずれかを目的にするものです。陳腐化を防いだりタスク管理が自体が目的になったりするのを防ぐために、タスク管理をする意味と目的をあらためて理解していきましょう。

スケジュールの作成

スケジュールを作成して期日までに確実にプロジェクトを完遂するのがタスク管理をする意味の1つです。きちんとタスクをリストアップできれば余裕を持ったスケジュールを組め、以下のメリットが得られます。

  • 作業の実施もれを防ぎ、顧客からの苦情を減らせる
  • 優先度の高い作業から先に進められる
  • 「何から手をつけて良いかわからない」という事態を防げる

優先度の高い作業を先に行うためには、業務の全容を把握しておかなければなりません。タスク管理を行うことで、優先順位をつけた業務の遂行が可能となります。

進捗状況の見える化

スケジュール通りにプロジェクト完遂できそうかを明確にするために、進捗状況を見える化するのもタスク管理をする目的です。複雑に見えるプロジェクトもつまるところタスクの積み重ねにすぎません。個々のタスクの進捗状況をきちんと追えるようにしておけば、遅れが出ても早めに対策を打てます。

なお、チーム全体の進捗状況を把握するには各個人のタスク状況の把握が必要です。後で紹介するツールを使って、リアルタイムに情報を収集して避けなtodoを発生させないようにしたいところです。

部署やチームのマネジメント

部署やチームのマネジメントをするためにもタスク管理はかかせません。上司は部署の責任者として、以下2つの職務が求められています。

  • 部下の進捗状況を正しく把握する
  • プロジェクトや部署の目標を達成させる

各個人に課したタスク完了までの時間や質は、部下のマネジメントをするのにうってつけです。また、各個人のタスク完了までの時間が短くできたり質が向上できたりすれば、部署の目標達成の確度も上がります。

したがって上司はタスク管理をするものですし、各個人がタスク管理に協力すれば評価につながりやすくなると考えられます。

重要な業務により多くの時間を割けるようにすること

重要な業務により多くの時間を割けるようにするのもタスク管理に取り組む意味になります。しめきり間近のToDoに追われるあまり、各個人がタスクをこなせないようでは目標達成、ひいては存在意義が疑われるかです。

たとえば売上をあげて利益を得る部署である営業部の社員が、問い合わせに追われてばかりでは経営が立ち行かなくなってしまいます。

一方で、ITの活用や事務担当者の削減などにより、営業担当者は多くの業務を抱えるようになりました。手当たりしだいに仕事を進めていたのでは肝心の営業活動を行う時間がなくなりかねません。有名な書籍にもタスク管理の重要性が書かれています。

“本来営業担当者は、営業活動を行う上で重要な作業に対し、より多くの時間を振り向ける必要があります。タスク管理を行うことで、優先してやるべき仕事に多くの時間を費やすことができます。”

参考:角川淳 営業デジタル改革 日本経済新聞出版社 2019 p20-28

上記のように営業といった外回りがメインの職種でもタスク管理が必要であり、ロジカルな視点が必要になっています。特に営業部は自社の利益に直結する仕事をしているので、ツールなどを使ってタスク管理の最適化に取り組みたいところです。

効率的なタスク管理のやり方とは?

タスク管理(ToDo管理)とは? メリットと意味、具体的方法 仕事を整理してスムーズに!_タスク管理実行のポイント

効率的なタスク管理には、以下2つがポイントになります。

  • タスク管理の基本の流れを守る
  • スケジュール管理は部署にあったツールでおこなう

それぞれ分かりやすく解説していきます。

タスク管理の基本の流れを守る

効率的なタスク管理の流れは確立されており、成功企業が日々実践しています。具体的なやり方を簡単にまとめると以下のとおりです。

タスク管理のステップ 実施内容
①全タスクの洗い出し プロジェクト完遂に必要なタスクを列挙する
②スケジュールの設定 期日までに全タスクを完了できるスケジュールを設定
③進捗状況の把握と管理 タスクの進捗状況を把握して遅れの補てんなどをする
④リスケジュール タスクの見落としや遅れが発生すればリスケジュールする
⑤改善と標準化 タスク管理を振り返り改善やマニュアル作成(標準化)をする

いずれも重要なので、各ステップの詳細を解説していきます。

①全タスクの洗い出し

全タスクの洗い出しからタスク管理は始まります。社内に似たプロジェクトをした記録や毎年の定例業務なら積極的にタスクを流用しましょう。新しい要素があるといった場合は、以下の手順で全タスクを洗い出すと効率的です。

  1. 「書き出す」:やるべきことをもれなくリストアップし、種類別に分ける
  2. 「細分化する」:リストアップしたタスクの内容を細分化し、不明点がないか確認する
  3. 「期限を決める」:タスク別に実現可能な期間を検討し、期限を決める

上記はWBSというタスク洗い出しの手法で、タスクのぬけもれや親子関係の崩壊がなければ、正確に全タスクを洗い出せます。

なお、すぐにできるタスクはその場で行うことも1つの方法です。もっとも短時間で処理できるタスクも数が集まると時間を要しますから、ケースバイケースでの判断が重要です。

②スケジュールの設定

人員とタスクにかかる時間を考えて、スケジュールを設定します。基本的にはガントチャートやカレンダーを使い、専門的なスキルが必要なタスクが多数あるならスキルマップと担当表を作成すると良いでしょう。

営業やマーケティングといった部署の場合は、基本的に目標があるはずなので繁忙期などを考慮した上でタスクをこなしておくべきタイミングを設定します。

いずれにせよ、各人員の能力とプロジェクトに使える時間をきちんと考えた上で、現実的なスケジュールを組むのが重要です。

③進捗状況の把握と管理

マネージャーは進捗状況の把握と管理をし、各チームメンバーなどはタスクの進捗状況を報告します。集計や報告のタスクに時間をとられるのは避けたいので、可能な限り自部署・チームに適したタスク管理ツールを使うのが重要です。ツールは後述する「部署別おすすめタスク管理ツール5選」で紹介します。

④リスケジュール

タスクの見落としや進捗に遅れが発生した場合はリスケジュールをします。各個人のタスク状況をきちんと把握できていれば、遅れの補てんに回せる人員がいるか判断できます。

スケジュールを全員に共有できていれば、そもそも遅れを発生させないことにもつながるので、ツールで進捗状況を全員に見えるようにしておくべきでしょう。また、想定以上に時間がかかるタスクがあった場合などは、次のステップである改善と標準化のために記録しておくと良いです。

⑤改善と標準化

当初のスケジュールと現実にプロジェクトを完遂したスケジュールを見比べたり、リスケジュール時のメモを見たりして改善策を検討します。

営業活動といった業務でもうまくいったパターンとうまくいかなかったパターンがあるはずです。「この時期はこうしておくべき」といった改善策の立案し、次回以降のために標準化してください。

スケジュール管理は部署にあったツールで!

せっかく決めたスケジュールも、予定通りかどうかチェックしなければ「絵に描いた餅」となってしまいます。定期的に進捗状況を確認した上で、予定よりも遅れた場合は対策を考え、実行する必要があります。

しかし、タスク管理はタスクの内容や必要な日数、締め切りなど、チェックすべき項目が多岐にわたります。タスクをこなしている各個人も報告が大変です。したがって、タスクの進捗管理と報告が簡単にできるツールを使うのがおすすめといえます。

個人や小規模チームならExcelやGoogleToDoリストでの管理も可能ですが、今は無料のタスク管理ツールでも十分管理の手間が省けます。なお、タスク管理ツールには以下の3種類があるので、適したものを選びましょう。

  • タスク管理型:タスクの進捗状況をわかりやすく表示する
  • 工数管理型:労働時間の管理が中心。収益性や生産性向上に役立つ
  • 情報共有型:チャットやデータの共有が可能。情報共有を重視するチームにおすすめ

より選択肢をしぼりたい場合は、「部署別おすすめタスク管理ツール5選」を参考にしてください。

部署別おすすめタスク管理ツール5選

タスク管理の重要性から多くのツールが提供されており、成功企業は業界や部署に応じて使い分けています。そこで、数あるタスク管理ツールの中でも特に便利なものを紹介していきます。具体的には以下の5つです。

※クリックすると各ツールに飛びます

向いている企業や部署 ツール名
開発系 Backlog
大企業/事務・管理系 Wrike
ソフトウェア系 Trello
マーケティング系
(インバウンド)
HubSpot
営業系 eセールスマネージャー

それぞれのツールの詳細を分かりやすく解説していきます。なお、ツールを選ぶにあたって以下2つのポイントは特に重要です。

  • 業務に必要な機能が搭載されているか
  • ITに詳しくない方でも操作しやすいか

無料プランなどでツールを試すと必要な機能が見えたり、現場で定着しそうかを確認できたりするので、まずは試してみると良いでしょう。

Backlog(バックログ)

タスク管理(ToDo管理)とは? メリットと意味、具体的方法 仕事を整理してスムーズに!_Backlog

Backlogは株式会社ヌーラボが提供する、クラウド型の総合型タスク/プロジェクト管理ツールです。日本を代表する企業をはじめ、数多くの企業に導入されています。

Backlogはタスク管理に役立つ、以下の機能を備えています。数十人のチームでも、進捗状況を管理可能です。

  • 直感的にわかりやすいユーザーインターフェース
  • チームのタスクを一覧で確認できる
  • タスクを細分化し、親子関係を設定できる
  • ガントチャートで進捗状況がひとめでわかる
  • バーンダウンチャートで将来の予測ができ、予定通り完了可能か判断できる

特にガントチャートの機能が充実しており、各タスクの集大成であるプロジェクトの完遂を見据えながら、日々のタスク管理ができます。一方で、チャットなどのやり取りは各タスクの画面ですることになり、設定も細かいので開発などの部署向けといえます。

Wrike(ライク)

タスク管理(ToDo管理)とは? メリットと意味、具体的方法 仕事を整理してスムーズに!_Wrike

Wrikeは、Googleやティファニーといった世界の著名な企業に活用されているクラウド型のタスク/プロジェクト管理ツールです。以下の機能を備えていることが特徴です。

  • 使いやすいユーザーインターフェース
  • ダッシュボードのカスタマイズが可能で、必要な情報をすばやく確認できる
  • ガントチャートで進捗状況を確認できる
  • 作業負荷ビューでメンバーごとの負荷状況がわかり、簡単に再調整できる
  • リポートビルダーにより、達成率や進捗度などのグラフ表示が可能

シンプルに使いやすい一方で、機能の拡張性に優れているのがWrikeの特徴といえるでしょう。ITに強い人材が必要になりますが、各部署に最適化させて使ったり、部署をまたいでの使用したりもできます。大企業や事務・管理部門の水平展開に使用などがおすすめです。

Trello(トレロ)

タスク管理(ToDo管理)とは? メリットと意味、具体的方法 仕事を整理してスムーズに!_Trello

Trelloは、無料で使えるクラウド型のタスク管理ツールです。必要事項を書いたメモ帳を画面に貼り付ける方法で、手軽にタスク管理を始められる点が魅力です。もし締切日の早い順に並べたい場合はプラグインを使うことで、ガントチャート形式に変更できます。

直感的に使いやすく無料プランも用意されているので、フリーランスや小規模なチームも便利に使えますが、特にソフトウェア会社にはうってつけです。というのも、GitHubやJIRAといったアジャイル型のソフトウェア開発などに便利なツールと連携できるからです。

HubSpot(ハブスポット)

タスク管理(ToDo管理)とは? メリットと意味、具体的方法 仕事を整理してスムーズに!_HubSpot

HubSpotは、(インバウンド)マーケティング業務にむいたツールです。厳密にはタスク管理ツールではなく、CRMとSFA、MAの機能をメインにしたオールインワンのツールです。

マーケティングや販促の段階から商談、フォローアップの段階まで、顧客の情報を一括管理し一気通貫でのサポートが可能です。

タスク管理をHubSpotで行うことで、マーケティング部門やカスタマーサポート部門とも情報を連携可能です。たとえば営業担当者がカスタマーサポート部門の状況を把握し、顧客へフォローアップを行うと、顧客の評価がアップすることが期待できます。

なお、次に紹介するeセールスマネージャーもSFA/CRMです。SFA/CRMならではのメリットを簡単に解説しておくと、以下のとおりです。

SFA/CRMのメリット 備考
顧客データとの連携が可能 タスクをこなす最適なタイミングなどが分かる。
担当者以外の対応も可能。
営業に集中できる こなしたタスクを簡単に登録できる。
同時に日報などの形で上司に報告可能。

売上を出す部署に便利な機能がつめこまれており、タスク管理も業務に合わせてやりやすくなっているのが特徴です。

eセールスマネージャー

タスク管理(ToDo管理)とは? メリットと意味、具体的方法 仕事を整理してスムーズに!_eセールスマネージャーRemix Cloud

eセールスマネージャーは、日本の営業に特化したCRM/SFAで、タスク管理の機能も充実しています。

一例として営業担当者がスマホで活動報告をすると、eセールスマネージャーに登録されているさまざまなデータに反映されます。一例を出すと、下図のような画面で一度入力した情報を確認でき、何度も日報を作成したり確認したりする手間がなくなるでしょう。

上司にも上図の情報は共有されるので、リアルタイムな情報共有が可能です。上司も速やかなアドバイスやマネジメントが可能になり、売上や利益の最大化を目指せます。

より詳細を見てマネジメントしたければ下図のような確認画面もでき、意思決定のスピードアップもはかれます。

SFA/CRMツールは需要の高さから数が多くありますが、基本的に海外産のものが多いです。日本独特の商習慣に根ざした営業をしているなら、国内満足度No.1のeセールスマネージャーを検討するのがおすすめです。

より良いタスク管理にするチェック項目5つ

タスク管理(ToDo管理)とは? メリットと意味、具体的方法 仕事を整理してスムーズに!_メリット

より良いタスク管理にできているかは、以下5つのポイントをチェックするのがおすすめです。

  • やるべきことを明確にできているか
  • 実行可能な計画を立てられているか
  • 優先度を明確にできているか
  • 顧客満足の観点がぬけていないか
  • 余裕を持った計画になっているか

それぞれ具体的に解説していきます。

やるべきことを明確にできているか

タスク管理を行うためには、タスクの全容を明らかにしておくことが求められます。必然的に、タスクのリストアップも行われることになるでしょう。

タスク管理を行うことで、これから行うべきことを明確にできます。「何を行えばゴールにたどり着けるか」が把握できるため、いたずらに不安になったり、無計画で仕事をしたりする事態を防げます。

実行可能な計画を立てられているか

やるべき項目をすべてリストアップすることで、タスクを完了させるために必要な時間やスキル、人員などの把握が可能となります。同時に、以下の内容も明らかとなるでしょう。

  • 予定している期間内で、タスクを完了させることは可能か
  • タスクを完了できない場合の原因は何か
  • どの条件を追加すれば、期間内にタスクを完了できるか

つまり今のリソースでタスクが完了できるか、不足しているリソースは何かという点が「見える化」されるわけです。ここには、組織でよく言われがちな「やる気」「根性」「気合」といった精神論が入る余地はありません。タスク管理によって現状を冷静に見定め、実行可能な計画を立てることが可能です。

優先度を明確にできているか

タスク管理には重要なタスクをピックアップし、優先的に実施できるメリットもあります。それは行うべきタスクをすべて洗い出すことで、以下の内容が明らかになるためです。

  • タスクごとの重要度の違い
  • 顧客など、チーム外の方の確認が必要か否か
  • タスク間の前後関係(タスクの完了が、他のタスクの開始条件になっているなど)

締め切りまでの時間とやるべき項目が明確となるため、重要なタスクから優先して作業を進められます。期限を意識して計画的に作業を進められることもメリットの1つです。

顧客満足の観点がぬけていないか

タスク管理には定期的に顧客へ報告を行い、不安を軽減する項目も含まれます。顧客が必要な情報を必要なタイミングで提供することで、信頼と顧客満足度の向上がはかれます。

顧客の側から見ると、いちいち催促しなくても求める情報や回答をスムーズに得られるメリットは見逃せません。このようにタスク管理は、顧客満足度の向上につながる重要なポイントとなります。

余裕を持った計画になっているか

タスク管理によって、完了までにやるべき業務量が明確化されます。いつまでに何をどれだけ行うべきかという内容が明らかになるので、タスクにぬけやもれがなければ落ち着いて作業に取りかかれます。あせらずに作業を進められることは、ミスの防止にもつながる点もタスク管理の重要なメリットです。

タスク管理とは何かを理解した上で実行して目標達成を確実に!

タスク管理を実施することにより確実な目標達成や業務の進行効果が期待できます。

そして、自らの状況において適した手段は違います。最適なツールを用いてタスクを管理しましょう。プロジェクトであればプロジェクト管理ツール、営業活動の業務効率化にはCRMやSFAを用いて、タスク管理を行うことがおすすめです。

タスク管理は顧客からの信頼を勝ち取り、失注を防ぐためにも欠かせません。この記事が参考になったら幸いです。

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