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タスク管理とは

タスク管理(ToDo管理)とは? 営業がタスク管理するメリットと意味、具体的方法!

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タスク管理がなぜ重要か、どう管理すべきかわからない方は多いでしょう。そして、改めて学び直す価値は大いにあります。

なぜなら、タスクを管理することで確実に期日を守って仕事をでき、顧客に信頼されるからです。ひいては上司に評価されます

そこで、本記事ではタスク管理のメリットやポイント、各種ツールを取り上げ、解説します。

タスク管理の目的と、ビジネスの現場で求められる理由

タスク管理とは、行うべき仕事を細分化し、優先度をつけて効率的に仕事を進める手法です。

そして、タスク管理の目的は、変化するビジネスの現場で、効果的に業務を行うことですが、もう少し詳しく目的を理解すると、より良い結果につながりやすくなります。

そこで、タスク管理を行う目的3つと、ビジネスの現場で求められる2つの理由を説明していきましょう。

タスク管理、マネジメントする目的

タスク管理の目的は、以下3点があげられます。

  • 行うべき作業を漏れなくリストアップし、優先順位をつけて実行する
  • セルフマネジメントにて進捗状況を見える化する
  • 上司が的確にマネジメントできるようにする

上記3つのタスク管理の目的をそれぞれ説明していきます。

行うべき作業を漏れなくリストアップし、優先順位をつけて実行する

多くの業務は、複数の作業(=タスク)から成り立っています。行うべき業務を作業単位に分解しリストアップすることで、以下の効果が得られます。

  • 作業の実施もれを防ぎ、顧客からの苦情を減らせる
  • 優先度の高い作業から先に進められる
  • 「何から手をつけて良いかわからない」という事態を防げる

優先度の高い作業を先に行うためには、業務の全容を把握しておかなければなりません。タスク管理を行うことで、優先順位をつけた業務の遂行が可能となります。

セルフマネジメントにて進捗状況を見える化する

タスク管理により業務を細分化することで、個々の作業単位で細かく進捗をチェックできます。もし作業に遅れが出れば速やかに判明するため、早めに対策を打てるメリットは見逃せません。

問題に対し早期の対処を行うことで締め切りに遅れにくくなり、顧客満足度の向上にもつながります。

上司が的確にマネジメントできるようにする

上司は部署の責任者として、以下2つの職務が求められています。

  • 部下の進捗状況を正しく把握する
  • 進捗が未達、または遅れが生じている場合は、対策と対応方法を考える

タスク管理により現状を正しく理解した上で、適切な判断を行い指示を出すことができます。上司がチームを的確にマネジメントすることも、目的の1つとして重要です。

タスク管理がビジネスの現場で求められる理由

タスク管理がビジネスの現場で求められる理由には、以下の2点があげられます。

営業活動に重要な作業に対して、より多くの時間を振り向ける必要がある

ITの活用や事務担当者の削減などにより、営業担当者は多くの業務を抱えるようになりました。多種多様な職務を持つがゆえに、手当たりしだいに仕事を進めていたのでは肝心の営業活動を行う時間がなくなりかねません。

本来営業担当者は、営業活動を行う上で重要な作業に対し、より多くの時間を振り向ける必要があります。タスク管理を行うことで、優先してやるべき仕事に多くの時間を費やすことができます。

参考:角川淳 営業デジタル改革 日本経済新聞出版社 2019 p20-28

営業にもロジカルな視点が求められるようになった

いまや営業には多様化が進む時代において、企業の課題解決を担う役割が求められています。顧客企業が悩んでいる真の課題を見つけ、解決策をソリューションとして提案する必要があります。

昔ならば、気合や根性があれば無計画でも営業成績を上げられたかもしれません。しかし現代の営業活動には、ロジカルな視点が求められています。タスク管理を行い重要な仕事を優先して進めなければ、営業成績の向上も顧客の信頼も得られません。

なお弊社では営業のタスク管理の最適化も図れるSFAを提供しています。

タスクとToDoの違いとは?

タスク管理の対象となるタスクは、ToDoと異なります。日々の業務を正確かつ効率的に行うには、タスクを適切に使い分けることが重要です。

ここでは、各タスクの内容とToDoとの違いを解説します。

チームタスク(チームプロジェクトタスク)

「チームタスク」は、複数人によるチームがプロジェクトを実現するためのものです。たとえば新製品発表イベントであれば、日程や会場の選定、発表内容の決定、参加対象者の決定などタスクを細分化して効率を図ります。

個人タスク(個人プロジェクトタスク)

「個人タスク」は、プロジェクトの成功に向けて個人が行うべき仕事を指します。営業活動ならば顧客先の訪問やアポ取り、提案書の作成などが代表的な項目です。

ToDoとタスクは果たして何が違うのか

ToDoとタスクは異なります。タスクはあくまでもプロジェクトに関する業務です。一方でToDoには、以下のとおり「プロジェクトとは関係のない日々の業務」も含まれます。

  • メールチェックや内容の確認、返信
  • 経費精算や勤務表の入力
  • 備品の購入手続き

もっともToDoに含まれる日常業務にも締め切りがありますから、優先順位をつけて実行しなければなりません。

タスク管理を行う5つのメリット

タスク管理(ToDo管理)とは? メリットと意味、具体的方法 仕事を整理してスムーズに!_メリット

タスク管理には5つのメリットがあります。それぞれどのようなメリットを得られるか、解説していきます。

やるべきことを明確にできる

タスク管理を行うためには、タスクの全容を明らかにしておくことが求められます。必然的に、タスクのリストアップも行われることになるでしょう。

タスク管理を行うことで、これから行うべきことを明確にできます。「何を行えばゴールにたどり着けるか」が把握できるため、いたずらに不安になったり、無計画で仕事をする事態を防げます。

実行可能な計画を立てられる

やるべき項目をすべてリストアップすることで、タスクを完了させるために必要な時間やスキル、人員などの把握が可能となります。同時に、以下の内容も明らかとなるでしょう。

  • 予定している期間内で、タスクを完了させることは可能か
  • タスクを完了できない場合の原因は何か
  • どの条件を追加すれば、期間内にタスクを完了できるか

つまり今のリソースでタスクが完了できるか、不足しているリソースは何かという点が「見える化」されるわけです。ここには、組織でよく言われがちな「やる気」「根性」「気合」といった精神論が入る余地はありません。タスク管理によって現状を冷静に見定め、実行可能な計画を立てることが可能です。

重要な項目を優先し、計画的に作業を進められる

タスク管理には重要なタスクをピックアップし、優先的に実施できるメリットもあります。それは行うべきタスクをすべて洗い出すことで、以下の内容が明らかになるためです。

  • タスクごとの重要度の違い
  • 顧客など、チーム外の方の確認が必要か否か
  • タスク間の前後関係(タスクの完了が、他のタスクの開始条件になっているなど)

締め切りまでの時間とやるべき項目が明確となるため、重要なタスクから優先して作業を進められます。期限を意識して計画的に作業を進められることもメリットの1つです。

顧客満足につながる

タスク管理には定期的に顧客へ報告を行い、不安を軽減する項目も含まれます。顧客が必要な情報を必要なタイミングで提供することで、信頼と顧客満足度の向上がはかれます。

顧客の側から見ると、いちいち催促しなくても求める情報や回答をスムーズに得られるメリットは見逃せません。このようにタスク管理は、顧客満足度の向上につながる重要なポイントとなります。

心の余裕ができる

タスク管理によって、完了までにやるべき項目が明確化されます。何をどれだけ行うべきかという内容が明らかにされますから、落ち着いて作業に取り掛かることができます。あせらずに作業を進められることは、ミスの防止にもつながる点は重要なメリットとして見逃せません。

タスク管理を実行する具体的なポイント

タスク管理(ToDo管理)とは? メリットと意味、具体的方法 仕事を整理してスムーズに!_タスク管理実行のポイント

それでは、具体的にはどのようにタスク管理をすればよいのでしょうか。ここでは4つのポイントを取り上げ、説明していきます。

書き出す>細分化する>期限を決める

タスク管理の第一歩は、何をやるべきかを把握して期限を決めることです。以下のように「書き出す」「細分化する」「期限を決める」のステップを踏むことで、規模が大きい仕事でもタスク管理の実行が可能です。

  1. 「書き出す」:やるべきことを漏れなくリストアップし、種類別に分ける
  2. 「細分化する」:リストアップしたタスクの内容を細分化し、不明点がないか確認する
  3. 「期限を決める」:タスク別に実現可能な期間を検討し、期限を決める

なお、すぐにできるタスクはその場で行うことも1つの方法です。もっとも短時間で処理できるタスクも数が集まると時間を要しますから、ケースバイケースでの判断が重要です。

スケジュール管理は必須

せっかく決めたスケジュールも、予定通りかどうかチェックしなければ「絵に描いた餅」となってしまいます。定期的に進捗状況を確認した上で、予定よりも遅れた場合は対策を考え、実行する必要があります。

またチームを管理する上司も、遅れているメンバーに対して「リカバリーするよう努めよ」と指示するだけでは管理しているといえません。上司自身の責任で対策を考え実行することにより、はじめてチーム全体のスケジュール管理をしているといえます。

工数管理も忘れずに

タスク管理においては予定よりも時間がオーバーしていないかといった、工数管理も重要です。工数が想定よりも増えると作業の遅延だけでなく、人件費も増大します。こまめなチェックにより早めに対策を取れ、予算オーバーとなる事態を防げます。

もっとも円滑な作業実施と利益の確保の両立には、リカバリー可能な計画が重要です。可能な限り見積もりを正確に行いつつ、余裕をもったスケジュールを作成しましょう。

ツールの利用も有効。目的にあわせてツールを選ぶ

タスク管理はタスクの内容や必要な日数、締め切りなど、チェックすべき項目が多岐にわたります。Excelでの管理は1つの方法ですが、無料のタスク管理ツールを活用すると作成や管理の手間が省けます。 タスク管理ツールには以下の3種類がありますから、貴社にあったタイプを選びましょう。

  • 「タスク管理」メイン型:タスクの進捗状況をわかりやすく表示する
  • 「工数管理」メイン型:労働時間の管理が中心。収益性や生産性向上に役立つ
  • 「情報共有」メイン型:チャットやデータの共有が可能。情報共有を重視するチームにおすすめ

またCRMやSFAの機能を活用することで、顧客からの問い合わせ情報や他の部署と連携した管理が可能となります。このため営業活動をトータルで見える化でき、チーム全体で効率的な営業活動を行うことに貢献できます。

代表的なタスク管理ツールと機能を紹介

さきに説明したとおり、ツールを用いたタスク管理はビジネスを有効に進める手段の1つです。はじめに、貴社に適したツールを選ぶポイントを解説します。その後、主なタスク管理ツールを3つ紹介し、それぞれの機能を解説します。

ツール選定のポイント

タスク管理ツールを選定する上で最も重要なポイントは、営業活動の課題を解決するツールを選定することです。業務を円滑に遂行するため、以下のチェックは欠かせません。

  • 業務に必要な機能が搭載されているか
  • ITに詳しくない方でも操作しやすいか

無料のツールであれば手軽に試せますが、有料のツールであっても試用期間があるものは、本格的な導入をする前に使い勝手を試せるため安心です。

代表的な3つのツールを紹介

タスク管理に活用できる総合型タスク/プロジェクト管理ツールには、さまざまなものがあります。ここでは代表的な3つのツールを取り上げ、特徴を解説します。

Backlog(バックログ)

タスク管理(ToDo管理)とは? メリットと意味、具体的方法 仕事を整理してスムーズに!_Backlog

Backlogは株式会社ヌーラボが提供する、クラウド型の総合型タスク/プロジェクト管理ツールです。日本を代表する企業をはじめ、数多くの企業に導入されています。

Backlogはタスク管理に役立つ、以下の機能を備えています。数十人のチームでも、進捗状況を管理可能です。

  • 直観的にわかりやすいユーザーインターフェース
  • チームのタスクを一覧で確認できる
  • タスクを細分化し、親子関係を設定できる
  • ガントチャートで進捗状況がひとめでわかる
  • バーンダウンチャートで将来の予測ができ、予定通り完了可能か判断できる

上記より、タスク管理に必要な機能をひととおり兼ね備えたツールといえるでしょう。

参考:https://backlog.com/ja/

Wrike(ライク)

タスク管理(ToDo管理)とは? メリットと意味、具体的方法 仕事を整理してスムーズに!_Wrike

Wrikeは、世界の著名な企業に活用されているクラウド型のタスク/プロジェクト管理ツールです。以下の機能を備えていることが特徴です。

  • 使いやすいユーザーインターフェース
  • ダッシュボードのカスタマイズが可能で、必要な情報をすばやく確認できる
  • ガントチャートで進捗状況を確認できる
  • 作業負荷ビューでメンバーごとの負荷状況がわかり、簡単に再調整できる
  • リポートビルダーにより、達成率や進捗度などのグラフ表示が可能

Wrikeは、迅速な判断が求められる現場に適したタスク管理ツールといえます。

参考:https://www.wrike.com/ja/

Trello(トレロ)

タスク管理(ToDo管理)とは? メリットと意味、具体的方法 仕事を整理してスムーズに!_Trello

Trelloは、無料で使えるクラウド型のタスク管理ツールです。必要事項を書いたメモ帳を画面に貼り付ける方法で、手軽にタスク管理を始められる点が魅力です。もし締切日の早い順に並べたい場合はプラグインを使うことで、ガントチャート形式に変更できます。

Trelloは比較的小規模なチームや、個人でのタスク管理に適しています。一方で無料ですから、とりあえずタスク管理がどんなものか試してみたいという場合にもおすすめです。

参考:https://trello.com/ja

タスク管理にはCRMやSFAも役立つ

タスク管理にはツールを使う方法のほかに、CRMやSFAの機能を用いる方法もあります。これらのシステムがすでに導入済みであれば、追加投資なしでタスク管理ができる点は見逃せません。

ここではまずCRMやSFAを使うメリットを説明し、サービスを2つ取り上げ特徴を解説します。

CRMやSFAを使うメリット

タスク管理にCRMやSFAを使うことには、大きく2つのメリットがあります。それぞれのメリットについて、詳しく解説していきます。

顧客データとの関連づけが可能になる

タスク管理にCRMやSFAを使うことで、顧客データとの関連づけができます。これにより、以下のメリットがあります。

  • タスクの内容と進捗状況を、顧客ごとに即座に把握できる
  • 今後実施すべきタスクの内容がわかるため、担当者以外でも対応可能

上記はCRMやSFAに登録されている顧客データを活用することで、実現可能としています。業務の属人化による不正など、弊害を防げる効果も期待できる内容の1つです。

案件シナリオ機能により進捗を見える化し、スムーズな顧客対応を行える

タスク管理は案件シナリオ機能を用いることで、進捗を見える化できます。これにより顧客へスムーズな対応を行えるメリットも見逃せません。

たとえば上司は担当社員名や期限日などを設定することで、部下の進捗を一目で確認できます。一方で担当者は、各自のタイムラインで期限が近いタスクを確認できます。締切日までに確実に作業を行うことで、スムーズな顧客対応と失注の防止が期待できます。

参考:CRM/SFA機能一覧

代表的なCRM/SFAを紹介

ここでは代表的なCRM/SFAとして、「HubSpot」と「eセールスマネージャー Remix Cloud」を取り上げます。

HubSpot(ハブスポット)

タスク管理(ToDo管理)とは? メリットと意味、具体的方法 仕事を整理してスムーズに!_HubSpot

HubSpotは、CRMとSFA、MAの機能を持つオールインワンのツールです。マーケティングや販促の段階から商談、フォローアップの段階まで、顧客の情報を一括管理し一気通貫でのサポートが可能です。

タスク管理をHubSpotで行うことで、マーケティング部門やカスタマーサポート部門とも情報を連携可能です。たとえば営業担当者がカスタマーサポート部門の状況を把握し、顧客へフォローアップを行うと、顧客の評価がアップすることが期待できます。

参考:https://www.hubspot.jp/

eセールスマネージャーRemix Cloud

タスク管理(ToDo管理)とは? メリットと意味、具体的方法 仕事を整理してスムーズに!_eセールスマネージャーRemix Cloud

「eセールスマネージャーRemix Cloud」は、日本国内の事業に最適化されたCRM/SFAツールです。クラウド型のサービスであり、低コストで情報の共有と入力の省力化ができる点が特徴です。

一例として営業担当者がスマホで活動報告をすると、Remix Cloudで登録されているさまざまなデータに反映されます。同じ内容を何度も入力する手間は、Remix Cloudでは不要です。報告内容は自動的に上司や関係者の画面へ表示されますから、リアルタイムな情報共有が可能です。上司などによる速やかなアドバイスや、スピーディーな顧客対応につながることでしょう。

もちろん上司がよく使う「予実管理」「案件管理」をはじめ、さまざまな管理機能も豊富です。よく見る機能は1画面のダッシュボードにまとめられるため、意思決定のスピードアップも図れます。

参考:https://www.e-sales.jp/

導入におけるお役立ち資料について

なおSFAやCRM導入を考えている方々に対して弊社では無料でお役立ちコンテンツを提供しています。

もし導入を考えている場合は以下をご参考にされてください。CRM導入にて体制構築で失敗しないポイントを説明しています。

もし比較をされている場合、よろしければ以下シートをご利用ください。こちらCRMやSFAなどのツール導入において、比較や検討におけるステータスを可視化、時短できるシートです。

タスク管理で日々の業務や目標達成を確実に

タスク管理を実施することにより確実な目標達成や業務の進行効果が期待できます。

そして、自らの状況において適した手段は違います。最適なツールを用いてタスクを管理しましょう。プロジェクトであればプロジェウト管理ツール、営業活動の業務効率化にはCRMやSFAを用いて、タスク管理を行うことがおすすめです。

タスク管理は顧客からの信頼を勝ち取り、失注を防ぐためにも欠かせません。この記事が参考になったら幸いです。

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