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本当に役立つ効率的なToDo管理の方法とは?手法やツール・ソフトを紹介

本当に役立つ効率的なToDo管理の方法とは?手法やツール・ソフトを紹介

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社員に成果を出してもらうため、業務を順位付けして見直し、ToDo管理をすることはとても有効です。

しかし、ToDo管理は決められた手順さえ守れば誰でも効率よくできるものではなく、本人の工夫しだいで良くも悪くもなります。
実際、ToDo管理の上手さと売上は無関係でなく、優秀な社員ほどそつなくこなしています。

まずはToDo管理の重要性を知り、社内に広めましょう。
ここでは、業務改善をするためのToDo管理について説明します。

効率的なToDo管理をするために必要な要素とは?

意味と目的

業界や職種によって本当に役立つToDo管理の仕方は変わりますが、重要なのは以下の2点です。

  • 正しいタスクの決定方法の周知徹底
  • 効率的なツール(SFAなど)によるToDo管理

上記2点を守った上で、業界や職種、商材に合わせてアレンジすると、成果につながるToDo管理ができます。

各人のToDoの優先順位が最適化されるようタスクの決定方法を社員に周知し、効率的なツールを使ってPDCAを着実に回すことで、マネジメントもしやすくなるからです。
詳しくは後述しますが、営業部門には必要な行動を可視化してくれるSFAなどのツールも有効です。

それではさっそく、正しいタスクの決定方法と、効率的にToDoを管理できるツールをそれぞれ解説していきましょう。

ToDo管理に欠かせない正しいタスクの管理方法

成果を出す優秀な社員は、日々こなすタスクの決め方が上手です。

優れたタスク管理法は自社で共有すべきであり、それを促すのがマネージャーの仕事といえるでしょう。
もちろんマネージャー自身が、適切なタスク管理方法を熟知していなければいけません。

というわけで、正しいタスクの管理方法を解説していきます。

なお、タスク管理が苦手な社員は一定数いるもの。
そこで、タスク管理の方法を解説した後に、タスク管理が苦手な社員の傾向と対策についても紹介していきます。

タスクの管理方法4ステップ

正しいタスクの管理方法は以下の4ステップに分かれます。

  • 部門目標の共有
  • タスクとして分解
  • 優先順位の決定
  • タスクの差配

それぞれ詳しく解説していきます。

 部門目標の共有

まずは部門目標の各社員への共有から始めましょう。

日々のタスクをこなすことで部門目標の達成につながる、ということがToDo管理の大前提だからです。
実際、部門目標や、目標を達成するためにやってほしいことを各社員と確認し合ってみると、認識がずれているケースは多々あるもの。

まずは部門の目標や方針を共有し、各社員に徹底的に意識させるのが重要です。
それにより、なぜToDo管理に取り組むのかも理解してもらえるでしょう。

なお、部門目標の共有に役立つスキームとして代表的なのは「見える化」。
「情報共有のポイント」もおさえておくべきでしょう。

それぞれ以下の記事に詳細をまとめているので、ぜひ参考にしてください。

 タスクとして分解

次に、部門目標の達成というゴールにつながる日々の行動を、タスクとして分解していきましょう。

たとえば、「他社にシェアを奪われていたが、新製品なら競合商品の弱点をつけるので、今期は1人10件のリプレイスを目指そう!」という目標なら、以下のように分解可能です。

  • 他社製品の導入先をリスト化
  • 営業方法の決定
  • 各社員の営業計画の立案と目標設定
  • 定期的な現状確認と計画修正

上記はあくまでも一例ですが、大まかなタスク(=親タスク)の分類は、マネージャーが適切におこなわなければいけません。
親タスクを理解した各社員がさらに子タスクに分類し、日々の業務を決めていくからです。

各社員が具体的な1つの行動まで正しく業務を分解できれば、このステップは成功です。
マネージャーとしても各社員の仕事量が把握しやすくなり、タスクの結果へのレビューもしやすくなるので、ぜひタスクの分解に力を入れてください。

タスクの優先順位の決定

タスクの分解が完了したら、優先順位を決定していきます。

それぞれのタスクの重要度や緊急度は異なりますし、特定のタスクが完了しないと着手できないタスクもあるはずだからです。

また、緊急度の高いタスクは優先されがちですが、重要度の高いタスクがおざなりにされる傾向にあります。
重要なタスクが放置されると、目標達成が遠ざかるのは自明の理です。

最終的な目標達成のために、いつまでにどのタスクがどの程度完了されておくべきかを明確にし、タスクの優先順位を決定してください。
なお、タスクの優先順位を適切に決定する手段の1つとして、目標達成できそうな仮の進捗をガントチャートやSFAのスケジューラーで作成してみる方法があります。

目標の達成度合いの確認やKPIの把握にも使えるので、以下の記事を参考に検討してみてください。

タスクの差配

必要に応じて、タスクの差配もマネージャーがおこなう必要があります。

営業部門の場合は、担当エリアの設定などでタスクの量の偏りは比較的発生しにくいでしょう。
しかし、営業エリアに明確な優先順位が生じており、担当者だけでは手が回らない場合などでは、ヘルプを出すのが妥当です。

また、営業リストの作成などの業務を各社員がおこなっているなら、インサイドセールス担当者を設置するといった工夫の余地もあります。

既存の手法より効率的に目標を達成できそうな余地があるなら、積極的にタスクの差配をおこないましょう。

ToDo管理が上手くできない・・・苦手と感じる部下の傾向と対策

どんなにToDo管理の重要性を理解していても、一向にタスクを整理できない社員はいます。

彼らに共通するのは、まず目標がはっきりしていないという傾向です。
言われたことはこなせても、自分で仕事の優先順位を定める行為が苦手なのです。

また、仕事量が多すぎるあまり、整理を後回しにしているうちにToDo管理ができなくなる人もいます。
こうした人材も「自己責任」と放置できないのが会社という組織です。
個人の停滞はチームや部署、ひいては会社全体の利益損失へとつながりかねません。

あまりにもToDo管理ができない社員が目立つなら、ITシステムを導入するなどして、大がかりな業務効率化を図ることも検討するべきでしょう。

効率を上げてくれるToDo管理ツール

スマートデバイス

ToDo管理の効果を上げてくれる優れたツールやソフトを紹介していきましょう。

ひと口にToDo管理ツールといっても、大きな区分としてデジタルとアナログがあるので、まずはそれぞれの特徴を解説してから、おすすめのツールやアプリを紹介したいと思います。

デジタルとアナログを使いわけてToDo管理をしよう

アナログな方法でのToDo管理とは、手帳やメモなどを使ってToDoリストを作成する、旧来の手法。
パソコンやシステムの知識がなくても簡単におこなえるというメリットがあります。

しかし、組織でのToDo管理をおこなうには適していないでしょう。
記憶力や文章力など個人の能力に依存する部分が多く、膨大な情報量を管理し切れないからです。

チーム内での報告や連絡が重要視されるビジネスシーンでは、情報共有やリアルタイムでのデータの更新が可能な、ITを活用したデジタルな方法での管理に利点が多いでしょう。
誰がどんな仕事をおこなっているのか、すぐに把握できるのも強みです。

もちろん、各社員が共有する必要のない些末な予定やメモ、マインドマップといったものをアナログで管理する分には問題ありません。
むしろToDo管理に必要な個々人の工夫といえるでしょう。

要するに、マネージャーとして把握しておきたい情報や、アナログで管理されると生産性が落ちる情報は、きちんとデジタルで管理してもらうのがポイントです。

ToDo管理におすすめのツール5選

先に解説したとおり、組織におけるToDo管理に適しているのはデジタルな方法です。

そこで、ToDo管理におすすめなツールを5つ紹介していきます。

エクセル

エクセル

エクセルはToDo管理もできる定番のソフトといえます。

実際、エクセルを使ってガントチャートやリスト、表を作成し、タスクの期限や進捗などを管理している企業は多いです。

ただし、チームで効率的にToDo管理をするためには、各社員で入力と閲覧ができるように、オンライン上でエクセルファイルを管理することが大前提となります。

Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシートには、タスク管理表や進捗状況を確認できる機能が標準でついており、ToDo管理ツールとして便利に使えます。

また、そもそもクラウドで運用されるツールなので、ファイルの更新や保存でトラブルになりにくいのもポイントです。

先に紹介したエクセルの場合、不特定多数の人間が関わっていると、ファイルを開いたり保存したりするタイミングしだいで、情報が失われる可能性もあります。

したがって、ToDo管理をする人数が多く、各社員のITリテラシーに問題がないならGoogleスプレッドシートの活用を積極的に検討すると良いでしょう。

Jooto

Jooto

Jootoは18万人以上が活用するクラウド型のToDo管理ツールです。

ふせんを貼ったり移動したりする感覚でタスクを管理する「カンバン方式」を取り入れているのが特徴で、直感的にタスクを確認しやすくなっています。

また、ガントチャートを作成する機能もあり、タスクの進捗も把握しやすいです。

ただし、無料で使えるのは4人までなので、費用対効果を見極める必要があります。

Trello

Trello

Trelloは、2011年にリリースされた定番のタスク管理ツールです。

Trelloもカンバン方式でシンプルで見やすいタスクの管理ができますが、必要な機能をアドオンで追加していけるのが大きな特徴です。

具体的な追加機能は、エクセルへの出力機能やカレンダー、解析とレポート機能などです。

なお、機能自体は基本的に無料で使え、有料プランにすると他のツールとの連携やセキュリティの向上などができます。

SFA

営業部におけるToDo管理ツールといえば、SFAというジャンルのツールが大本命になります。

というのも、先に紹介したツールは、タスクやプロジェクト管理が出発点になっていますが、SFAは営業支援が出発点になっているからです。

実際、営業予定のリマインド機能や営業先の最新情報を確認できる機能など、営業パーソンにとってうれしい機能が多く用意されています。
営業部には、特におすすめのToDo管理ツールです。

ちなみに、SFAの詳細やメリットなどを以下の記事にまとめているので、必要であればご覧ください。

営業部における効果的なToDo管理の方法

ここからは特に営業部において効果的なToDo管理の方法を紹介していきましょう。

シーンや職種ごとにToDo管理の必要性は変わりますが、まず、アポイントを取る、見積書を作る、などの顧客対応の期日管理にツールを活用したいところです。

先に紹介したSFAツールを活用すれば、手帳では書き切れない詳細な情報も含めて管理できるようになります。
顧客の基本情報のみならず、接触履歴や名刺情報、その他売上情報や次のスケジュール情報などさまざまな情報を把握することができるのです。

やはり営業支援が出発点であるSFAが、営業部に向いたToDo管理ツールでしょう。

SFAの機能とメリット、そして最適なSFAを選ぶ方法を紹介していきます。

SFAツールによるToDo管理の4つのメリット

SFAツールのToDo管理機能を用いるメリットは、以下4つが代表的です。

  • 営業パーソンの抜け漏れ防止
  • 営業パーソンのタスク整理支援
  • フレキシブルなタスク管理
  • マネジメントの効率アップ

それぞれ具体的に紹介していきましょう。

営業パーソンの抜け漏れ防止

SFAでは設定されているカレンダーでスケジュール管理ができ、スケジュールと紐づけて管理することも可能です。
また、リマインダー機能が備わっているツールも多く、予定が迫ってくると通知してくれる便利さがあります。

タスクの抜け漏れを防ぐため積極活用したい機能です。

営業パーソンのタスク整理支援

SFAツールにはタスク整理を支援してくれる機能があります。

顧客の最新状況などの情報も把握可能で、他のソフトやアプリではできないタスク整理の手助けをしてくれます。

フレキシブルなタスク管理

近年のSFAツールの特徴として、PCだけではなく、スマホアプリで活用できるものがあります。
そのため、移動先や営業先で新たに発生した情報を、即座にSFAツール上で更新できます。

会社に戻ってから入力作業をする必要がなくなるので、時短や残業対策にも大きく貢献してくれます。

マネジメントの効率アップ

SFAは営業部全体の見える化も促進してくれるので、各営業パーソンのマネジメントも効率的におこなえます。
顧客との関わり方や営業の進め方などを可視化でき、ブラックボックス化しやすい営業活動の実態をつかめるからです。

社員へのより具体的なフィードバックはもちろん、トップセールスマンのやり方を部門全体で共有することなども可能になってくるでしょう。

最適なSFAを選ぶ方法

SFAは多くの企業からリリースされており、それぞれ特徴やメリットが異なります。

ツールの切り替えにより使い勝手やToDo管理の満足度が向上した、という声も多く聞かれるので、よく比較検討した上で自社にとって最適なツールを選びましょう。

ただ、比較検討には時間も労力もかかるもの。
各SFAの特徴を可視化し、比較検討の負担をかるくできるシートをご用意したので、ぜひご活用ください。

SFA導入の支援やデータの分析、活用方法の情報提供も弊社では積極的に実施しています。
ご興味ある方はぜひセミナーにご参加ください。

ToDo管理はやり方しだいで上達できる!

進め方とポイント

社内にToDo管理の上手い人と下手な人がいるということは、基準となるやり方が共有されていない証です。

また、ToDoリスト作成を、アナログ管理とデジタル管理を混同させながらおこなっているとすれば、それは望ましい状況ではありません。
個人の覚書としてアナログ管理をしてしまうと、情報の共有ができないため必ず抜け漏れが発生してしまいます。

抜け漏れが発生すれば、顧客のフォロー漏れが生じるなどし、顧客からの信頼を失いかねません。
SFAツールを活用し、社内全体でToDoリストを共有するのが理想的な形です。

そうすることで、ToDoのみならず、顧客情報を含めたさまざまな情報をマネジメントしやすい環境を構築できるのです。

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