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本当に役立つ効率的なToDo管理の方法とは?手法やツール・ソフトを紹介

ToDoリストとは?管理するメリットや方法、おすすめツール・システムを紹介!

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仕事を効率的に行うためには、やるべきタスクを優先的にこなすことが重要。
しかし、ビジネスの場ではやるべき作業が多すぎて「何から始めたらいいのかわからない」という状況に陥りがちです。

そんなときに活用したいのが「todoリスト」
業務の可視化や抜け漏れを未然に防ぐことができるため、正しく運用することで業務の効率化を図ることができます。

本記事では、todoリストを作成するメリットや方法、おすすめのツールについて解説します。

todoリストとは?求められる背景とメリット

todoリストとは

todoリストとは、やるべき作業を書き出したリストのこと。
作業が整理・可視化されることで何をやるべきかが明確になったり、優先順位をつけることが可能に。

その結果、業務の抜け漏れを防止したり、時間の有効活用など、作業効率や生産性の向上を図ることができます。

todoリストで管理するメリット

なぜtodoリストで作業を管理することで業務の効率化が図れるのか?
todoリストでタスクを管理するメリットについて、詳しく解説します。

やるべき作業(タスク)を明確にできる

todoリストで管理することで、やるべき作業(タスク)を明確にすることができます。
個人やチーム・プロジェクトなど、異なる作業が重なったときや、どの業務を優先的に行えば良いかわからないときは、手が止まってしまったり、情報の整理に時間が費やされて作業効率が悪くなりがちです。

しかし、todoリストによってやるべき作業を可視化すれば、作業すべき内容が明確になったり、何から優先的に取り組めば良いかのメリハリをつけることができるため、作業効率を落とすことなく業務を遂行することが可能です。

タスクの抜け漏れを防止

todoリストの活用はタスクの抜け漏れの防止にも役立ちます。
ビジネスパーソンはやらなければならないことや、期限・納期に追われ、限られた時間の中で作業をしなければなりません。

そうした中、やるべきタスクが増えることで作業漏れや納期に間に合わないといったミスが発生しがちです。
しかしtodoリストを活用することで、それぞれのタスクに優先順位を付けたり、期限別などにタスクを分類することで、タスクの抜け漏れなどのミスをすることなく作業することができます。

効果的なtodoリストでタスクを管理するための4つのステップ

ここからは、効果的なtodoリストでタスクを管理する際に押さえておきたい具体的なステップについて解説していきます。

STEP1「タスクの書き出し」

効果的なtodoリストを作成するためには、まずやるべき作業や思いついた作業など、これからやる必要性がある作業をすべて書き出してみることから始めましょう。

例えば「○○部長にメールを入れる」や「○○(取引先)に電話する」など、数分単位で簡単に終わってしまう作業から、「アポイントの取り付け」や「顧客からのクレーム対応」など、中長期的かつ重要度の高い作業まで、何でも書き出してかまいません。

また書き出す際は、それぞれのタスクに「具体性の有無」や「効果測定できるか」などの点を考慮することで、より高いレベルでtodoリストを作成することが可能です。

STEP2「タスクをカテゴリー別に分類する」

書き出したタスクを整理し、個人やチームなどカテゴリー別に分類することで、やるべきタスクがより把握しやすいtodoリストを作成することができます。

書き出したタスクを整理せずに管理すると、かえって何をすべきかわからなくなってしまったり、優先順位が付けづらくなってしまいがちです。
ジャンルやカテゴリー別でしっかりと管理しましょう。

STEP3「優先順位を決める」

それぞれのタスクに優先順位を決めることもおすすめの方法です。
優先順位を付ける際は、todoリストのタスクを「緊急度」と「重要度」の横軸・縦軸のマトリクスで管理する「時間管理マトリクス」の方法が最適。

時間管理マトリクスではタスクを以下の4領域に分類することができます。

【領域1】緊急度も重要度も「高い」

【領域2】緊急度が低く、重要度が高い

【領域3】緊急度が高く、重要度は低い

【領域4】緊急度も重要度も「低い」

基本的には、領域1の緊急度も重要度も高いタスクからとりかかるべきですが、それ以降の領域については、納期や期限などを加味した時間軸や、それぞれのタスクを重視すべきかといった個人の判断や状況によって異なってきます。

STEP4「期限を設ける」

最後に行うべきなのが、それぞれのタスクをいつまでに終わらせるべきか期限を設定すること。
期限や納期が決まっていないタスクを設定するのは、タスクがいっこうに消化できないことでかえって管理する側のストレスにつながってしまいます。

納期が決まっていないタスクであれば自分で期限を設けるなど、タスクが消化できる工夫をすることがおすすめです。

todoリストを作成するときの注意点

効果的なtodoリストを作成するためには以下の点に注意する必要があります。

タスクを細分化する

タスクを書き出す際は、出来るだけタスクを細分化して管理するようにしましょう。

事前に書き出したタスクが大きすぎたり、内容が曖昧で漠然としていると、いつまでもtodoリストから消化できず後回しになってしまいます。
そうならないためにも、やるべき作業が明確にイメージできるまでタスクを細分化しておきましょう。

タスクを具体的に書き起こす

todoリストを作成する際は、タスクを細分化するだけでなく、内容に具体性を含めるようにしましょう。

例えば「1週間で営業を3件獲得する」と記載しても、実際に何から行動すべきかわからず、かえってtodoリストの形骸化を招いてしまいます。
そうならないためにも、「1日3件のアポイント獲得」や「1日1件商品の提案をする」など、作業が明確になる工夫をしましょう。

タスク達成までの時間を把握する

それぞれのタスクを達成するまでに要する時間を決めることも重要です。

タスクをより効率的にこなすには、それぞれのタスクに費やす時間を予め管理する「タイムトラッキング」の観点が必要になります。また所要時間を決める際は、現実味のない時間設定や細かすぎる時間配分ではなく、きちんと業務がこなせるよう工夫しましょう。

タスクを振り返る時間を設ける

todoリストは、ただタスクを作成して、その内容を消化していくだけでは意味がありません。
より効果的なtodoリストにするためには、一定のタイミングで作成したタスクを振り返ったり見直しすることが重要です。
タスクによっては緊急度や重要度が異なる場合があります。

todoリストの効率を高めてくれるおすすめのツール5選

より効果的かつ効率的にtodoリストを活用したい人には、タスクやスケジュール管理専用のツールがおすすめです。
以下では、todoリストの管理に最適なツールを厳選して5つ紹介します。

Excel(エクセル)

Excel(エクセル)はToDo管理もできる定番のソフトといえます。
実際、多くの企業がエクセルを使ってガントチャートやリスト、表を作成し、タスクの期限や進捗などを管理しています。

ただし、チームで効率的にToDo管理をするためには、各社員で入力と閲覧ができるように、オンライン上でエクセルファイルを管理することが大前提となります。

Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシートには、タスク管理表や進捗状況を確認できる機能が標準でついており、ToDo管理ツールとして便利に使えます。
また、そもそもクラウドで運用されるツールのため、ファイルの更新や保存でトラブルになりにくいのもポイントです。

先に紹介したエクセルの場合、不特定多数の人間が関わっていると、ファイルを開いたり保存したりするタイミングしだいで、情報が失われる可能性もあります。
したがって、ToDo管理をする人数が多く、各社員のITリテラシーに問題がないならGoogleスプレッドシートの活用を積極的に検討すると良いでしょう。

Jooto

Jootoは、カンバン方式のドラッグ&ドロップの簡単な操作でタスクを管理できるタスク・プロジェクト管理ツールです。
直感的かつシンプルなデザイン性をもち、スケジュールが一目で分かるガンチャート機能を無料で利用することが可能。

さらには、タスクをこなすためには不可欠なタスク管理機能やプロジェクト横断管理機能、コミュニケーション機能など、さまざまな機能が多く備わっているため、業種や職種を問わず幅広いビジネスシーンで活用することができます。

https://www.jooto.com

Trello

Trello

かんばん方式でそれぞれのタスクを視覚的に管理することができるtodoリスト管理ツールです。
タスクをカードに入力してtodoリストを作成することができ、それをドラッグ&ドロップで動かして管理できます。

またプロジェクト別にボードを作成することでそれぞれのタスクをカテゴリー別で管理できるため、チームで情報を共有したり、進捗状況の把握が不可欠な作業の場合は最適なツールと言えます。

https://trello.com

todoist

todolistは世界で2000万人以上が利用するtodoリストの作成に特化したタスク管理ツールです。
シンプルなデザイン性を有しており、各タスクの進捗状況を可視化して把握することができます。

またChromeの拡張機能やWear OS搭載端末との連携、リマインド機能などタスクを管理するための便利な機能も備わっているため、詳細な情報でタスクを管理したい人には最適なツールと言えます。

https://ja.todoist.com

営業担当におけるToDoリストの管理ツールといえば、SFAというジャンルのツールが一般的と言えます。

なぜなら上記で紹介したtodoリスト管理ツールは、タスクやプロジェクト管理が主な目的になっていますが、SFAは営業活動の支援が出発点になっているからです。
実際、営業予定のリマインド機能や営業先の最新情報を確認できる機能など、営業担当にとってうれしい機能が多く備わっています。

SFAの詳細やメリットなどを以下の記事にまとめているので、必要であればご覧ください。

営業担当における効果的なToDoリストの活用方法

SFAツールによるToDo管理の4つのメリット

営業パーソンの抜け漏れ防止

SFAでは、設定されているカレンダーでスケジュール管理ができ、スケジュールと紐づけての管理も可能です。

また、リマインダー機能が備わっているツールも多く、予定が迫ってくると通知してくれる便利さがあります。
タスクの抜け漏れを防ぐため積極活用したい機能です。

営業パーソンのタスク整理支援

SFAツールにはタスク整理を支援してくれる機能があります。
顧客の最新状況などの情報も把握可能で、他のソフトやアプリではできないタスク整理の手助けをしてくれます。

フレキシブルなタスク管理

近年のSFAツールの特徴として、PCだけではなく、スマホアプリで活用できるものがあります。
そのため、移動先や営業先で新たに発生した情報を、即座にSFAツール上で更新できます。

会社に戻ってから入力作業をする必要がなくなるので、時短や残業対策にも大きく貢献してくれます。

マネジメントの効率アップ

SFAは営業部全体の見える化も促進してくれるので、各営業パーソンのマネジメントも効率的に行うことが可能です。

これまで不透明だった顧客との関わり方や営業の進め方などを可視化できるだけでなく、従来ブラックボックス化しやすかった営業活動の実態をつかむことができます。
社員へのより具体的なフィードバックはもちろん、トップセールスマンのやり方を部門全体で共有することなども可能になってくるでしょう。

todoリストを活用して業務を効率的かつスピーディーに対応しよう!

効果的なtodoリストを作成することは、できるビジネスパーソンになる第一歩です。
しかし、運用方法や管理の仕方を間違えると、かえって必要のない作業に時間を費やしたり、無駄な行動によって作業効率が悪くなってしまいます。

todoリストの形骸化を招かないためにも、タスクの優先順位や時間管理の重要性を正しく理解して運用するようにしましょう。

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