本当に役立つ効率的なToDo管理の方法

社会人がやるべき業務を順位付けして整理をするために、ToDo管理はとても有効な手法です。

ToDo管理の上手さと売上は無関係ではなく、優秀な社員はToDo管理もそつなくこなしているといえます。
ToDo管理は決められた手順を守っていれば誰でもできるものではありません。本人の工夫次第で良くも悪くもなります。まずはToDo管理の重要性を知り、社内に広めましょう。ここでは、業務改善をするためのToDo管理について説明します。

ToDo管理が上手くできない・・・苦手と感じる人の傾向

どんなにToDo管理の重要性を理解していても、一向にタスクを整理できない社員はいます。

彼らに共通しているポイントとしては、まず目標がはっきりしていない傾向が挙げられるでしょう。
言われたことはこなせても、自分で仕事の優先順位を定める行為が苦手なのです。また、仕事量が多すぎるあまり、整理を後回しにしているうちにToDo管理ができなくなる人もいます。

こうした人材も「自己責任」と放置できないのが会社という組織です。個人の停滞はチームや部署、果てには会社全体の利益損失へとつながりかねません。あまりにもToDo管理ができない社員が目立つなら、ITシステムを導入するなどして大がかりな業務効率化を図る必要性も検討するべきでしょう。

ToDo管理デジタルとアナログを使いわけよう！

ビジネスにおけるToDo管理には、アナログな方法とデジタルな方法があります。

手帳やメモなどを使ってToDoリストを作成するアナログ方法では、パソコンやシステムの知識がなくても簡単に手書きで行えるメリットがあります。一方、情報共有やリアルタイムでデータを更新していくためには、ITを活用したデジタル方法が重用されます。

組織でのToDo管理では、アナログ方法では限界があるといえます。
記憶力や文章力など個人の能力に依存している部分が多く、膨大な情報量は管理し切れません。チーム内での報告や連絡が重要視されるビジネスシーンでは、デジタル管理の方に利点が多いでしょう。誰がどんな仕事を行っているのか、すぐに把握できるのも強みです。

SFAツールのToDo管理機能と活用方法

SFAツールを使ってToDo管理を行うと、業務の整理が楽になります。
設定されているカレンダーでスケジュール管理もでき、スケジュールと紐づけて管理することも可能です。また、リマインダー機能が備わっているツールも多く、予定が迫ってくると忘れないように注意してくれる便利さがあります。抜け漏れを防ぐため積極活用したい機能です。

近年のSFAツールの特徴として、ノートパソコンだけではなく、スマホアプリで活用できるものがあります。移動先や営業先で新たに発生した情報を、即座にSFAツール上で更新できます。会社に戻ってからスケジュールやToDo管理をする必要がなくなるので、時短や残業対策にも大きく貢献してくれます。

効果的なtodo管理の方法

シーンや職種ごとにToDo管理の必要性は変わりますが、優先順位をつけて期日までに抜けもれなくスケジュール通りに対応していくことが重要です。
たとえば、営業であればアポイントを取る、見積書を作るなど顧客対応の期日管理などに、ToDo管理ツールを活用したいところです。SFAツールを活用すれば、手帳では書き切れない詳細な情報も含めて管理できるようになります。顧客の基本情報のみならず、接触履歴や名刺情報、その他売上情報や次のスケジュール情報など様々な情報を把握することができるのです。

ToDo管理はやり方次第で上達できる！

ToDo管理の上手い人と下手な人がいる会社は、基準となるやり方が共有されていない証です。
ToDoリスト作成をアナログ管理やデジタル管理を混同させながら行っている現状は望ましくありません。個人の覚書としてアナログ管理をしてしまうと、例えば自分自身もそうですし、上司も把握できないため必ず抜け漏れが発生してしまいます。抜け漏れが派生すると顧客のフォロー漏れが発生し信頼を失いかねません。ToDo管理をしやすいSFAツールを活用し、社内全体でToDoリストを共有するのが理想的な形です。そうすることで、ToDoのみならず、顧客情報を含めた様々な情報をマネジメントしやすい環境を構築できるのです。