目標達成に向けた管理手法を学ぶ!ビジネスを可視化する「予実管理」の基礎知識

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予実管理

一般的に企業では、期初に計画を立てた上で、その計画を達成するために様々な施策に取り組んでいくことでしょう。そこで大切になってくるのが、当初の計画と実績を常に把握していくための予実管理です。経営的な視点はもちろん、それぞれの部署や個人でも年間の目標を立て、それに向かって達成度を見ていくマネジメント手法は一般的に行われています。しかし、なかなかうまくいかないケースも少なくありません。そこで、そもそも予実管理とはどういったものなのかについて分かりやすく解説しながら、予実管理がうまくいかない実態とその解決策について考えていきます。

本コラムの目次

予実管理とは?

予実管理とは、予算実績管理とも呼ばれており、当初の予算である目標とその実績から達成度合いをモニタリングしていく管理手法の1つです。目標に対して計画通りに実績が積み上がっていなければ、その差を埋めていくための新たな施策や改善策を迅速に実施していくことができます。

この予実管理は、重要な経営指標として企業の経営層の中では必ず共有されるべき情報の1つではありますが、実際には業務のあらゆるシーンで実行されています。予算と聞くと売上予算や経費予算などお金のことだけが意識されがちですが、システム開発における開発進捗管理や営業部門の新規訪問件数なども当初に立てた目標との差を把握するという意味では、予実管理と言えます。経理部門が把握・管理する予算以外にも、売上を作っていく営業部門や経営戦略を立案する経営企画部門など、数字のリアルタイムな把握と次の打ち手が重要になる部署には、特に重要なマネジメント手法となっているのです。

予算と実績の差を把握

予実管理がうまくいかない理由

当初の目標と現在の実績を把握し、その差を埋めていくための予実管理。考え方としてはとてもシンプルなものですが、実際には予実管理に関して悩みを抱えている企業は多く見受けられます。それはなぜなのでしょうか。それは、予実管理を行っているための運用面に大きな課題があるのです。具体的には、3つの課題が顕在化しています。

1つ目が、予実管理のための集計作業に膨大な時間と手間がかかってしまうこと。2つ目が、いつでも情報にアクセスできる環境が整っていないこと。そして3つ目が、示された数字に対しての原因を究明し、改善プランを導き出すことができないという課題です。実際に予実管理を行うには、リアルタイムに数字を把握するための環境づくりや、情報を集めやすい環境づくり、さらに得られた結果が分析できるような仕組み作りが欠かせないのです。

集計作業に膨大な時間と手間がかかる

一般的に予実管理を行うには、販売管理システムや財務会計システムなどの基幹システムにある情報と、売上関連の実績であれば営業部門からも情報を収集し、現状の見込み案件の予測数字に対する進捗状況を的確に把握できるようにする必要があります。そのため必要な情報をリアルタイムに収集し、見やすい形に加工する手間が発生します。

実際には、現場の営業マンから商談情報や案件見込みなどの情報をメールやExcelなどで上長に報告し、すべてのメンバーの内容を上長がExcelなどにまとめていくことになります。営業マンから納期通りに情報提供があればよいのですが、日々営業活動に忙しい現場からすればそう簡単なものでもありません。フォーマットも報告内容もバラバラで、それを合算していくのは多くの時間と手間が必要です。しかも、その情報を基幹システムから取り出した情報と組み合わせていくなど、さらにひと手間をかけなければ予実管理に必要な情報が集まりません。できれば、1つのシステム上で一元管理できる仕組みが欲しいところです。

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いつでも情報にアクセスできる環境が整っていない

そもそも予実管理に必要な情報が一元管理されていない場合、まずは情報を集めていくプロセスから始めることになり、任意のタイミングで目標に対する達成状況を的確に把握するのは困難です。もし、基幹システムなどにすべての情報が蓄積されていたとしても、それが可視化しにくい状態で管理されていれば、その情報をきちんと整理する時間も必要です。結果として、月次の報告会などのタイミングまで予算と実績の差が分からず、本来検討すべきタイミングに遅れるなどタイムラグが発生してしまうことも。経営判断の遅れはビジネスにおいては致命的になる可能性もあります。できればいつでも予実管理の状況が的確に把握できる環境づくりが求められます。

いつでも予実管理の状況が的確に把握できる環境づくり

原因の究明や改善プランの検討ができない

予実管理に必要な情報が整理され、情報共有がなされたとしても、その数字の原因が追いかけられるようになっているかどうかは重要です。Excelなどにまとめてしまうと、当然ながらその数字の根拠となる情報を探すことは難しいはずです。多少のドリルダウンはできても、前月共有された数字とのかい離が激しい原因を調べる場合は、その情報ソースとなった現場に確認を取らなければなりません。

また、目標とのかい離があれば何らかの対策が必要です。売上が目標に到達していなければ、各営業マンがどんな案件を持っているのか、その進捗状況はどうか、どの顧客にどうアプローチしているのか、受注に向けた課題は何なのかなど、詳細な情報がないと次の打ち手が検討できません。予実管理の数字の根拠となる情報は、日々の業務活動から得られているはずです。これらの情報がまとまって分析できるような環境づくりが大切になってきます。

最適な予実管理に必要な環境とは?

これら予実管理における3つの課題に応えるためには、個別のツールや管理手法ではなく、統合された環境での情報基盤が必要になってきます。特に売上数字に関する予実管理は、現場の営業マンが直接入力した案件情報をもとに誰にでも見られるような仕掛けになっているものが重要です。

集計時に時間がかからない

集計作業を手間なく行うためには、基幹システムなど必要なシステムとAPIで連携しながら自動的にデータ収集できる環境を整え、現場の営業マンから寄せられる日々の活動報告から予実管理に必要な情報が自然と収集されるような仕組みが理想です。予実管理のためだけに報告書を作らせるようなことはやめ、現場の営業マンには1度の入力だけで済ませられるよう、負担のかからない仕組みを導入すべきです。できる限り普段使いのツールで無駄なく情報を収集でき、集まった情報が自動的に集計される。さらに、必要に応じて軸を変え、簡単に再集計できるようなツールを選択しておきたいところです。

リアルタイムに情報が確認できる

月1回だけの会議のタイミングでないと情報が把握できない環境を脱却し、いつでもどこからでも情報にアクセスできるような仕組みが必要です。日々の営業活動履歴をベースに情報が確認できれば、毎日起こる数字の変化を素早く見逃すことなく把握でき、適切な対策が打てるようになります。そのためにも、メールやExcel、スケジューラーなど異なる環境をバラバラに使いこなすのではなく、統合された環境の中ですべての業務が行えるような仕組みにしていくべきです。特に営業部門では、日々の活動をサポートしてくれる営業支援ツールなどが最適でしょう。

もちろん、リアルタイムに情報が集まるようにするためには、現場サイドでもリアルタイムに情報入力できるような仕掛けが必要なのは言うまでもありません。スマートフォンなどのデバイスからでも予実管理の基礎情報となる活動報告が簡単に行えるような仕組みであれば、現場に負担をかけることもありません。

簡単に自動作成できる案件情報

改善プランがすぐに考えられる

CRMやSFAなどの営業支援ツールを用いれば、すべての顧客情報や案件情報、日々の活動履歴などが一元管理でき、予実管理での数字の変化をダッシュボード画面から簡単にドリルダウンできます。例えば、CRM/SFA製品の1つ、eセールスマネージャーであれば、予実管理において予算とのかい離がある場合、その中で現状進捗している案件が一覧で確認でき、優先的に手を付けるべきものが判断できます。また、どういった形で受注につなげるのかを競合情報や人脈情報を見ながら判断し、現場の担当者に直接指示を出すことも可能です。単に数字だけを管理する従来のExcelによる予実管理から、日々の案件情報に紐づいて実績数字を作り出す予算管理に変えていかないと、予算と実績の差を埋めるための具体的な施策をすぐに立案することは難しいはずです。

CRMやSFAなどの営業支援ツールを用いた予実管理

その場限りの数字を把握するような予実管理の仕組みでは、目標を達成するための迅速な手立てがすぐに打てず、経営判断の遅れを招くことにもなりかねません。手間なく情報がリアルタイムに収集でき、その数字の根拠がその場で分析できるような仕掛けづくりが、最適な予実管理を実現するためには不可欠なのです。

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