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仕事に活かせるタスク管理!効率化のためのテクニック

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タスク管理

スケジュールを立てて仕事に取り組んでいるにもかかわらず、一向に業務時間が短縮できず、突発的な仕事が入ってきて作業時間は増えるばかりといった状況に悩んでいる人もいるでしょう。
そういった場合は、タスク管理を徹底することをおすすめします。何をいつどんな優先順位で進めるかをはっきりさせながら、タスク管理を行うことが業務効率を上げるためには欠かせません。

そこで、間違ったタスク管理の方法や効率的に仕事をこなすためのタスク管理のコツ、タスク管理の基礎となるGTDについてご紹介します。

実はその方法間違っている!?陥りがちなタスク管理の落とし穴

タスク管理を効率的に行うためには、間違ったタスク管理について知っておくことが大切です。
まず、タスクの内容をあいまいに記載する方法は間違ったタスク管理の典型といえます。

例えば、「品質会議」とだけ記載されているタスク名からでは、会議の時間がわかるだけでスケジュール管理と同じレベルになってしまいます。自らプレゼンが必要な会議なのか、課題共有が目的の会議なのか、事業計画について話し合う会議なのかなどが具体的わかる形でタスクを書き残すべきでしょう。

また、マルチタスクになってしまうことも、間違ったタスク管理といえます。
マルチタスクとは、もともとはコンピュータ用語で1つのCPUが複数の処理をすることを表す言葉です。それを人間に当てはめて、複数の仕事を同時に行うことをマルチタスクと呼ぶようになりました。

人間の脳はコンピュータのCPUとは違いマルチタスクに適していません。
そのため、同時並行で複数の仕事を行うと混乱してミスが増えたり効率が悪くなったりするのが一般的です。タスク管理を行う場合は、複数の仕事が同時期に重ならないように管理することが大切です。また、ノートや付箋紙でタスク管理を行っている人もいますが、その方法もおすすめできません。

ノートによるタスク管理は後でタスクの順序や内容を変更すべき状況が発生してもそれを反映するのが難しいですし、付箋紙についてはタスクの順序がわからなくなってしまったり、付箋紙自体を紛失してしまうリスクが高かったりといったデメリットがあります。

タスク管理は仕事の効率化のための重要なポイント

仕事の効率化を行うためには、どのようにタスク管理をしたらよいのでしょうか。

タスク管理の基本は、どのような目的を達成するためのタスクなのかをはっきりさせること、タスクの期限を明確にすること、そしてタスクを処理する順序をあらかじめ決めておくことです。
これらの基本をしっかり踏まえてタスク管理を行うことができれば仕事を効率化することにつながります。

具体的には3つのポイントに気をつけてタスク管理を行うとよいでしょう。

1つ目は、あいまいなタスクにならないように作業を細分化することです。タスクに書かれている内容を見れば具体的に何をすればよいのかわかるレベルまで細分化するのがコツです。また、タスクの文章は短かれば短いほど視認しやすくなるので、短い文でまとめるように心がけましょう。

2つ目は、細分化したタスクのうち重要度の低いものはまとめてしまうことです。1つ目のコツと矛盾しているように感じるかもしれませんが、細分化の目的は重要なタスクを具体的に把握することですので、細分化された重要なタスクはそのまま残すべきです。しかし、細分化した結果重要度が低いタスクも見つかります。そういったものは何をやるかイメージできる範囲であえて括ってしまうことでタスクリストをシンプルにできます。

3つ目は、優先順位をつけることです。これはマルチタスクを避けるためにも有効です。優先順位をつけることによって期限内に重要な仕事が確実に終わるようなります。納期のある仕事は優先順位を上げることがコツです。

タスク管理の基礎“GTD”で仕事の抜け漏れをなくす

タスク管理を行う上では、GTDの手法を取り入れることがポイントになります。

GTDとは、「Getting Things Done」の頭文字をとった用語で、日本語でいえば「仕事を成し遂げる」ということになります。この手法でタスク管理を行うことで、常に頭の中がすっきりと整理できている状態を保てるようになるといわれています。
GTDの概略は、まず頭の中の気になることを外に吐き出し、次に気になることに対する行動を決め、最後に実際に行動するというものです。具体的には、GTDの手法は5つのステップから成ります。

1つ目は、収集です。
気になっていることをすべて洗い出すステップです。「上司からいわれていたあれをやらなければ」「そういえば電話する必要があった」など心に引っかかっていることをすべて吐き出します。

2つ目は、処理です。
吐き出した気になる項目を「すぐに行動すべきもの」「いずれ行動が必要になるもの」「特定のタイミングで実行する必要があるもの」「人に頼めるもの」などに分類します。

3つ目は、整理です。
分類したグループごとにいつ実行するかを決めたり、すぐに行動を始める準備をしたりします。「あとで実行する」に分類したものは、とりあえず別の行動リストに移します。「特定の日に実行する」ものはカレンダーリストに記載して整理します。このステップが終わるとずいぶんスッキリするはずです。

4つ目は、レビューです。
ステップ3までに作成したタスクリストに漏れなどがないかを定期的に振り返ります。

5つ目は、実行です。
今すぐ手を付けるべきものが明確になっていますので、そこから手を付けます。タスク管理を行うことで頭が整理された状態で仕事に臨むことができるようになります。また、予定通りに進めれば納期に間に合うという自信が生まれ無用な焦りを感じることがなくなり仕事の効率がアップすることが期待できます。

仕事を効率的に進めるためには、タスク管理が重要であることをしっかり認識しておきましょう。

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