タスク管理が苦手な人必見！ 苦手な人の特徴や上手になるメリット、ポイントを徹底解説！
業務の複雑化が進むビジネスにおいては、仕事を円滑に進めるために、複数の業務を同時にこなす必要があります。
そこで重要になるのがタスク管理能力です。
しかし、ビジネスマンによっては、ToDoリストの作成や業務の優先順位、進捗状況といったタスク管理が苦手な人も多いのではないでしょうか。
タスク管理は、少しの意識改革で大きく改善することが可能です。
本記事では、タスク管理が苦手な人向けに、なぜ苦手になってしまうのか原因を追求するだけでなく、どうすれば効果的なタスク管理が行えるのか、メリットやポイントを絞って解説します。
タスク管理が苦手な人の原因や特徴とは
以下では、タスク管理が苦手な人の原因や特徴について解説します。
頭の中でタスクを管理してしまっている
タスク管理が苦手な人は、タスクを頭の中で管理してしまいがちです。
そのため、タスクが増えたり、業務が複雑化するとタスクの整理整頓ができなくなってしまい、結果的にタスクの抜け漏れが発生したり、期限が守れないなどのリスクが生じます。
タスクを細分化できていない
タスク管理が苦手な人は、作業を遂行するにあたってタスクを細分化できていないことがあります。
たとえば「来週に行われる新商品の販売目標のプレゼンのための資料作成」をお願いされたとします。
一見すると、プレゼン資料の作成という１つのタスクとして捉えられがちですが、これは「新商品に対する情報収集」、「類似商品の販売目標の抽出」、「プレゼン資料の作成」など、複数の要素にタスクを分類することができます。
このように、ある程度タスクを細分化できないと、結果的に必要業務が抜け落ちてしまい、タスクの抜け漏れが発生するリスクがあります。
タイムスケジュールが管理できていない
タスク管理が苦手な人はタイムスケジュールが管理できていません。
タスク管理では、自分がどんなタスクを抱えているかだけでなく、仕事の優先度やどのように業務を進めていくかを可視化することも大事です。
しかし、タスク管理が苦手な人は、業務が割り振られても緊急度や優先度が見極められていないため、大切な仕事を後回しにしがちです。
その結果、期限ギリギリになってしまったり、トラブルやミスにつながるリスクがあります。
仕事の優先順位をつけるのが苦手
タスク管理が苦手な人は、仕事の優先順位をつけるのが苦手な特徴があります。
タスク管理が上手な人は、緊急度や優先度の高いタスクを優先的に処理しています。
その一方、自分のタスク管理ができていない人は、仕事の優先順位や進め方を決めることは困難です。
頼まれごとを断れない
タスク管理が苦手な人は、自身が業務過多になっていても、仕事を頼まれると断れない場合があります。
ビジネスを行う上では、常に何かしらのタスクを抱えているため、タスクがなくなることはありません。
そのため、頼まれごとを断れないと、結果的に自身のキャパシティを超えたタスクを抱えてしまうことになります。
タスク管理が上手になるメリット
以下では、タスク管理が上手になるメリットについて解説します。
仕事を効率よく進めることができる
タスク管理をすることで、仕事に優先順位が設けられ、仕事を効率よく進めることができます。
タスクの優先度は、割り振られた仕事の緊急度と重要性で決まります。
そのため、あらかじめ全体のタスクが把握できていれば、これからやるべきことや取り掛かる順番を決めることで、次に何をすべきかの行動指針が自然と定まります。
進捗状況を可視化することができる
タスク管理が上手になると、仕事全体の進捗状況を可視化することができます。
いくら仕事を抱えていても、自分の業務量がどのくらいかを把握できるため、直前に慌てることがありません。
もし、納期通りにタスクが終わらなくても、事前に情報を伝えることや、同僚や上司に協力を求めることが可能です。
結果的に、仕事に対するミスやトラブルなどのリスクヘッジができます。
情報共有がしやすい
タスク管理が上手になると、部署やチーム内の情報共有がスムーズに行えます。
仕事を円滑に行うには、自分一人だけが業務全体を把握するのではなく、部署やチーム内で優先順位や作業の手順、納期などを共有する必要があります。
もし、情報共有が滞ると、タスクの対応漏れやトラブルに発展するリスクも。
タスク管理が上手になることで、こうしたリスクを軽減することが可能です。
タスク管理をスムーズに行うためのポイント
タスク管理は、闇雲にタスクを設定するだけでは意味がありません。
以下では、タスク管理をスムーズに行うためのポイントを厳選してお伝えします。
マインドマップにタスクを洗い出してリスト化する
仕事の全体像を把握するためには、タスクをできる限りマインドマップに洗い出してリスト化するようにしましょう。
自分が今どんな仕事をしているかを把握し、タスクとして書き出すことで、頭の中を整理整頓することが可能です。
日常的な業務であれば、前日の夜までに作成することで、精神的余裕を作ることができます。
また、新たに振られた仕事であれば、素早くリストに追加するようにしましょう。
そうすることで、自分が今やるべきことが明確になるだけでなく、タスクの抜け漏れを防ぐことができます。
タスクの優先順位とタイムスケジュールを決める
リスト化できたら、タスクの優先順位やタイムスケジュールを決めましょう。
タスクはすべてが同じ優先度ではないため、重要度やスケジュール、業務にかかる工数によって取り掛かる順序は異なります。
決められない場合は、上司や管理者の判断を仰ぎ、緊急度が高いものや後回しにしてもいいものを分類するだけでも、優先順位が明確になります。
リマインドの仕組みを設ける
タスクの抜け漏れ防止や進捗スケジュールの管理のために、リマインドの仕組みを設けることも重要です。
せっかくタスクを整理し、優先順位を付けていても、タスク自体を忘れてしまっては意味がありません。
そこで、タスクを定期的に管理するためにリマインドの方法を用意しておきましょう。
リマインドの方法は、カレンダーへの記載や通知メールの送信、同僚や上司による声がけなどさまざまです。
また、リマインドはタスク完了日だけでなく、開始日や進捗状況に応じたものと細分化することで、より確度の高い抜け漏れを防止することができます。
「シングルタスク」を心がける
タスクに取り掛かる際は、「シングルタスク」を心がけるようにしましょう。
シングルタスクとは、複数の業務やタスクを少しずつ行うのではなく、１つの業務に集中して順に作業を進めることを指します。
そのため、タスク管理が苦手な人は、すぐに終わるタスクや苦手な業務を優先的に遂行することをおすすめします。
そうすることで、一つひとつの仕事に集中できるだけでなく、新しいタスクが舞い込んでも対処することが可能です。
人に頼る
タスク管理をスムーズに行うためには、自分の力だけでなく人に頼ることも重要です。
タスク管理が苦手な人は、全ての業務を一人で抱えてしまったり、時間がない中で人からの頼まれごとを受けがちです。
そのため、業務過多から心身ともに疲弊してしまうことも。
そうなる前に考えてほしいのが同僚や上司に頼ることです。
人に頼ることは恥ずかしいことではなく、タスク量を調節したり、進捗状況を遵守する上では不可欠な要素になります。
そのため、自分を守るためにもぜひ、検討することをおすすめします。
また、人に頼る以外にも、タスク管理ツールやシステムを使うことも効果的な手段と言えます。
タスク管理ツールの導入の仕方について詳しく知りたい方は、こちらの記事をご参考に
タスク管理の上達は業務効率化とストレスフリーを同時に達成できる
タスク管理の苦手な人は、重要度の高い仕事を後回しにしてしまったり、常に業務の期限に追われていたりと、仕事上のミスやトラブルが多くなりがち。
自然と上司や同僚に迷惑をかけてしまい、心に余裕がなくなったり、イライラする原因につながりかねません。
しかし、タスク管理が苦手な人でも、意識することで克服することは可能です。
管理するポイントやツールを使うことで、苦手な人でも簡単にコツが掴めるため、この記事を参考に少しずつタスク管理業務に取り組むようにしましょう。
