タスク管理が上手くできない！上手な管理方法特集
効率的に仕事を進めるということは、担当者だけではなく、経営者や管理者にとっても重要なポイントです。
しかし、タスク管理ツールやアプリを使っていないために、うまくタスク管理ができないとお悩みの方もいるでしょう。
また、ツールやアプリを利用しているにもかかわらず、上手くタスク管理ができないと悩んでいる人もいるのではないでしょうか。
そういった方々に向け、タスク管理の見直すべきポイントや、仕事ができる人とできない人の違い、さらにはタスク管理が上手くなるコツについて、お伝えします。
もし読者のあなたがなんとなくでタスク管理を行なっているのならば、この記事を読み、実践することでより業務レベルを上げ、生産性を向上できるかもしれません。
タスク管理を徹底して、仕事を効率的に進められるようになりましょう。
このページのコンテンツ
そもそもタスク管理とは？ 重要性とタスク管理で実現できること
タスク管理で実現できること
タスク管理で実際にできることはどのようなものがあるか整理していきましょう。
具体的には、以下の４点が挙げられます。
- 正確なスケジュール作成
- 進捗状況の可視化
- チームのマネジメント
- 業務の重要度の洗い出し
詳しくは「タスク管理＿とは」の記事に記載していますので、詳しく知りたい方はこちらをご参照ください。
タスク管理は業務の効率化だけでなく、人事面でも大きな働き
そもそも、皆さんはタスク管理の重要性をどのくらい理解しているでしょうか？
過去に行われた「業務ツールが『働く人びと』の働きやすさや転職先の意思決定にどう関係しているか」に関する調査では、63.6%が「勤務先における業務ツールの導入有無や使い方への不満が、転職を検討する理由になる」と回答しました。
また、その中でも、必要不可欠な業務ツールについての問いでは、92.0%がチャットツールやタスク管理ツールなど「情報共有系のコミュニケーションツールは必要不可欠」と回答しました。
この結果からも分かるように、タスク管理を徹底するためにツールを導入することは、業務効率の向上だけでなく、人材面でも大きな効果をもたらすのです。
タスク管理が活かせていない…見直すべきポイント
タスク管理を行っているにもかかわらず、仕事の効率化が実現できていないという場合は、タスク管理の方法を見直してみる必要があるでしょう。
見直しのポイントは４つあります。
①タスクの定義付け
まずは、一つひとつのタスクの表現があいまいになっていないかという点です。
具体的なタスクに落とし込めていないと、タスクに要する時間や作業負荷を正確に予測することができません。
タスクはあいまいなものではなく、具体的な内容がわかるレベルにまで細分化して、タスク管理を行うようにすることがポイントです。
②適正なツールの選択
２つ目は、ツールの見直しです。
ノートや付箋紙などでタスク管理を行っている場合は、タスク管理ツールなどを導入した方がよいでしょう。
ノートや付箋紙による管理では、タスクの変更などに臨機応変に対応しにくいですし、ノートや付箋紙を紛失するリスクもあります。
適切なツールの選択については、後ほど詳しくご紹介します。
③タスクの適正な可視化
３つ目は、タスクを一覧化することでわかりやすく変えることです。
優先順位の高いものの一覧、日程別一覧など、目的別に一覧表で確認しながら仕事を進めることが大切です。
これは、タスク管理ツールを使用すれば簡単に実現できます。
④実作業と予測の齟齬がないか
４つ目は、作業時間データを蓄積することです。
タスク項目ごとに予想時間を設定した上で、実際にどのぐらい時間がかかったかについても記録していきます。
予想と実時間に差が有ったものは、予想が甘かったということで次回の予想に活かします。それを繰り返すことによって、タスク管理の精度が上がるはずです。
管理ができないのはなぜ？ できる人とできない人の相違点
タスク管理を上手く活用して仕事ができる人もいれば、タスク管理が悪く仕事ができない人もいます。
両者にはどんな違いがあるのでしょうか。
タスク管理が上手くて仕事ができる人と、できない人の主な違いは３つあります。
１つ目は、マネジメント能力の差です。
仕事ができる人は、時間もお金も人間関係も自分でしっかり管理しています。
スムーズに管理するための努力も惜しまず、さらにマネジメント能力を高めるために投資する姿勢のある人も多いです。
一方、タスク管理ができず仕事ができない人は、時間管理ができないばかりか自分の行動を管理することも難しいケースもあります。
２つ目は、コミュニケーション能力です。
仕事ができる人は、自分の伝えたいことを明確に伝える能力を持っています。
それに加えて、他の人が何を伝えようとしているかを正確に理解する能力にも長けている傾向があります。
コミュニケーション能力が高ければ周りと協調できるので、タスク管理が上手く機能し、成果につながるでしょう。
仕事ができない人はコミュニケーションが不得意な場合があり、周りと上手く協調できず、仕事が上手く進められないという可能性があります。
３つ目は、数字に対するセンスです。
仕事ができる人は数字に強い傾向があると言われています。
どうすれば利益が増加するか、どのように対応すれば作業時間が何分短縮するかなど、仕事を進めるにあたって数字を強く意識しています。
仕事ができない人は、数字をイメージしてタスク管理をしていないという違いがあります。
もう、できないとは言わせない！ タスク管理が上手くなるコツ
タスク管理が上手くなるためにはどうしたらよいのでしょうか。
タスク管理において見直すべきポイントと、タスク管理が上手い人の特徴を理解したら、最後はタスク管理が上手くなるコツを理解しましょう。
そのコツは３つあります。
タスク管理が上手くなるコツ①
１つ目は、タスクを作るタイミングを選ぶことです。
タスク管理を上手く機能させるためには、少なくともその日の作業計画を前日の夜までに考えておくことが大切です。
前日に考えておくことによって、頭の中で無意識に作業イメージが作られていき、翌日の作業が上手く進むようになります。
そのため、翌日のタスクリストを作るタイミングは前日の夜がおすすめです。
タスク管理が上手くなるコツ②
２つ目のコツは、アナログツールではなく、デジタルツールを利用することです。
ノートや付箋紙といったアナログツールではリストの書き換えが上手くできず、紛失リスクもあるので、タスク管理をスムーズに行うためには、デジタルツールの助けを借りることがおすすめです。
ツール選びにあたっては機能が充実して使いやすいものを選ぶのがコツです。
タスク管理が上手くなるコツ③
３つ目は、作業を細分化して重要なタスクを明確にし、適切な時間配分を行うことです。
この作業が的確にできるようになれば、確実にタスク管理が上手くなるだけではなく、仕事の効率化につながるでしょう。
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タスク管理に最適なツールの選び方
タスク管理ツールを導入し、活用することで、案件進捗やチームのリソースなどのマネジメントに必要な情報をリアルタイムに把握することが出来ます。
タスクの抜け漏れ防止はもちろんのこと、的確なタイミングでマネジメントを行うことにも有用です。
タスク管理ツールを選定する際に重要なポイントは以下の２点です。
①チームでタスクデータを共有できるか
チームでタスク管理を共有するメリットは２つあります。
１つは、営業担当者がやろうとしていることをチームメンバーに共有できることです。
タスクの進捗状況をメンバーに伝えられると、上司はタイミングよく適切なアドバイスができるようになったり、同僚はサポートが必要かどうかを自ら判断して行動できるようになったりするメリットがあります。
結果、チーム全体での業務がスムーズになります。
もう１つは、チームのメンバーから新たなアイデアが生まれるというメリットです。
タスクを遂行していく中で「今は営業活動を進めるために苦労しているな」「もうひと押しで成約できそうだな」ということを共有できます。
上司や同僚は、タスクを進めるためのアイデアを適切なタイミングで担当者に提供できるようになるでしょう。
タスク管理をチームで共有すると、チームの成果が大きくなることが期待できます。
②ITに詳しくなくても操作しやすいか
煩雑なタスクを細分化し、わかりやすくすることがタスク管理ツールの目的。
また、チームで共有することが多いので、チームにツールを使えない人が一人でもいてはいけません。
そのため、タスク管理アプリはUIが優れていることが必要不可欠です。
本格的な導入の前に、もし可能であれば、チームのメンバー全員で試験的に運用することをお勧めします。
特に、営業職の方であれば、eセールスマネージャーがおすすめです。
このツールには営業パーソンの活動を見える化できる機能と、タスクや指示の追加に長けた機能が多数ついています。
詳しくは以下のページをご参照ください。
また、タスク管理ツールに興味がある方や、導入を考えている方に向けてタスク管理選定比較シートをご用意いたしました。
以下より無料でダウンロードいただけますので、ぜひご覧ください。
▶︎ダウンロード資料
さらに、以下の記事にて現在、市場に出回っているタスク管理ツールの中でもおすすめのものを徹底解説しています。
導入の際にご参考になれば幸いです。
▶︎ツール比較記事
タスク管理を徹底して、仕事を効率的に進めよう
タスク管理が上手くできるようになると、「納期までに完了できるだろうか」「他にやるべきことがあって忘れていないだろうか」といった不安に駆られることがなくなり、落ち着いて仕事に集中できるようになります。
また、重要度を含めて管理されているタスクリストに基づいて仕事を進めることで、「今やるべきことはこれだ」という確信を持って作業できるようになります。
その結果、集中力が高まり、仕事のスピードはアップするでしょうし、仕事の成果も大きくなる可能性があります。
タスク管理が上手くなることは、仕事時間の短縮や成果の拡大に直結する大切なことだと言えるでしょう。
