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タスク管理が上手くできない!上手な管理方法特集

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タスク管理

効率的に仕事を進めるというのは担当者だけではなく、経営者や管理者にとっても重要なポイントです。しかし、タスク管理ツールやアプリを利用しているにもかかわらず、上手くタスク管理ができないと悩んでいる人もいるのではないでしょうか。
また、ツールやアプリを使っていないため、上手く管理できないという人もいるかもしれません。

そういった人のために、タスク管理を見直すべきポイントや仕事ができる人とできない人の違い、さらにはタスク管理が上手くなるコツについてお伝えします。タスク管理を徹底して仕事を効率的に進められるようになりましょう。

タスク管理が活かせていない・・・見直すべきポイント

タスク管理を行っているにもかかわらず、仕事の効率化が実現できていないという場合は、タスク管理の方法を見直してみる必要があるでしょう。

見直しのポイントは4つあります。

1つ目は、1つ1つのタスクの表現があいまいになっていないかという点です。具体的なタスクに落とし込めていないとタスクに要する時間や作業負荷を正確に予測することができません。あいまいなものではなく、具体的な内容がわかるレベルにまで細分化してタスク管理を行うように変更することがポイントです。

2つ目は、ツールの見直しです。ノートや付箋紙などでタスク管理を行っている場合は、タスク管理ツールなどを導入した方がよいでしょう。ノートや付箋紙による管理では、タスクの変更などに臨機応変に対応しにくいですし、ノートや付箋紙を紛失するリスクもあります。

3つ目は、タスクを一覧化することでわかりやすく変えることです。優先順位の高いものの一覧、日程別一覧など目的別に一覧表で確認しながら仕事を進めることが大切です。タスク管理ツールを使用すれば簡単にできます。

4つ目は、作業時間データを蓄積することです。タスク項目ごとに予想時間を設定した上で、実際にどのぐらい時間がかかったかについても記録していきます。差があったものは予想が甘かったということで次回の予想に活かします。それを繰り返すことによってタスク管理の精度が上がるはずです。

管理ができないのはなぜ?できる人とできない人の相違点

タスク管理を上手く活用して仕事ができる人もいれば、タスク管理が悪く仕事ができない人もいます。

両者にはどんな違いがあるのでしょうか。
タスク管理が上手く、仕事ができる人とできない人の主な違いは3つあります。

1つ目は、マネジメント能力の差です。仕事ができる人は、時間もお金も人間関係も自分でしっかり管理しています。スムーズに管理するための努力も惜しまず、さらにマネジメント能力を高めるために投資する姿勢がある人も多いです。一方、タスク管理ができず仕事ができない人は時間管理ができないばかりか自分の行動を管理することも難しいケースもあります。

2つ目は、コミュニケーション能力です。仕事ができる人は、自分の伝えたいことを明確に伝える能力を持っています。それに加えて、他の人が何を伝えようとしているかを正確に理解する能力にも長けている傾向があります。コミュニケーション能力が高ければ周りと協調できるので、タスク管理が上手く機能し、仕事ができることにつながるでしょう。仕事ができない人はコミュニケーション能力がそれほど高くない場合があり、周りと上手く協調できず、仕事が上手く進められないという可能性があります。

3つ目は、数字に対するセンスです。仕事ができる人は数字に強い傾向があるといわれています。どうすれば利益が増加するか、どのように対応すれば作業時間が何分短縮するかなど、仕事を進めるにあたって数字を強く意識しています。仕事ができない人は数字をイメージしてタスク管理をしていないという違いがあります。

もうできないとは言わせない!タスク管理が上手になるコツ

タスク管理が上手くなるためにはどうしたらよいのでしょうか。

タスク管理における見直すべきポイントとタスク管理が上手い人の特徴を理解したら、最後はタスク管理が上手くなるコツを理解しましょう。タスク管理が上手くなるコツは3つあります。

1つ目は、タスクを作るタイミングを選ぶことです。
タスク管理を上手く機能させるためには、少なくとも当日の作業計画を前日の夜までに考えておくことが大切です。前日に考えておくことによって頭の中で無意識に作業イメージが作られていき、翌日の作業が上手く進むようになります。そのため、翌日のタスクリストを作るタイミングは前日の夜がおすすめです。

2つ目のコツは、アナログツールではなく、デジタルツールを利用することです。
ノートや付箋紙といったアナログツールではリストの書き換えが上手くできず、紛失リスクもあるので、タスク管理をスムーズに行うためには、デジタルツールの助けを借りることがおすすめです。ツール選びにあたっては機能が充実して使いやすいものを選ぶのがコツです。

3つ目は、作業を細分化して重要なタスクを明確にし、適切な時間配分を行うことです。
この作業が的確にできるようになれば確実にタスク管理が上手くなるだけではなく、仕事の効率化につながるでしょう。

タスク管理を徹底して、仕事を効率的に進めよう

タスク管理が上手くできるようになると、「納期までに完了できるだろうか」「他にやるべきことがあって忘れていないだろうか」といった不安に駆られることがなくなり、落ち着いて仕事に集中できるようになります。

また、重要度を含めて管理されているタスクリストに基づいて仕事を進めることで、「今やるべきことはこれだ」という自信を持って作業できるようになります。

その結果、集中力が高まり仕事のスピードはアップするでしょうし、仕事の成果も大きくなる可能性があります。タスク管理が上手くなることは、仕事時間の短縮や成果の拡大に直結する大切なことだといえます。

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