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日報の意味は何?日報を使った目的の果たし方

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日報_目的

部下に日報の作成を義務付けている管理者の中には、日報を効果的に使うことができていないと感じている人もいるでしょう。

日報を効果的に生かすためには、情報共有や社員自身の成長という日報を書く意味やチームの成功に役立てるなどの目的に立ち返って考えてみる必要があります。上司として部下に日報の意味や目的をしっかり理解させることができれば、効果的に日報情報を活用できるようになるでしょう。

そこで、日報の意味と目的についてお伝えします。また、あわせて日報管理システムについてもご紹介します。

日報はただの報告書ではない!書く意味と目的は?

日報は、会社にとって大きな財産となります。
その日報を活かすためには、ただ部下に作成を指示するだけでは不十分です。日報を書いて提出させる意味や目的を上司がまず理解して、部下にしっかり動機付けを行うことが、日報情報を効果的に活用することにつながります。

日報を作成する意味や目的は、会社や上司の立場と部下の立場それぞれなので、分けて理解しておくことがポイントです。会社や上司にとっては、社員の育成と情報共有が日報の意味や目的となります。日報を上手く活用することでチームの目標達成につなげるということも重要な目的です。部下にとっては、自分の仕事の振り返りの機会となり、将来の成長にも役立つという意味と目的があります。上司やマネージャーといった管理者は、これらの意味や目的を理解し、部下にしっかり伝えることが求められます。

日報で目標達成!チームを成功させるのも目的

まず、上司の側から見た日報の意味や目的についてです。
最終的な目的は、日報を上手く活用することでチームのミッション達成に役立てることです。そのためには、2つのポイントに注目して日報を運用することをおすすめします。

1つ目は、社員の育成に活用して社員の成長を促すことです。苦労して作成した日報に対して何のフィードバックもなければ、社員は日報を真剣に作成する気にならないでしょう。具体的なアドバイスを入れて的確なフィードバックを行うことで社員の成長に役立てることが大切です。社員の成長はチーム力アップに直結するはずです。

2つ目は、日報で上がってきた情報を効果的に活用できるように運用することです。共有しやすいフォーマットを用意したり、作成が楽になったりしてタイムリーな報告が上がるように日報管理システムを導入することなどがポイントとなります。この2点を意識することによって日報をチームの成功に役立てることができるようになるはずです。

部下に日報を書かせるのは何のため?

次に、部下にとっての日報の意味や目的についてです。
部下にとって日報は1日の終わりの疲れたタイミングでやらなければいけない作業なので、あまりやりたい仕事ではないかもしれません。しかし、意味や目的を理解させることによって、社員自身の役に立つものであることを伝えることが上司の大切な役割となります。社員自身の役に立つ点は2つあります。

1つ目は、1日の仕事を振り返る機会になることです。仕事はやりっぱなしでは課題や反省点があったとしても次に生かすことができません。自分の仕事を振り返るツールだということをしっかり理解させましょう。

2つ目は、未来の自分へのメッセージになるという点です。特に、所感の欄に気付きや反省点、改善すべき点を書かせることによって、社員のスキルアップにつながります。

見た人がわかりやすいように!目的を果たすための日報のコツ

わかりやすい日報を書くポイントは主に2つあります。

1つ目は、5W3Hを意識して書くことです。
5W3Hとは、When(いつ)、Where(どこで)、Who(誰が)、Why(なぜ)、What(何を)、How(どのように)、How many(どのくらい)、How much(いくら)のことです。これらを明確にすることによって、あとで社員自身が読み返す場合や上司や先輩が読むときに理解しやすい報告書にすることができます。

2つ目は、できる限り定量的に記載することです。
具体的には、抽象的な表現を避け数字で記載するように心がけることです。数字という客観的な情報が記載されることによって、情報共有がしやすくなるメリットがあります。わかりやすい日報が作成されることによって、そこに書かれている情報が活用される局面が増え、結果的にチームの成功につながります。

目的を果たす日報の例文をご紹介

■ スケジュール:2018年11月1日(木)13時~14時
■ 活動内容:提案
■ 進捗:アプローチ
■ 提案商品:eセールスマネージャー
■ 受注予定金額:〇〇円
■ 受注予定日:2019年1月10日
■ 売上見込み:△
■ 予算:予算化活動中
■ 意思決定者:接触済み
■ ニーズ:明確化
■ タイミング:選定日決定
■ 競合:T社
■ ネクストアクション:2018年11月5日(月)次回訪問日決定

日報に使う主な手法

メール

メールでの日報方向は避けるべきです。
なぜならば、メールでは集計や分析ができないからです。せっかく報告したデータも多くのメールの中に埋もれていくでしょう。確認事項のあどその場のコミュニケーションに活用するのであれば適切ですが、会社の資産として蓄積していかなくてはならない日報をメールで行うのは避けるべきです。

エクセル

実はエクセルもメール同様の懸念点が隠れています。
エクセルは集計・分析に優れているため、売上予測などの数値はマクロや関数を使って自動集計できます。しかし、シートごとに報告された日報情報(活動履歴)をその後、振り返り活用するかというとそうではありません。上司がその日把握するだけで終わってしまいます。そのため、阻害要因や改善点を探るために活用することは難しくなります。日報情報を活用して営業活動のPDCAサイクルを回そうと考えるのであればエクセルも避けたほうがよいでしょう。

日報管理システム

日報管理システムは、その名の通り日報に特化したシステムです。
そのため、入力した情報をデータ化し蓄積・分析なすることができます。営業活動や商談進捗の見える化も容易にでき、PDCAサイクルを回しやすくなります。また、現在では、スマホから簡単に報告できるものもあるため、日報報告する営業マンの負担も削減できます。会社の資産として日報情報を蓄積しフル活用して営業活動を改善する目的があるのであればやはり日報管理システムをお勧めします。

目的を果たせる日報づくりを!ツールでの効率化でより効果的に

日報を作成する意味や目的についてお伝えしましたが、どんなに日報が有効だと言われても、作成作業が大変だったり情報共有がしにくい日報だったりすれば、日報を上手く活用することは困難です。
日報の内容が薄くなってしまいますし、タイムリーな情報共有も望めないでしょう。

管理者としては、作業環境や情報共有のしやすさにも気を配る必要があります。有効な対策としては日報管理システムの導入です。

顧客管理目的のCRMツールや営業支援目的のSFAには日報管理機能が含まれているものもあります。そういったシステムを導入することで、日報を最大限活用できる環境を整えることが可能になるでしょう。日報を活かしたいと考えている場合は、日報管理システムの導入を検討してみることをおすすめします。

日報管理機能を詳しく見る>>

おわりに

日報管理の目的や役割、また報告ツールなどをご紹介しましたが、もし、自社で蓄積した日報をうまく活用していないお悩みがあるのであればこれを機に見直すべきです。

日報は、日々の営業活動を改善する目的であるべきですし、報告する部下にもメリットを生むしくみをつくるべきでしょう。

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