チームでのタスク管理は重要！特徴やメリットをご紹介
営業活動を行っていく上でタスク管理は重要です。
タスク管理とは、営業担当者などがやるべきことをピックアップし、優先順位をつけてスケジュールに落とし込むことです。
アクションを起こすべきタイミングで適切な営業活動を行わないと受注できるチャンスを逃してしまいます。経営者や管理者、営業担当者の中にはどのようにすればタスク管理が上手くできるのかわからず悩んでいる人もいるでしょう。そこで、タスク管理をチームで共有するメリットや問題点、タスク管理をしたあとのアクションにつなげることに役立つツールなどについてお伝えします。
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チームで役立てられる！タスク管理ツールの特徴は？
タスク管理は営業担当者の頭の中で行ったり、ノートや担当者個人のスケジュール帳などで管理したりしている場合もありますが、ツールを使うことによって効率的に管理できるようになります。タスク管理ツールを活用することで、複数の営業担当者が協力して1つの案件に対応することがスムーズにできるようになったり、上司や同僚が案件の進捗状況をリアルタイムで把握できるようになったりします。
個人単位でタスク管理をしていると上司や同僚はタスクの状況を知ることが難しいですが、ツールを使えば同時に複数の人がタスク状況を把握できるようになるのです。
また、営業担当者としても、入力デバイスを選ばないwebベースのタスク管理ツールを利用することによって、移動中でもスマホで入力できるなど、入力作業が簡単かつ迅速にできるようになるという特徴もあります。優先順位による整理なども効率的に行えますし、他の地図機能ツールなどとの連携によってタスクを行動に移すことも楽にできるようになるといった特徴も活かせるでしょう。
タスク管理をチームで共有するのにはどんなメリットがある？
タスク管理ツールを使うことで、チームでタスクデータを共有できるようになります。
チームでタスク管理を共有するメリットは2つあります。1つは、営業担当者がやろうとしていることを上司や同僚などのチームのメンバーに伝えられるようになることです。
上司や同僚がタスクの進捗状況を常に把握できるようになると、上司はタイミングよく適切なアドバイスができるようになったり、同僚はサポートが必要かどうかを自ら判断して行動できるようになったりするメリットが生まれます。その結果、売上アップにつながる効果も得られるでしょう。
もう1つは、チームのメンバーから新たなアイデアが生まれるというメリットです。
タスクを遂行していく中で「今は営業活動を進めるために苦労しているな」「もうひと押しで成約できそうだな」ということを共有できます。上司や同僚は、タスクを進めるためのアイデアを担当者に適切なタイミングで提供できるようになるでしょう。タスク管理をチームで共有すると、チームの成果が大きくなることが期待できます。
チームのタスク管理の問題点！考えるべき課題は？
チームでタスク管理を共有する場合、起こりやすい問題や課題もあります。
主な問題や課題は2つです。
1つ目は、チーム力が低い場合、せっかくタスク情報が共有されても営業担当者に適切なアドバイスが送られない、新しいアイデアが供給できないといった課題が発生する可能性があります。
チーム力が低い場合は、自分以外の案件に対する反応が鈍くなる傾向があるといわれています。そのため、情報が共有できる状況であってもその情報を見なかったり、見たとしても特にアクションを起こさなかったりということが考えられます。そうなると、チーム力が発揮されて改善が行われるということは期待できないでしょう。ツールを活用するだけでチーム力が上がるわけではないという点は理解しておく必要があります。
2つ目は、営業担当者に依存心が生まれることです。「タスクの状況は上司に見てもらっているから問題があれば言ってくれるだろう」「困っていることを発信しておけば誰か助けてくれるだろう」といった心理に陥る可能性があるということです。ツールがあれば助けてくれるというわけではない点に注意して利用することが大切です。
営業活動でのタスクを管理するにはSFAが最適
チームでのタスク管理を実行しながら営業活動を進めていったら、次に営業担当者として何をするかのToDo管理や顧客への具体的なアクションにつなげていくことが大切です。
タスク管理の最終的な目的は契約の成立や売上の注文までつなげることで利益の増加に役立てることにあるからです。そのためには、適切なタスク管理を行うとともに、自然にネクストアクションにつなげられる営業支援ツールであるSFAを活用することをおすすめします。
SFAにはさまざまなものがありますが、その中でもeセールスマネージャーには注目すべき機能があります。その機能とは、顧客訪問に関する事項を登録する際に、次回のアクションの内容や期限を決めてスケジュール登録する機能です。このeセールスマネージャーの機能を活用すれば、簡単にネクストアクションを登録でき、次に起こすべきアクションの抜け漏れを防止することができます。eセールスマネージャーも上手く活用して、タスク管理から次のアクションまで切れ目ない営業活動ができる体制を整えましょう。
