営業活動を行っていく上で重要なタスク管理。

タスク管理とは、やるべきことをピックアップし、優先順位をつけてスケジュールに落とし込むことです。部分的にでもタスク管理のツールやアプリを導入することで、業務の改善に成功した事例は多くあります。

そこで今回は、5,500社以上の業務効率アップを実現してきた弊社が、タスク管理のやり方や基本、数あるアプリの中でもおすすめのツール15選をご紹介します。

そもそもタスク管理とは

タスクとは、与えられた任務や課題、一定期間内に終える必要のある仕事や職務のことを指します。仕事の現場では、自分の役割として果たすべき事柄を主体的に計画して実行することが、タスクを管理するということといえるでしょう。

ToDoは個人のタスクに焦点を当てた場合の「やるべきことの一つひとつ」のことで、個人の日常生活のなかでやるべきこと、仕事としてやるべきことのどちらも当てはまります。しなければいけないことのヌケモレをなくして期限通りに実行するために、ToDoリストを作って管理します。

いうまでもなく、タスク管理はあらゆる業務に必要なことであり、連携して行う仕事など自分ひとりでは完結できないタスクもあることから、組織的にタスクを管理する仕組みが求められます。

参考：タスク管理とは？ 基本知識からより効率的な管理方法、ツールをご紹介

タスク管理アプリの導入目的

タスク管理アプリは、個人が自分のタスクを管理する際に役立つほか、組織やチームをマネジメントする側にも大きなメリットをもたらします。タスク管理アプリを導入する目的は次の２点に集約されます。

組織・チームのマネジメント

組織として目標を達成するためには計画が必要です。そして計画は、目標達成に必要なプロセスと各プロセスに応じたリソースを割り当て、それをいつまでに達成するかを決めることです。

計画をスムーズに進行させて期限通りに実現するためには、個々のメンバーに割り当てたタスクの進捗を把握し、進捗に応じて軌道修正を加えるなど、管理者側から個々のタスクを管理する必要があります。

タスクを可視化して進捗を管理するタスク管理アプリは、管理者側にとっても重要な役割を果たすツールとなります。

個人のタスク管理

個人に割り当てられたタスクを遂行するためには、それぞれのタスクを複数のToDoに分解し、それを一つひとつ完了していくことが求められます。

その際、リードタイムや実行に要する時間と労力、必要な関係者との調整などを考慮し、一つひとつのToDoの重要度や優先順位を決めることがタスクをこなしていく上で重要なポイントです。

タスク管理アプリは、個人がタスクを整理して優先順位づけを行い、効率的にタスクを完了させるためにも役立ちます。

タスク管理アプリに求められる機能

タスク管理アプリには以下の主要な機能があり、導入にあたっては自社に必要な機能を検討してみることをおすすめします。

ToDoリスト

個人が自分のToDoを登録し、やるべきこととその優先順位を検討・確認するためのリストです。入力・編集のしやすさが選ぶ際のポイントです。

タスクのオプション設定

タスクを登録する際に、タスクの期限の設定やそれにもとづくリマインダー、サブタスクへの展開、タグ付けなど、製品によってさまざまなオプションを設定できるものがあります。

ガントチャート

プロジェクトの工程をチャートであらわしたものがガントチャートです。全体のタスクの順番と日付にもとづく計画と進捗を可視化することができます。

カンバン

タスクをカード化し、カードの配置によってタスクをグルーピングする機能です。カードにToDoを記載し、タスクの進捗に従ってカードを移動させるといった使い方をします。テキストだけでなく、画像やリンクを挿入できるものがほとんどです。

コメント・メッセージ・ファイル添付

管理者やタスクの共有者に対してコメントやメッセージを入力することができる機能です。タスクのコラボレーションに役立ちます。この機能を使ってファイルのやり取りをできるものなどがあります。

参考：おすすめのタスク管理方法は？アナログとアプリどっちにする？

タスク管理アプリの選び方

タスク管理アプリを選ぶ際には、以下の３つの点を検討することが重要です。

入力・確認のしやすさ

タスクの追加・編集操作や、進捗確認の際のインターフェースの使い勝手は業務効率に大きく影響します。本来の業務ではないタスク管理に時間をとられないように、直感的でわかりやすいインターフェイスである必要があります。

必要な機能への対応

タスクに設定するオプションの種類やガントチャートが使えるかどうかなど、組織のタスク管理ニーズによって求められる機能は異なります。ひとつの機能が組織の生産性に大きく関わるケースもあることから、必要な機能を見きわめることが重要です。

共有・連携の自由度

メンバー間で進捗や情報を共有し、ファイルやコメントをやり取りできる機能は、チームの生産性を高めていく上で不可欠です。カレンダーやチャットアプリなどと連携できる自由度が高いことも、タスク管理アプリの使い勝手に影響します。

タスク管理のコツ

次のような点を心がけることがタスク管理を上手に行うためのコツです。

緊急度と重要度による優先順位付け

タスクには期限があり、限られた時間のなかで最も高い成果をあげるためには、各タスクに対するリソース投入の度合いと着手すべき順番を決める必要があります。その際に、タスクを分類する切り口となるのが緊急度と重要度です。

期限が近く緊急度の高いタスクは優先度も高いといえますが、負荷の大きさや成果に対する影響など、重要度が高いと考えられるタスクも平行して進める必要があります。

それらを総合して、最も効率的な仕事の進め方を決めることは、パフォーマンスを左右するとともに、精神的な負担軽減につながります。

バッファを設ける

スケジュールや計画はかならずしも予定通り進行するとは限りません。所要時間の見積りが甘かったり、突発的なトラブルが発生したりすることは、よくあることです。

想定どおりに仕事が進まない原因は、自分自身にある場合のほか、ワークフローが依存関係にある他者によるもの、他の外的要因によるものなどさまざまです。タスク遂行を妨げる可能性のある要素を想定し、余裕をもった期限を設定する必要があります。

改善と標準化

タスク管理アプリを使って共同で仕事を進める経験が増えていくと、タスクへの取り組み方に対する改善点が見えるようになります。改善されたタスク処理方法は共有して標準化することが全体のパフォーマンスを高めることにつながっていきます。

おすすめのタスク管理アプリ15選

Google ToDoリスト

Microsoft To Do：Lists＆Tasks

Notion

Any.do

Trello

Todoist

Wrike

Asana

Jira

NOZBE

Monday.com

My Redmine

Jooto

Backlog

eセールスマネージャー

参考：【図で比較】タスク管理・todo管理ツールのおすすめ14選を徹底比較！

タスク管理アプリの特徴を理解し、自社の状況に合わせたツールの選択を

タスク管理の重要性は潜在化していることが多いため、部署ごと、目的ごとをしっかり洗い出してからツールを選択することが成功の鍵です。

たとえば、営業部の業務改善に力を入れたいと考えた場合には、今回、紹介したeセールスマネージャーをまず試すことが最適です。

アプリの特徴とチームの特性を考え、ツールを選択してみましょう！

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