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日報のポイントと注意点!すぐに実践できる日報マニュアル

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日報

営業担当者など社外で仕事をすることが多い人は、日報の作成が義務付けられている場合が多いです。

そういった人の中には日報の書き方がよくわからない、効果的に書く方法を知りたいと感じている人もいるでしょう。経営者や管理者は、そのような悩みを抱えている社員をサポートすることも重要です。そういった人のために、日報の基本的なポイントや効率的な書き方、さらには日報を書く意味などについてお伝えします。あわせて、おすすめの日報管理システムについてもご紹介します。

日報が必要な理由

日報が必要である理由について理解する場合、日報を作成する側と日報の提出を受ける側に分けて考える必要があります。まず日報を作成する社員にとって日報が必要となる理由です。

日報というとその日の活動をまとめて報告するものだと考えがちですが、日報を作成する目的は単に業務実績を報告するだけにとどまりません。日報を作成することによって社員は自らの仕事を振り返り、次の活動に反省点を活かし、未来の成長につなげるという目的もあります。

また、日報の提出を受ける上司の側から考えると、日報は部下の仕事内容を確認するというだけでなく、報告に関して的確なフィードバックを行うことによって部下の管理と育成を行うツールであるということを理解しておく必要があるでしょう。

日報の基本的な内容は?

日報は、ただ何となく作っていては効果的なツールとして活用することはできません。

書く内容によっては、ほとんど無意味なものになってしまう可能性もあります。経営のためになり、社員の成長にも役立つ効果的なツールにするためには、記載する内容を真剣に考える必要があるでしょう。ポイントは2つあります。

1つ目は、業務内容に関する記載についてです。
業務内容の記載を行う場合は、いつ、誰に対して、どれぐらいの時間をかけ、どのような成果があったのか、またどういった課題があったのか、ネクストアクションは何かがわかるようにまとめることが大切です。

2つ目は、所感の記載についてです。
日報には所感の欄が設けられているのが一般的ですが、単なる感想文を書いてしまう人も多いです。所感の欄には、未来の自分へのメッセージになることを記載するように心がけるとよいでしょう。気付きや改善すべき点などを記載することがポイントです。

日報の記入時間はどれくらい?時間と量の目安

日報の作成にはどれぐらいかかるのでしょうか。

日報の作成に時間をかければ、多くの情報を書き込むことができます。1時間かければ立派なものが出来上がるでしょう。しかし、毎日1時間かけて作成するのは負担が大きいですし、読む方も詳しすぎてポイントがわかりにくくなるおそれもあります。どんなに長くても30分以内で仕上げるように心がける必要があるでしょう。
また、朝一番の段階で当日の日報にやるべきことと達成すべき成果まで記載しておくことで仕上げについて5分程度で完成させることもできるかもしれません。日報作成には時間をかけすぎないように気をつけましょう。

営業支援ツールや日報管理システムなどを上手く活用ことによって、その時間はさらに短縮できます。営業現場での使いやすさに定評のあるeセールスマネージャーは移動時間のスキマ時間にスマホで活動報告ができ、それら情報が自動一覧化した日報を作成することができます。活動毎にたった数分登録ができるため、日報登録に必要な時間をまとめてとる必要もなくなります。

情報共有しやすい!上司や先輩が喜ぶ日報のポイント

日報の目的の1つに、部署内での情報共有があります。
そのため、情報共有しやすい日報を作成することも大切なポイントとなります。

独りよがりの日報では情報共有は難しいでしょう。
情報共有しやすい日報にするためには、テンプレートを使って標準化を図るのが効果的です。テンプレートが決まっていれば入力作業もはかどりますし、見る方もどこに何が書いてあるかがわかるので、情報共有しやすくなります。

また、どんな項目を作るかについて部署内で話し合って決めることも有効です。
例えば、クライアントの特記事項は独立項目とするなどのアイデアをフォーマットに反映できるでしょう。さらに、だらだらと文章を続けるのではなく、箇条書きにまとめることも効果的です。読む側の時間短縮になり情報共有がスムーズになるはずです。

営業支援ツール(SFA)を活用すれば項目を選択方式にしてデータ化し蓄積した日報情報を分析することも容易です。

日報で業績アップできるか、無意味になるかは運用次第

日報は情報共有のためだけではなく、社員の成長にも役立つもので、できるだけ早期に日報管理方法を整えることが重要です。

日報を有意義なものにするためには、マネージャーなどの管理者がフォーマットを整理して的確なフィードバックを行うことがポイントです。そういった取り組みが部下の業績アップにつながり、部下の成長に役立ちます。

日報の運用次第で効果が変わることを理解しておきましょう。また、日報の作成が負担にならないように、eセールスマネージャーなどの営業支援ツールを導入することも検討するとよいでしょう。eセールスマネージャーは日報管理のみの機能ではなく営業活動全般の支援ツールとなりますのでその他の業務効率化にも役立ちます。

CRM/SFAツールを導入される企業によくある流れ

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ソフトブレーンは、営業支援システムのeセールスマネージャー導入を中心に営業担当者の教育・トレーニング、スマートデバイスの導入・活用コンサルティングなどを通してこれまで6,700社以上の企業の営業課題解決をサポートしてきました。

本ブログにおいては、当社のこれまでの実績に基づき、営業の売上増や残業時間削減といったニーズに対して成果の出るノウハウをご紹介しております。
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