営業日報とは?効果的な書き方やポイント・ツールを用いた管理法を紹介
働き方改革がクローズアップされている一方で、営業日報作成に時間がかかるという悩みを抱える企業・営業部門も多いことと思います。
また、営業日報をどのように活用するかと悩むマネージャーもいることでしょう。
そこで、今回は営業日報について詳しく解説します。
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営業日報の目的
営業日報は、1日の営業活動内容を社内で共有するための報告書です。営業日報の目的を理解しておかないと、報告が滞ってしまうおそれがあります。
上司と部下の視点から営業日報の目的を理解しておきましょう。
上司側の目的
- 部下が営業計画通りに活動してくれているかを確認できる
- 部下の営業活動を評価・フィードバックする
- 営業部門の課題を洗い出して営業戦略を見直す
- トップセールスマンのナレッジを蓄積して全員が活用できるようにする
部下側の目的
- 営業活動の記録を残しておく
- 営業活動の振り返りを行う
- 商談で得た情報を共有する
- 上司に営業活動の悩みを聞いてもらう
営業日報のメリット
営業日報を作成すると、以下のようなメリットがあります。
営業に関するデータベースを構築できる
営業日報を書いてもらうことで、営業に関するデータベースを構築できるようになります。データベースを構築しておけば、営業活動を振り返り、来期の営業戦略を立てやすくなります。
また、自社商品を購入した顧客の属性、失注した顧客の属性など分析することができるため、精度の高い営業戦略が立てられるようになるでしょう。
営業部門の課題改善に役立つ
営業に関するデータベースを構築しておけば、チーム別や担当者別で課題がないか確認できます。たとえば、部下の営業フェーズのチェックを行えば、どこでつまずいているかを把握できて、フォローできるようになります。
営業力を均質化できる
営業日報を書くことで、営業のナレッジを共有しあえます。営業活動で失注した原因や、契約が取れた勝因などを共有すれば、成績のよい担当者と成績の悪い担当者の差を埋めて、業務標準化が目指せます。
一人ひとりの担当者の営業力を向上させていけば、売上アップも期待できるでしょう。
営業日報のデメリット
営業日報にはメリットがありますが、不満を持たれたり、ムダだと思われたりするケースも多くあります。なぜなら、営業日報の作成には時間がかかるためです。
通常業務と並行して、営業日報を作成することは部下の負担となります。にもかかわらず、上司が営業日報をうまく活用できないようでは、部下は不満を溜めてしまうことでしょう。
そのため、営業日報の運用を行う場合は、営業担当者の負担を最小限に抑えることが大切です。
営業日報改革!そのための手法のポイントは?
営業日報に関して抱えた課題の解決方法は、アナログ・デジタル両方から考えておきましょう。
アナログとデジタルのどちらで改革すべきか、課題を整理したほうがより効果が見込めます。ここでは、営業日報の悩みを解決するアイデアをご紹介します。
Point1:営業日報の仕組みそのものを変えることを目指す
営業日報を書く手間を削減するには、仕組みを変えることが重要になってきます。
デジタルに精通した従業員が多い場合は、スマホやタブレットなどデバイスでも営業活動報告ができるクラウドサービスやアプリの活用がおすすめです。通勤時間や移動時間中の時間を使って、日報が簡単に作成できるスタイルの導入です。
とくに、1回の報告で、案件リストやスケジュールなどに自動反映されるSFAを使うことで、大幅な業務改善につながります。
SFAについて詳しく知りたい場合は、下記の記事を読んでみてください。
参考:営業の仕事を助けるSFA(営業支援システム・ツール)とは? ~ SFAの基礎知識
point2:営業日報の項目や書き方が共有しておく
部下が営業日報の書き方で悩まないよう、どのように書けばよいのかひな型・テンプレート化しておくことで、部下は迷わずに営業日報を書けるようになります。
営業日報の項目
- 商談内容(競合、予算、決裁者、導入時期、ネクストアクション)
- 所感
営業週報の項目
- 営業目標
- 営業活動の進捗営業活動の成果
- 営業活動の振り返り
可能であれば、プルダウンで入力内容が選べるものにして、作業負担を減らしてあげましょう。
Point3:他のシステムにデータを連携させる
日報情報が、活動履歴や案件リスト、スケジュールなどに自動反映されるシステムであれば、あらためて作成していた会議用資料やグループウェアへのスケジュール登録などの社内業務も減ります。
業務効率化が図れて、残業時間を減らせるので、他のシステムにデータを連携させましょう。
マネージャーが営業日報を受けてすべきこと
部下が営業日報を作成してくれたら、かならずチェックをしましょう。短時間でチェックをして営業戦略を立てる時間を費やすため、週・月単位で、タイミングを適切に設定しながらルーチン化していきましょう。
毎日
- 部下の1日の案件報告やコメントをチェックし、承認する
- 報告の中で気になったことがあれば逐次アドバイスする
- 営業マンの顧客対応のフォロー漏れをチェックする
毎週
- 訪問件数など来週の部下のスケジュール確認する
- 部下の案件進捗状況をリストで把握し、対応を指示する
- 次回、適切なアクションを行おうとしているかを確認する(ネクストアクションチェック)
毎月
- 部下の新規案件の情報を他の部下にも共有する
- 訪問件数、新規案件数をチェック
- 顧客ランク別に活動状況をチェック
- 受注・失注案件の共有を行い営業活動に活かす
上記のリストを利用して、無駄な工数を減らし、よりコアな業務、人の育成と、営業戦略の立案・実行に注力しましょう。
営業日報の業務効率化に成功した事例
株式会社クレディセゾンは、3,500万人の会員数を有するクレジットカード事業を展開している総合生活サービス企業です。ソリューションビジネス、資産運用ビジネス、デジタルマーケティング、ファイナンスビジネス、グローバルビジネスなど幅広い事業を展開しています。
同社は、リードタイムの長いBtoBビジネスにおいて、顧客情報は各担当者が保有するのではなく、さまざまな人で共有する必要性を感じていました。そこで、営業/開発/導入/サポートが一体となっているSFAツールを導入することに決めました。
営業日報の作成に手間がかかり、情報共有が滞らないように、営業担当者が入力しやすいものか意見交換を行い帳票を作成することで、能動的に報告される環境を整えました。
また、オンライン上で営業日報が作成できるSFAを選ぶことで、移動時間などに営業日報が作成できるように。上司に営業日報を直接、渡さなくて済むようになり、大幅に業務時間を削減することに成功しました。
働き方改革で「日報」改革も視野に!
営業日報に関する、部下と上司のお悩みを解決する方法をご紹介しました。メールやエクセルの日報からでは、部下が意義を見出し、短時間で日報を作成し、管理職の管理がしやすくなるかというと率直に言って難しいでしょう。そこで、SFAを導入、活用して業務効率化することは非常に重要です。
SFAの入力の効率性・情報共有ツールとしての見やすさで、部下もマネージャーも同じ課題を見て、協働することが容易に。また、残業時間も劇的に短縮されます。
SFAの悩みの種といわれる入力の手間も、項目を整理することによってシンプルにできます。これを機会に、自社に最適な日報の在り方を真剣に考えてみてはいかがでしょうか?
下記の資料では、生産性向上が見込める働き方改革の方法をご紹介しています。ぜひ、興味がある方は資料をダウンロードしてみてください。