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成果に繋がる営業日報の書き方とマネージャーが実践するべきマネジメント法

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報告と指示

メールやエクセルによる営業日報は、営業マン・マネージャーにとって売上アップに貢献できないばかりか、書くこと読むことがストレスになり、モチベーションを低下させる要因になってしまっています。

どちらもハッピーにして売上UPに繋がる営業日報とはどんなものかを一緒に考えようと思います。

部下に日報を書かせる目的

部下に日報を書かせる目的

なぜ営業日報を部下に書かせなければいけないのか。その一番の理由は、部下が予定通りやるべきことできているかどうか、その結果どういった成果が出たのかを把握するためです。もちろん、その日の商談における疑問点・懸念点などを報告し、上司に指示を仰ぐ目的もあります。

部下が書いた日報をどのように活用するか

日報で部下の状況を把握した際、改善が必要であれば、その情報から改善点や阻害要因を探り、次の一手の指示出しを行うことが日報を書かせる目的です。ただ、何をしたかを把握するのではなく、PDCAサイクルを回す為に日報を活用することが重要です。

また、予定通りに数値が動いているかを日々把握する目的もあるため、予実管理としての活用法もあります。

成果に繋がる日報を書くためのポイント

上司(受け手)が日報を書かせる際に注意すべきポイント

ポイントの一つとしては、日報の入力が負担にならないように、簡単に簡潔に報告が出来る内容にすることです。選択方式や箇条書きで報告させることです。自由にテキストでの報告としてしまうと、文章のニュアンスでとらえ方が変わってきて受注確度などの精度が低くなる可能性があります。そのため、活動内容やそれに対する進捗、報告してほしい項目などをあらかじめ話し合い決定しておくことです。また、人によって違う判断にならないようにランク付けの定義も必ず行うべきです。そうすることで精度の高い日報になり見込みも出しやすくなります。

部下(書き手)が日報を書く際に注意すべきポイント

部下が日報を書く際のポイントもまずは上記同様です。あと必要になってくるのは、その日の商談における懸念点など忘れないうちにすぐに報告することです。一日の終わりにレポートをまとめてしまうと商談毎に感じた細かい懸念点など報告漏れする場合も出てきます。そのため、すぐに報告できない場合は、商談毎に上司に相談したいことはまとめておくことをお勧めします。

営業マネージャーが抱える営業日報への3つの悩みと解決策

営業マネージャーの悩み

  1. 営業マンによって日報の内容がバラバラ
  2. 報告の中身が把握しづらく、営業現場が見えない
  3. 過去の進捗状況など営業プロセスが振り返れず、指示できない

マネージャーにとって、日報における一番の悩みは営業現場が見えない点ではないでしょうか。その主な原因は、営業マンによって日記風であったり、言い訳文のようであったり、報告内容がバラバラな点にあります。

たとえば、「今日は○○会社に行って、いい感触でした・・・」と書かれていた場合、いつ受注になりそうか?次回のアポはどうなのか?また、「○○会社は価格が理由で負けてしまいました」という場合、見積はいくらで出したのか?など・・・報告の中身が把握しづらく、営業の要となる案件確度が見えてきません。

また、過去の進捗状況など営業プロセスを振り返ることができなければ、具体的な指示を出しにくくなります。結果的に、文章による日報は書く営業マンも、それを読み指示を出すマネージャーも時間がかかって大変なだけ。非常に効率の悪い仕事をしていることになるのです。

それではどうすればよいでしょうか?
解決策の一つとして、マネージャーが知りたい情報を選択方式の「非文章情報タイプ」にすることです。営業マンの負担を軽減しながら知りたい情報を入手することができ、分析もしやすくなります。ただこれをエクセルやメールで実現するのは難しいので、具体的な解決策は次の章で紹介します。

文章情報タイプと非文章情報タイプの日報の違い

営業マンが抱える営業日報への3つの悩みと解決策

営業マンの悩み

  1. 日報は時間がかかるわりに、“活用”できていない
  2. 案件報告/日報/会議資料など同じ内容を何度も報告している
  3. 日報を書くために遅い時間でも帰社して“残業”

メールやエクセルによる日報作成は、営業マンにとって非常にストレスのかかる仕事です。まず、日報を書くために、会社に戻らなくてはならなかったり、営業マンのなかには「何をどう書けばよいのかわからない」と悩む人もいます。

さらに面倒なのは、営業報告が日報だけで終わらない点。実際、多くの営業マンが週報や案件報告など、同じような内容を何度も繰り返し報告しているのが現状ではないでしょうか。日報そのものが一時的な報告でしかないため、営業活動に必要な進捗を管理する一覧や会議用の報告書を別途作成しなければならないのです。

これでは残業も減らず疲れはたまる一方。営業マンのモチベーションもなかなか上がっていきません。
それではどうすればよいでしょうか?

まず、現状把握のため、営業マンが日報や会議資料に費やしている時間を見てみましょう。

営業マンが日報や会議資料に費やしている時間は?

例えば一日60分、営業日報や資料作成にかけていたと仮定すると(おそらく本当はもっとかかっていますよね?)1週間で5時間、1年間で240時間もかかっており、もし部員が20人いる場合、年間で4,800時間も報告やそれに付随した会議資料の作成に時間をかけていることになります。
もし、この時間を少しでも短くして訪問に費やせた場合、例えば、半分の時間で報告や資料作成をすませると1訪問60分と考えて(今回は移動時間を考慮せず)単純に割ってみると2,400訪問も増やすことができるのです。これにあなたの会社の訪問からの受注率をかけると何件受注できるでしょうか?仮に10%だとすると、240件も受注できることになります。受注単価が100万円だったら2億4千万円も売上UPできるのです。

それでは、営業日報に費やす時間を短くするにはどうすればよいでしょうか?

日報を書く手間を軽減するには、日報の仕組みそのものを変えることが重要になってきます。そこで威力を発揮するのが、スマホやタブレットなどデバイスを活用したもの。通勤や移動中のすき間時間を使って、日報が簡単に作成できるスタイルの導入です。

具体的には、

  1. 移動時間を使い短時間で日報や報告書が作れる(残業が減る)
  2. スマホやタブレットを使って簡単に報告できる
  3. 1回の報告で、案件リストやスケジュールなどに自動反映される

この3つが実現できるツールを使えば大幅に軽減できます。

さらに、営業マンが報告すべき内容について悩まないよう、あらかじめ日報の画面に普段会議でマネージャーが把握したい内容、課題、競合、予算、決裁者、導入時期、次のアクションなど、ヒアリングしなければならない項目が設定されていれば、営業マンは漏れなく必要な情報を入力できます。要は第1章で述べた非文章情報タイプの日報をスマホやタブレットで外出先から簡単に入力できるようにすればよいのです。

また、日報で1回入力した情報が、活動履歴や案件リスト、スケジュールなどに自動反映されるシステムであれば、改めて作成していた会議用資料やグループウェアへのスケジュール登録などの社内業務も減ります。わざわざ会社に戻って、疲れた体で残業する必要性もなくなり業務効率も上がります。

「1回報告」するだけで、各種管理表や分析レポートが自動生成

これらを実現するには、スマートデバイスで活用できるSFA(営業支援システム)が有効です。先ほど事例に挙げた2億4千万円の売上UPのインパクトがあればSFAへの投資対効果は高いものになるのではないでしょうか?営業現場での使いやすさを考えたツールを選べば、移動時間を使って日報報告ができ、会議で使う資料にも自動反映されるので訪問時間を増やすことができ売上UPに繋げることができるのです。

また、実際に移動時間にSFAを使って報告し資料が自動作成されることにより、週7時間、年間で364時間削減し、この時間を残業代に換算すると1名平均109万円で200名の営業マン活用したため、2億1840万円の残業代を節約して利益に繋げた事例もあります。

SFAの日報で営業マネージャーが得られる3つのメリット

スマートデバイスで活用できるSFAを営業マンが使うことでマネージャーは、

  1. 営業マンからの必要な情報をリアルタイムで入手できる
  2. 案件の中身がわかれば会議を待たずに指示が早く出せる
  3. 新人もベテランと同じレベルの報告ができ、ヒアリング漏れも防げる

この3つのメリットを享受できます。

長々と書かれた文章による日報は、内容もわかりづらく、読むための時間もかかります。マネージャーにとって、嬉しい日報とは営業現場がどのような状況か常に把握できるものです。

スマホ、タブレットなどを使って、営業マンから活動報告が送信される日報に変えると、リアルタイムで必要な情報が入手できます。また、自動的に活動履歴や案件リスト、行動予実管理などのデータにひもづけば、各案件の過去も振り返ることができて、案件の中身が見えやすくなります。その結果、マネージャーは会議を待たずに、具体的な指示を営業マンに出すことができます。

もちろん、報告項目が商談プロセスごとに標準化されていれば、「営業マンの能力によって、報告の中身が違う」といった問題も解消されます。新人の営業マンも、ヒアリング漏れが防げ、同時にどういう情報を押さえればよいか、営業のスキルアップが図れます。

営業マネージャーのマネジメント力を劇的に向上させるポイント

営業日報に対してマネージャーがレスポンスすることが最も重要です。営業マンが入力してもフィードバックがなければ、どんな優秀なSFAも定着しません。部下がどの点に困り停滞しているのかが一目でわかり、マネージャーが素早い改善指示を出すことができます。

マネージャーが営業日報を受けてすべきこと

[毎日] 部下の一日の案件報告やコメントをチェックし、承認する
[毎日] 報告の中で気になったことがあれば逐次アドバイスする
[毎日] 営業マンの顧客対応のフォロー漏れをチェックする

[毎週] 訪問件数など次週の部下のスケジュール確認する
[毎週] リストで部下の案件進捗状況を把握し、対応を指示する
[毎週] 次回適切なアクションを行おうとしているかを確認する(ネクストアクションチェック)

[毎月] 部下の新規案件の情報を他の部下にも共有する
[毎月] 訪問件数、新規案件数をチェックする
[毎月] 顧客ランク別に活動状況のチェックする
[毎月] 受注・失注案件の共有を行い営業活動に生かす

メールやエクセルの日報から、これらの「マネジメント」実行するのは骨が折れる業務です。上記「マネージャーがすべきこと」が可視化されるツール(SFA)を使うことで個別営業マンの現状、課題を見える化し、御社の営業マネジメント力も劇的に向上することができるのです。

おわりに

日報に関する部下と上司のお悩みを解決する方法をご紹介しました。SFAツールを活用するとリアルタイムな活動報告が可能になり、日報を別途作成することなく自動生成することも可能です。また、リアルタイムな予実管理や商談進捗の把握などが可能になるのです。

これを機会に自社に最適な日報の在り方を真剣に考えてみてはいかがでしょうか?

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