【働き方改革】営業日報に意味はあるか？効果的な書き方とSFA（営業支援システム・ツール）を用いた報告書の管理法
働き方改革がクローズアップされている一方で、営業日報作成に時間がかかるという悩みを抱える企業・営業部門も多いことと思います。また、営業日報をどのように活用するか、そもそも「わが社に営業日報がなければならない本質的な理由とは何なのか？」と悩むマネージャーもいることでしょう。
営業日報は、稼働の管理・売り上げ目標への到達のプロセスの検証など、分析すると多くの教訓や、戦略立案・実行、そして業務改善の材料をもたらすものです。一方、作成する側からすると、かかる時間が多いところが大きなデメリットです。
営業日報を業務に活かしつつ、手間と時間で営業マンのモチベーションを落とさないようにするには、ツールの導入が１つの解決策となります。
そこで、SFAを使った管理方法・管理体制と、営業日報を書く現場側にとってもっと効果が出る書き方について、どうしたらよいか、ご説明します。
このページのコンテンツ
営業日報の目的
営業日報は、上司部下それぞれにおいて目的があって作成するものです。しかし普段、その目的や意義をあまり意識せずにおこなっていないでしょうか？部下、上司それぞれにとっての意義を押さえておきましょう。
上司にとっての目的
- 部下がきちんと稼働しているか管理する
- 営業部全体の動向を把握して営業戦略に活かす
- 営業マン個々のノウハウ、ナレッジを蓄積して全員が活用できるようにする
営業マンにとっての目的
- １日の稼働の証拠を残す
- 目標達成に向けて最適な行動がとれているか１日を振り返る
- １日の行動を見直し、翌日からの行動計画に反映させる
部下に日報を書かせる目的
なぜ営業日報を部下に書かせなければいけないのか。その一番の理由は、部下が予定通りやるべきことをできているかどうか、それによりどういった成果が出たのか、を把握するためです。
もちろん、その日の商談における疑問点・懸念点などを報告させ、適切な指示を与える目的もあります。部下も作成した以上、日報に書いてある成果をちゃんと見てほしい、疑問があったら日報を元に聞いてほしい、という思いを持っているのです。
部下が書いた日報をどのように活用するか
日報で部下の状況を把握し、その情報から改善点や阻害要因を探って次の一手の指示出しを行うことが、日報を書かせる目的です。ただ何をしたかだけを把握するのではなく、PDCAサイクルを回す為に日報を活用することが重要です。
また、予定通りに数値が動いているかを日々、把握する目的もあるため、予実管理としての活用法もあります。
営業日報を記載する際にPDCAを取り入れるとより効果的です。こちらの記事もご参照ください。
日報を書くことによって生じるメリット・デメリット
日報には上記の目的実現および、それに付随したメリットのほか、デメリットもあります。
営業日報のメリット
上司目線
- 営業マンの稼働管理
- マネジメント、必要に応じ指導・アドバイスできる
営業マン目線
- 上司への報連相のルーティン化
- 備忘録、証拠としての機能を果たす
営業日報のデメリット
上司目線
- まとめきれない、読む時間がない
- 分析や戦略まで生かす時間がない
営業マン目線
- 作成に時間がかかり、日報のためだけに帰社する必要が生じるなど、無駄が多い
- 形骸化しやすい
- 上の結果として、モチベーションが低下する
上司目線と営業マン目線がかみ合うと、共通の目的の下、目標達成・成果までの戦略を立てるためのツールとして営業日報が活かされ、メリットがもたらされます。
しかし、実際にはそううまくは活かせず、特に日報を日々、作成する営業マンのモチベーションを損ねている部分は大きいでしょう。
累計すれば膨大な時間を毎日の日報作成に注ぎ、それが自分の成長・目標にどう役に立っているか実感できなければ、当然モチベーションは下がることになりますし、無駄・徒労といった感覚しかない、というのが営業マンの本音です。
また、日報作成の無駄は、日報を見る側の管理職にも弊害を生みます。
少ない人員の中で、どれだけ目に見える成果を上げられるか、管理職には期待が集中します。すると、管理のための日報にも力が入りがちで、結果、残業時間が削減できずむしろ増えている企業も多いという実態があります。
また、マネージャー以上の管理職が、何としてでも部下を早く帰らせようと考えると、「日報は簡単でいいから、残しておいて」といったように形骸化してしまうケースも生じがちです。そして、日報が形骸化しても作成する部下のモチベーションが下がらないようにしようと努力すれば、内容の確認など、「フォローアップ活動」のために残業時間が増えることになります。またそうなれば、フォローアップにも関わらず、現場の実情が見えない、という事態に陥りかねません。
営業マンとマネージャーが抱える営業日報への悩みと解決策
営業マン・マネージャーのそれぞれの悩みを改めてまとめますと、ほとんどの営業部では以下のような悩みを抱えていると考えられます。
営業マンの悩み
- 日報は時間がかかるわりに活用されていない
- 案件報告/日報/会議資料など同じ内容を何度も報告している
- 日報を書くために遅い時間でも帰社して“残業”
営業マネージャーの悩み
- 営業マンによって日報の内容がバラバラ
- 報告の中身が把握しづらく、営業現場が見えない
- 過去の進捗状況など営業プロセスが振り返れず、指示できない
効率性が低く、無駄な工数や時間が割かれること、また、目的意識も、日報作成・分析が目的に役立つものであるとの実感もない、ということが双方を悩ませています。
では、営業マン・営業マネージャーの日報に費やす時間を減らし、日報を書くことには「意味があるんだ」と確信できるようにするには、どうすればよいのでしょうか。また、そうした日報を作れる体制とは、どのようなものでしょう。
例えば営業マンの場合 カットできる時間はどれくらい？
営業マンが日報や会議資料に費やしている時間を見てみましょう。
例えば１日60分、営業日報や資料作成にかけていたと仮定すると、１週間で５時間、１年間では240時間もかかっており、もし部員が20人いる場合、年間で4,800時間も報告やそれに付随した会議資料の作成に時間をかけていることになります。１日あたり、もっと時間をかけている企業では、年間の累積時間はさらに増えることになります。
もし、この時間を少しでも短くして営業先訪問に費やせた場合、どうなるでしょうか。例えば報告や資料作成にかかる時間が半分ですむと、１訪問60分と考えて（今回は移動時間を考慮せず）単純に割ってみると、年間で2,400訪問も増やすことができます。
これに、あなたの会社の「訪問からの受注率」をかけると、何件受注できるでしょうか？
仮に10％だとすると、240件も受注できることになります。
受注単価が100万円だったら2億4千万円も売上UPできるのです。
例えばマネジメントの場合 カットできる時間はどれくらい？
では、管理側は、どれくらいの時間をカットできそうでしょうか。日報を実際に読みくだき、まとめる暇がない、見ている暇がないという管理職も多いはずです。
- 文章ベースであるとそれぞれの報告の内容はバラバラ
- 全てチェックをして文章内容を理解したのちFeedbackをしなければいけない
- 分析する場合はそこからの転記やエクセルでのピポットなど多くの作業が必要となる
というように、フォローアップ・情報共有を目的とした作業のために管理職の工数は膨らんでしまいます。
営業日報の目的として挙げられる管理や分析はマネージャーの主な役割となりますが、１日のうちでまとめた時間を取れるマネージャーは少なく、事実上は分析できていないのが現状でしょう。
そうだとすると、
- 分析が自動化
- 何度もレポート作成する代わりに、ダッシュボードで見える化
したら、マネージャーはとても助かるはずです。分析をツールにやってもらって、マネージャー自身は戦力アップのためのメンバーの教育や、営業戦略の立案といった本業に専念できます。ツールを導入するに至らなくても、テンプレート化・定型化を中心とした効率化を図るべきでしょう。
上司（受け手）が日報を書かせる際に注意すべきポイント
ポイントの１つとしては、日報の入力が負担にならないように、簡潔に報告が出来る方法にすることです。例えば、プルダウンメニューの選択方式や箇条書きで報告させることです。
テキストでの報告としてしまうと、文章のニュアンスでとらえ方が変わってきて受注確度などの精度が低くなる可能性があります。
そのため、活動内容やその進捗、報告してほしい項目などをあらかじめ話し合い、決定しておきましょう。また、人によって違う判断にならないように、ランク付けの定義も必ず行うべきです。そうしたテンプレート化・定型化を通じて、精度の高い日報になり、見込みも出しやすくなります。
部下（書き手）が日報を書く際に注意すべきポイント
部下が日報を書く際のポイントも、まずは上記同様です。あと必要になってくるのは、その日の商談における懸念点などを、忘れないうちにすぐに報告することです。
１日の終わりにレポートをまとめてしまうと、商談ごとに感じた細かい懸念点など報告漏れする場合も出てきます。そのため、すぐに報告できない場合は、商談ごとに上司に相談したいことをまとめておくことをお勧めします。
営業日報改革！そのための手法のポイントは？
上記の通り、管理側と営業マン双方が日報に関して課題を抱えていますが、解決するための手法は、アナログ・デジタル両面から考えておいた方がよさそうです。
ツールを導入しても多くの余計な仕事が残ったままでは、たとえ効率的に仕上げられたとしても、業務改善の本格的効果は期待ができません。ツール導入の前に課題を整理したほうがより効果的な業務改革を達成できるでしょう。
具体的な手法のポイントをあげると、ツールでも、あるいはアナログな業務改善の上でも、以下の点を念頭に置いたほうが良いでしょう。
Point１：日報の仕組みそのものを変えることを目指す
日報を書く手間を削減するには、日報の仕組みそのものを変えることが重要になってきます。そこで威力を発揮するのが、スマホやタブレットなどデバイスを活用したもの。通勤や移動中のすき間時間を使って、日報が簡単に作成できるスタイルの導入です。
具体的には、以下の３点が実現できるツールを使うことで、大幅な業務改善につながります。
- 移動時間を使い、短時間で日報や報告書が作れる
- スマホやタブレットを使って簡単に報告できる
- １回の報告で、案件リストやスケジュールなどに自動反映される
point２：報告内容を簡単に入力できるよう設定
営業マンが報告すべき内容について悩まないよう、日報の画面にマネージャーが把握したい内容、課題、競合、予算、決裁者、導入時期、次のアクションなどの項目が設定されていれば、営業マンは漏れなく必要な情報を入力できます。
可能であれば、非文章情報タイプ・プルダウンで入力内容が選べるといった工夫がなされた日報に、スマホやタブレットで外出先から簡単にアクセス・入力も数分でできるようにすれば、この点はクリアです。
Point３ :複数のシステムにデータを連携させ、入力作業を極力削減する
日報で１回入力した情報が、活動履歴や案件リスト、スケジュールなどに自動反映されるシステムであれば、改めて作成していた会議用資料やグループウェアへのスケジュール登録などの社内業務も減ります。わざわざ会社に戻って、疲れた体で残業する必要もなくなり業務効率も上がります。
体制構築はツールで スマートデバイスで活用可能なSFA（営業支援システム・ツール）
日報の仕組みをトータルで変えられるツール、SFA（営業支援システム・ツール）の効果
これらを実現するには、スマートデバイスで活用できるSFA（営業支援システム・ツール）が有効
マネジメントサイドも定量的に物事が見え質は一定化、営業マンの負担は少なくなるでしょう。
実際に、移動時間にSFAを使って報告、資料が自動作成されるシステムの構築により、2億1,840万円の残業代を節約して利益に繋げた事例もあります。
あるSFA（営業支援システム・ツール）導入企業の事例
週７時間、年間で364時間の残業を削減し、１人年間平均109万円削減
これだけの成果が出せたのは、200名の営業マンが活用したためです。
SFA（営業支援システム・ツール）を使った営業日報の有効活用例や詳細情報はこちら
この事例や、先ほどの2億4千万円の売上UPの事例を考えれば、SFAへの投資は安いものといえるでしょう。
マネジメントのポイント 定量的情報把握をキーワードに活用を推進
SFA（営業支援システム・ツール）の導入の成功は、マネージャーのグループ内リーダーシップに依るところが大きいものです。マネージャーには、ポイントを押さえて導入を推進してもらうと同時に、受けられるベネフィットを理解してもらうことが不可欠です。
マネージャーが受ける恩恵
スマートデバイスで活用できるSFA（営業支援システム・ツール）を営業マンが使うことで、マネージャーは以下のメリットを享受できます。
- 営業マンからの必要な情報をリアルタイムで入手できる
- 案件の中身がわかれば会議を待たずに指示が早く出せる
- 新人もベテランと同じレベルの報告ができ、ヒアリング漏れも防げる
長々と書かれた文章による日報は、内容もわかりづらく、読むための時間もかかります。マネージャーにとって嬉しい日報とは、営業現場がどのような状況か常に把握できるものです。スマホ、タブレットなどを使って、営業マンから活動報告が送信される日報に変えると、リアルタイムで必要な情報が入手できます。
また、自動的に活動履歴や案件リスト、行動予実管理などの定量的データに紐づけば、各案件の過去も振り返ることができて、案件の中身が見えやすくなります。特に営業は数字が勝負ですので、定量的情報の速やかな共有は不可欠です。
その結果、マネージャーは会議を待たずに具体的な指示を営業マンに出すことができ、指示を受けたほうも日報がデータのソースとなれば、作成の意義を感じられるのです。
報告項目が商談プロセスごとに標準化されていれば、「営業マンの能力によって、報告の中身が違う」といった問題も解消されます。新人の営業マンも、ヒアリング漏れが防げ、同時にどういう情報を押さえればよいか、営業のスキルアップが図れます。
導入後のマネジメント、これだけは
せっかく入れたツールも、導入の後のケアを怠ってはその効果が薄れてしまいます。すなわち、営業日報に対してマネージャーがレスポンスすることが最も重要です。営業マンが入力してもフィードバックがなければ、活用の意義が見いだせず、どんな優秀なSFA（営業支援システム・ツール）でも定着はしません。そこで、マネージャーにこれだけはフィードバックに入れてほしいことをリスト化してみました。
マネージャーが営業日報を受けてすべきこと
マネージャーが営業日報を受けてすべきことは次の通りです。すべてを毎日、では時間の使い方をなかなか効率化できません。そこで、週・月単位で、タイミングを適切に設定しながらルーチン化することが重要です。
毎日
・部下の１日の案件報告やコメントをチェックし、承認する
・報告の中で気になったことがあれば逐次アドバイスする
・営業マンの顧客対応のフォロー漏れをチェックする
毎週
・訪問件数など次週の部下のスケジュール確認する
・部下の案件進捗状況をリストで把握し、対応を指示する
・次回、適切なアクションを行おうとしているかを確認する（ネクストアクションチェック）
毎月
・部下の新規案件の情報を他の部下にも共有する
・訪問件数、新規案件数をチェック
・顧客ランク別に活動状況をチェック
・受注・失注案件の共有を行い営業活動に活かす
上記のリストを利用して、無駄な工数を減らし、よりコアな業務、人の育成と、営業戦略の立案・実行に注力するべきと考えられます。
SFA（営業支援システム・ツール）を使った営業日報の有効活用例や詳細情報はこちら
また弊社では無料でSFAやCRM運用に対して、また営業部署の業務効率化に関する各種のセミナーを無料にて開催しています。ぜひお役立てください。
働き方改革で「日報」改革も視野に！
営業日報に関する、部下と上司のお悩みを解決する方法をご紹介しました。メールやエクセルの日報からでは、部下が意義を見出し、短時間で日報を作成し、管理職の管理がしやすくなるかというと率直に言って難しいでしょう。そこで、SFAを導入、活用することは、利益率のアップにもつながりそうです。
SFAの入力の効率性・情報共有ツールとしての見やすさ・見える化の進めやすさで、部下もマネージャーも同じ課題を見て、協働することが容易になります。また、残業時間も劇的に短縮されることは、ご紹介した例に見る通りです。
SFAの悩みの種といわれる入力の手間も、しかるべき整理によってシンプルにできることがこの記事でご理解いただけたと思います。これを機会に、自社に最適な日報の在り方を真剣に考えてみてはいかがでしょうか？
