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日報の存在意義は?ぶつかりがちな壁と対策まとめ

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日報とは

日報は営業担当者など外出が多い社員に作成が求められることが多く、主に毎日の仕事内容についてどんな顧客と会ったか、どんなことをしたか、どんな成果があったかを記載した上で上司に提出するものです。

しかし、終日仕事をして最後に日報を書くのは面倒だ、嫌だと感じている社員も少なくないでしょう。そこで、そもそも日報は何のために作成するのか、日報を簡単にわかりやすく作成するコツはあるのか、そして日報の効果的な活かし方などについてお伝えします。

日報の存在意義とは一体?日報の意味は?

そもそも日報の意味や存在意義とは何でしょう。

意味や存在意義を理解できなければ、日報作成作業はいつまでも嫌な作業であり続けてしまいます。

日報の意味や存在意義は、日報を作成する部下の観点と会社や上司の観点で分けて考える必要があるでしょう。
まず部下の観点ですが、上司とのコミュニケーションツールという意味があります。日報を使って報告することで適切なフィードバックを上司から得られることも期待できます。
次に、情報共有です。自分の仕事内容を知らせることによって部署内で日報の情報が有効活用されることにつながります。
また、会社や上司の視点では、日報というシステムによって情報共有化を進め課題解決などに活かし、経営目標を達成できる強いチームを作るために役立つという意味や存在意義があるといえます。

日報に時間がかかるのはなぜ?日報に時間をかけない方法

日報作成にかかる時間が長いと感じている人は多いのではないでしょうか。
1日の仕事を振り返って時系列でまとめ、成果を要約するといった作業は、体力が残っていて頭がクリアな状態であれば、それほど難しい作業とはいえないでしょう。あまりに大変な作業であれば毎日やる仕事からは除外されるべきですが、日報作成作業は毎日作成することの負荷が過大であるほど大変な作業とは認識されていないのが一般的です。

では、なぜ日報作成作業を負担に感じるのでしょうか。

それは多くの場合、1日の仕事を終えて疲れきったタイミングで作成作業をしているからだと考えられます。疲れた体と疲れた精神状態で作業をしてもはかどらないのは当然でしょう。

日報が嫌になってしまうのはなぜ?原因と解決策

日報に関しては、作成作業が大変に感じるという以外にも嫌になってしまう原因となる問題点が主に2つあります。

1つは、日報をせっかく書いても上司に読んでもらえず、何のフィードバックも得られないため書く気が起こらないという問題です。

もう1つは、日報作成のためにオフィスへ戻り、提出が義務付けられている場合、日報がなければもう1件訪問できたり直接家に帰れたりするのに時間を無駄にしているという問題です。

これらの問題点を解決する方法はいくつかありますが、日報管理システムを導入するのがおすすめです。
書く側の負荷だけではなく、読む側の負荷も軽減できるので、読んでもらえないという問題は解消できるはずです。また、日報の情報が随時共有される仕組みを活用すれば、日報のためにオフィスに戻るというルールを変えることもできる可能性があります。

問題を取り除き、日報をフル活用しよう!

日報作成作業が大変、作成のために帰社しなければならないなどの日報が嫌いになる原因を日報管理システムの導入などによって解消できれば、日報は社員にとって「嫌なもの」から「強い味方」に変わり、日報は憂鬱なものという印象を変えることができるでしょう。

日報の意味を正しく理解して積極的に活用することによって、同じ部署内で良いアイデアなどが素早く共有されたり、蓄積したデータから改善や戦略に生かしたりといった効果が生まれてきます。
経営者としては日報の原点に戻って意義を思い起こし、日報を作成しやすい環境を整えた上で有効活用を検討してみることをおすすめします。

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