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マネジメントにおける進捗管理とは? 新任管理職のための進捗管理講座

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職場での仕事ぶりを評価され、初めて管理職に抜擢されることはよくある話です。部署内を統括し、人を動かす立場であるマネジメント役に就くと、まず進捗管理を任される人も多いでしょう。

初めて管理職に就いた人は、進捗管理の業務を行った経験はない人も多く、どのようにして進捗管理をすればよいのか、よくわからない人も多いのではないでしょうか。そこで、新米管理職の人がスムーズに進捗管理ができるように、その考え方や手法などを紹介していきます。

そもそも進捗管理とは?

管理職に就くと、その部署のプロジェクトや部下のマネジメント業務を担わなければなりません。その際、進捗管理の重要性をよく耳にする人も多いのではないでしょうか。進捗管理とは、仕事の進行状況がどのようになっているのかを把握し、日々の業務のやり方を調整していくことをいいます。部署で取り組むプロジェクトには、納期が設けられる場合が多いです。納期までにその業務を終わるように、計画的に作業を進めていかなければなりません。そのためには、日々、仕事の進捗状況を管理して、作業に遅れを生じないようにする必要があります。もし、遅れが出てしまった場合は、何かの対策を講じて間に合わせなければなりません。進捗管理がうまくできれば、計画通りにプロジェクトが進行する場合も多いです。進捗管理は、管理職にとって欠かせない業務だといえます。

進捗管理には、差立盤、ガントチャート、製造三角図、カムアップシステムなどいろいろな手法があります。管理職をしている部署に適した手法を利用するとよいでしょう。

進捗管理のポイント4つ

プロジェクトを遂行する際、すべてが計画通りにいかない場合も少なくありません。想定外のことが起きた際、どのような対応をするのかも、進捗管理をするうえで重要です。そのような場合に進捗管理を行う際のポイントは4つあります。これらを意識して進捗管理を行うことで、うまく対処できるようになるでしょう。

まず、プロジェクトの作業工程は複数ありますが、それぞれ責任者を明確にしましょう。それによって、各工程で問題が発生した場合に、その責任者がすぐに報告するようになり、早めの対応が可能となるからです。次に、スケジュール管理に余裕を持たせるのも大切だといえます。予備日が設けられていれば、計画通りにプロジェクトが進まなくても、対応しやすくなります。また、品質基準に問題があった場合に、どのくらいの期間で対応できるのかを確認することも重要なポイントです。問題が明確になっていれば、納期に間に合わせるための対応策が取りやすくなります。最後に、プロジェクトを遂行するために行った進捗管理を分析し、今後に活かすようにしましょう。

進捗会議がある場合の対応方法

遂行するプロジェクトの内容によっては、数十人単位のチームで進捗管理を行う場合もあります。このようなときは、進捗会議をしながら、業務の進行具合を管理していくのが通常です。

進捗会議によって管理する場合は、どのように対応していけばよいのでしょうか。まず、単に業務の進行具合を会議で報告するだけではなく、こうすればもっとよくなるといった改善策を用意しておきましょう。現状を会議で報告しても、問題解決できるわけではありません。その改善策を示すことで問題解決の第一歩を踏み出せるのです。それによって、進捗会議がより意味のあるものになります。

また、進捗会議をする場合ですが、資料の作成は必須です。会議当日に口頭で報告してはいけません。口頭だとどうしても報告事項に漏れが生じてしまうからです。資料を作成して、報告事項を書面化しておけば、参加者が情報共有しやすくなります。そして、資料は会議の前に提出するのが基本です。進捗会議の参加者が事前に資料の内容を把握できれば、会議中に具体的な改善策を話し合いやすくなるでしょう。

進捗管理はガントチャートを活用!

進捗管理の手法はいくつかありますが、初めて管理職に就いた人の中には、どれを使用すればよいのかわからない人もいるのではないでしょうか。そのような場合は、ガントチャートを活用してみるとよいでしょう。これは、プロジェクトの作業内容、予定、計画、担当者などが書かれた表のことです。アメリカのガントという人が考案したことから、このような名前がつけられました。ガントチャートによって、プロジェクトの詳細を把握できます。そのため、進捗管理の確認がしやすいといえるでしょう。また、棒グラフを用いて表にあらわすので、見やすいのもメリットです。

ガントチャートの作り方ですが、まず表の左側のツールには、各種工程を入力します。表の上のツールには、時間、日、週、月などの日程に関する項目を入力しましょう。そして、表の真ん中には、作業の予定時間と実際にかかった時間を棒グラフであらわしていきます。

システムツールを活用してみては?

効果的な進捗管理をするには、透明性が必要になります。プロジェクトは複数の人間が共通して行うのが通常です。進捗管理に透明性がないと、プロジェクトに関わる全員にその内容が浸透しません。その結果、計画通りにプロジェクトを遂行できなくなってしまう可能性も出てくるのです。そのようなことから、プロジェクトに関わる全員が理解でき、進捗状況をすぐに把握できることが好ましいといえます。そのためには、進捗管理をするにおいて、システム化されたツールの活用を考えてみてもよいでしょう。

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