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進捗管理とは?プロジェクトや業務を成功に導く管理のコツ7選
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進捗管理とは?プロジェクトや業務を成功に導く管理のコツ7選

近年、重要視されるようになった「進捗管理」は、納期の遅延やトラブルを防ぎ、企業の信頼性を高めるうえで欠かせない取り組みです。進捗管理を適切に行うことで、メンバーの生産性向上はもちろん、マネージャーの負荷軽減にも寄与します。

本記事では進捗管理の概要をおさえたうえで、失敗要因や成功のコツ、管理に役立つITツールを紹介します。

そもそも進捗管理とは?

進捗管理とは?プロジェクトや業務を成功に導く管理のコツ7選_進捗管理とは?

進捗管理とは、プロジェクトや業務を円滑に進めるために、作業計画と実績のずれを把握し管理することを指します。単に作業の進捗状況を管理するだけではなく、課題をすばやく把握し、対策を実行することも重要です。

適切な進捗管理ができていないとスケジュールの遅延や品質の低下を招き、企業の信頼失墜につながるおそれがあります。

リコールやシステム障害など最悪の事態を防ぐためにも、全社員が共通認識を持って進捗管理を行う必要があるでしょう。

進捗管理を行う3つのメリット

進捗管理の必要性を理解するために、ここでは進捗管理を適切に行うことで得られるメリットを解説します。

問題を早期に発見できる

進捗管理を行うことで、タスク量や工数、優先順位が明確化します。 対応の抜け漏れが発生してもすぐに気付けるため、トラブルへの対処を迅速に行えるでしょう。

たとえば、タスクの遅延にいち早く気付くことができれば、最終期日に間に合うようにチーム内の業務バランスを見直せます。 このような積み重ねが企業の信頼感向上に直結するため、業績アップには進捗管理が不可欠です。

チーム内の意思共有が効率化する

進捗管理を行うと「いつ」「誰が」「何の業務を担当し」「いつまでに完了させるのか」をチーム内の共通認識にできます。 突発的なタスクが発生しても、チームメンバーで即座にフォローができるため、作業が滞りづらくなるでしょう。

リモートワーク社員や外勤社員など、オフィスで顔をあわせないメンバーの業務可視化にも役立ちます。チーム内の協働体制を構築しやすくなることに加え、マネージャーの指示出しも容易になるでしょう。

メンバーのモチベーションが向上する

進捗管理を行うことで、プロジェクトの作業工程やスケジュール、進捗状況が「見える化」されます。目標達成までの道のりが明確になるため、メンバーのプロジェクト達成意欲が高まるでしょう。

チームの士気が向上すると労働生産性が高まり、業績アップに向けた基盤がより強固になります。

進捗管理に失敗してしまう原因

「進捗管理の必要性は理解しているけど、なかなかうまくいかない」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。 ここでは、進捗管理に失敗してしまう主な原因を3つ紹介します。

チーム内の信頼が築けていない

チーム内で信頼関係が築けていない場合、トラブルをすばやく認知できない可能性があります。叱責されることを危惧し「ネガティブな報告を上げたくない」と感じるメンバーが発生するためです。

また、マネージャーが「自分でやった方が早い」とメンバーの業務を過度に巻き取れば、チーム内のモチベーションに影響して生産性が低下する可能性もあります。 

プロジェクトメンバーには報告しやすい環境を用意したうえで、各々に適度な責任感を与えることが重要です。

タスク量を把握しきれていない

プロジェクトのタスク量を正確に把握できていないと、立案した計画に無理が生じます。計画段階のタスク量と実際のタスク量が乖離していないか、確認を徹底することが大切です。

想定外のタスクが発生することも踏まえたうえで、プロジェクトメンバーと十分な連携を図れる環境を整えましょう。

プロジェクトのゴールを共有できていない

進捗管理の大きな目的の1つは、プロジェクトのゴールをメンバーで共有することです。 プロジェクトの最終目的や納期が明確になっていないと、各メンバーがそれぞれの理解で作業を進めてしまいます。

認識に相違があるまま業務を進行すれば、結果としてプロジェクト全体の工程にムダが生じます。不必要な作業による進捗の遅延を防ぐためにも「ゴールの共有」は欠かさずに行いましょう。

進捗管理を成功させる7つのコツ

進捗管理を成功させる7つのコツ

プロジェクトが計画通りに進むことはそれほど多くなく、実際はさまざまな問題や遅れが生じることが一般的です。これらの影響をできる限り小さくし、適切に進捗管理を進めるコツを紹介します。

1. 責任者を明確にする

責任者はプロジェクトの目的や納期をチームに共有し、進捗を管理するとともに、課題発生時に適切な対策を講じる役割を担います。 

責任者を設定していないと、メンバーからの報告が一箇所に集約できず、プロジェクトの進行がスムーズに進みません。情報収集や業務管理を円滑に行うために、責任者をチーム内に周知徹底させることが大切です。

責任者は、メンバーからの信頼性に優れた人物を選抜することが望ましいでしょう。

2. タスクを細分化する

プロジェクトの管理では「やるべきこと」を細分化しておくようにしましょう。タスクはすべて作業レベルまで落とし込んでおき、人によってアウトプットの品質が異ならないように留意することが大切です。

タスク管理の詳細は、以下の記事を参考にしてください。

参考:タスク管理とは? 基本知識からより効率的な管理方法、ツールをご紹介

3. スケジュール管理に余裕をもたせる

プロジェクトの計画段階で、全工程のタスク量を正確に把握することは難しいもの。想定外の課題が発生することもあり、作業がスケジュール通りに進まないことも珍しくありません。

スケジュールを組む際は、数日程度のバッファを設けておきましょう。メンバーの欠勤やトラブルが生じた際も臨機応変に対応できるため、計画通りに業務を遂行できます。

4. 定期的に進捗を報告する

進捗報告を行う場を定期的に設けることで、責任者だけではなくプロジェクトメンバー全員が状況を把握できます。 口頭による報告は漏れや記憶違いが起こりやすいため、逐一データとして記録に残すことが大切です。 

定例的な会議に加え、ビジネスチャットやITツールを用いてリアルタイムに状況を共有できれば、よりスムーズな進捗管理につながるでしょう。

5. コミュニケーションしやすい環境を作る

プロジェクトメンバー全員が「意思疎通がしやすい」と感じる環境を構築することが大切です。

些細なミスで叱責されるような雰囲気のなかでは、メンバーからの迅速な報告・状況共有が見込めません。結果としてトラブルの把握が遅れ、大きな問題に発展する可能性があります。 

プロジェクトの進捗状況や課題を正確に把握するためには、コミュニケーションをとりやすい環境を整え、報告を上げやすい雰囲気を醸成することが重要です。

6. 進捗状況を可視化する

チーム内の意思共有を効率化するためには、チャートや図による進捗状況の可視化が不可欠です。メンバー全員が、やるべきことを「ひと目で」把握できるよう進捗管理を行うことで、タスクの遅延や抜け漏れを防ぐことにつながります。

エクセルで進捗管理を行うこともできますが、より利便性を重視する場合は専用ツールを活用するのがおすすめです。

7. プロジェクト完了後に進捗管理を分析する

プロジェクト完了後は、一連の進捗管理状況を振り返り、改善点をまとめましょう。 プロジェクトの進捗管理は、はじめから完璧にできるわけではありません。

進捗に遅延が生じた原因や、対策の妥当性を検証することで、プロジェクト管理の精度を向上させていくことが大切です。

進捗管理を効率化するITツール

ITツールを活用することで、進捗管理が飛躍的に効率化します。以下ではプロジェクトの進捗管理に役立つツールを2つのカテゴリに分けて紹介します。

タスク・プロジェクト管理ツール

タスク管理ツールは、プロジェクトやタスクの進捗管理を効率的に行うためのツールです。 搭載されている代表的な機能には、以下のようなものが挙げられます。 

概要 特徴
プロジェクト管理 チームやプロジェクトごとにタスク管理ができる機能 各ボードに任意のメンバーを招待することで、タスクの混同や業務の煩雑化を防げる
ToDoリスト メンバーにタスクやToDo(やること)を割り振る機能 「いつ」「誰が」「何の業務を」行うのかを把握しやすくなる
ガントチャート プロジェクトや工程の管理を視覚的に確認できる機能 プロジェクトの全体像やタスクの優先順位がひと目で把握できる
コメント・ファイル添付 タスクにコメントやファイルを添付できる機能 タスク内容が明確になり、コミュニケーションが効率化する

デバイスを問わず活用できる製品が多いため、時間や場所に左右されることなくタスクの管理ができます。 

タスク管理ツールの導入を検討している方は、以下の記事を参考にしてください。

参考:【2023年版】タスク管理・todo管理ツールのおすすめ14選を徹底比較!

CRM/SFAツール

CRM/SFAツールは、顧客情報や商談情報を一元管理するシステムです。顧客への応対状況や商談履歴など、営業活動にまつわるさまざまな情報をリアルタイムに共有できます。

タスク管理ツールと同様にマルチデバイス対応のツールが多いため、リモートワークや外勤のメンバーの進捗状況も可視化される点が大きなメリットです。

営業組織の進捗管理を最適化したい場合は、最優先で導入を検討しましょう。CRM/SFAツールの詳細やおすすめ製品は、以下の記事を参考にしてください。

参考:【2023年最新】CRM(顧客管理)ツールおすすめ20選を徹底比較!

業務を可視化し進捗管理を成功に導こう

適切な進捗管理は、リソースの配分やチーム内の意思疎通を最適化し、一人ひとりのメンバーの生産性を向上させます。ひいては、自社の信頼性や業績アップに直結するため、ツールを上手に活用して効率的に進捗管理を進めましょう。

「自社にマッチするツールはどのように選んだらいいの?」という方に向けて、タスク管理ツール比較選定シートをご用意しました。この記事とあわせて以下の資料をご覧いただくことで、進捗管理への理解がより深まります。

自社の業務を効率化させるために、ぜひ参考にしてください。

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