プロジェクトの進捗管理とは、作業計画と実績のズレを把握し、プロジェクトが円滑に進んでいるかどうかを判断し、適切な対処を行うことを言います。
進捗管理は当該プロジェクトを期限通りに進め、売上につなげるために重要なものです。
また、営業担当者にとっても、プロジェクトの進捗管理を意識することで、営業活動を効率的に進められ、売上げアップにも貢献するでしょう。
そこで、この記事ではプロジェクト進捗管理の概要、メリット・デメリットや具体的な管理方法などについて、詳しく解説していきます。
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そもそも進捗管理とは？
進捗管理とは、プロジェクトをスケジュール通りに円滑に進めるため、作業計画と実績を比較し、進捗状況を管理することです。
進捗管理では、単に作業の進捗状況を把握するだけでなく、問題・課題の把握や対策の実行も重要となります。
進捗管理の内容や方法は業種によって異なりますが、適切な進捗管理ができていないとスケジュールに遅れが発生したり、課題の発見・対策が遅れ、本来必要ではないコストがかかったりしてしまうなど、利益の損失にもつながってしまいます。
また、スケジュールが遅れたり、品質が低下したりすることで、営業が対応に追われ、新たな案件の受注ができなくなることもあります。
最悪の場合、リコールやシステム障害などの大きな損失につながる可能性もあるため、全社員がその重要性を理解した上で、進捗管理していく必要があるでしょう。
進捗管理のメリット
次に進捗管理のメリットについて、以下の3点をご説明します。
- 生産性の向上と業績アップ
- 納期の遵守
- 問題の早期発見
生産性の向上と業績アップ
1つ目のメリットは生産性の向上と業績アップです。
進捗管理では、プロジェクトの作業工程やスケジュール、担当者などを明確に計画した上で、進捗状況を把握します。
優先順位や工程、担当者を見える化することで、プロジェクトメンバーの作業工程や全体との関わりが明確になり、メンバーのプロジェクト達成意欲の高まりに期待できるでしょう。
また、メンバーの業務負荷の平準化も可能となるため、生産性も高まります。
納期の遵守
2つ目のメリットは納期の遵守が可能となることです。
進捗管理をメンバーで共有することで、プロジェクトメンバー全体がスケジュールを意識して業務に取り組むため、結果として納期遵守が可能となります。
進捗管理ができていないことで、スケジュール遅れの要因の把握や対策実行の遅れに繋がり、最悪の場合品質低下や利益悪化にも繋がりかねません。
問題の早期発見
3つ目のメリットは問題の早期発見です。
進捗管理では、工程ごと定期的に進捗に問題ないかを確認しながらプロジェクトを進めていきます。
結果として、プロジェクトの遅れを招く問題や課題の把握が早期に行え、適切に対策を打つことができる点が大きなメリットと言えるでしょう。
進捗管理に失敗してしまう原因
進捗管理が必要なことは、多くの人が理解していますが、それでも進捗管理がうまくできていないという人は多いのではないでしょうか。
ここでは、進捗管理に失敗してしまう原因について、3つご紹介します。
チーム内の信頼が築けていない
1つ目の原因はチーム内の信頼が築けていないことです。
進捗に遅れが生じている場合の多くは、何らかのトラブルや問題を抱えています。メンバーの中には、叱責されるのを危惧してこれらのネガティブな報告をしたがらない人も少なくありません。
また、自分がやった方が早いと仕事を取り上げてしまえば、管理者の進捗管理がおろそかになったり、メンバーのモチベーションに影響したりする可能性もあります。
プロジェクトメンバーには、報告しやすい環境を用意し、一緒になって課題解決を図るなど、信頼関係を築いていくことが重要です。
タスク量を把握しきれていない
2つ目の原因はタスク量を把握しきれていないことです。
プロジェクトの計画段階でタスク量を正確に把握することは簡単ではなく、実際にプロジェクトを進めるとタスク量が乖離することは少なくありません。
また、問題の発生などにより想定外のタスクが発生することもあるでしょう。
進捗管理では、常にプロジェクトメンバーと連携し、正確なタスク量を把握できる環境を整え、正確なタスク量を図ることが重要と言えます。
プロジェクトのゴールを共有できていない
3つ目の原因は、プロジェクトのゴールを共有できていないことです。
進捗管理の大きな目的の1つは、プロジェクトのゴールを明確化しメンバーで共有することです。
プロジェクトの目的やゴール、納期が明確になっていないと各メンバーがそれぞれの理解で作業を進めてしまい、プロジェクト全体の工程にムダが生じてしまいます。
また、必要な報告が漏れたり、問題の発見が遅れたりといったことにも繋がりかねません。
プロジェクトにおける進捗管理のコツ
プロジェクトが計画通りに進むことはそれほど多くなく、多くの場合、さまざまな問題や遅れが発生します。
進捗管理では、これらの影響をできるだけ小さくし、適切に把握・対応していくことが重要です。
ここでは、プロジェクト進捗管理を適切にすすめていくにあたり大切な進捗管理のコツについて、詳しく説明します。
責任者を明確にする
1つ目のコツは責任者を明確にすることです。
責任者はプロジェクトの目的や納期、スケジュールなどを共有して進捗を管理するとともに、問題や課題に対して対策を打つことで、プロジェクトを成功に導きます。
責任者を設定していないと、進捗管理そのものがお座なりになったり、問題発生時の報告が曖昧になり対策が遅れたりするなど、プロジェクトの進行に大きな影響があります。
プロジェクトの責任者が明確になることで、メンバーからの情報収集や業務管理が円滑に進められ、プロジェクトがスムーズに進むでしょう。
タスクを細分化
2つ目のコツはタスクを細分化することです。
プロジェクトの管理では大まかなスケジュールだけでなく、タスクとしてやるべきことを細分化し明確にしておくようにしましょう。この際、タスクはすべて作業レベルまで落とし込んでおき、人によってアウトプットの品質が異ならないように留意しましょう。
なお、タスク管理については以下の記事で詳しく解説していますので、参考にしてみてください。
タスク管理とは？ 基本知識からより効率的な管理方法、ツールをご紹介
余裕のあるスケジュール管理
3つ目のコツはスケジュールに余裕をもって管理することです。
プロジェクトの進捗計画段階で、すべての作業工程のタスク量を正確に把握することはかなり難しいもの。また想定外の課題への対応などで、スケジュール通りに進まないことも少なくありません。
スケジュールに余裕を持っておくことで、想定外の事象にも対応しやすくなります。
定期的な進捗報告
4つ目のコツは定期的に進捗報告をすることです。
定期的な進捗報告は、責任者が進捗状況を把握することはもちろん、他のプロジェクトメンバーの進捗状況を共有することも大きな目的です。
進捗報告は口頭では漏れや記憶違いなどの不具合が起こる可能性があるため、資料を用意して行うようにしましょう。また現状報告にとどまらず、課題や問題の解決方法などをしっかりと示すことが重要です。
加えて、会議以外にもチャットツールや進捗管理システムなどで、リアルタイムで進捗状況を把握できれば、よりスムーズな進捗管理につながるでしょう。
コミュニケーションしやすい環境を作る
5つ目のコツはコミュニケーションしやすい環境を作ることです。
プロジェクトには複数のメンバーが参加します。スケジュールの遅れやミスに対して叱責されるなど雰囲気が悪いと、発生した問題の把握が遅れ、大きな問題に発展する可能性もあります。
プロジェクトの進捗状況や課題が正確に把握できるようにするためにも、常にコミュニケーションをとりやすい環境を作ることが重要と言えます。
チャートや図での可視化
チャートや図で進捗状況などを可視化することも重要です。
進捗管理では、プロジェクト内のあらゆる工程について、作業時間や人材の工数、リソースの配分が適正かを把握しておかなければなりません。
一部の報告内容などで偏って判断したり、頭の中だけで整理したりすると、管理者が事実とは異なる認識を持ってしまい、対策の遅れが現場の混乱につながってしまう可能性もあります。
チャートや図で進捗状況が可視化できれば、情報の整理・共有が容易になり、プロジェクトのトラブルにも繋がりにくくなるでしょう。
問題に対応できる期間を把握
プロジェクトに遅れが生じた際には、問題を迅速に特定し、対応できる期間を把握することが重要です。
プロジェクトの進捗管理では、進捗に遅れが出た場合に早急に対策を講じ影響を最小限に留める必要があります。
リカバリーに必要な人員やスキル、工数などを見極め、プロジェクト全体の計画の見直しや人員の確保などの対策を講じましょう。
これらを正確に把握したうえで、最終的な納期の延長が必要かなどを判断し、適切な対応をするようにしてください。
プロジェクト完了後も進捗管理を分析
プロジェクト完了後に進捗管理状況を分析することも重要です。
プロジェクトの進捗管理ははじめから完璧にできるわけではありません。
プロジェクト完了後に、何が原因で進捗に遅れが生じたのか、対策は適切だったかなどを確認しておくことで、次のプロジェクト計画に活かしましょう。
プロジェクト内の進捗管理を効率よく行う方法
最後にプロジェクト内の進捗管理を効率よく行う方法について、解説します。
ガントチャートを活用する
ガントチャートとは、プロジェクトの作業工程やプロセス、タスクをリスト化し、それぞれの作業をカレンダー上に並べることで進捗を管理する方法です。
工程がリスト化されているため、プロジェクトの全体像の把握が容易になることに加え、ひと目見ただけで、進捗状況が視覚的に把握できることが最大の特徴です。
ガントチャートでは、表の左側にタスクを並べ、横軸に時間や月、日をおいて、各タスクの予定日数や実績日数をグラフで表示します。
この際、他のタスクとの関連なども意識して表示すれば、タスクの優先順位なども判断しやすくなるでしょう。
システムツールの導入
システムツールの導入も効果的です。
プロジェクトは複数人がチームを組んで進められるのが一般的です。
システムツールは、プロジェクト内でのリアルタイムの情報共有、入力フォーマットの統一や、各種データの見える化など、さまざまな機能を搭載しており、効率的な進捗管理が可能です。
また、オンラインでの入力・確認にも対応しており、営業担当者など外出が多い場合でもいつでも進捗状況を把握できる点も大きなメリットと言えるでしょう。
CRM/SFAツールは、営業の進捗管理に最適化されているので、進捗管理がうまくできていないという企業にもおすすめです。
進捗管理に特化したタスク管理ツールについては、以下の記事でも詳しくご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。
【2021年最新版】タスク管理ツール徹底比較 厳選10(+4)！ツール探しに終止符を
業務を可視化し進捗管理を成功に導こう
プロジェクトの進捗管理は、売上目標の達成や納期遵守、品質確保など、企業の業績や信頼性を向上させるために不可欠と言えるものです。
また、適切な進捗管理は、社内リソースの最適配分や案件管理につながり、プロジェクトメンバーのモチベーションアップにもつながるでしょう。
進捗管理が不十分だった場合、品質低下やコストアップ、納期の遅れなどにより、営業担当者の負荷の増加や企業としての信頼性の低下、業績悪化にも繋がりかねません。
そういった意味でも、トラブルを未然に防ぎ、生産性の向上につながる進捗管理は非常に重要なものと言えるでしょう。
CRM/SFAツールなら、営業活動に対する効率的な進捗管理の実現が可能です。
営業の進捗管理がうまくいかない、手間がかかりすぎているという方はぜひ、CRM/SFAツールへの乗り換えを検討してみてください。
