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管理職なら知っておきたい!データ管理システムの基礎知識!

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社内でのIT化が進むにつれて、業務に関わるデータも膨大になってきました。円滑な業務運営を行うためには、これらデータの管理をいかに効率的に行っていくかが重要なポイントになります。

現実には、実際に業務に携わる人がデータ管理を行っている場合が多く、担当者が管理者になっていたり、その業務だけで利用することのみを考えたデータ管理になっていたりします。

こういった場合には、データ管理が人に依存してしまい、効率的に管理ができずにいることが多いようです。また、業務ごとにデータを管理してしまうと一元化が難しくなります。効率的で業務で使えるデータ管理とはどのようなものでしょうか。

そもそもデータ管理とは?

今や企業内には複数のシステムがあり、それぞれが膨大なデータを管理し、利用しています。多くのデータを管理する場合の課題に挙げられるのが、多重入力などの非効率な運用、データ品質の低下、システムの改修や業務改善に対するスピーディな対応不可などです。これらの課題を解決するためにまず検討されるのが、データ管理になります。データ管理は、企業内に散在するデータをマスターデータとして統一し、データ品質を維持しながら一貫性のあるデータを保持することを指します。マスターデータになるのは、顧客マスター、製品マスター、会計マスターといったものが一般的です。どのデータをマスターデータとするかは企業の経営方針にもよりますが、大切なのは常に最新のデータであることと、企業内で使われる業務アプリケーションにこれらのマスターデータが正しく使われることです。

データ管理にシステムの導入はなぜ必要?

膨大なデータを管理する上で重要なことは、一元化と効率的な運用です。

多くの企業内の業務はそれぞれIT化され、業務効率化が行われています。これらの業務アプリケーションが利用するデータは年々増え続けており、扱うデータの種類も多種多様になっています。このようなデータを今まで通りに、人の手によりアナログで分析し管理を行うと、膨大な工数がかかってしまいます。膨大な工数はそのままコストとして見ることができますので、データが増え続けるとコストも増え続けることになります。これではせっかくのデータを利用するたびにコストがかさむという結果になります。

そこで、データ管理にシステムを利用し、データを一元化させることで運用を簡素化させ、業務の効率化を図るという方法が採られます。システムによるデータの統合は、常にデータを最新に維持することができるため、それぞれのアプリケーションで利用する場合でも最新データを利用することができます。これはデータ解析結果の信頼度をあげる上で大変重要なことです。

BIツールとデータ分析

企業内のデータは経営判断の材料になり、企業の意思決定に活用される機会が増えてきました。膨大なデータから経営に必要な情報を拾い出し、迅速に分析し判断材料となる結果を導き出すことは容易ではありません。そのため、これらを実施するためのツールが今注目されています。それがBIツールです。

BIツールは、今まで経営者が独自の視点で判断していた経営情報を今ある企業情報から導きだし、経営戦略の判断材料として提供してくれます。さらに経営だけでなく、各業務における戦略立案や顧客動向分析などにも利用されるようになりました。企業で増え続け、アップデートされるデータを迅速に分析し、日々の業務に活用するという仕組みがBIツールにより実現されています。BIツールの最も有効な利用が行われているのが、顧客データ分析でしょう。顧客の最新の動向を分析することで、次の一手が素早く打てるということで、非常に注目が集まっています。

データ管理システムを選ぶ際の視点

増え続ける企業データは、今までのやり方では管理しきれない場合が多く、データ管理システムを利用することを選択される企業が増えてきました。さまざまなシステムがある中で、システムの選定や構築を行う場合には、いくつかのポイントを押さえる必要があります。

最初に考慮すべきは、設計段階での視点です。システムを利用する現場で利用するデータがどのようなものでどのようなシーンで利用するか、その結果をどう生かすかなどによりシステム設計は変わってきます。重要なことは現場視点で設計をすると言うことです。

次に、使い勝手についての考慮です。利用する人がどのようなデバイスで使うかの利用シーンを想定し、マルチデバイス対応を行うかの判断をします。現在PC、タブレット、スマートフォンなどのデバイスがビジネス利用されています。どのようなデバイスでシステムを利用しても、効率よく業務が遂行できるように対応するデバイスを選択することが重要です。

最後に、システムの拡張性です。事業は急激に変化します。事業の変化に伴い、業務も大きく変わっていきます。事業規模に合わせたシステムの拡大、縮小が迅速に対応できる拡張性があることが求められています。

顧客管理ツールの機能としてのデータ管理

企業のもつデータの中でも、顧客データは企業の財産とも言える重要なデータのひとつです。日々変化する市場トレンドや顧客ニーズ、ロイヤルカスタマーへのフォローなど、顧客データをどのように管理して利用するかは事業推進を行う上で重要なファクターとなっています。顧客管理ツール(CRM)のひとつの機能としてデータ分析ができるシステムもあり、顧客管理の重要性はますます高まっています。また、顧客データの管理ツールにBIツールを連携することで新たな顧客傾向が分析でき、新しいアプローチへの糸口が見えてくることもあります。

今後のさまざまな事業展開において、顧客データとデータ管理、BIは、より密な連携が必要になってきています。

CRM/SFAツールを導入される企業によくある流れ

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ソフトブレーンは、営業支援システムのeセールスマネージャー導入を中心に営業担当者の教育・トレーニング、スマートデバイスの導入・活用コンサルティングなどを通してこれまで6,700社以上の企業の営業課題解決をサポートしてきました。

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