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社内SNSの意味と効果は?メリットとデメリットについて

社内SNSの意味と効果は?メリットとデメリットについて

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社内SNSとは、Facebook、LINEやTwitterのようなソーシャルネットワークサービスの形式をもつコミュニケーションツールを社内で利用することです。

記録・ディスカッション・編集・写真ドキュメントあるいはデータの社内メンバーとの共有が可能で、うまく利用すれば企業の多くの課題に対応できることをご存じでしょうか。

素早い情報共有、きめ細かな人事上のフィードバックの手段に悩んでいる会社や、日報の作成法に困っている会社など、社内SNSの導入で課題を解決できる可能性があります。

そこで本記事では、社内SNSの概要や代表的なツール、解決できる課題と効果的な使い方についてお伝えします。

社内SNSの概要

社内SNSには、以下のような特徴があります。

複数の人が情報交換できる 

テーマに対して自由なやり取りを複数人でできます。
メールが基本的に1対1のやり取りであるのに対して、自由度が高いのです。

気軽に書き込める 

改まった社内文書ですと、承認権限や承認ルートが問題になりますが、ナレッジ(知見)共有にはそこまでのことをする必要がありません。
カジュアルに情報・意見交換をし、かつ記録を効率よく行いたいのであれば、社内SNSは適切な方法です。

スマホからも手軽にアクセスできる 

社内SNSツールはスマホからもアクセス可能なものがほとんどです。

情報が時系列で表示され、後で検索できる 

時系列に沿ったタイムライン式での表示が可能で、あとから読み返したいところ検索により効率的にピックアップできます。

画像・動画などの映像系も簡単に共有可能 

映像・画像の共有により、たとえばプロジェクトの仕様などの理解も早く行うことができます。

セキュリティ上も安全

現在、市場に出回っている社内SNSツールは、アクセスコントロールがしやすく、暗号化により外から盗み見られることや重要情報の漏えいが予防できます。

企業の課題解決に使える

社内SNSは、情報共有・進捗管理・意見交換・フィードバックなどのコミュニケーションの活性化に役立ちます。

また、社内の施策の浸透、人事評価の補助など、現在よくみられる企業の課題を解決するツールとして、幅広く利用することが可能です。
アイディア次第で多くの企業の課題が解決できる可能性を持つツールなのです。

社内SNSどんなツールがある?

ここでは社内SNSツールの代表例7つご紹介します。

目標を意識した動きに変わる日報アプリ「gamba!(ガンバ)」

日報に特化した社内SNS

社内SNSでいつどこからでも手短に日報を投稿可能です。
報告ではなく「シェア」という扱いで、心理的なハードルを下げる効果もあります。

目標管理もできる

KPI管理機能がついており、目標の管理・達成度の管理も視覚的・直感的に行うことができるUIになっています。

ストレージ容量無制限

容量は無制限で、ユーザーひとり当たりの価格が980円(月額)とお得です。

無料トライアルでお試し可能

15日の無料トライアル期間にテストして、そのあと導入を決めることができます。
年間プランにすると、1ユーザー10か月分の9,800円で利用できます。

公式:https://www.getgamba.com/

集計機能が豊富な「nanoty(ナノティ)」

豊富な集計機能

日報・工程・案件数・超過時間など、集計機能により仕事を可能な限り可視化することに重点を置くツールです。

サンクスポイント

「ありがとう」と相互にフィードバックしあい、その数でポイントがたまる機能がついています。
サンクスポイントをどれだけ集めたか、送ったかなどで社内表彰を行う、といったコミュニケーションを活性化する機能がついています。

ブラウザから端末を問わず利用可能

アプリ版はありませんが、ブラウザが使えれば端末は選びません。

無料体験からお試しが可能

14日間の無料トライアル付きで、人数によってスモール(20人、月額9,800円)、ミディアム(50人、月額23,000円)、ラージ(100人、45,000円)の3価格帯からプランを選べます。
10名追加で、月額5,000円追加となります。

公式:http://www.nanotybp.jp/

社内イントラネットに近い「SKIP(スキップ)」

分かりやすい「ツリー型コメント」

ツリー型コメントの表示で、議論が整理され一目で把握することができます。

メディア機能

SKIPの最大の特徴たる機能で、社内の情報だけでなく、ソーシャルメディア・ニュースサイトからの情報取込が自由自在で簡単に表示できます。
自社の製品に関する情報のまとめが、社内で簡単に作成できます。

運営サポート機能付き

社内での発言や意見で、事実関係と異なるものに訂正を入れるといった管理機能、運営者をサポートする機能が充実しています。
削除ではなく、一時下書きにして訂正をお願いするなど、管理画面にもきめ細かい配慮がなされています。

大企業への導入実績

ユーザー数の多い利用を想定する料金体系や、導入プロジェクトのサポートサービス提供により、大企業への導入と成功の実績が豊富なツールです。

ASP方式では200ユーザーまでが月100,000円で利用できますが、6,000人までは800,000万円で利用できるため、大人数で利用するとコストパフォーマンスがより高い料金体系です。

公式:https://www.skip-sns.jp/

社内イントラネットに近い「BeatShuffle(ビートシャッフル)」

データマイニングによる行動分析

行動ログや投稿内容の解析、社員の声のすくい上げ、社内ネットワークの把握に役に立ちます。

社内ナレッジ(知見)の定着にマニュアル・Q&Aの作成

Q&Aコーナーやマニュアルの作成・更新もテンプレートを設定可能、簡単に作成・投稿が可能です。

ニュースフィード機能

ニュースフィード機能付きでトップページから全体が見渡せるため、見たいコンテンツ・大事なコンテンツから確認できます。

コミュニティ機能

アクセス制限、文書の閲覧権限も、文書だけでなくコミュニティ単位で設定できますので、管理工数が削減できます。

クラウドなら、540円から、1ユーザー月々540円から使えます。
オンプレ版もありますが、料金は問い合わせが必要です。

公式:https://www.beat.co.jp/pricing/?ref=header

共有カレンダー+チャットの「Aipo(アイポ)」

チームの予定をひとつのカレンダーで

ひとつのカレンダーで施設予約・予定の把握ができ、しかもシンプルなインターフェースで見やすくなっています。

機能を選んで組み合わせるシステム

Aipoは「ほしい機能を組み合わせて選べる」ソリューションで、社内SNSのタイムライン機能も、チャット機能も、タスク管理機能も、すべて「ほしいものだけ買う」ことができます。

たとえばチャットはSlack、タスク管理はAipoと使い分けたり、すべてをAipoでそろえることもできる豊富なオプションがそろっています。

料金は基本が100円、カレンダーの200円(ユーザーあたり、月額)以外は100円で機能を1つ追加できる料金体系です。
部単位・プロジェクト単位でも気軽に導入が可能です。

内定者フォローに特化した「エアリーフレッシャーズクラウド」

内定者フォローの悩みを一挙に解決

人事課題の解決のための6種類のシステムを用意しています。
なかでも「イベントに人が集まらない」「心理的フォローが難しい」「メールはあまり見ない世代である」など、人事担当者にとって悩みの種である、新卒採用に関する多くの課題を社内SNSで解決する仕掛けを提供しています。

内定辞退は「気軽に相談できる」プラットフォームで解消

何でも質問できる窓口の機能があり、いわゆる「内定ブルー」の攻略ができます。
この会社で自分は良かったんだろうか、と内定者が誰でも陥る「内定ブルー」に寄り添う対応ができます。

その他、内定者向けグループワーク、提出物の管理など、きめ細かいフォロー機能付きで、内定者の異変をいち早くつかむことができます。

投稿のほか、アンケートでも内定者の本音を把握

アンケートをうまく使うことで、内定者へのフォローの有効性も効果的に測定できます。

料金は初期費用50,000円+人数による従量制、10人の内定者で125,000円から1シーズン利用できます。

公式:https://fresher.jp/index.html

社内SNS、こんな課題に効果あり

社内SNSの機能をご紹介したところで、会社のどんな課題に効くのか改めてお伝えしたいと思います。

1.コミュニケーションの改善に

・社員が何を考えているのかわかるようにするにはどうしたらよいのか
・社内の企画、反応が薄い
・一方通行になっているコミュニケーションをもっと双方向化したい

2. 情報共有の促進に

・わが社もだんだん大きくなってきて、情報やルールが浸透しにくくなってきた
・ぱっと見でわかる情報共有を促進し、効率化したい

3.管理者の悩みにも

・「ほうれんそう」を手軽に行う手段、「ほうれんそう」が定着する仕組みが欲しい
・チーム単位でのタスクフォース・プロジェクトの進捗管理を行いたい
・社員同士が教え合うカルチャーを醸成したい

社内SNS導入を失敗しないために 活用の注意点

実は社内SNSは、ツールを導入しただけではうまくいかない、と言われています。

効率化もコミュニケーションの活性化も図られず、かえって手間暇が増えた、との徒労感だけが残ってしまうのは非常に残念なこと。
そうならないように、下記に挙げるようなポイントを踏まえた導入や運用を行うようにしましょう。

導入の際に目的をしっかり決める

たとえば現在、内定辞退率が20%くらいで推移している企業が「内定辞退率を10%未満まで低減する」というのは大変、具体的でわかりやすい目標設定です。

また、ツールを使ってコミュニケーションを活性化したい場合、サンクスポイントは年間XXポイントを目標として活用する、といった目標設定のあり方もよいでしょう。
このように、具体的かつ明確な目標を設定することが重要です。

そして、課題を解決した場合の各職員のベネフィットが何か、トップがメッセージとして伝えることも、目標達成へのモチベーションを高めるために必要でしょう。

SNSで伝えるべきことはこれだ、とルール設定をする

企業に導入され、利用されいてるビジネスツールは多岐にわたります。
その中で、あえて社内SNSですべきコミュニケーションとはどういうものなのか、明確な切り分けはできているでしょうか。

「文書体系および文書DBから漏れているが、業務グループ内で共有する必要のある情報は、すべて社内SNS上、グループを設定してそのメンバー内で情報共有を行うこと」
「その他、全社に対するお知らせもSNS上行うこと」

このように簡単なルール設定でも、あるとないとでは社内SNSの活用度が全く違います。
切り分けルールの設定と、社内SNSへの誘導をこまめに行うことにより、SNSの利用の定着が図られます。 

さらに、グループ内の管理者ではなく、全社的な管理者が社内SNSをよく見ていることは必要であり、責任と権限を持っていることも重要です。
ルール通りに使われているかを誰も見ていない状態では、ツール自体使われなくなります。「活用法が各業務グループ任せになっている」というのが、社内SNSがうまく活用されない企業での典型的な運用のあり方です。

管理者がこまめにメンテナンスをし、リテラシーの低い層にも浸透させる

SNSは若い職員なら、ほぼ当たり前に使っているでしょう。
しかし、年齢層に幅がある職場では、一部の職員に利用が偏ることも考えられます。
社内SNSの管理者は、企画をし、かつ、投稿の質を上げるための活動を行いましょう。

ただし、アクセス権の管理やNG投稿をさせないように管理するなど、「上から管理をする」ものの見方をすると、社内コミュニケーションの足を引っ張ってしまう結果になることもあります。

たとえば、簡単に参加できる投稿コーナーをつくって、できるだけ多くの職員をそこに巻き込むことや、社内SNSトレーニングコースを開いて、活用法について教えるといったことが有効な手段として考えられます。

また、初級・中級・上級者それぞれに認定証を出す、などという仕掛けがあってよいでしょう。
SNS上でのイベントの企画などを定期的に行う、共有されたマニュアルで業務に役立ったものを投票形式で決めるなど、情報共有が奨励され、楽しいと思える仕掛けを作るのも良いアイディアです。

「誰もが使える」という前提で考えて失敗してしまうケースもみられるのが社内SNSの隠れた特徴です。
「誰もが使いたくなる」社内SNSを作るのがゴールなのです。

社内SNS導入は目的・解決すべき課題を明確に

社内SNSは、上手に使えば社内の課題を解決に導くことができる強力なツールです。

他方で運用ルール、利用の促進・誘導を行わないと、まったく使われないという最悪の結果になることもあります。
積極的に使っている人には評価で報いるなど、インセンティブを利用することも検討し、御社の課題の解決に役立てることをおすすめします。

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