電子決裁とは？メリット・デメリットやシステムの選び方・導入事例を解説
申請書や稟議書の承認が進まず仕事が滞ってしまったり、上司のハンコをもらうためだけに出先から帰社する必要があったりして、困った経験はないでしょうか。紙とハンコで行う従来の承認プロセスは、業務効率を低下させる大きな要因といえます。こういった課題を解決する仕組みとして、近年注目を集めているのが電子決裁です。
本記事では、電子決裁の概要や導入のメリット・デメリット、紙による運用の問題点、システム選定のポイントなどを解説します。導入事例も紹介するので、参考にしてください。
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電子決裁とは
電子決裁とは、これまで紙の書類とハンコを用いて行っていた社内の申請から承認・決裁までにいたる一連の業務を、オンライン上で完結させる仕組みです。一連の流れをすべて電子化することで、印刷や回覧、保管に伴う負担を削減できます。検索性も大幅に向上し、必要な書類をすぐに確認できるようになることが大きなメリットです。
以下は、電子決裁の代表的な流れです。
- 申請者が稟議書や申請書を作成し、システム上にアップロードして申請する
- 課長や部長などの承認者が内容を確認し、承認もしくは差し戻しする
- 承認された場合はルートにしたがって順次回覧され、最終決裁者が決裁を判断する
- 決裁の結果が申請者に通知される
- 決裁済みの書類はシステム上に保存される
政府も、行政における業務の電子化を推奨しています。策定された「電子決裁移行加速化方針」では、「申請者が書類を持ち回る必要がない」「決裁者は自分のタイミングで決裁が可能」であり、業務効率化に役立つとしています。
電子決裁とワークフローの違い
ワークフローとは「申請→承認→処理→保管」といった業務の一連の流れ全体を管理・可視化する仕組みのことです。その中で、特に承認・決裁のプロセスを電子化することを、電子決裁と呼んでいます。
ただし、実務上は、電子決裁もワークフローもほぼ同じような意味合いで使っているケースは珍しくありません。電子決裁システムもワークフローシステムも、ほとんど同じものと考えて問題ないでしょう。
参考：ワークフローシステムとは？導入するメリットや手順を紹介
行政や地方自治体でも電子決裁化が進んでいる
電子決裁化の流れは民間企業だけに留まらず、国や自治体などの行政機関においても導入が進んでいます。かつては、紙の書類とハンコはお役所仕事の象徴として揶揄されるケースがありました。しかし、近年は政府が公務員の働き方改革や、業務の電子化を推進していることなどから、行政機関における決裁環境は大きく変化しています。
政府は、2018年1月に「デジタル・ガバメント実行計画」を決定しました。この計画では行政手続きのデジタル化を強く推奨しており、紙を前提とした業務からの転換方針を打ち出しています。2019年にいわゆるデジタル手続法が公布され、2021年にはデジタル庁が発足しました。その後も「デジタル社会の実現に向けた重点計画」などを通じて、国全体で行政のデジタル化が継続的に進められています。
このように、国全体で電子化を強く推進しており、自治体でもそれに倣った動きが進められています。
例えば、神奈川県では2018年4月から電子決裁機能のある文書システムに刷新し、全庁で電子化を進めてきました。知事をふくむ幹部職員が率先して意識的に電子決裁を利用する姿勢を示すことで、電子決裁率の向上に成功しています。2022年の電子決裁率は、94％もの高い割合を示しました。
紙の決裁における現状と課題
従来の紙の書類による決裁は、およそ以下のような流れで進めます。
- 申請者がパソコンで書類を作成し、印刷して押印し、承認者に提出する
- 課長・部長・役員などの承認者が押印しながら順次手渡しで回覧する
- 最終決裁後に、申請者に通知が届く
- 決裁済みの文書は、総務などの担当部門に持参する
- 担当部署で書類をファイリング・保管する
上記のように、紙による承認のプロセスでは移動や待機が多く発生します。具体的な課題を以下で見ていきましょう。
時間のロスが大きい
紙の書類による申請・承認プロセスで問題となることの一つに、時間のロスが大きい点が挙げられます。紙の場合、承認者に対して物理的に回覧することが必要です。仮に、承認者が出張や休暇で長期間不在の場合、先に進めることができません。担当者が出社してくるまで、待機を余儀なくされます。
また、「書類が誰のところで止まっているか分からない」といった問題も発生します。進捗確認のためあちこちに問い合わせるなど、雑務に時間をとられかねません。
テレワークに対応しづらい
承認にあたって紙の書類に押印が必要な場合、担当社員はテレワークをしていても、ただ「ハンコを押してもらう」「ハンコを押す」ためだけに出社しなければいけません。
書類の作成自体は自宅のパソコンでできても、印刷や押印、回覧のために出社することは、たいへん非効率です。また、申請者が出社してきても承認者が自宅でテレワークをしていれば、承認してもらうことができません。
現物を回す必要がある紙の決裁は、テレワークとの相性が非常に悪いやり方です。
管理コストや紛失リスクがある
紙の書類は管理にコストがかかり、紛失や改ざんなどのリスクがある点も課題です。紙の書類を運用するなら、印刷代や紙代がかかるだけでなく、保管するファイルやキャビネットが必要で、それらを置くスペースも必要になります。保管した中から、書類を探すのも大変です。
また、紙の書類はうっかり失くしたり、誰かが不正に書き換えたりするリスクも考えられます。そういった事態が起こらないよう、管理台帳に記録したり施錠したりと厳重に管理するようにすれば、さらにコストが発生することは避けられません。
電子決裁により実現できること
電子決裁を導入することで、紙による承認システムが抱える課題を解決し、業務効率を大幅に向上させられます。例えば、迅速な意思決定が可能になり、コスト削減や紛失リスクも軽減するでしょう。
ここでは、具体的に電子決裁導入によるメリットを見ていきます。
時間や場所を選ばず承認・決裁が可能
紙の書類とは異なり、電子決裁のシステムを導入すれば、いつでもどこでも承認や決裁が可能になります。電子決裁では、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなどの端末で手続きできるためです。
申請者が自宅でテレワークしていても問題なく承認者に回せ、承認者は出張や外出中でも出先で確認して可否を判断できます。わざわざハンコを押すためだけに、出社する必要がありません。
意思決定の迅速化
電子決裁は紙のように物理的に回覧する必要がなく、承認者が席を外していても端末があれば確認できるため、申請から決裁までの時間を大幅に短縮することが可能です。承認が滞っている場合も「どこで止まっているか」が瞬時に把握でき、催促できます。
業務が停滞せず進むようになり、企業としての意思決定の迅速化につながります。
情報の検索性の向上
紙で作成した書類を探す場合、保管してある数多くの書類から見つけ出さなければならず、時間がかかります。一方、電子決裁では、書類がデータとしてシステム上に保管されるため、検索が容易です。日付やタイトル、承認前・承認後などの分類で絞って検索すれば、簡単に探し出せるでしょう。
閲覧権限のある社員たちであればシステム上でデータを確認できるため、情報の共有もスムーズです。
柔軟な働き方の実現
紙の書類に比べ、電子決裁はテレワークとの相性が良い仕組みです。端末があればシステム上で書類の提出や回覧、承認や決裁ができるため、わざわざそのために出社する必要がありません。
社員全員が同じ時間にオフィスにいなくても業務が滞らない環境が実現するため、テレワークや時短勤務、時差出社、フレックスタイム制など柔軟な働き方が実現可能です。また、災害時でも在宅から申請や承認ができ業務を進められるため、BCP対策にも有効です。
コンプライアンス強化
電子決裁の導入は、社員のコンプライアンス強化にも有効です。システム上で承認ルートを固定できるため、正規の経路から外れて承認を受けたり権限のない人間が決裁したりする不正が防げ、社内ルールの順守につながります。
また、電子決裁システムでは操作ログの記録が可能です。誰がいつ、どの業務を行ったのか確認できるため、改ざんの防止にも効果があります。
コスト削減・紛失リスク軽減
電子決裁では、印刷用のインクや紙、保管ファイル、キャビネット、保管用のスペースなどが不要です。印刷やファイリング、管理業務にかかっていた人件費や作業時間も削減できます。電子決裁を導入すれば、書類の保管にかかる金銭コストや時間コストを大幅に削減できるでしょう。
システム上で管理するので、大切な書類を紛失する心配もありません。
電子決裁化のデメリット
電子決裁化にはさまざまなメリットがある一方で、いくつかデメリットも存在します。例えば、導入・運用にはある程度のコストがかかる点がそのうちの一つです。業務フローの見直しが必要なことや、すべての契約で電子化できるわけではない点も、デメリットといえるでしょう。
以下で、それぞれについて解説します。
導入や運用にコストがかかる
電子決裁化を進めるにあたって問題となることの一つが、導入の際に発生する初期費用と、運用のための維持費用です。特にオンプレミス型の場合、初期費用が高くなる傾向にあります。クラウド型は初期費用を抑えられますが、月々の利用料が必要です。メンテナンス費用やシステムの更新費用もかかるでしょう。また、システムを使いこなせるように社員に研修を実施する費用もかかります。
紙の運用にかかっていた費用がなくなることや、業務効率化により人件費削減効果があることなどもふまえ、費用対効果を検証することが必要です。
業務フローを見直す必要がある
電子決裁システムを取り入れる場合、既存の業務フローを見直す必要があります。既存の業務フローをそのまま電子化しようとすると、システムの設定が複雑になりすぎたり、かえって効率が落ちたりする可能性があるためです。
申請から承認・決裁までの一連の流れを見直し、不要な工数を省いたり簡素化したりして、システムに落とし込めるように整理しましょう。
すべてを電子決裁化できるわけではない
システムを導入しても、すべての書類が電子決裁化できるとは限りません。法律や取引先との契約の関係で、紙の書面での運用を求められる場合もあるでしょう。
電子決裁をベースとしつつ、一部の書類のみ紙で決裁するようになるため、二重に管理が必要となり、運用が煩雑化する恐れがあります。導入前に、紙での決裁が必要な書類がどの程度あるか整理しておきましょう。
電子決裁システムの選び方
電子決裁システムにはたくさんの製品・サービスが存在し、特徴や料金はさまざまです。自社の業務にぴったりの製品を選ぶためには、いくつかのポイントを意識して比較する必要があります。
ここでは、特に押さえておきたい比較のポイントを紹介します。
オンプレミス型かクラウド型か
電子決裁システムの提供形態には、オンプレミス型とクラウド型があります。どちらが向いているかは企業によって異なるため、それぞれの特徴を理解したうえで慎重に判断することが必要です。
以下は両者の特徴を比較したものです。
| オンプレミス型 | クラウド型 | |
|---|---|---|
| 導入スピード | 時間がかかる | 数日から数週間 |
| 初期コスト | 高額 | 比較的低額 |
| カスタマイズ性 | 自社に合わせた設計が可能 | 限定的 |
| 運用・保守 | 自社対応 | ベンダー対応 |
オンプレミス型が向いているのは、自社の業務フローにあわせて細かく設計したい企業です。運用・保守を自社で対応しなければならないため、専門知識を持った社員が必要になります。
一方、クラウド型が向いているのは、初期費用を抑えて手軽に導入したい企業です。運用や保守もベンダーに任せられます。
他システムとの連携はスムーズか
社内にあるCRMや会計システム、給与システム、グループウェアなどとの連携がスムーズにできるかどうかも、大切なポイントです。
例えば、既存の会計システムと連携できれば、電子決裁で承認され保管された経費データをそのまま共有でき、別で入力する必要がありません。経理担当者の入力作業が不要になり、負担が軽減します。
反対に、会計システムと連携できなければ、経理担当者は電子決裁システムを見ながら手入力しなければなりません。二重入力が発生する上、入力ミスなどのヒューマンエラーを招く可能性が高くなります。
既存システムとどれだけ連携できるかで、業務効率や生産性が変わります。電子決裁サービスの選定時には、連携のしやすさをしっかり確かめましょう。
サポート体制は充実しているか
ベンダーによるサポート体制の充実度についても、しっかり確かめておきたいポイントです。サポート体制が充実しているベンダーであれば、導入や初期設定の段階から、しっかり支援してもらえます。運用を開始したあとも、操作方法で不明点があれば相談でき、トラブルが発生した場合は対応を依頼することが可能です。
選定にあたっては、以下の点を確認しましょう。
- 電話やメール、チャットなど、どのような問い合わせ窓口があるか
- 導入時にはどの程度の支援をしてもらえるか
- トラブル発生時にはすぐに対応してもらえるか
- 運用マニュアルは充実しているか
サポート体制の充実度は、導入の成功に大きく影響します。
電子決裁システムの導入を成功させるポイント
コストを払って電子決裁システムを導入したものの、定着せずに紙での運用に戻ってしまう事態は避けたいものです。導入を成功させるには、ただ導入するのではなく、いくつか意識すべきポイントがあります。
ここでは、特に知っておきたい成功させるポイントを3つ紹介します。
運用ルールの策定と周知の徹底
まずは管理者が運用ルールを策定し、社員に周知徹底することが大切です。どれほど高機能なシステムであっても、運用ルールが曖昧であれば社員は戸惑います。現場の社員は、よく分からないシステムを利用するのではなく、使い慣れた紙の書類とハンコに戻ってしまうでしょう。
システムの形骸化を防ぐためには、細かなルールの設定が欠かせません。業務内容や環境に応じて、以下のようなルールを設定しましょう。
- どの書類を電子化するか
- 承認ルートの分岐条件は何か
- 承認者が不在の際の代理承認は設定するか
- 利用者の範囲をどこまで広げるか
- 承認権限は誰に与えるか
運用ルールを策定したあとは、周知を徹底することも必要です。マニュアルを配布して終わるのではなく、説明会を開催する、操作方法の解説動画を社内システムでいつでも閲覧できるようにするといった工夫が求められます。
スモールスタートさせる
新しいシステムを導入する際は、対象範囲を限定して開始することが大切です。新規システムを全社で一斉に導入すると、現場で大きな混乱が起きかねません。操作に関する問い合わせや、トラブルの発生報告などが相次ぎ、最悪の場合日常業務がストップしてしまうこともあり得るでしょう。
まずは、以下のように適用業務を限定したスモールスタートで始めましょう。
- 情報システム部門や総務部などの管理部門など、一部の部署に限定して導入する
- 交通費精算のような利用頻度が高く承認フローがシンプルな業務のみ対象とする
運用範囲を限定すれば、仮に業務フローの不備やシステムの問題点が見つかったとしても、大きな混乱にはなりません。すぐに適切に修正できます。スモールスタートから始め、現場からのフィードバックをもとに改善を進めてから、徐々に運用範囲を広げていきましょう。
社員が使いやすいシステムを選ぶ
社員が使いやすいシステムを選ぶことも、電子決裁の導入を成功させる重要な要素です。どれほど高機能なシステムでも、現場の社員にとって操作が複雑で分かりづらければ、敬遠されてしまうでしょう。
そのため「逐一マニュアルで確認しなくても、直感的に操作できるか」「画面は見やすいか」といった点は、導入前に必ず確認しましょう。
使いやすいシステムであれば、現場の抵抗感が和らぎやすく、導入時の教育コストも最小限に抑えられます。運用開始後も、使い方が分からない社員から管理者やサポート担当者に問い合わせが殺到するといった事態が避けられるでしょう。
無料トライアルやデモなどを利用して現場の社員に操作の機会を持ってもらい、操作性や視認性を確かめておくことが大切です。
電子決裁システムの導入事例
電子決裁化のメリットや選び方が理解できても、実際に運用するとなるとピンとこない方もいるでしょう。そこで、ここでは電子決裁システムの導入事例を紹介します。
導入前の課題をシステム導入によってどのように解決したかを知ることで、運用の際の参考になるでしょう。
大阪府吹田市
大阪府吹田市では、庁内で紙の書類が増え続け、管理の手間と保管場所の確保が大きな課題となっていました。また、コロナ禍によって職員のテレワーク導入が必要となり、決裁フローの見直しが喫緊の課題となりました。さらに、庁内からは電子化に対して不安の声も上がる状態でした。
運用ルールを策定し、説明会や研修を部門別に実施するなどの工夫をすることで、各部署が納得して導入することに成功しています。
その結果、日常業務においては文書の収受業務が大幅にスピードアップ。特に、庁内からシステムを通じて送付された文書は数回のクリックで登録・共有できる状態になりました。電子化前は1～2時間かかっていた収受業務が20～30分で完了するなど、業務時間が大幅に短縮しています。電子決裁率は99％と非常に高い割合です。
福井県
福井県では、コロナ禍で出勤が制限された際、決裁を受けるために職員が出社せざるを得ないという課題を抱えていました。また、紙の書類の保管スペースを確保することが難しく、必要な文書を探すのにも手間がかかるといった点も課題でした。
そこで、県としてDX推進プログラムを推進する際に、電子決裁システムの導入も盛り込まれます。導入時には、書類の内容などにあわせて運用ルールを策定し、定着を目指しました。その結果、文書の電子決裁率は初年度の時点で99％、2年目には99.6％と非常に高い割合を達成しています。
同庁では、検索機能の活用で求めている文書をすぐに見つけ出せるようになった点も、時間のロス削減に役立っているとしています。
清水建設株式会社
清水建設株式会社では、本社移転を契機に、紙の書類を削減する必要性に迫られました。また、申請書の種類によって異なるシステムを使用していたため、管理の手間がかかる点も課題でした。働き方改革を進めるためにも、これまで紙で行っていた決裁を電子化することにします。
操作性などユーザビリティの高さや外部システムとの連携のしやすさを軸にシステムを選定し、導入。その結果、書類作成にかかる時間を月平均で1,200時間も削減することに成功しています。複数拠点間で申請・承認業務を行う場合、従来は社内便で物理的に運搬していたため決裁までに長くかかっていたものの、システム導入後は大幅に時間が短縮しています。
決裁までの流れが確認できることで、客観的な視点で業務フローの改善もできるようになりました。
まとめ
電子決裁とは、従来紙の書類で行っていた申請から承認・決裁、保管までのプロセスをシステム上で行えるようにすることです。いつでもどこでも申請や決裁が可能になり停滞しにくくなるため、企業の意思決定スピードの向上に貢献します。テレワークや時短勤務など、多様な働き方も採用しやすくなるでしょう。
なお、電子決裁の効果を最大化するためには、単体で導入するだけでなく、日々の営業活動や顧客管理と連動させることで、さらなる業務効率化を実現します。
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