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テレワーク(リモートワーク )導入を検討中の方必見! 社内セミナーの目的は? 事前に決めておくことは?

テレワーク(リモートワーク )導入を検討中の方必見! 社内セミナーの目的は? 事前に決めておくことは?

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いま、テレワーク導入に向けて社内セミナーの実施を検討しているものの、その本当の目的や伝えるべき内容がわからない、という人も多いのではないでしょうか。

この記事では、社内セミナーの目的や、事前に決めておくべきテレワークのルールを紹介。
従業員に伝えるべき内容に困っている人は、ぜひ参考にしてみてください。

テレワーク(リモートワーク )の社内セミナーを実施する目的とは?

新型コロナウィルスの感染拡大による外出自粛の影響でテレワークが急速に広がっています。
今回の出来事を機に、本格的な導入を検討している企業も多いでしょう。

テレワーク導入にあたっては当然、従業員への周知が必要となるわけですが、その手段となるのが社内の導入セミナー。
まずは社内セミナーの実施に向けて、その目的を理解していきましょう。

目的1)経営層と従業員の意識の擦り合わせ

働き方改革における生産性を高める手段として注目を集めるテレワークですが、従業員は、家で仕事ができることで「通勤しなくて良い」「上司に監視されずに自由に仕事ができる」といった、自分たちにとって都合の良いメリットにばかり目を向けてしまう可能性があります。

しかし経営層としての狙いは、あくまでも従業員の生産性が向上し、それがひいては会社の売上増加に寄与することでしょう。
そのため、従業員には「テレワーク=どんな場所でも仕事ができる理想の働き方」という側面だけでなく、ストレスの軽減でオフィスに出社していたとき以上に生産性が高まることが期待される働き方であることを周知する必要があるといえます。

社内セミナーでは、テレワークの導入後「実際に従業員の生産性向上が見られたら今後も継続して導入を進めていくつもりだが、そうでなければ、育児や介護などどうしても必要な人のみが利用する制度として運営していく」といった経営側の方針も伝えることで、従業員との意識を擦り合わせていきましょう。

目的2)従業員にとってのメリットの伝達

前述の通り、テレワークは単に従業員が楽になるという働き方ではないと伝えることで、経営層と従業員の意識を擦り合わせることは大切です。

とはいえ、テレワークを実施する従業員側もメリットを把握しておかなければ、浸透は難しいでしょう。
「家族との時間が増える」「通勤がなくなることでストレスが軽減される」「家事や育児との両立が可能になる」など、従業員にとってのメリットも十分に伝えておきましょう。

目的3)真の目的の理解を促す

そもそも働き方改革の真の目的とは、これから労働人口(主に15歳以上65歳未満の層)が減少するなかで高い生産性を維持していくために、時間労働を止めて成果労働にシフトすることです。

そんな働き方改革の目的を達成するための手段の1つが、テレワーク。

育児でやむなく会社を辞めざるを得なかった女性の雇用や、災害時における会社の機能維持、そのほかオフィス代などのコスト削減や、前述した従業員のストレス軽減による生産性の向上といった狙いがあるわけです。

こういったテレワーク、そして働き方改革の真の目的を従業員に理解してもらうことで、一人ひとりの意識を改革する。
それが結果的に、人手不足にあえぐ時代においても会社の成長力を維持していくことにつながるといえるでしょう。

社内セミナーを実施する前に決定しておきたいルール

次に、社内セミナーを実施する前に決定しておきたいテレワークのルールについてもまとめてみました。

ルール1)テレワークの導入範囲

テレワークは厳密には「在宅勤務」「モバイルワーク(カフェやコワーキングスペースを利用する)」「サテライトオフィス(会社が用意した施設を利用する)」の3つの形態に分かれます。

セキュリティ的な観点から、テレワークは在宅勤務もしくはサテライトオフィスだけに制限するのか、もしくはモバイルワークも可能とするかなども事前に決めておきましょう。

ルール2)勤怠管理の方法

クラウド型の勤怠管理ツールを導入して出社と退社の時刻を自己申告制にするのか、もしくはビデオコミュニケーションツールを利用して毎朝朝礼を実施し、その時点での参加者をもとに出社時間を把握するのかなど、勤怠管理の方法も定めておきたいところ。

そのほか、仕事の始業時と終業時にメールや電話で上司に報告するといった方法もあるようです。

ルール3)テレワーク中のコミュニケーション方法

テレワーク中はおそらくメールやチャットツール、ビデオコミュニケーションツールや電話などでの連絡が主流になるかと思います。

例えば電話を使うのは、重要度が高くて緊急性のある場合に限る。
また、メールは社内でのやり取りには一切使用せず、すべてチャットツールで完結させるなど、コミュニケーション方法をあらかじめ決めておきましょう。

ルール4)テレワークの申請方法

「テレワークを実施する何日前までに上司に報告するのか」など、テレワークの申請方法も明確化しておきたいところ。
ただ、申請方法のハードルがあまりに高すぎると、テレワークそのものが浸透しないといった点には注意しましょう。

ルール5)テレワーク中の評価・管理方法

テレワーク中はほとんどの場合、従業員の姿が見えないでしょうから、勤務態度といった定性的な指標での評価が難しくなるといえます。
そのため、その日に実施する業務内容を事前に共有しておき、達成度合いに応じて評価を行うなど、純粋に成果に対してのみ評価・管理する仕組みを整える必要があるでしょう。

とはいえテレワーク中もチャットツールを通じたコミュニケーションは発生するため、レスポンスの速さや、テキストでの言語化能力なども評価基準として設けることもできそうです。

テレワーク(リモートワーク )導入に向けた環境整備も大切!

テレワークの導入に向けては、これまで紹介したルールの設定だけでなく、環境の整備も実施したいところ。
以降で、必要な環境を確認していきましょう。

社内と個人のICT環境の整備

テレワーク用のICT環境の整備は必須です。

具体的にはチャットツールや勤怠管理ツール、ビジネスコミュニケーションツールなどの導入があげられます。
また個人にパソコンを支給するのか、もしくは会社で使っているPCを持ち帰るのかなど、テレワーク用デバイスの導入も検討したいところ。

そのほか、契約書や紙で保管している資料の電子化、オンライン上でファイルを共有する仕組みの構築なども必要となるでしょう。

セキュリティ対策

テレワーク中は社外で業務を行うことになるため、社内以上に不正アクセスやIT機器の紛失による情報漏洩リスクなどが高まる可能性があります。

ウイルス対策ソフトウェアやファイアウォール(企業の内部ネットワークに対して、外部からの侵入を防ぐための防火壁)の導入なども検討しましょう。

テレワーク(リモートワーク )導入後の効果測定方法は?

KPI設定における知識を身に付けるために

テレワーク導入後の効果を確認するために、主に「定量」「定性」の2つの観点から効果測定を行っていく必要があるでしょう。
ここでは、それぞれの視点による評価基準を一例として紹介していきます。

導入前後の「定量」的評価例

導入前後の効果を、定量的な観点から評価する際の指標としては以下の通り。

  • 顧客対応回数
  • 伝票の処理件数や企画書の作成件数
  • オフィスの賃料や電気代
  • 売上の増加割合

業務量の変化だけでなくオフィスの電気代など、どれだけコストを削減できたのかにも注目してみましょう。

導入前後の「定性」的評価例

続いて、定性的な評価での指標となる例は、主に以下の通り。

  • チャットツール内の情報の共有量
  • 従業員のストレス度合い
  • 仕事への満足度合い

従業員のストレスや満足度合いについては、匿名のアンケートやストレスチェックシートなどを通じて把握しましょう。

テレワーク(リモートワーク )の浸透は従業員の意識改革が鍵を握る!

テレワーク導入前の社内セミナーは「経営者層と従業員の意識の擦り合わせ」や「従業員にとってのメリットの伝達」などの目的を理解したうえで、実施したいところ。
それが結果として、テレワークに対する従業員の意識改革につながるはずです。

なお、社内セミナーの前にはテレワークの導入範囲や勤怠管理の手段など、ルールも明確化しておきましょう。

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