働き方改革！企業を成長させる働き方の見直しのポイントとは
2019年4月より施行された働き方改革関連法により、多くの企業で働き方の見直しが実施されています。
その一環として、多くの企業がワークライフバランスに配慮した職場環境を作ろうと、さまざまな取り組みが行われています。
しかし、働き方の改革は一筋縄ではいかず、苦労している会社も多いようです。
そこで本記事では、働き方を変える理由や、働き方の見直しを進めるにあたってのポイントなどについてお伝えします。
働き方を変えて従業員の待遇を改善し、経営の効率化や利益の増加につなげようと考えている経営者や管理者の方は、ぜひ参考にしてみてください。
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広がる働き方の見直し！その理由とは？
多くの企業で働き方の見直しをしようという動きが広がっています。
その理由やメリットは何でしょうか。
弊社ではその理由を「働き方改革関連法への対応」と「従業員の能力発揮による業績向上」の２つであると捉えています。
働き方改革関連法への対応
１つ目の理由は法令対応です。
昨年４月に施行された働き方改革関連法では、企業が遵守すべき事項が複数定められており、対応が必要となっています。
弊社では下記の記事でその詳細を解説していますので、働き方改革関連法への対応について興味のある方はそちらをご参照ください。
従業員の能力発揮による業績向上
２つ目の理由としては、ワークライフバランスに取り組むことによって従業員が充実した社会人生活を送れるようになり、それが企業の利益にもつながると考えられていることがあります。
働き方を変えることの主なメリットは、従業員が持っている能力を最大限発揮できるようになることです。
従業員が仕事に追われ家庭生活や地域活動に十分参加できない状況が続いていると、体力的に疲れてしまうだけでなく、精神的にも疲弊してしまいます。
そんな状態では仕事のパフォーマンスを上げるのは難しいでしょう。
働き方改革によって仕事と生活の調和がとれるようになれば、家庭生活など仕事以外の面で充実できるばかりではなく、仕事場でもより大きな力を発揮できるようになるでしょう。
それは仕事の効率化や成果の拡大につながり、最終的には企業の利益の増加にも役立つはずです。
従業員と企業がWIN-WINの関係になれるため、働き方改革が注目されているのです。
今すぐ見直したい働き方の２つのポイント！
仕事のやり方を見直す場合、すぐにできるところから取り組むとよいでしょう。
切り口は２つあります。
日常業務の改善
まず日常業務の改善です。
ポイントは３つあります。
業務のマニュアル化
１つ目はできるだけ業務をマニュアル化することです。
マニュアル化することで、属人的な仕事が誰でもできる仕事に変わり、効率化できます。
マニュアル化の要点はいくつもありますが、最も大事なことは「読み手の立場で作成する」ことです。
観点としては、一連の作業の中で飛ばしているものはないか、新入社員でもわかる言葉で書いているか、複雑な作業については画像などで補足しているか、等があります。
労働時間の把握
２つ目は、上司が部下の労働時間をしっかり把握することです。
部下の状況を把握するためには顧客管理ツールのCRMや営業支援ツールのSFAを導入することもおすすめです。
仕事の効率を上げるだけではなく、情報を共有しやすくなります。
CRMやSFAについて詳しく知りたい方は下記記事もご参照ください。
適切な業務分担
３つ目は、適切な業務分担にすることで従業員の仕事の負荷のバランスをとることです。
仕事の負荷が均一でない場合、重い負担を背負っている社員自体が長時間労働となることは当然です。
しかしながら、その影響はその社員本人だけに留まりません。
実際には、負担の重い社員にその周りも引っ張られる形で、組織全体の長時間労働へ繋がり、その結果として組織全体の働き方改革が進まないという事態に陥ります。
会議の改善
日常業務の改善に続いて、もう１つの切り口は会議です。
こちらもポイントは３つです。
目的とゴールの明確化
１つ目のポイントは、目的とゴールを明確にして会議を行うことです。
当然だと思われがちなこのポイントですが、多くの組織でこの基本的なポイントが押さえられていません。
会議の前には参加者に対して、会議の目的とゴールをしっかり伝えて、全員がそれを理解した上で会議が始まることが必要です。
ゴールの達成
２つ目は必ず結論を出すようにすることです。
ありがちなケースとして、議論はしたが結論は次回に持ち越すという失敗があります。
会議の要所要所で、最初に設定したゴールに向けて議論がきちんと進んでいるか、出さなくてはいけない結論は何かを確認することが必要です。
その上で、会議の主催者は結論に必ず至るように会議をコントロールすることが肝要となります。
会議時間の短縮
３つ目は会議時間をできるだけ短くすることです。
会議の効率化は労働時間の短縮効果だけでなく、中身の濃い議論ができることにもつながるはずです。
これを実行するためにも、最初に挙げたポイントである会議開催前の目的とゴールの明確化が重要となります。
働き方の見直しにおける４つのステップ
働き方の改革をしたいが、具体的にどう進めたらよいのかわからないという経営者や管理者もいるでしょう。
進め方がわからない場合は、ステップを踏んで進めていくことを心がけましょう。
１つ目のステップ：現状把握
最初のステップで現状把握を行います。
現状把握を行なう際のポイントは「多角的な視点から見ること」と「漏れなくダブりなく検討すること」です。
多角的な視点については、例えば管理職だけで現状把握の議論を行なうのではなく、中堅社員・新入社員など、組織の色々な階層や部署などから意見を聞くことが重要です。
漏れなくダブりなく検討することは、重要な論点を見逃さないことへ繋がります。
問題を構造化して、それぞれの階層で漏れやダブりがないかをチェックして議論を行ないましょう。
２つ目のステップ：課題抽出
２つ目のステップでは、改革を進める上での課題を抽出します。
１つ目のステップで把握した現状の問題点を基に、解決すべき課題を決めましょう。
解決すべき課題については「解決までのスピード」と「解決した際の効果」の２軸で考え、スピードが速く、解決した際の効果も高い課題から順に手をつけることをおすすめします。
３つ目のステップ：解決策の検討
３つ目のステップでは解決に向けた話し合いを行い、対策を考えるようにします。
経営者と管理者、管理者と従業員などさまざまな階層で話し合いの場を持つことが重要です。
課題の中身によって解決策は当然異なりますが、代表的なものとしてリモートワーク/テレワークやフレックスタイム制の導入などがあります。
弊社では別の記事でそれぞれについて詳しく解説しておりますので、ご興味のある方は以下をご参照ください。
４つ目のステップ：対策の見直しと修正案の実行
４つ目のステップでは見直し案の実行を行います。
対策の全面展開が難しい場合は、一部の部署で試すなどの方法がおすすめです。
これらを行ったあと、最初のステップである現状把握に戻り、以降これらのステップを繰り返していくようにすれば働き方が変わっていくはずです。
働き方改革における成功のカギとは
さて、ここまでで働き方改革における重要なポイントや詳細なステップについて見てきました。
本項では、改革における成功のカギについて見ていきたいと思います。
結論としては、ソフトとハード双方での環境整備が働き方改革における成功のカギとなります。
従業員の意識
働き方改革のためにさまざまなツールを導入したり、仕組みを変えたりすることは大切です。
しかし、作業環境や仕組みを変えるだけでは働き方改革を成功させることは難しいでしょう。
成功の鍵を握っているのは従業員です。
従業員の意識が変わらなければ、働き方も変わらないはずです。
経営者や管理者がいくら「働き方を変えよう！」と叫んでも、従業員がその気にならなければ仕事の進め方は変わりません。
働き方を変えることが企業のためになるだけではなく、従業員自身のためにもなるということを正しく理解してもらうことが大切です。
理解してもらうためには、経営者や管理者は徹底的に従業員とコミュニケーションをとることが求められます。
ツールの導入
CRMやSFAなどのツールの導入はもちろん、経営者や管理者が本気になることも重要です。
働き方改革に取り組むにあたっては、経営者と管理者のマネジメント能力が試されることになるでしょう。
CRM導入のためのポイントガイド
なおSFAやCRM導入を考えている方々に対して弊社では無料でお役立ちコンテンツを提供しています。
もし導入を考えている場合は以下をご参考にされてください。
働き方の見直しで得られるもの 〜働き方改革における成果とは〜
働き方の見直しを行うことによって、従業員は体力的にも精神的にも余裕を持って仕事ができるようになります。
それは仕事の効率化につながるとともに、労働時間短縮の実現も可能になります。
労働時間が短くなれば人件費が減少しますので、コスト削減になり、さらに業務効率が上がることで成果も増えるようになれば、業績アップや企業の発展が見込めるでしょう。
働き方改革は、従業員と企業の両方にメリットがあるということです。経営者や管理者は真剣に働き方の見直しを進めることをおすすめします。
一方、働き方改革には難しさが伴います。
改革を進めていく際に課題にぶつかった際には、下記記事もご参考にしていただければ幸いです。
