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何からすべき?業務改善を成功させるためのノウハウを徹底解説

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どんな企業であっても、業績が下がってしまったり思うような伸びが見られなかったりする時期はあります。業績の伸び率の停滞が見られたときには業務改善が必要です。そして冷静に原因を究明し、できることを探していくことが求められます。しかし、どこから手をつけたらいいか分からないことも多いでしょう。やり方や順序を間違えてしまうとうまく改善されないことも考えられます。業務改善を成功に導くためのノウハウを徹底解説します。

業務改善をすることでどんなメリットがある?

業務改善をすることで考えられるメリットを挙げてみましょう。まずひとつは社員のモチベーションのアップです。従来の方法を一新することで社員ひとりひとりの意識まで変化させることができます。社員の意識改革というのは企業にとって非常に大切な軸ともいえるのです。社員のモチベーションが上がれば社内に活気が溢れます。この活気こそが重要になります。そして、やり方を一新することで仕事の効率化を図ることもできます。業務改善は業績が停滞気味のときだけ行えばいいということではありません。伸びているときも必要な箇所の改善を行うことでさらなる売上アップに繋げることができます。売上がアップされていけば、企業全体が伸びていき、企業ブランドの向上も期待できます。

何が一番問題か?業務改善は問題の把握から

ところで、改善するには何から始めればいいでしょうか。業績が停滞気味のとき、または低下が見られるときには問題を究明するところから着手しましょう。売上自体が上がっていない場合は、その原因を探ります。クレームが多いならどんな内容のものが多いか、それが売上にどう直結しているかを把握し、改善することが大切です。そのためには、製品の見直しなのかサービスの低下なのかを突き止めなければいけません。また、売上自体に大きな変化がない場合には、コストは適切かどうかなどについて分析していきましょう。企業が扱っているものが時代のニーズに合っているかどうかの見直しも重要です。例えば中高年向けの商品やサービスを扱っている場合には、10年前と現代では同じ40代50代でも好みの傾向は変わります。ヒット商品の場合でも時代に沿った見直しは必要です。

業務改善するうえでつまずきがちなこと

原因の究明ができて業務改善を行う場合でも、その過程でつまずきがちなことを踏まえておきましょう。その鍵は社員にあります。せっかく業務改革を図っても、それを実行していくのは社員です。その社員に自主性がなかったりまったく協力的ではなかったりすると、結局は意味がありません。もしくは、個人の考え方が強く社員全員が別々の方向を向いてしまうこともつまずきの要因として挙げられます。業務改善には、社員が一丸となって変えようという意識が必要です。社員のまとまりややる気が見られない場合には、従来の業務を思い切って変えてしまうことも必要かもしれません。変える場合は一時的なものではなくしっかり定着させることが大事になります。

やりっぱなしはNG!新たな問題点がないか評価をしてブラッシュアップ

業務を改善したからといってそれで終わりではありません。ここで安心しきっていては目的が違うものになってしまいます。業務改善することが目的ではなく、業績をアップさせることが目的なのです。業務改善したらそのまま放置せず、その結果どうなったかを把握しましょう。クレームが多かった場合には減少しているのかどうか、商品の品質は向上したかどうか、総合的に考えて売上や利益が上がっているのかなど、さまざまな角度で検証していかなければなりません。コストは抑えすぎていないかどうかも大切です。そのうえで問題点がまだ残っているようであればさらに見直しと改善が必要でしょう。そして、業務改善したことでかえって業務が増えていないかどうかも考えなければいけません。効率が悪くなっていては本末転倒になります。

業務改善は仕事をやりやすくするために必要

業務改善は、業績が悪化したときばかりではなく、順調なときも必要に応じていつでもできるような体制をとっておくと慌てずに済みます。そのためには普段から顧客の意見や反応が分かるようなシステムを確立しておくことや、問題が起こったときに分かりやすい流れにしておくことが好ましいでしょう。仕事に対してやりにくいと感じる問題が出てきたときには業務改善が必要になります。

適切な業務改善を行っていくには、効果的に管理ができるシステムの導入も必要です。業務改善のために、SFAやCRMシステムを導入することで解決できることがたくさんあります。企業が大きくなればなおさら正確で細かい管理が必要になるでしょう。営業を効果的に売上アップに繋げるためにも、顧客と営業をつなぐ管理として導入するのもいい解決策です。

CRM/SFAツールを導入される企業によくある流れ

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ソフトブレーンは、営業支援システムのeセールスマネージャー導入を中心に営業担当者の教育・トレーニング、スマートデバイスの導入・活用コンサルティングなどを通してこれまで6,700社以上の企業の営業課題解決をサポートしてきました。

本ブログにおいては、当社のこれまでの実績に基づき、営業の売上増や残業時間削減といったニーズに対して成果の出るノウハウをご紹介しております。
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