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残業のムダを徹底削減!働き方改革が実現できるテクニックとは

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働き方改革関連法が施行され、特に時間外労働の上限を超えないよう残業管理を徹底することが求められています。

規定を超えると罰則もあるため、真剣に残業削減に取り組む必要がありますが、しっかり見直しができていない企業も多いのではないでしょうか?

そこで、ムダな残業を減らすためのポイントやメリットをまとめました。
参考にしていただき、早急にムダな残業を減らしましょう。

働き方改革により残業削減は必須の時代!罰則を意識した対策が必要

働き方改革の残業規制とは?

日本の会社における労働環境を改善することを目的とし、2019年4月1日から「働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律(働き方改革関連法)」が順次施行されています。

長時間労働の上限規制については、中小企業も2020年4月1日から施行されたため、上限を超えないよう残業削減のための対策が完了していなければならない状態です。

残業規制の具体的な内容は?

残業上限規制対策が十分にできていない企業の方は、まずは「残業をどこまで規制する必要があるのか」について具体的に見ていきましょう。

【原則】

月45時間、年間360時間が時間外労働の法律上の上限。
臨時的な特別な事情がない限りは、上記の時間を超えて残業することはできません。

【臨時的なケース】

労使が合意済みで臨時的に特別なケースが発生した場合は、時間外労働を行うことが可能ですが、以下の取り決めを守る必要があります。

  • 年間720時間以内におさめる
  • 複数月(2~6ヶ月)の月平均が80時間以内になるようにおさめる(休日労働を含む)
  • 1ヶ月あたり100時間未満におさめる(休日労働を含む)
  • 1ヶ月に45時間以上残業する月は、年間6ヶ月までにおさめる

詳細は、以下の図を参照してください。

引用元:厚生労働省「働き方改革 特設サイト 支援のご案内」
https://www.mhlw.go.jp/hatarakikata/overtime.html

罰則の詳細は?

違反した場合、6ヶ月以下の懲役、もしくは30万円以下の罰金が科せられる可能性があります。

残業を上限以内におさめるためには、ただ単に「残業しないように」と従業員に指示しただけでは済まないのが現実。
残業が習慣となっている現状を改善するためには、さまざまな問題を解消する必要があります。
まずは問題を意識し、ひとつずつ解決していきましょう。

【働き方改革の具体的内容については、以下の記事が参考になります!】

管理職はムダな残業をしっかり意識しよう!

規定の上限を超えてしまうと、企業には罰則が科せられることがあります。
それを意識することはもちろん大事ですが、「残業すること」そのものにデメリットがあるのも事実です。

ムダな残業は見えていないだけで、意外と多いもの。
管理職の方は、まずはムダがないかどうかを見極めましょう。

ムダな残業をするとこんなにもデメリットがあります!

  • 残業による人件費の増大が企業の営業利益を圧迫する
  • 残業過多、休日出勤の増大で身体を壊す社員が増える
  • 疲労が重なることによる精神的なダメージが生まれる
  • モチベーションが下がる、集中力がなくなる、ミスが増える、マンネリ化、発想力の低下など。
  • 残業することが癖になり、意味なく残業してしまい生産性が下がる
  • 効率化(スケジュール管理)に対する意識が低下する
  • 光熱費が高くなる
  • 人件費の増加

ムダな残業に対する意識を強化し、しっかりした対策をとりましょう。

残業削減がもたらすデメリットとメリット

メリットデメリット3

働き方改革施行による罰則を回避するためには、残業を規定の上限以内におさめることが必要です。
しかし、「残業するな」と指示するだけではうまくいきません。

もっとも効果的な削減対策を行うためにも、「残業削減」が企業に与える影響(デメリットとメリット)を理解したうえで、慎重に行うようにしましょう。

「残業を削減すること」で生じるデメリット

従業員側のデメリット

・残業代が減少することで生活が苦しくなる
・残業削減により消化できない作業が発生し、その解決ができないと精神的な負担になる

会社側のデメリット

・従業員からクレームが発生する可能性がある
・従業員のやる気がなくなり生産性が減少することがある
・辞める社員が出てくるかもしれない
・部下の仕事を削減したことで、管理職にその分の負担がのしかかることがある

「残業を削減すること」で生じるメリット

従業員側のメリット

・働きやすい環境で働くことができる
・休息を取る時間が増え体調がよくなることで、長く働くことができる
・プライベートの時間が増える

会社側のメリット

・ムダを排除するので生産性を維持したまま経費を削減できる
・さらに仕事のやり方を見直し工夫することで、効率化が実現し生産性がアップする
・作業環境がよくなることで従業員が定着しやすくなる

残業削減にはメリットがたくさんあります。
デメリットの部分を解消しながら削減を実現することができれば、会社も従業員も納得のうえで働きやすい環境を整備することができるでしょう。

次にご紹介する「ムダな残業が発生する原因」を理解した上で、改善案に取り組んでみてください。

中小企業から大企業を悩ませるムダな残業問題。その理由や原因は?

失敗例

残業には、ムダな残業と必要な残業があります。まずは、それを切り分けながら原因を考えましょう。

ムダな残業

昔からの残業当たり前体質

もともと昔からの体質を引き継ぎ、会社に残っていることが美徳という風潮の企業もあるかもしれません。

残業が多い会社の特徴は、こういった残業を奨励している雰囲気が残っていることです。
残業が多い企業がなかなか改善できない理由に、もともと残業ありきだから無理、と諦めてしまっているというものがあります。
まずは残業を減らす、という意識を持つことが大切です。

また、上司が残業しているので帰りづらい、という理由も考えられます。

上司の管理不足

部下の仕事内容について状況を把握せず指示も出していない場合、部下は自分の判断で残業を行ってしまいます。
残業してまでやらなければならない仕事でない場合、ムダな残業代が発生してしまうでしょう。

従業員のモラルの問題

本当ならば定時時間内に終わる作業を、残業代欲しさにダラダラと仕事を行ってしまうことで発生する残業もあります。
それを放置してしまえば、ムダな残業代を払い続けることになるでしょう。

必要な残業

クライアントからの依頼に応えるため

出版やデザイン、印刷などクライアントの状況によって作業時間が遅れるなど、残業を減らすのが難しい業種もあるでしょう。
こなさなければならない作業量がキャパを超えてしまうと、残業が発生してしまいます。

人材不足が不足している場合

作業量に対し人が不足している場合は、納期までに作業を完了させるために残業が発生してしまいます。

まずは、ムダな残業を直ちに削減する対策を考える必要があります。
それでも長時間労働の上限規制を超えてしまう場合は、現在必要と思われる残業についても対策が必要です。

【こちらの記事には、「必要な残業」の削減方法も多数記載されています!】

ムダな残業を削減する方法とは?

必要な残業とムダな残業を振り分ける

残業の多い企業がいままで慣例のように行ってきた残業を減らすには、大ナタを振るうことが必要な場合もあるでしょう。
会社側が残業を減らすためにまずすべきことは、必要な残業と無駄な残業の振り分けです。

残業が多い部署に対して急に残業をなくせと言っても、現場にはさまざまな事情があり、すぐに思うよう実行できるとは限りません。
現場の状況をよく調査したうえで、残業をなくしていく方向性を打ち出すことが大切です。

一人ひとりの業務量を可視化し管理を徹底する

無駄な残業を削減していくために根本的に必要なことは、一人ひとりの業務量や内容が適正か否かを検証すること。

それには、タスクの可視化が重要です。
可視化により一人ひとりの業務の見直しを具体的に行うことができれば、必要のない残業を見極めて減らすことができるでしょう。

また、グループや課内の特定の従業員の業務に偏りがないように、ワークシェアリングを実践し、就業時間内にその日の業務内容が完了するように管理を徹底することも大切です。

残業する際は事前申請し上司の許可を得る

残業には部長への届出と承認が必要といった方策を取ると、無駄に残業する社員の是正につなげられるでしょう。

会社の体質を見直す

残業することが当たり前になっている会社の場合、会社の体質・体制を根本的に変える必要があるでしょう。

大きな人事異動を行って、「残業しない」という新しい文化を作りあげるのもひとつの方法です。
改革があれば、少しずつその風潮が従業員にも定着していくことでしょう。

ITツールを活用する

ITツールの中には、業務改善に役立つものもあります。
特におすすめしたいのが、顧客管理ツールであるCRM、営業支援ツールであるSFAです。

CRMには、顧客データベースを管理する(案件情報・顧客情報)、顧客にアプローチする、レポート機能で作業を効率化するなどの機能があります。

また、SFAには顧客データベース管理(案件情報・顧客情報・商談情報)、営業活動の進捗管理、営業活動の効率化などに有効な機能が備わっています。
これらは情報を一元管理し業務の効率化を実現したり、業務の可視化を行ったりできるため、ムダが明確になるだけでなく生産性をアップすることが可能です。

これらのツールを導入することで、営業部隊のムダの削減に役立ててみませんか?

【こちらの記事で、CRMとSFAのメリットがわかります!】

【CRM、SFAなどのツールをしっかり比較!チェックシートはこちら!】

残業問題の解決に欠かせない意識改革とは

企業側が積極的に意識改革に努める

企業側の残業削減への取り組みには意識改革も必要です。
これまでの仕事の仕方のまま残業を減らそうとすれば、ただ単に「翌日に回す」「家に持ち帰って仕事をする」など、本末転倒となってしまう恐れがあるからです。

「余分な業務を他者に振り分ける」「社員の状況を常に把握する」「帰りやすい雰囲気をつくる」など、企業側が「社員が働きやすい環境をつくるための意識改革」をすることが必要なのです。

変われない社員には意識改革を促す!

残業削減を促しても、ダラダラと仕事をする体制が染みついてしまい、意識を変えることができない社員もいます。
無駄な残業を繰り返してしまう社員に対しては、仕事のやり方を指導したり、会社の考えを伝えたりする必要があります。

たとえば、部内、課内において、残業を奨励しないことを通達し、就業時間終了後は帰宅するよう徹底します。
そして無駄な残業を重ねることが人事考課における評価を下げることにつながるなど、会社の意思をミーティングや面談の席で周知することでの意識づけも必要でしょう。

個人個人の素質によっても差異はありますが、社員の意識変革は企業の徹底した対応で可能となります。

セミナーへの参加

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ムダな残業をなくすことでコスト削減と生産性アップを同時に実現!

目標設定とは~「SMART」をベースに目標設定を考える~

残業で発生するコストは、特に残業の多い企業にとっては負担となるため、企業の収支に大きな影を落とす可能性があります。
業績を改善させるためにも残業代の削減は必須といえるでしょう。

また、就業時間内に業務を完了できる効率的な仕事の取り組みをさせることで、社員の生産性をアップさせることもできます。
そのためにも、SFA(営業支援ツール)、CRM(顧客管理ツール)の導入を検討されてみてはいかがでしょうか。
これらを導入した多くの企業で、残業の削減、業績アップに成功しており、まさに残業改革は企業改革ともいえるのです。

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ムダな残業の削減に、ぜひ参考になさってください。

CRM/SFAを活用したベネフィット・ワンの成功事例動画はこちら

本格的に業務の効率化にチャレンジしたい方はこちらの記事をご覧ください。

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