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残業をなくす!社員と会社ができる改善方法特集

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日本人の労働生産性が先進国の中で20年連続最下位であることから、政府主導で働き方を見直す取り組みを行うようになってきました。そのため、ワークライフバランスの充実と業務の生産性を上げる目的で、社員の定時退社を促す会社が少しずつ増えてきています。しかし、会社員の多くがいまだに残業を強いられています。残業をなくすには社員と会社の両方が残業をなくすため努力を行わなければなりません。残業をしないメリット、社員ひとりひとりができる取り組み、会社が考えるべき改善策を紹介します。

改革なしには残業はなくならない!発生し続ける理由

残業がなくならない理由は「顧客からの多大な要望」や「業務量の多さ」、「人手不足」などいろいろな原因が挙げられます。しかし、残業の根本的な問題は「人に仕事をつける」という日本企業特有の仕事の任せ方だといわれています。日本の企業は外資系企業とちがい、さまざまな業務に対応できるゼネラリストを育成する風土があります。ジョブローテーションといってさまざまな部署を経験させるのも日本の企業ならでは仕事のあり方です。そのため、1人の社員が職種を超えて複数の業務を担当することになり、かえって業務範囲が曖昧になります。こうした背景から管理職の中には部下1人ひとりの業務範囲を把握していない人も少なくありません。管理職自身も実務を行うプレイングマネージャーが増えるため、自分の業務に追われ、部下の管理まで手が回らないというのが現状です。年輩の人を中心に遅くまで残って仕事をするのが当たり前という考えを持っている人もいます。このような上司のもとで働くと定時に帰りづらいため、残業せざるを得ない人もいます。

社内環境や業績が変わる!?残業をしないメリット

残業をすると長時間働くため、一見仕事が進むように思えます。しかし、それは大きなまちがいです。むしろ残業をしない方が社員の生産性が上がり、業績はアップするといわれています。残業をなくすと社員は限られた時間のなかで「効率よく仕事を行うにはどうすればよいか」を真剣に考えるようになります。残業できると「まだ時間があるから大丈夫」という考えに陥り、かえって集中力が低下して作業効率が悪くなるのです。残業が削減できれば自分の時間が増えるため、家族や恋人、友人と過ごしたり、資格取得などの勉強を行ったりと私生活を充実させることができます。自炊をして栄養バランスのとれた食事や十分な睡眠がとれるため、健康にもなります。一方、会社も社員の残業をなくすことで、残業代などの人件費、オフィスの照明や空調などの電気代がカットできます。そのため、会社は浮いた人件費や電気代を設備投資や純利益に充てられるのです。残業をなくすことは社員と会社の両方にとってメリットがたくさんあるといってよいでしょう。

ちょっとした工夫で改善!残業をなくすために社員ができること

残業がなくなっても短い時間のなかで、これまでと同じ成果を出さなければなりません。社員が最初にやるべきことは業務の現状把握です。業務の現状把握を行うには業務プロセスを細分化します。定期的な業務、突発的な業務と抱えている業務の作業を1つひとつ細分化することで、自分の業務の全体像を把握しましょう。業務プロセスの細分化が終わったら、作業ごとにかかる時間をタイマーで計測します。作業時間を正確に知ることで「どの作業」に「どれだけ時間をとる」のか明確になるからです。最も時間のかかる作業がわかったら、この業務の作業時間を短縮する方法を徹底的に考えます。そうすることで何となく行っていた日々の仕事に対する問題意識が生まれてきます。業務全体の作業内容と所要時間が分かったら、業務の優先順位をつけます。来た仕事をそのまま順番通りに取り組むことは業務効率を下げる原因の1つです。「重要かつ緊急度が高い」、「重要ではあるが緊急度は低い」、「重要ではないが緊急度が高い」、「重要でもなく緊急度も低い」と業務を4つに分類して、業務の優先順位をつけていきます。そうすることで業務の優先順位が見えてきて、重要かつ緊急度が高い業務から優先的に進めていくようになります。仕事の段取りの悪い人の多くは、机の上が汚い状態です。必要な書類やものをさがすことは想像以上に時間がとられるうえ、無駄な時間です。業務の無駄を失くすためにも机が汚い人は整理するようにしましょう。

的確な改善策を考える!会社がやるべき残業時間削減の方法

ノー残業デーや定時過ぎるとオフィスの電気を落とすといった社員に残業をさせない制度を作る会社が増えてきました。しかし、表面的な制度だけでは社員の残業は減らせません。残業が慢性化する原因には、会社や管理職が社員1人ひとりの業務量を正確に把握していないことが挙げられます。SFA(営業支援ツール)、CRM(顧客管理ツール)の導入して、作業効率化とともに、業務や作業量を視覚化しましょう。業務が集中して不満を抱いていたとしても、いち社員がそれを訴えることはむずかしいものです。「仕事ができないやつ」だと上司から思われないかと不安に思うからです。また、属人化している業務には明確な業務フローがない場合もあります。これらを改善するためにシステムなどのツールを使って業務の見える化を行って、社員1人ひとりの業務を把握します。そのうえで適切な業務の割振りや業務フローを作成します。営業職が利用するSFA(営業支援ツール)やCRM(顧客管理ツール)は、業務の可視化を行うツールの代表例です。株式会社ベネフィット・ワンでは、CRM/SFAを活用し受注件数を3.6倍にした上、残業時間の30%カットに成功しています。成功事例などのノウハウの共有で新人の戦力化、リアルタイムな進捗把握で会議時間を削減などを実現し成果を出されています。

CRM/SFAを活用したベネフィット・ワンの成功事例動画はこちら

社員の意識改革と会社の制度化が重要!

社員1人ひとりが残業をなくすよう業務の見直しを行うことは大切です。しかし、いくら社員が頑張っても会社が残業をなくす取り組みを本腰いれて行わなければ意味がありません。一方、会社がいくらノー残業などの定時退社を促す制度を設けても、社員がダラダラと仕事を行っていては業績アップには結びつきません。残業をなくして業績アップを図るには、社員と会社の両方が意識改革を行うことが大切です。職場の残業が多くて困っている場合はまずは行動することからはじめてみましょう。

CRM/SFAツールを導入される企業によくある流れ

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ソフトブレーンは、営業支援システムのeセールスマネージャー導入を中心に営業担当者の教育・トレーニング、スマートデバイスの導入・活用コンサルティングなどを通してこれまで6,700社以上の企業の営業課題解決をサポートしてきました。

本ブログにおいては、当社のこれまでの実績に基づき、営業の売上増や残業時間削減といったニーズに対して成果の出るノウハウをご紹介しております。
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