業務効率化は会社における改善テーマの一つです。しかし、部下に向かって頭ごなしに「業務改善しろ！」というような命令を出すわけにもいかず、悩んでいる管理職の方もいるのではないでしょうか。
部下に業務効率化を教えるためには、そのメリットだけでなく、実際のやり方についても指導できるようにならなければいけません。そこで、この記事では業務効率化を図るための3つのメリットと、8つのポイントについて紹介していきます。
業務効率化で得られる3つのメリット
業務を効率化することによるメリットにはさまざまなものがありますが、その代表的なものに「時間に余裕ができる」、「脳の使い道が増える」、「評価の対象になりやすい」といった3つがあります。
人によっては、「今のやり方が慣れているからその方が楽」と思って新しいやり方にチャレンジしたくないと考えている場合があります。確かに新しいやり方を学ぶときにはある程度の労力が必要となりますが、そのやり方が本当に効率的なものであった場合、損をしているのは新しい方法にチャレンジしない人です。その結果、常に仕事を抱えた状態になってしまい、時間の余裕がなくなってしまいます。そうなると、目の前の仕事に精一杯で他の仕事まで考える脳の余力がなくなってしまうのです。
業務効率化ができる人はこれとは逆で、時間に余裕があるため仕事を正確にこなすことができますし、常に新しい仕事にチャレンジできます。また、上司や同僚が忙しいときにそちらの仕事を手伝うことができるなど、職場において存在感を発揮しやすくなります。そのため、業務効率化ができる人は評価の対象になりやすいといえるでしょう。
気持ちの持ち方が業務効率化に！
業務を効率化するうえで重要なポイントの1つ目は、「ネガティブにならない」ということです。業務改善は、これまでの業務内容を見直し、必要によっては業務の流れそのものを変える必要があります。そのため、社員の中には「そんなことしない方がよい」や「かえって効率が悪くなる」と思い込んでしまう人もいます。業務改善の中には、すぐに効果があがらないものもありますので、ネガティブな気持ちで行っているとすぐに諦めにつながってしまうため注意しましょう。
業務改善における重要ポイントの2つ目としては「反省はしても、後悔はしない」ということです。次に同じ失敗を繰り返さないために反省をすることは非常に重要なことですが、後悔をしてしまうのは時間の無駄になってしまいます。同じ失敗を繰り返さない方法を見つけることができたなら、クヨクヨせずに気分転換でもして次の仕事にとりかかる方が、よほど業務効率が上がるというものです。
時間の管理が業務効率化に！
業務効率化を図るポイントの3つ目は「期限を決めて仕事する」ということです。仕事ができる人の多くはあらかじめ仕事にかかる時間を計算して動いています。その時間が計算できるからこそ、空いた時間にドンドン他の仕事を入れることができるのです。
また、時間管理をする際にも重要なポイントがあります。重要ポイントの4つ目は「仕事とプライベートのスケジュールは一元管理する」ということです。仕事とプライベートを分けて管理してしまうと、スケジュールが把握しづらくなってしまいます。充実したプライベートを過ごして効率的な仕事を行うためにも、一元管理をしておいた方がよいでしょう。
さらに、5つ目のポイントとして「休憩のルールを決めておく」ことも忘れてはいけません。疲れたからといって、頻繁に休憩をとっているのでは作業効率が良くなりません。「仕事をこなしたら」とか「午前10時から休憩」のような一定のルールを決めておくこともダラダラと仕事しないためには必要なことだといえます。
集中した仕事で業務効率化に！
ポイントの6つ目は「マルチタスクをやめる」ということです。仕事が多くなってしまうと、ついつい全てに手を付けてしまいがちですが、それでは効率が悪くなってしまいます。案件は1つずつ片づけた方が結果的にかかる時間は少なくなりますので、きちんと優先順位をつけたうえで行っていくようにしましょう。
また、メールチェックにかかる時間も無駄な時間です。効率よく作業するポイントの7つ目として「メールチェックの時間は最小限」にしましょう。重要なメールはじっくりと時間をかけて読むことはもちろん必要ですが、「マルチタスクをやめる」同様に優先順位をつけてチェックするようにしましょう。
業務効率化を図るポイントの8つ目は、「スピードを上げる工夫をする」ということです。これは行っている業種や仕事内容によって何をするかが異なりますが、常にそういう意識をもっておくだけでも違いがでます。いつも何気に行っている業務に無駄がないかどうか、今一度検証してみてはいかがでしょうか。
部下にも積極的に落とし込んで！
業務効率化をすることで、人件費などのコストを抑えることができます。そのため、業務効率化は企業にとって重要なことですが、企業全体のことを考える管理職や役員の意識が高くても、現場で働いている社員にはその意識が低いことがあります。業務の効率化は会社全体で取り組まないと効果が薄れますので、上司から部下に効率化するための方法を教えることができれば業績アップにつながります。今回紹介した方法を実行して、業務の効率化に活かしてみてはいかがでしょうか。
また、業務効率化の分野においてもIT技術はかなりの進歩を遂げています。上記のような方法を教えてみてもイマイチ業績が上がらないという場合は「SFA」や「CRM」といった業務支援ツールの導入についても検討してみると良いでしょう。
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