業務効率化を図る3つのメリットと成功させるためのポイント

業務効率化は会社における改善テーマの一つです。しかし、部下に向かって頭ごなしに「業務改善しろ！」というような命令を出すわけにもいかず、悩んでいる管理職の方もいるのではないでしょうか。部下に業務効率化を教えるためには、そのメリットだけでなく、実際のやり方についても指導できるようにならなければいけません。

業務効率化」は会社の業績アップなどさまざまなメリットがあることから、どの企業も試行錯誤して取り組んでいるのではないでしょうか？ そこで、この記事では業務効率化を図るための3つのメリットと、8つのポイントについて紹介していきます。成功法もご紹介しているので、企業の役員・マネージャーの方は特に必見です。

業務効率化とはそもそも何か

ムダやムラ、ムリを是正し効率性をアップ

業務効率化とは、業務遂行上生じているムダやムラ、ムリを是正し効率性をアップさせることをいいます。業務効率化でさまざまなムダを省き、ムラやムリを改めることによって、人件費などのコストの抑制や収益性アップなどの効果が現れます。

生産性向上との違い

一方、混同されがちな生産性向上は、できるだけ少ないリソースで最大の成果を達成させることです。つまり、業務効率化は生産性向上を図るための手段の一環といえるでしょう。

業務効率化で得られる3つのメリット

業務を効率化することによるメリットにはさまざまなものがありますが、その代表的なものを記載します。

時間に余裕ができる（＝脳の使い道が増える）

人によっては、「今のやり方が慣れているからその方が楽」と思って新しいやり方にチャレンジしたくないと考えている場合があります。確かに新しいやり方を学ぶときにはある程度の労力が必要となりますが、そのやり方が本当に効率的なものであった場合、損をしているのは新しい方法にチャレンジしない人です。その結果、常に仕事を抱えた状態になってしまい、時間の余裕がなくなってしまいます。そうなると、目の前の仕事に精一杯で他の仕事まで考える脳の余力がなくなってしまうのです。

評価の対象になりやすい

業務効率化ができる人はこれとは逆で、時間に余裕があるため仕事を正確にこなすことができますし、常に新しい仕事にチャレンジできます。また、上司や同僚が忙しいときにそちらの仕事を手伝うことができるなど、職場において存在感を発揮しやすくなります。そのため、業務効率化ができる人は評価の対象になりやすいといえるでしょう。

長時間労働/収益/社員満足度の改善

国が働き方改革を推進する中で、長時間労働の改善にも寄与します。さらに収益が向上するため、福利厚生や給与面などの待遇改善にもつながるでしょう。こうしたことから社員満足度が高まり、優れたマンパワーの確保も可能になります。

業務効率化を図るための取り組み

継続的なPDCA

業務を効率化するうえで重要なポイントの1つ目は、「ネガティブにならない」ということです。業務改善は、これまでの業務内容を見直し、必要によっては業務の流れそのものを変える必要があります。そのため、社員の中には「そんなことしない方がよい」や「かえって効率が悪くなる」と思い込んでしまう人もいます。業務改善の中には、すぐに効果があがらないものもありますので、ネガティブな気持ちで行っているとすぐに諦めにつながってしまうため注意しましょう。「反省はしても、後悔はしない」ということです。

失敗を繰り返さないために反省をすることは非常に重要なことですが、後悔をしてしまうのは時間の無駄になってしまいます。同じ失敗を繰り返さない方法を見つけることができたなら、次の仕事にとりかかる方が業務効率が上がるというものです。

時間の管理

工数計算/期限決定

業務効率化を図るポイントの3つ目は「期限を決めて仕事する」ということです。仕事ができる人の多くはあらかじめ仕事にかかる時間を計算して動いています。その時間が計算できるからこそ、空いた時間にドンドン他の仕事を入れることができるのです。

一元管理をしよう

時間管理をする際にも重要なポイントがあります。重要ポイントの4つ目は「仕事とプライベートのスケジュールは一元管理する」ということです。仕事とプライベートを分けて管理してしまうと、スケジュールが把握しづらくなってしまいます。充実したプライベートを過ごして効率的な仕事を行うためにも、一元管理をしておいた方がよいでしょう。

休憩のルールを作ろう

さらに、5つ目のポイントとして「休憩のルールを決めておく」ことも忘れてはいけません。疲れたからといって、頻繁に休憩をとっているのでは作業効率が良くなりません。「仕事をこなしたら」とか「午前10時から休憩」のような一定のルールを決めておくこともダラダラと仕事しないためには必要なことだといえます。

時間の集中とマルチタスクの撤廃

マルチタスクをやめる」ということです。仕事が多くなってしまうと、ついつい全てに手を付けてしまいがちですが、それでは効率が悪くなってしまいます。案件は1つずつ片づけた方が結果的にかかる時間は少なくなりますので、きちんと優先順位をつけたうえで行っていくようにしましょう。

優先順位を決める

そのためには優先順位をつけて重要なものをピックアップすることも忘れないようにしましょう。

例えばメールチェックにかかる時間などもよく考えましょう。重要なメールはじっくりと時間をかけて読むことはもちろん必要ですが、優先順位をつけてチェックするようにしましょう。

PCの機能を活用する

コマンドを覚える

「スピードを上げる工夫をする」ということはとても重要です。これは行っている業種や仕事内容によって何をするかが異なりますが、常にそういう意識をもっておくだけでも違いがでます。例えばMacやWindowsのコマンドを活用すると、それ自体は数秒の短縮ですが、一週間全てにおいての総時間は数時間浮くという調査結果もあるようです。関数やコマンドを覚えることでの後からの福利は莫大です。

ツールを活用する

また仕事が早い人はツールの活用も上手な印象があります。タスク管理でも無料のツールで高機能なものは多数あります。いつも何気に行っている業務に無駄がないかどうか、今一度検証してみてはいかがでしょうか。

戦略的なCRM / SFAの活用

上記の個々ができる業務効率化では限りがあるのも、また事実です。近年の情報管理においてはSFAやCRMにての情報管理も半ば必須となってきています。

会社の戦略として取り入れる意思決定も重要となるでしょう。

導入に重要なポイントを抜粋した記事もあるのでぜひ参考にしてみてください。甚大な業務効率化、フロー自体の確変ができるのも事実ですが失敗事例も多くあります。以下記事では失敗しない方法のコツを記載しています。

CRM/SFA選定を失敗しないために『絶対』に押さえたい3つのポイントをお伝えします。

部下にも積極的に落とし込む必要性

上司と部下の意識の違い

業務効率化は企業にとって重要なことですが、企業全体のことを考える管理職や役員の意識が高くても、現場で働いている社員にはその意識が低いことがあります。業務の効率化は会社全体で取り組まないと効果が薄れますので、上司から部下に効率化するための方法を教えることができれば業績アップにつながります。

行動を根付かせるための継続の必要性

なお一度言ったからと言っただけで、社内にその行動は根付きません。文化とするまで、継続的に教え込むフローも必須です。常にいいづつけられる会議体、もしくは業務フローなどを策定しましょう。

業務効率化を実現した事例

参考までに、弊社ではeセールスマネージャーというSFA/CRMツールを提供していますがその中での成功事例をいくつか共有します。
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ひまわりネットワーク株式会社様：営業のムダや事務工数の大幅削減を実現

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eセールスマネージャーRemix Cloudを導入したきっかけは、営業活動の見直しや改善を図れば図るほど管理ツールが次々と増えたため一元化し、管理工数の削減・見直しを行うためです。

以前は1つの顧客のもとに社内のグループごと別々に営業に行っていましたが、導入後、他のグループの営業状況も把握できるようになったので、別のグループとの複合提案が可能になりました。これにより、顧客に二度、三度と営業に行く手間が省けるようになったことは大きな効果のひとつといえるでしょう。

導入後には事務工数を1月あたり60.5時間も削減できました。その分、営業工数に多く割り当てられるようになり、全ての営業グループで年間の売上予算達成につながりました。残業時間も削減できたので、ワークライフバランスにも貢献できたのではないでしょうか。

GMOメイクショップ株式会社様：対応の迅速化やミーティング時間削減、売上高アップを実現

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eセールスマネージャーRemix Cloudの導入後、営業担当者からの業務報告がタイムライン上で確認できるので、案件に対して適切な指示が出せるようになりました。また、気になったポイントの確認や現状のヒアリングも随時行えるため、営業担当者が抱える課題の解決がスピーディーになったと感じています。

また、導入前は部門ミーティングに1時間半も費やしていましたが、eセールスマネージャーRemix Cloudを導入してからは事前に情報が共有化されているので、現在では15分程度と大幅短縮を実現しました。また、導入前の会議は案件情報の報告会にとどまっていましたが、現在は売上向上のための戦略や戦術を考える会議となっています。前年度対比で売上192％増を達成した営業担当者が出るなど売上成長率が加速していることから、導入は成功したといえるでしょう。

そのほか事例も多くございますのでぜひご参考に。導入の一助となりましたら幸甚です。

CRM/SFAを活用して業務効率化・残業削減を実現した事例はこちら

業務効率化の実践を

業務効率化の分野においてもIT技術はかなりの進歩を遂げています。上記のような方法を教えてみてもイマイチ業績が上がらないという場合は「SFA」や「CRM」といった業務支援ツールの導入についても検討してみると良いでしょう。

今回紹介した方法を実行して、業務の効率化に活かしてみてはいかがでしょうか。