働き方改革が叫ばれる今、読者の皆様は業務効率化に着手しているマネジメント層の方も多いのではないでしょうか。

業務効率化を実施するにあたり、いかなる手順で、最初に着手しなければいけないところはどこか、理解していますか？

この記事では業務効率化の目的から具体的にどこから着手すれば良いか、そしてその代表的で有効な方法論をお伝えします。

業務効率化を実施する背景と目的

現在働き方改革にも代表されるように、日本の生産性向上を実施するのは緊急の課題でもあり、業務効率化はそのための手段と考えられます。

中でも、労働生産性は、賃金÷労働時間で求められ、日本の労働生産性は著しく低いことが知られています。

「働き方改革」の背景にある日本の低い生産性

現在、日本では国を挙げて長時間労働の是正、雇用形態にかかわらない公正な待遇の確保、多様で柔軟な働き方の実現の３つを柱とした政府主導の改革が行われています。

なかでも、業務効率化に深く関わる部分として以下の点が問題視され、各種の取組みがなされています。

長時間労働の是正

長時間労働が原因で少子化、精神面での健康への悪影響、メンタル不調の増加・自殺の増加など多大なデメリットが現時点で発生しています。

労働生産性の低さ

2019年の日本の労働生産性はOECD加盟国36カ国中21位、主要先進国(7カ国)と比較しても、データが取得可能な1970年以降、最下位の状況が続いています。

よく日本人は真面目であるといわれますが、その真面目さが「表面的な真面目さ」であると揶揄されることもあります。働き方改革により、構造を改革すると表面的な真面目さからも脱却できそうです。

なお、働き方改革について、詳しくはこちらにまとめてあるので、ご覧ください。

目的は「ムダやムラ、ムリ」を是正すること

業務効率化とは、業務遂行上生じているムダやムラ、ムリを是正し効率性をアップさせることをいいます。

業務効率化でさまざまなムダを省き、ムラやムリを改めることによって、労働時間を短縮し、人件費などのコストの抑制や同じ時間に対する収益性アップなどの効果が現れます。

 生産性向上との違いとは？

ところで、業務の効率化と、生産性の向上は、時に混同されることがあります。生産性向上は、できるだけ少ないリソースで最大の成果を達成させることであり、業務効率化とは手段と目的の関係にあります。

特に働き方改革の中心課題である労働生産性であれば、効率化→労働時間短縮→時間あたりの賃金の実質的向上が図られる、という構造です。

生産性向上についても詳しくまとめてあるので、気になる方はこちらをご参考になさってください。

業務効率化で得られる3つのメリット

業務を効率化するメリットについては、様々ありますが経営視点の３つの軸で整理すると、次の通りです。

ヒト：人材面のメリット

長時間労働の改善がなされると、従業員のワークライフバランスが向上し、モチベーションが上がる。結果、人材の離脱が防げて、長期の雇用を継続しやすい。

カネ：コストの削減/収益の向上メリット

労働生産性が向上することにより、残業代が会社全体でカットでき、利益率は向上する。

時間的な余裕ができるので、新規施策へのアイデアも浮かびやすく、イノベーションが起　こる良きループとなる。

情報：情報統合＆意思決定の迅速化のメリット

業務効率化をするにあたり経営数値や情報を「見える化」することは必須になる。

「見える化」の結果、顧客に関する営業情報や、これに紐づく企業の課題が可視化される。

結果、情報は一元化され業務の定型化や会社の意思決定などが迅速になる。

改めて整理すると、業務効率化のメリットは非常に大きいと考えられますが、実際これらのメリットを理解して行動を起こすとなると、他の問題点も見えてきます。

業務効率化で発生する問題点　その理由と原因について

業務効率化のメリットを理解していても失敗する企業が多いことについて、今度は理由と原因を整理してみましょう。

業務効率化には正しい手順が存在します。

大きくわけると3つのフェーズに分けることができます。課題の抽出および行動に具体的に落とし込み計画書を書く検討のフェーズ、実施フェーズ、効果測定のフェーズの3つです。

各フェーズをPDCAサイクルで表現すると、P・D・Cの各フェーズということができますが、それぞれに失敗の原因が見えてくるのです。

Phase1：課題が何かわからない

まずは正しく「課題を把握」することが課題だが、把握できない。

例えば、定量的な数値がないので判断の対象とできないことも多い。

行動への落とし込みがうまくいかないので、そもそもの着手ポイントがわからない。

Phase2：どこから実施すればいいかわからない

何から実施するか、誰も決めない。

定量的な数値を元に合理的な判断を実施しなければいけないがその判断基準となる数値を持ち合わせていない。

Phase3：実施しても効果がない/現場が逆に疲弊している

Phase1~2をおろそかにしたため適切でない施策を打つとこういった結果となる。

そのため、手戻り・二度手間が多く、現場が疲弊する。

結果、逆に労働時間が増えたという企業も中にはある。

特に、業務効率化のために業務時間が増え、残業が増えてしまうようでは本末転倒です。そこで、問題点について、有効な施策を実施する必要があります。

業務効率化はどこから取り掛かることがおすすめか

問題点を解決できるようにするには、具体的に各フェーズのポイントとなるステップを踏んで実施する必要があります。

どこかに抜け・欠けがあると、次のフェーズに進む条件が整わないものです。そこで、下記のポイントの中で、何が御社に足りないところなのか、チェックをおすすめいたします。

Phase1：正確な課題把握

課題を把握できなければ、正しい解決手段はとれません。そこで、まずは正しく自社の課題を把握することから始めましょう。

課題の把握を実施するには以下のような方法があります。

自社で従業員へのサーベイ・ヒアリング

サーベイについては、無料で使えるアンケートツール等があるので、設計を理解できれば課題の統計資料を作成することができる。

しかし、サーベイは定量的な情報になるので、定性的な情報は対面での面談も実施することが好ましい。　

サーベイ会社を用いた調査

サーベイは人手が必要になるが、足りない場合は上記のサーベイを代行してくれる会社があるので活用を検討すべき。

ES/CSの相関性など分析実施してくれる会社も多く、自社で実施するよりも情報の量・質とも向上させることができる。

組織コンサルティング会社

さらに、組織コンサルティング会社に依頼すると、サーベイ・ヒアリングをはじめ、課題の把握、分析、施策立案までワンセットで実施してくれる。

バイアスのかからない第三者目線での施策立案であるため、客観的に合理的な施策も打ちやすく、結果も出やすい。

費用が高いところがデメリットになる。

Phase2：整理/分析/立案

課題を抽出したあと、整理して正確に分析することで正しい施策が導き出せるようになります。また、どこから手を付けるのか、優先順位を決めるなら何を軸にするのか、基準の決定のためにも整理は欠かせません。

課題マトリクスでの整理

課題マトリクスは、整理のための強力な手段として活用することができます。課題に対応する施策を影響度や難易度などでマッピング整理してみましょう。

４つの軸で見た際、まずは優先度１の難易度が低く実施でき効果が最大化されるものを選択すると効果が高く、業務効率化のモチベーションが会社全体で上がります。

これに対して、優先度２は長期的に実施するべき課題です。

相関性の分析＆それに値する正確な打ち手の立案

それぞれの課題は一つではなく絡み合っていることが多く、相関性の分析をすることも重要です。

その課題の根源をたどり、根源の課題が解消できれば、これに紐づき、枝分かれしている課題が一気に解決できます。「芋づる式」というわけです。

そこで、根源まで掘り下げるための図解の方法が問題になりますが、このようなイメージで図解するとわかりやすくなります。ホワイトボードなどを用いて、全体の施策を整理することをおすすめします。

また、この図解を用いた整理の方法を詳しくまとめてあるので以下の記事を参考にしてください。

Phase3:継続した管理/PDCA

そして施策実施後、効率化できているかを効果測定・評価しなければ、一度行った施策が定着、さらに改善されることは難しくなります。３つめのフェーズで大事になるのは以下の３つとなります。

KPI（定量的指標）の設計

ゴールに対しての現状の進捗が把握できるKPI目標を設計する必要があります。KPI目標が設定できないことには、効果のものさしがないのと同じです。

これでは、目標を立てることも、目標を達成したメンバーにインセンティブを付与することもできません。そのような状態では、誰も進んで業務の効率化に取り組もうとはしなくなります。

KPIの設定について、どのように行うか、詳しくはこちらをご覧ください。

継続的PDCA

業務の効率化は、短期の課題と長期の課題を解決することで劇的な効率化を図ることができます。

紙での業務をペーパレスに段階的に変えていくなど、長期的目線の話となると大体計画通りにいかない「エラー」がつきものです。エラーに対する軌道修正のために、C＝チェックの後はA＝アクションを適切に起こし、粘り強く取り組むことが必要です。

詳しくはこちらをご覧ください。

トップダウンでの施策と改善メンバーの保護

効率化PJTメンバーは複数部署を兼務していることが多く、ほとんどの従業員は変化を嫌います。その中で、変化を起こす従業員は、貴重です。

嫌われ者となりがちな改革者をトップの旗のもとの施策とし彼らを保護し、効率化や改善メンバーに一定の権限を与えることが必要です。

これらのステップは、どれが欠けても効率化がうまくいきません。一連の三つのステップを守ることで、結果、一番スムーズに業務改善が実施できることとなります。

業務効率化の施策例

業務効率化の実行にあたり、施策として効果が出やすいもの、そうでないものがあります。比較的大きな予算措置を伴う施策の例には次のようなものがあります。

ITツールやシステムの導入/業務スキームの変更

ファイルサーバー内でエクセルを用いて業務を管理する、というやり方は、工数と時間がかかってしまうものです。また、情報の可視化/一元化の効果を実感しにくいデメリットもあります。

システム・ツールの導入が情報の可視化/一元化を図り業務の変革を起こすための方法としては一般的です。それぞれに業務特性があるので、それぞれの業務に適したITツールを入れることが望ましいといえます。

例えばプロジェクトを管理する場合、タスク管理ツールを利用するのが便利です。「見える化」を抵抗なく進められ、また一覧性があるので管理がしやすくなります。

どのようなツールがあるか、まとめてありますので、次のページを参考にしてください。

業務別で考えた場合、例えば営業の場合は多くの企業でSFA/CRMを導入することが適切です。

なお、システムのユーザーとなる従業員のITリテラシーには差があるなど、導入しただけでは定着せず、ケアが必要です。

研修なども取り入れる必要がありますし、既存の方法を撤廃、継続的にそれを使っているかの検証と定着までのマネジメントが必須となります。

尚、以下ではCRM導入前、導入後の各段階における、失敗しないポイントを説明しています。よろしければ、こちらもご参照ください。

セミナーなどでの組織ナレッジの構築

組織のナレッジをマニュアルや、データベースの形にして「横展開」することも効率化施策として実施されることが多いものです。ナレッジの利用により、業務のやり方をいちいちゼロから構築する必要がなくなるからです。

自社にないナレッジはコンサルタントを外部から招聘する、もしくはセミナーなどでナレッジを取得して自社部署に落として共有するマネジメント層も多いことでしょう。

弊社では、業務効率化のための無料セミナーを複数実施していますので、興味があればご参加ください。

評価/勤務/組織の改変

課題を抽出した結果、非効率な人が優遇される報酬体系であったり評価体制であったりすることに気が付くこともよくあることです。

そもそもの勤務体系が旧来式・組織的にITリテラシーが低いなど、現代のワークスタイルについて行けないことが問題、というケースもあります。

そこで、まずは業務を効率化している人が優遇される給与体系や評価基準にすること、次に、効率化している人が結果を出せる勤務体系に変えることを検討するとよいでしょう。

効率化手法として取り入れられる勤務体系・制度は以下のページにポイントを掲載していますので、参考にされてください。

リモートワーク

フレックス

これらの勤務体系には、デメリットがあります。

しかし、導入を決めるポイントは、効率化を実現している人が報われない、やめたい、と思い、実際に行動に移されるより、デメリットをある程度覚悟するほうが会社にとってコストの面や将来の成長を考えると有益であることです。

業務効率化を実現した事例

参考までに、弊社ではeセールスマネージャーというSFA/CRMツールを提供していますがその中での業務効率化の成功事例をいくつか共有します。

ひまわりネットワーク株式会社様：営業のムダや事務工数の大幅削減を実現

eセールスマネージャーRemix Cloudを導入したきっかけは、営業活動の見直しや改善を図れば図るほど管理ツールが次々と増えたため一元化し、管理工数の削減・見直しを行うためです。

以前は1つの顧客のもとに社内のグループごと別々に営業に行っていましたが、導入後、他のグループの営業状況も把握できるようになったので、別のグループとの複合提案が可能になりました。これにより、顧客に二度、三度と営業に行く手間が省けるようになったことは大きな効果のひとつといえるでしょう。

導入後には事務工数を1月あたり60.5時間も削減できました。その分、営業工数に多く割り当てられるようになり、全ての営業グループで年間の売上予算達成につながりました。残業時間も削減できたので、ワークライフバランスにも貢献できたのではないでしょうか。

GMOメイクショップ株式会社様：対応の迅速化や売上高アップを実現

eセールスマネージャーRemix Cloudの導入後、営業担当者からの業務報告がタイムライン上で確認できるので、案件に対して適切な指示が出せるようになりました。また、気になったポイントの確認や現状のヒアリングも随時行えるため、営業担当者が抱える課題の解決がスピーディーになったと感じています。

また、導入前は部門ミーティングに1時間半も費やしていましたが、eセールスマネージャーRemix Cloudを導入してからは事前に情報が共有化されているので、現在では15分程度と大幅短縮を実現しました。

また、導入前の会議は案件情報の報告会にとどまっていましたが、現在は売上向上のための戦略や戦術を考える会議となっています。前年度対比で売上192％増を達成した営業担当者が出るなど売上成長率が加速していることから、導入は成功したといえるでしょう。

そのほか事例も多くございますのでぜひご参考に。導入の一助となりましたら幸甚です。

参考：CRM/SFAを活用して業務効率化・残業削減を実現した事例はこちら

正しいフェーズを踏み業務効率化の実践を

まずは正しい課題把握から始め、分解と整理、そしてどれが大事かを見極め、そこから先の手段を策定しましょう。

業務の効率化は時に長い計画の元に実現することもありますし、定着に時間がかかる施策もありますので、その後の継続的なPDCAを忘れないようにしましょう。

なお弊社では営業の業務効率化に貢献が可能なツール「eセールスマネージャー」を提供しています。よろしけばぜひご検討ください。

今回紹介した方法を実行して、業務の効率化に活かしてみてはいかがでしょうか。

働き方改革の改善を成し遂げるツールなら弊社は定着率95%を誇るCRM/SFA、eセールスマネージャーを運営。導入だけでなく組織改善に至る運用までの手厚いフォローが特徴。導入におけるお役立ち資料もご提供。製品カタログや情シス向け資料、各種SFA/CRM製品を時短して比較できるシートなど、よろしければご活用ください。 お役立ちシートはこちら

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