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働き方改革で必須の業務効率化とは? その意味/目的とどこから実施すればいいかの方法論

働き方改革で必須の業務効率化とは?効果的な進め方のポイント&成功事例をご紹介!

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働き方改革が施行され、「多様な働き方の選択が可能な社会の実現」に向けて、業務の効率化に取り組む必要性が出てきました。
実現のためには、仕事の質を落とさず、かつ量を減らさずに作業時間を減少させるなど、作業の進め方を工夫する必要があります。

そこで、この記事では、業務効率化の具体的な進め方や成功事例など、役立つ情報をお伝えします。

業務効率化の方法とは?~ムダをなくす工夫~

業務効率化とは?

業務効率化とは、業務を遂行する上で生じているムダをなくし、効率アップさせることをいいます。
その結果、労働時間の短縮、人件費などのコストの抑制、同じ時間に対する収益性アップなどの効果が期待できるでしょう。

具体的な3つの方法

①必要のないムダな業務の削減

日々行われている業務を改めて見直してみると、意外にも無駄が多いことに気づくものです。
必要のない書類、会議などは、思い切って無くしてしまいましょう。

②日々の業務のスリム化

仕事のプロセスを簡単な流れに変えることができないかどうか、検討することも大切です。
これまで手順が5つあったものが3つになれば、当然スリム化できますね。
それが毎日行われていたことであれば、かなりまとまった業務の削減につながるでしょう。

③やり方や体制の見直しによるスピードアップ

ITツールやシステムを導入する、人材の配置や組織を変える、といった改善により作業効率が上がり、また情報の伝達が早くなることがあります。
これらの方法を駆使してムダをなくし、成果を出していきましょう。

業務効率化と働き方改革の関係は?

「働き方改革」の目的は?

そもそも、「働き方改革」の目的とするところはなんでしょうか?
一部をご紹介します。

①働きやすさを実現する!

個人の都合で働き方を選択できる社会にします。

②労働生産性の低さをアップする!

少子高齢化により労働力が不足していますが、ムダな働き方を改善することで労働力を確保し、生産性をアップします。

目的を達成する鍵となるのが業務効率化

「働き方改革の目的」を実現するには、単純に環境や人材を変えるだけでは難しく、業務の効率化が必須となります。

業務効率化と生産性向上との違いは?

「業務の効率化」と「生産性の向上」は混同されがちですが、異なるものです。
生産性向上は、できるだけ少ないリソースで最大の成果を達成させることであり、業務効率化はそのための手段です。

※生産性向上についても詳しくまとめてあるので、気になる方はこちらをご参考になさってください。

※働き方改革について、詳しくはこちらにまとめてあるので、ご覧ください。

業務効率化で得られる3つのメリット

業務を効率化するメリットについて、経営視点の3つの軸(人、金、情報)で整理すると以下のようになります。

人:「人材面」

長時間労働の改善がなされると、従業員のワークライフバランスが向上し、モチベーションが上がります。
その結果、人が辞める機会が減少し、長期の雇用を継続しやすくなります。

金:「コストの削減/収益の向上」

労働生産性が向上することにより、残業代を会社全体でカットできるので、利益率が向上します。
時間的な余裕もできるので、新規施策へのアイデアも浮かびやすく、イノベーションが起こる良きループとなるでしょう。

情報:「情報統合&意思決定の迅速化」

業務効率化には、経営数値や社内の情報を「見える化」することが必要です。
見える化すると企業の情報を統合しやすくなり、さらに課題が可視化されるので、会社の意思決定などが迅速になります。

このように、業務効率化のメリットは非常に大きいと考えられますが、実は問題も含んでいます。

業務効率化で発生する問題点

メリットの多い業務効率化ですが、潜んでいる問題により失敗する企業も多く存在します。

そこで、問題点を明確にしました。

①何が課題なのかがわからない

日頃から問題意識を持っていなければ、現実の課題を認識することができません。
そのため、「何を改善すればよいのか」すらわからないことがあります。

②「どのように実施すればいいのか」など手法や改善策がわからない

具体的な対策を検討する材料や情報が不足しているため、効果的な解決方法が浮かばないことがあります。
また、問題意識を持った人、きちんと管理する人などが存在せず、漠然と作業を進めているケースもあるでしょう。

効率化を実施しても結果が出ない

①と②のような状態では、業務効率化につながる適切な施策をとることは難しいでしょう。
効率化のために取り入れた施策のせいで、結果として二度手間が多くなり、逆に労働時間が増えたという企業も存在します。

これでは本末転倒もいいところです。

「業務効率化」における問題解決への取り組み

業務効率化を効果的に実践するために、おすすめの方法をご紹介します。

①「課題を正確に把握する」

課題を把握できなければ、正しい解決手段はとれません。
そこで、まずは自社の課題を正しく把握するために、以下の方法を活用してみましょう。

自社で従業員へのサーベイ・ヒアリング

従業員にアンケートを行うことで、課題を可視化することができます。
無料で使えるアンケートツールを用いたり、ときには対面での面談を実施することもおすすめです。 

サーベイ会社を用いた調査

社内で人手が不足しているときは、外部のサーベイ会社を利用すると、手軽に調査が実施できます。
ES/CSの相関性などを分析実施してくれる会社も多く、自社で実施するよりも情報の量・質を向上させることができます。

組織コンサルティング会社

組織コンサルティング会社に依頼すると、サーベイ・ヒアリングをはじめ、課題の把握、分析、施策立案までワンセットで実施してくれます。

②「課題を整理・分析する」

課題を整理・分析することで、正しい施策が導き出せるようになります。

課題マトリクスでの整理

課題を「難易度」と「影響度」の高低でマッピング整理することで、各課題の優先度が見えてきます。
優先度の高いものから処理していきましょう。

相関性の分析と立案

それぞれの課題は独立せずに絡み合っていることが多いため、相関性の分析をすることも重要です。
根源をたどれば、これらに紐づいている課題が一気に解決できます。

※この図解を用いた整理の方法を詳しくまとめてあるので以下の記事を参考にしてください。

③「継続的な取り組み(管理/PDCA)」

施策実施後、効率化が実現できているかどうかを効果測定・評価することが大切です。

KPI(定量的指標)の設計

目標を立てて業務に取り組むことは、やる気を生み出すために重要なことといえます。
KPI(目標達成のための各過程において、達成度合いの計測と評価を行うための指標)を設定すると、目標達成に必要な具体的行動が明確になります。

※KPIの設定について、どのように行うか、詳しくはこちらをご覧ください。

継続的PDCA

業務の効率化は、短期の課題と長期の課題を解決することで劇的な効率化を図ることができます。
どちらの課題も、継続的に「Plan(計画)」「Do(実行)」「Check(評価)」「Action(改善)」を行い、粘り強く取り組むことが必要です。

※詳しくはこちらをご覧ください。

効果が期待できる業務効率化の施策例~ツールの活用~

ITツールやシステムの導入/業務スキームの変更

例えば、Excelで業務を管理するのは非効率です。
もし自社でExcelが今でもフル活用されているようであれば、システムやITツールの導入を行うと、業務を効率化できます。

タスク管理ツール

例えばプロジェクトを管理する場合、タスク管理ツールを利用するのが便利です。
「見える化」を抵抗なく進められ、また一覧性があるので管理がしやすくなります。

※タスクツールの種類については、こちらの記事が参考になります!

SFA/CRM

営業の場合は、SFA/CRMを導入することがおすすめです。
営業支援、顧客管理が効率的に行えるので、生産性が向上します。

※SFA/CRMツールについては、こちらが参考になります。

セミナーなどでの組織ナレッジの構築

組織のナレッジをマニュアルやデータベースの形にして「横展開」することも、効率化施策の1つです。
業務のやり方をゼロから構築する必要がなくなるので、ムダを省くことができます。

自社にないナレッジは「外部のコンサルタントを活用する」、もしくは「セミナーなどでナレッジを取得して自社部署に落として共有する」とよいでしょう。

※業務効率化のための無料セミナー情報はこちら!
https://www.e-sales.jp/seminar/

業務効率化の成功事例をご紹介!

SFA/CRMツールを活用した業務効率化の成功事例を、ご紹介します。

ひまわりネットワーク株式会社様:営業のムダや事務工数の大幅削減を実現

eセールスマネージャーRemix Cloudを導入したきっかけは、営業活動の見直しや改善を図れば図るほど管理ツールが次々と増えたため一元化し、管理工数の削減・見直しを行うためです。

以前は1つの顧客のもとに社内のグループごと別々に営業に行っていましたが、導入後、他のグループの営業状況も把握できるようになったので、別のグループとの複合提案が可能になりました。
これにより、顧客に二度、三度と営業に行く手間が省けるようになったことは大きな効果のひとつといえるでしょう。

導入後には事務工数を1月あたり60.5時間も削減できました。
その分、営業工数に多く割り当てられるようになり、全ての営業グループで年間の売上予算達成につながりました。

残業時間も削減できたので、ワークライフバランスにも貢献できたのではないでしょうか。

メイクショップ株式会社様:対応の迅速化や売上高アップを実現

eセールスマネージャーRemix Cloudの導入後、営業担当者からの業務報告がタイムライン上で確認できるので、案件に対して適切な指示が出せるようになりました。
また、気になったポイントの確認や現状のヒアリングも随時行えるため、営業担当者が抱える課題の解決がスピーディーになったと感じています。

また、導入前は部門ミーティングに1時間半も費やしていましたが、eセールスマネージャーRemix Cloudを導入してからは事前に情報が共有化されているので、現在では15分程度と大幅短縮を実現しました。

また、導入前の会議は案件情報の報告会にとどまっていましたが、現在は売上向上のための戦略や戦術を考える会議となっています。
前年度対比で売上192%増を達成した営業担当者が出るなど売上成長率が加速していることから、導入は成功したといえるでしょう。

そのほか事例も多くございますのでぜひご参考に。

※CRM/SFAを活用して業務効率化・残業削減を実現した事例はこちら
https://www.e-sales.jp/casestudy/

業務効率化で働き方改革を実現しよう

業務効率化を行うためには、まずは正しい課題把握から始め、整理と分析をします。
そして、どれが大事かを見極め、そこから先の手段を策定しましょう。

ご紹介したツールを活用するなど、工夫をすることで、よい結果を生み出すことができます。
それが、働き方改革を実現する近道となるでしょう。

営業の業務効率化に貢献が可能なSFA/CRMツール「eセールスマネージャー」の詳細はこちら!
https://www.e-sales.jp/

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