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eセールスマネージャー 営業ラボ・ブログ 今さら聞けないBIシステムとは?失敗事例に学ぶBIシステム

今さら聞けないBIシステムとは?失敗事例に学ぶBIシステム

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BIシステム(business intelligence)は業務上のデータを取り出し、データの統合や目的に沿った情報の取得が可能になるシステムです。蓄積されたデータを細かく分析し、経営計画や企業戦略を練るときに利用します。しかし、BIシステムの使い方次第では思ったように効果を発揮できないこともあります。さまざまなデータを取得できるので、とりあえず導入してみようと考える方もいるかもしれません。ここではBIシステムの失敗例から活用法までを紹介します。

BIシステムとは?

BIシステムとは簡単にいうと「情報を集め、分析するためのシステム」で、企業戦略や、業務改善に使うものです。膨大なデータの中から価値ある情報やヒントを見つけ出すのは、目視では困難といえます。BIシステムは経営や業績アップに役立つ情報を抽出し、分析するという仕組みになります。

BIシステムはデータの分析を自動で行い、見ただけで情報を理解できるグラフを作成します。そのため、専門的な知識を覚えなくても直感的に理解できるメリットがあります。BIシステムでできることはさまざまですが、代表的なものは『データの集計・抽出・分類』です。毎日集計されるデータの中から重要な情報だけを抽出することや、必要なデータの並び替えもできます。そのデータを分析し、レポートにまとめる機能も付いているので会議資料の作成にも利用可能です。

失敗事例1.良く分からないまま導入した

BIシステムがどのようなものかを把握せずに導入してしまい、失敗してしまったという事例も多くあります。さまざまなデータを収集、分析をしてくれるシステムですが、目的をしっかり立てておかなければコストばかりかかってしまい、有効活用できなくなります。

多い事例としては『BIシステムが示す数値に気をとられてしまい、効率重視になってしまう』というもので、特に営業と現場で起こりやすい失敗です。データを基盤に計画を立てるのは重要ですが、その計画が現場仕事とうまく噛み合うとは言い切れません。このような事態を避けるためには、現場と密なコミュニケーションをとり、意見をきちんと聞くことが大切です。BIシステムは導入すれば完璧に運用できるというものではありませんし、最初から上手に使いこなすのは難しいといえます。分析結果と現場の声を聞きながら、徐々に使い方を変えていきましょう。

失敗事例2.システム自体が使えないと判断される

BIシステムはすぐに活用できる情報を集めるシステムですが、なかなか必要性を感じられない一面があるのも事実です。業務に直結するタイプのツールではなく、より効果的な経営戦略や業務改善に使う分析ツールだからです。その結果、BIシステムは使えないツールとして認識されてしまい、使わなくなってしまうケースもあります。

企業で導入する際には、いきなり全部門で活用する考えは避けるようにしましょう。まずは経営企画部門などで導入し、効果が確認できてから徐々に広めていくのがよいでしょう。効率よくデータの収集ができる環境も必要です。データが蓄積されないと分析が行えません。まずはBIシステムを活用できるための土台作りから始めるようにしましょう。

最適なBIシステムを選ぶには?

自社に合ったBIシステムとはどのように選ぶべきでしょうか。まずは『誰がどのような目的でBIシステムを使うのか』を明確にしましょう。目的が曖昧なまま導入してしまうと、いずれBIシステムを使わなくなってしまいます。どの部署が使うのか、どのような情報を収集したいのか、業務のどの部分を改善したいのかをはっきりと決めておきましょう。

導入のためには現場、経営陣、システム部門で導入について話し合うことが重要です。すべての立場に必要になるデータを集められるか、どのようなデータを収集して分析するか、分析データを業務計画に活用するためにはどうすべきかを話し合ってから導入を決めるようにしましょう。

BIシステムには2種類の販売形態があります。自社で運用するオンプレミス型、ネットワークで利用するクラウド型です。どのタイプを利用するかによっても、使い方や機能が変わりますので、システム部門とはよく話し合うことが大切です。

BIシステムの上手な活用で業績アップ!

BIシステムは情報の可視化に優れているツールで、表計算ソフトよりも分かりやすいグラフを作成できます。また各業務システムと連携させる機能があれば、各部署の集計を待たずに数値を確認できます。BIシステムはマーケティングから売り上げ実績や見込みの把握、クレーム内容をテキスト化し、可視化するという使い方も可能です。

BIシステムには、収集したデータの中から特定のパターンや傾向を見つけて問題解決の手がかりを探す機能であるデータマイニングや、分析や戦略を立てるのに必要なプランニングツールもあります。どの業種でも同じですが、導入しただけではなかなか成果に繋がりにくいものです。専門的な知識を持つ人でなければ理解できない分析結果もありますので、企業全体に浸透させるためには使いこなせるかが重要です。最近は誰でも簡単に分析ができるBIシステムも登場しています。今まで知りえなかった課題要因など新たに発見できるようになり、次なる戦略をスピーディに立てられるようになります。競合他社に勝つためにはいかにリアルタイムに蓄積したデータを分析できるかが鍵となってきています。

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