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日報はツール・システムで簡単に共有可能!共有する意味やメリットまとめ

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日報_共有

日報は、紙ベースで作成して上司に提出し、最終的には書棚にファイリングするという時代もありましたが、今や日報管理アプリやシステムを活用することで簡単に情報を共有できるようになりました。

日報はしくみとして導入しているけれど、なかなか思ったように活用できていないと悩んでいる経営者や上司は、日報の情報共有方法に問題があるかもしれません。そこで、日報アプリやシステムを導入することで情報共有が簡単にできるようなることや、情報共有の意味、メリットなどについてご紹介します。

今までの日報は無意味なもの?

システムを利用しない紙ベースで運用する日報には、どんな問題点があるのでしょうか。問題点としては3つあげられます。

1つ目は日報作成時の問題です。システムで共有していない場合は、エクセルやワードなどで作成した個別のフォーマットを活用しているため、移動中などに手軽に報告することが難しく1日の業務終了後にオフィスで作成するなどの対応が取られることになります。そのため、日報作成がどうしても遅くなるという問題点があります。

2つ目は、読む側に関する問題点です。タイムリーに上がってこない日報は終業後にまとめて提出され、なかなか読む気にならないという問題点があります。すぐに対処すべき課題が書かれていたとしても、その日の業務は終了しているため、対処するのは翌日にずれこむといった問題点もあります。

3つ目は、日報データの共有がほとんどできないという問題点です。日報管理システムを活用していなければ、日報の書類はファイリングされるだけで、パソコン上で検索する対象にしたり、随時呼び出したりすることができず、情報共有して改善につなげることができないという問題点があります。

共有すれば大きな意味がある!日報管理システムを活用するメリット

日報管理システムを導入し、日報情報の共有化を進めると、どのようなメリットが得られるでしょうか。主なメリットは3つあります。

1つ目は、外出先からでも日報を提出できるようになり、素早く効率的に日報の情報を共有できるようになることがあげられます。日報管理システムの中には、入力デバイスを選ばず移動中でも簡単に日報報告できるものもあり、活動内容を訪問後即座に上司などに報告できるので、タイムリーな情報共有ができるようになります。

2つ目は、コミュニケーションが取りやすくなることです。社内SNS機能を有したシステムもあり、facebookのように報告内容などが並ぶタイムライン上で気軽にコミュニケーションをとることが可能になります。

3つ目は、視認性の向上です。紙ベースの日報では、データ蓄積と分析ができません。日報管理システムを使えば蓄積したデータでグラフも表示できますし、画面の切り替えも簡単で、日報情報を見やすい形で確認することができます。見やすさはそのまま読みやすさになり、情報共有のしやすさにもつながると考えられます。

スマホで簡単に管理可能!おすすめの共有アプリ

日報管理システムについておすすめのものを紹介します。

それは、eセールスマネージャーです。このシステムは、日報作成・報告機能、客先への経路確認、商談履歴確認など担当者自身を支援してくれる機能はもちろん、社内SNS機能を活用して上司としてもタイムリーな商談状況把握や効率的でスピーディな部下への指導や育成に活かせます。文字入力を極力排除し、選択方式での報告項目を設定できるため、スマホでも簡単に登録できます。また、日報のテンプレートは業種業態に合わせて設計できるので、最適なものを見つけすぐにでも使える点も魅力です。

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