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営業リストとは?収集方法と効果的な活用法

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営業リスト

効率的・効果的な営業活動をするために必要な営業リスト。リストの収集方法はさまざまあり、作成したリストをどのように活用するかによって営業活動を左右します。営業リストの手動管理から顧客管理ツールの導入まで、営業リストの管理・活用方法をご紹介します。

営業リストとは

営業リストは、アプローチすべき見込み客・案件の一覧表です。
項目として、社名、住所、電話番号、ホームページのURL、先方の担当者名、メールアドレスなど名刺に記載されている情報が挙げられます。
営業リストは、営業に役立つリストでなければ意味がありません。そこで、営業リストに示された情報を名刺以上にリッチなもの、有益なものにしていく必要があります。
すでに取引のある顧客であれば、名刺情報に加えて、過去の受注内容(製品、金額、納期、要望など)や再発注予定日などがあるとよいでしょう。まだ取引がなく、これから新規顧客として取り込んでいきたい見込み客であれば、いつ誰がどのようにアプローチしたのかという内容や、その結果を受けて受注の確率がどの程度なのかといった内容を入れる項目を用意しましょう。そうすることで、今後の営業に役立つリストになります。

営業リストの活用目的とは

営業リストの活用目的は、受注できる確実さの度合い(確度)を明確にして、今後の営業活動を計画的に行うことです。受注できる確度に関する判断基準が、営業担当者によってバラバラだと、今後の営業活動の見通しもバラバラになってしまいます。また、部署や企業全体で情報共有をしたとしても、不完全な情報を共有することとなり、営業の成果を得にくくなってしまいます。

受注できる確度をランク付けし、各営業担当者の判断基準を統一して、営業リストに盛り込むことが重要です。たとえば下記のようなランクと判断基準が考えられます。
Aランク:発注が内諾・注文書を提出
Bランク:見積書を提出
Cランク:商談進行中・口頭内諾
Dランク:アポイント取得・商談中
Eランク:商談の日程調整

営業活動は1回の商談で白黒がつくものではなく、とくにBtoBの場合は長期にわたる営業活動が必要になる場合があります。これまでどのような営業活動をしていたのかを正確に共有することにより、属人的ではなく、組織的に行うことが可能になります。
具体的な項目としては、アプローチした日付、その方法、提出した資料、それに対する顧客の反応や要望などが挙げられます。

営業リストの収集方法

営業リストの収集方法は、無料と有料があります。それぞれを見ていきましょう。

1. 無料で収集する方法

インターネットの検索機能を活用する

業種名などで検索をすると、該当する企業のホームページがヒットするので、一つ一つ確認してリストを作成していきます。業界団体などのホームページには、所属する企業が一覧となって記載されており、情報収集のスピードが高まります。また、特定の業界に属する企業を対象とした展示会やセミナーなどの情報を検索することで、出展社の一覧が見つけやすくなります。

求人サイトを活用する

求人サイトを活用する方法として、ハローワークインターネットサービスの活用が挙げられます。
求人情報検索を使って、求人情報から企業情報などを収集できます。その他に民間の求人サイトの活用も有効です。
ハローワークインターネットサービス 求人情報検索

法人番号公表サイトを活用する

法人番号とは、マイナンバー法に基づいて法人や団体に割り当てられる13桁の固有の番号です。国税庁の法人番号公表サイトで企業リストがダウンロードできます。
国税庁 法人番号公表サイト

自社内の名刺情報を活用する

各営業担当者が保管している名刺や、社内で共有している名刺の中に、活用されないまま放置されているものがないでしょうか。もう一度名刺情報を掘り起こして、アプローチの可能性を検討するためにリスト化します。

IPアドレスを活用する

IPアドレスとは、パソコン、スマートフォンなどの端末機器に付与されている識別番号で、インターネット上での住所のような役割を果たします。自社のホームページにアクセスしたIPアドレスを調べることで、どの企業からアクセスがあったのかがわかります。

2. 有料で収集する方法

リスト業者を活用する

企業情報を保有しているリスト業者から、企業規模、業種などで絞り込んだリストを購入する方法です。自社が求める企業像に絞り込まれたリストを一度に大量に入手することができます。
ただし、購入前にリストの内容を確認できないため、絞り込みの条件をしっかり精査しておく必要があります。さらに、購入費用や無料お試し制度の有無、情報の収集元などを事前に確認し、複数の業者を比較しましょう。

イベントを活用する

展示会やセミナーなどのイベントに参加し、企業担当者の情報収集をする方法です。名刺交換により対面での接点が発生するため、その後の営業活動の障壁が低くなるメリットがあります。

営業リストの作成、管理方法

ここからは、収集したデータを元に営業リストを作成し、管理する方法を見ていきましょう。

Excelを活用する方法

Excelを使うと、コストを抑えて手軽に顧客リストの作成、管理を始められます。
作成方法の一例として、Excelの横軸に企業情報や受注確度、受注内容を縦軸に顧客No.を順に振っていくとよいでしょう。
名刺交換などで新規の見込み客が発生したら情報を追加し、アプローチや商談を重ねて受注確度が変化するたびに情報を更新します。顧客数が多くなっても、Excelのフィルター機能で顧客の検索が可能です。
ただし、Excelの活用は、入力をする負荷とその人件費負担、誤入力のリスクが伴います。とくに、営業リストの行が1行ずれるというミスがあった場合、顧客情報に相違が生じてしまい、営業活動に支障がでる可能性が高くなります。

外注業者を活用する方法

専門の入力業者を探して外注すると、営業担当者自身のデータ入力の負荷は大きく軽減されます。オンライン上でワーカーに業務を発注できるクラウドソーシングを利用するケースもあります。
外注業者の活用は、機密情報の保持について契約を締結したとしても、情報が漏洩するリスクはゼロではありません。また、情報漏洩が発生すると顧客からの信頼を大きく損ねてしまいます。一度失った信頼を回復するのは非常に困難で、大きな営業活動のチャンスを失う可能性があるので注意が必要です。

顧客管理ツールを活用する方法

より効率的な営業を行えるのが、顧客管理ツールを活用する方法です。
顧客管理ツールとして代表的なものが、SFA(Sales Force Automation:営業支援システム)とCRM(Customer Relationship Management:顧客関係管理)の2種類です。

SFAは、顧客の属性や自社の営業活動に関連する情報を記録・管理します。選択リストを設定し、複数のリストを関連づけておくことにより「入力」ではなく「選択」という小さな負荷で営業リストの作成が可能となります。商談の履歴や案件の進捗状況、営業活動で得た情報、スケジュールなどの更新できるので、営業担当者や営業部門だけでなく、部門を超えて情報共有でき、業務の効率化につなげることが可能です。
CRMは、顧客の売上高や利益といった数値で表される定量情報のほかに、顧客の属性や自社との接触履歴といった定性情報も管理することができ、これに基づいた営業活動を可能にします。SFAは営業支援の側面から活用されますが、CRMは顧客管理の側面から活用され、CRMで管理する情報も営業リストに反映されることから、組織的な営業活動ができ、顧客との長期的な取引関係の構築が可能になります。

営業リストの作成、管理におすすめのCRM/SFA

CRM/SFAツールには、さまざまな種類があります。ここでは、営業リストの作成・管理におすすめできるCRM/SFAツールのeセールスマネージャーRemix Cloudをご紹介します。

名刺・人脈管理ができる

営業担当者が顧客と交換した名刺を、スマートフォンで撮影することで、名刺に記載された情報がテキスト化され登録されます。名刺数が多くてもスキャナの活用が可能で、オペレーターによる確認作業も行われるため文字化けの心配もありません。

さらに、名刺交換をした相手に決裁権がない場合、決済に至るまでの時間がかかってしまうことがあります。結果として、アプローチするべき時にアプローチするべき人にアプローチできず、失注してしまうといったことも考えられます。

eセールスマネージャーRemix Cloudは、決済に至るまでに押さえるべき人脈をあらかじめ指定・設定することにより、次に会うべき人が「見える化」され、その人物が決済に積極的か消極的かといった点までも把握でき、効率的かつ効果的な営業が可能となります。

新規の顧客情報を得ることができる

名刺だけに頼った営業リストはいずれ枯渇してしまう可能性が高いため、それ以外の方法で営業リストをリッチなものにしていく必要があります。無料での収集方法を前述しましたが、忙しい営業担当者がそれを行うことは限界があります。

また、各営業担当者が、個別に情報登録すると顧客情報が一元化できなかったり、登録されている顧客情報に重複があったりすると営業活動に関する正確な分析が困難になります。

eセールスマネージャーRemix Cloudは、売上・従業員・資本金規模、設立年月、メールアドレス、上場区分、法人番号などで絞り込むことが可能です。

リアルタイムに情報共有ができる

SNS(Social Networking Service:ソーシャル・ネットワーキング・サービス)には、人と人とのつながりを維持したり、関係を深めたりするさまざまな機能があります。eセールスマネージャーRemix Cloudは、SNSを社内に設置し、営業担当者を登録することで、社内SNSとして情報共有を可能にします。
営業担当者が社内SNSに営業活動に関する報告をすると、これに登録されたその上司や当該案件に関係する者のタイムラインに投稿され、共有することができます。

営業活動を行っていると得られる情報も日々更新されていきます。営業担当者がタイムラインに投稿することにより、その情報をリアルタイムで共有することができます。また、その報告内容は、営業リストに登録された顧客情報や活動履歴情報と紐づけることができ、よりリッチな情報になるのです。

結果として、上司の指示は迅速かつ的確なものとなり、指示を受けていない者も、その情報を把握することで、次にどのような行動をとるべきか判断しやすくなります。さらに、タイムラインで共有された情報も営業リスト同様に一括で検索できますので、日を改めた情報確認が可能です。

一般的な報告・連絡・相談は、それを行うタイミングを逸してしまうと「なぜあの時点で報告しなかったのか」といったストレスの源になりがちですが、社内SNSは、いつでも投稿できるので、顧客対応も迅速化され、満足度も高まり、商談成立や長期的な取引につながる可能性が高まります。

なお、CRM/SFAツールには、多種多様なものがあります。以下のページでご紹介していますので、ご覧ください。
https://www.e-sales.jp/eigyo-labo/customer-relationship-management-1983

定着率96%のCRM/SFAツール
https://www.e-sales.jp/products/remix/

事例紹介

ここでは、CRM/SFAを導入して成功した事例を紹介します。

顧客情報の一元管理で売上192%を達成/GMOメイクショップ様

オンラインショップ構築ASP事業、ECソリューション事業、WEB制作事業を展開する同社。サービス導入ショップは22,000店舗を突破しています。
案件管理を各自複数のExcelで行っていたため、それぞれの資料によりつじつまが合わないことが多々ありました。その都度営業担当者に確認をとるため、双方の時間的コストや規模の拡大、営業先の増加など限界を感じていたそうです。
CRM/SFAツールを導入することで、各案件へスムーズな対応が可能に。部門間の情報の共有により、顧客満足度も向上しました。また、情報の一元化により情報共有の場であったミーティングが、戦略や戦術を考える建設的なコミュニケーションの場に大きく変化することで売上増を実現!
今後は、営業の管理、コミュニケーション面の強化などを通じてさらなる成長を目指していきたいそうです。

紙日報の脱却によるCRM/SFA活用事例/メディキット様

常に品質の高い製品を医療現場に提供する血管カテーテル専門メーカー。40年以上の歴史があり国内ではトップシェアを誇っています。
全国10,000カ所以上の医療施設を、16の営業拠点120名あまりで営業活動を行っており、取引先の情報や引き継ぎなどが更新されない問題が発生していました。
より緻密で信頼ある営業活動の必要性を感じ、CRM/SFAツールの導入。紙媒体で提出されていた日報がデータとして蓄積されることで、改善指示や訪問先のバランス調整が行えるようになりました。また、案件情報が共有化されることで、業務の効率化が進み、時間を効率的に使うことが可能に。
今度の展望として、成功事例が可視化されることによる「成功への方程式」を確立できる環境を整えていきたいそうです。

案件の進捗状況を管理して成約率と受注額が向上/SBSロジコム様

トラックによる貨物物流から、倉庫、物流センターなどの業務を担う物流のオールラウンダー。
約1,000名が在籍する営業本部内の新規案件獲得を推進する営業開発部は、独自に作成したExcelで営業進捗管理を行っていました。入力の不便さから未入力やまとめ入力が多く、案件管理や営業活動に活かせなかったり、正確な情報共有ができなかったりと組織としてあるべき姿が実現化されていないことが大きな課題でした。
CRM/SFAツールを導入することで、携帯電話やPCから活動報告が簡単に入力できるようになり、効率的な案件管理や営業活動が図れるようになりました。また、正確な成約率が明確化され、必要な対策をとれるようなったことで、成約率が56%増!受注額も増加しました。

おわりに

効率的で効果的な営業活動を行うためには、営業リストは必要です。組織的な情報共有が可能な顧客管理のツールとしてはCRM/SFAが優れているでしょう。
eセールスマネージャーRemix Cloudは、ユーザーからの満足度がとても高いCRM/SFAツールです。とくにコストを抑えたツールの導入や、名刺管理、ワークフローにおいて優れており、選択中心の操作画面はスマホでも1~2分で作業が終了します。案件状況や営業担当者がリアルタイムで情報共有ができるため、マネージメントがより的確で迅速になりチャンスを逃しません。詳しくは下記サイトをご参照ください。
https://www.e-sales.jp/reason/

運営会社

ソフトブレーン株式会社 ロゴ

ソフトブレーンは、営業支援システムのeセールスマネージャー導入を中心に営業担当者の教育・トレーニング、スマートデバイスの導入・活用コンサルティングなどを通してこれまで7,000社以上の企業の営業課題解決をサポートしてきました。

本ブログにおいては、当社のこれまでの実績に基づき、営業の売上増や残業時間削減といったニーズに対して成果の出るノウハウをご紹介しております。
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