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データ管理にアプリを活用!おすすめアプリ3選を徹底比較!

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営業業務などの効率化にあたっては、データ管理をいかに上手く行うかが重要なポイントとなります。

パソコンでしか管理できないデータであれば外出先においてスマホでアクセスできずデータ取り出しのタイミングが限られてしまい、タイムリーに情報を引き出すことができなかったり、最新の情報をリアルタイムで書き込めなかったりといったデメリットが生じる可能性がります。そこで、おすすめのデータ管理アプリと営業支援ツールであるSFAなどとの連携についてお伝えします。

アプリ比較で欠かせない3つの視点!

データ管理のアプリにはさまざまな種類がありますので、自社に合ったアプリや業務に適したアプリを選ぶことが大切なポイントになります。適したアプリを選ぶ場合には比較を行う必要があります。その際に3つの点について比較することが重要です。

1つ目は、見た目です。見た目は画面で見た時の印象のことで、ユーザーインターフェイスがどのようになっているかを比較するということです。見やすさは使いやすさと深い関係があります。

2つ目は、操作性です。操作性は、さまざまなファイルデータを操作して整理する際の使いやすさのことです。

3つ目は、機能です。ファイルの移動やコピーなどの基本機能はどのアプリも備えていますが、基本機能以外には違いや特徴があります。その違いや特徴を比較してアプリを選ぶことが大切です。

データ管理アプリといえば!Evernote

データ管理アプリとして代表的で人気があるノートアプリEvernoteです。

ユーザーインターフェイスも使いやすく、シンプルな表示が多いため、ごちゃごちゃした印象がなく、すっきりしたイメージに仕上がっています。操作性の点でも強力な検索機能がありますので、情報を取り出しやすくなるように配慮して保存するなどの気を使わなくても気軽にノートをとる感覚で情報を追加しても問題なく操作できます。機能面では、さまざまな形式のデータファイルをノートに添付することが可能である点が特徴です。データの同期もスムースで、スマホやタブレットそしてパソコンなどどんなデバイスからでも使用できます。

フィードバックの共有も楽!Dropbox

2つ目にご紹介するデータ管理アプリは、Dropboxです。ユーザーインターフェイスに関しては、わざわざドキュメント内をフォーマットしなくても見栄えよく自動的に表示してくれるのでストレスなく使用できるでしょう。操作性については、モバイルでいつでもアクセスできるため簡単に操作できます。テキストだけではなく、容量の大きい写真や動画データにも対応したフリーワークスペースの存在も操作性を高めてくれます。機能面での特徴は共同作業がシンプルに行える機能が満載されています。フィードバックの共有も楽々できます。コメントは会話形式でドキュメントの右側に常に表示できる機能がありますので、共通のデータを見ながらアイデア出しを行う場合などに適しているアプリといえるでしょう。

圧倒的な保存容量アプリ!Google Drive

データ管理アプリとして3つ目に紹介するのは、Google Driveです。グーグル独特のカラーアイコンが使われているユーザーインターフェイスが特徴で、見やすいと感じる人が多いでしょう。無料の保存容量には限りがあるので注意が必要ですが、写真や文章、動画そして音楽などを同列でドキュメントに保存できるので、操作性は高いといえます。機能としては、他のアプリと同等の機能が使えるほか、グーグルが提供しているその他のアプリとの連携がしやすい点が強みだといえるでしょう。また、ログインに関してはグーグル検索時のログインと連動している機能も特徴です。

データを最大限活用するための方法

企業単位でのデータ管理をする上では、一定のルールを設けてドキュメントを管理することが重要になります。

どんなデバイスからでもアクセスでき、いつでもアクセスできるとなると、新規ドキュメント作成のルールやドキュメント内のデータの変更に関する決め事をして共有するグループ内で守っていくことが求められます。

また、データを単に共有化するだけでは有効に活用することはできないでしょう。共有ドライブに保存したデータをいかに顧客データと結びつけるかによって、売上や利益への影響が変わってきます。営業支援ツールであるSFAや顧客管理ツールであるCRMなどを導入した上で、そういった顧客情報とデータ管理アプリを連携させて活用することが重要です。

現場の使いやすさを重視したデータ管理

営業支援ツールであるeセールスマネージャーは、DropboxやBoxなどのデータ管理アプリとの連携が可能です。そのため、文書だけでなく画像や動画さらには提案書といったデータをDropboxなどに保存しておけば、活動履歴からそのデータを呼び出して確認することができるようになります。

また、数多くの提案書など営業活動に欠かせないデータを容量に関してほとんど気にすることなく、大量に保存して共有できる点も魅力です。データ管理の良し悪しによって営業の業務効率は大きく変わってくる可能性があります。自社の営業活動に合ったデータ管理アプリを見つけてデータを効率的に管理することをおすすめします。

CRM/SFAツールを導入される企業によくある流れ

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ソフトブレーンは、営業支援システムのeセールスマネージャー導入を中心に営業担当者の教育・トレーニング、スマートデバイスの導入・活用コンサルティングなどを通してこれまで6,700社以上の企業の営業課題解決をサポートしてきました。

本ブログにおいては、当社のこれまでの実績に基づき、営業の売上増や残業時間削減といったニーズに対して成果の出るノウハウをご紹介しております。
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