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仕事の遅れを無くすスケジュール管理

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スケジュール管理

仕事を進めていく上では、期限を守ることが重要です。
クライアントに約束した納期が守れなければ、クライアントの信頼を失い、仕事の継続が難しくなります。

また、社内の業務であっても、1人の社員の仕事の遅れが会社全体の業務の遅れにつながることもあります。そのため、仕事の遅れが発生しないように業務を進める必要があります。業務をすすめる上でのポイントはスケジュール管理を徹底することです。

ここでは、スケジュール管理のコツやテクニック、ツールなどについてご紹介します。

仕事で遅延を起こさないためのスケジュール管理方法

納期が決められている仕事が遅れてしまうと、クライアントに迷惑をかけて会社に損害を与えることになってしまう可能性があります。
また、社内の仕事であっても納期が決められているものについては、全体の進捗に悪影響を与えることになりますので、仕事の遅れが発生しないように仕事を管理することが重要です。

仕事に遅れが発生しないようにスケジュール管理を行うためにはどうしたらよいのでしょうか。

スケジュール管理の方法としては主に3つあげられます。

1つ目は、すべての予定を一括で管理することです。
顧客に関する予定と社内の予定などをそれぞれ別々に管理していると、作業負荷を正確に把握することができず、遅れが発生する原因となります。自分がやるべきことを一括してスケジュール管理することが重要です。

2つ目は、多くの予定を詰め込みすぎないことです。
自分の許容範囲を超える予定を受け入れてスケジュールを組んでしまえば必然的に遅れが発生します。許容量を意識しながらスケジュール管理をしていれば、予定が入った時点で納期や期限の調整も可能になり、遅れの発生を防止することに役立ちます。

3つ目は、作業量の山崩しを行うことです。
許容量を意識していても納期や期限の調整が上手くいかずに予定が重なることもありえます。そういった場合は、期限のかなり前から作業量がピークになりそうなタイミングを把握し、期限の前の余裕がある時期に一部の仕事をシフトしてピークである作業の山を崩すことが大切です。スケジュール管理ができていれば、山崩しを早めに行うことができ、作業遅れの回避に役立つはずです。

スケジュール管理のコツ

スケジュール管理をまだ手帳で行っている人もいるかと思います。
昨今ではアナログでのスケジュール管理は抜け漏れも発生し、他のメンバーへ共有することも難しいためデメリットも多いとされています。
ですがここではあえて活用されている方のために手帳で実施するスケジュール管理のコツをご紹介します。これらコツは、ITを使った管理方法でのコツと同様と言えますのご参考にしてください。

スケジュール管理を上手に使うコツは5つあります。

1つ目は、手帳の選び方です。
スケジュール帳のメリットは予定を視覚化することですが、見開きが1カ月のものは細かくなりすぎて視覚化の効果が十分得られない可能性があります。1日単位のものでは、いちいちページをめくるのが大変です。おすすめは、見開きが週間単位の手帳を選ぶことです。

2つ目は、スケジュールを記入する際に移動時間も含めることです。
移動時間もしっかり予定に入れることで仕事の遅れの発生を防げます。

3つ目は、自分のタスクも入れることです。
スケジュール帳には会議やクライアントのアポなどしか記入しない人も多いです。しかし、その状態では自分だけのデスクワークなどのタスクがあった場合でも他の予定を入れてしまう可能性があり、仕事の遅れにつながります。

4つ目は、午前と午後を意識することです。
一般的には集中して作業したり、企画したりするのに向いているのは脳が疲れていない午前中だといわれています。そういったことを意識して予定を組むことが大切です。スケジュール帳を見て午前と午後を意識して予定を書き込むとよいでしょう。

5つ目は、年間スケジュールを見渡せるページを活かすことです。
年間スケジュールの把握は長期的な視野で考える場合に役立ちます。

できるビジネスマンのスケジュール管理テクニック

スケジュール管理を上手く行うためには、仕事ができる人のスケジュール管理術に学ぶことも大切です。

是非実施いただきたいおすすめのスケジュール管理テクニックは3つあります。

1つ目は、タスクの洗い出し方法です。
スケジュール管理をする場合、すでに入っている予定で仕事を組み立てるのが一般的ですが、仕事ができる人は過去の経験や現在の業務状況から未来を予想して、まだ入っていない仕事のためのスケジュールを確保しているケースがあります。将来の時間を確保しておくことで、いざその予定が入った場合でも慌てることなく対処できます。

2つ目は、難しそうなタスクは早めに着手することです。
難しそうなタスクは、作業工数の見積りを謝ることもあります。そのため後に回していると期限に間に合わないというケースもよくあります。
早めに取り掛かることでそのタスクを完了させるために必要な作業時間が想定できるようになり、必要に応じて上長に相談し無理のないスケジュールを組めるようになるでしょう。

3つ目は、前日に翌日の作業組み立てを済ませておくことです。
朝出社して「さあ、今日は何をやるんだっけ?」と仕事を始めるよりは、翌日の作業を前日に確認しておくことで、出社直後から効率的に作業を進められるようになるはずです。

仕事が上手くいくかどうかはスケジュール管理次第!

これらのコツやポイントを社員1人1人が個別に努力してマスターし、スケジュール管理のレベルを上げることが会社全体の作業効率を上げて結果的に仕事の遅れの減少につながるでしょう。

しかし、個々の社員の努力だけでは会社全体のレベルの底上げをすることが難しいケースもあります。
また管理職になるとメンバーのスケジュールも把握して適宜サポートが必要になるかと思います。
そんな場合は、スケジュール管理機能を持つITツールを活用してメンバーのスケジュールを見える化することで底上げを図ることも有効です。

CRM/SFAツールを導入される企業によくある流れ

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