営業部門におくる残業削減「3つの処方箋」

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残業削減

「残業させるな!と上から言われるのだけれど、どうしたら減らせるのだろう?」・・・と困っている営業管理職の方。現場にも残業をしないように伝えても、一向に残業が減るようにも見えません。しかし、このままで良いわけはありません。

今後、日本では少子高齢化にともなう労働力人口の減少=人材難の時代が訪れようとしています。すでに“売り手市場”化しつつある求人市場ですが、その中でも「働き方」に注目している人が増えているといわれています。残業が多い労働環境は採用強化や人材確保にも影響を及ぼすと考えられることから、企業は「ワーク・ライフ・バランスの実現」や「ワークスタイル変革」に向けた取り組みを進めています。また、人材難が想定される中で企業が成果を上げる解は、「残業を増やすこと」ではなく、「業務効率を上げる」ことで、より少ない人数でも高いパフォーマンスを上げる仕組みを作ることです。

このように企業の様々な課題とも関係が深い「残業削減」ですが、営業部門にとって残業を減らすことはそう簡単なことではありません。そこで今回は、残業削減に効く“処方箋”をご紹介します。

本コラムの目次

1章 残業削減できない営業部門の“負の循環”

残業が“慢性化”した会社にありがちな働き方

  • 「なぜ、残業が減らない?」
  • 「日中、外出が多いから、残業しないと仕事が終わらない・・・」
  • 「細かい打ち合わせが多いから、残業が増えがち・・・」

ある営業マンの1日

多忙な営業部門。残業がなかなか減らない理由を考えるため、その業務の内訳を見てみましょう。まず、その主な業務は、自社商品・サービスの商談など、社外での営業活動。社内での業務には、訪問時に使用する資料作成、上司への報告、会議への参加、会議資料の作成などが挙げられます。また、営業職のメンバーが参加する会議は日中外出していることが多いため、就業時間後に会議が組まれている場合もあるようです。右図は、ある営業マンの1日です。定時は9時~18時ながら、退社は20時。就業後の時間を使って、関係各部署と打ち合わせをする必要があるように見けられます。

「日中は営業活動に充てているのだから、残業になってしまうのはやむを得ない・・・」と、就業時間内に仕事を終わらせようという動きが社内からなくなり、ある意味残業が“慢性化”した状態ともいえます。

残業削減できない理由とは?

残業削減を行うにあたり、まず重要なのは、

  1. 無駄な作業をなくす
  2. 作業の効率を上げる

この2つが考えられます。

ではまず、「無駄な作業」とは何でしょうか?
無駄=そのもの自体が不要という印象がありますが、二度三度繰り返す同じような行動を一度で済ませることでも、十分無駄な作業をなくすことにつながります。

例えば営業報告について何回報告をしているか考えてみましょう。
1社の営業活動報告を何度も行っているということはないでしょうか?
伝える相手・フォーマット・ツールが異なると、同じような内容を共有しているのに無駄な作業が発生していると気付かず、残業につながってしまっていることがあります。

下図では、情報が共有できないために無駄が発生して“負のサイクル”に陥ってしまっている状況を表しています。すべての情報がバラバラに管理されているため、提案機会も損失し訪問数不足に。さらに、情報共有をメールベースなどで行っているため、時間も手間もかかり、マネジメントも後手に回っていることが分かります。

情報が共有できないために無駄が発生

このような状況に陥らないためにも、次章では作業の効率化につながる方法について考えてみましょう。

2章 残業をなくし“正の循環”を作るための3つの“処方箋”

バラバラの情報を1つに整理するための3つのポイント

作業の効率を上げるためにすべきこと。・・・ここではいよいよ、残業を減らすための効果的な“処方箋”について考えていきたいと思います。まず、そのために実践したいのは、下記の3つのポイント。

  1. 「同じ内容なのに、何度も入力している」というような、無駄な作業を1つにまとめること
  2. どのデバイスでも、活動報告の入力できる環境を作ること
  3. 場所を選ばず、スキマ時間に簡単に入力できる仕組みを持つこと

このような条件を表したのが下図です。この図では、営業マンが「1回、活動報告入力する」だけで、すべての情報が異なるフォーマットでも閲覧できるようになる仕組みを表しています。つまり、前章でバラバラだった情報を、1つに整理したイメージです。

バラバラだった情報を、1つに整理

こうした仕組みを持つことで、

  • 報告、質問、相談など
  • スケジュール(予定)
  • 業務比率分析(日報)
  • 案件管理
  • 案件情報
  • 受注予実管理
  • マネジメント用データ

・・・などの報告や書類作成にかかる無駄な作業を削減できますので、業務の効率化につながることがお分かりでしょう。

しかも入力は、出先や移動中にスマートフォンやタブレット端末を使って行うこともできます。こうしたスキマ時間を活用することも、効率化を考える上で重要なポイントと考えられます。こうした、一つひとつの効率化の積み重ねが、残業削減につながっていきます。

情報が“つながる”とPDCAが回り始める!

1章の図では、異なるフォーマットに入力する無駄、情報が一元的に管理できないことによる無駄などを表していました。こうした情報が1つにまとまると何が起きるのでしょうか?

下記は情報の入力が「1度で完結」し、いつでも・誰でも・どこからでも、最新情報が閲覧できる状態となった営業部門のイメージ図です。

情報の入力が「1度で完結」し、いつでも・誰でも・どこからでも、最新情報が閲覧できる状態

この図を見ると、情報を1つに集約することで、単純な報告作業の時間短縮だけでなくPDCAがうまく回り始めるということが分かります。つまり、訪問数増加→情報共有強化→情報共有強化→マネジメント強化と良い循環ができます。こうした改善につながるサイクルを持つことで、業務効率化はさらに促進できることでしょう。

3章 残業削減に成功したベネフィット・ワン社の場合

スキマ時間にスマホで簡単に情報共有

ベネフィット・ワン社では、2章で紹介したような、「スマートフォンを活用」「場所を選ばずスキマ時間に報告」「1度の入力で、必要な報告は完了」できるという環境を整備したことで業務効率化に成功。残業削減に成功しただけでなく、商談も増加するという結果まで得ています。

「スマートフォンを活用」「場所を選ばずスキマ時間に報告」「1度の入力で、必要な報告は完了」

その中でも、効率化に貢献したとして特筆すべきが社内SNS機能です。特に、SNSに慣れ親しんでいる若手営業マンにとって、報告や相談がしやすい環境が整備されたことで、コミュニケーションの活発化に成功。業務効率化を促進するとともに、若手営業マンの営業成績向上にも大きく貢献しました。

社内SNS機能

まとめ

●残業削減で重要なのは、

  1. 無駄な作業をなくす
  2. 作業の効率を上げる

●無駄な作業をなくし業務効率化を促進するためには、下記の3つのポイントに注目。

  1. 「同じ内容なのに、何度も入力している」というような、無駄な作業を1つにまとめること
  2. どのデバイスでも、活動報告の入力できる環境を作ること
  3. 場所を選ばず、スキマ時間に簡単に入力できる仕組みを持つこと

●バラバラになっていた情報を1つにまとめることでPDCAが回り始め、残業削減に効果的なサイクルが生まれる

株式会社ベネフィット・ワン

https://bs.benefit-one.co.jp/BE-ONE/
総合福利厚生サービス、インセンティブサービス、BTM、CRM、旅行イベントサービスなど、様々な企業のニーズに対応しサービス展開。企業価値や従業員のモチベーション向上を支援している。

【参考動画】ベネフィット・ワン社事例の詳細は下記を参照(Youtubeが開きます)
https://youtu.be/t4Cd7_T8Tw8

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