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営業部門におくる「残業削減」

営業部門におくる残業削減のための取り組みと事例

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働き方改革の一つとして、企業の様々な課題とも関係が深い「残業削減」ですが、営業部門は売上を上げ続ける必要があり、残業を削減することは簡単なことではありません。「売上拡大」と「残業削減」を両立し、生産性向上をなくして、営業部門の残業削減は成し得ないからです。そこで今回は、実際に営業部門で残業削減に成功した企業の事例を元に、具体的に取り組むべきことや手法をご紹介します。

【営業部門の残業削減を実現した事例】
・営業プロセスの見える化で、残業削減しならがら売上2倍・営業利益5倍
・顧客情報の共有で引継ぎ問題解消、営業活動の効率化に繋がり、ワークライフバランスの最適化

次項では、残業が慢性化した企業にありがちな働き方の例をご紹介します。

1章 残業削減できない営業部門の“負の循環”

残業が“慢性化”した会社にありがちな働き方

  • 「日中、外出が多いから、残業しないと仕事が終わらない・・・」
  • 「細かい打ち合わせが多いから、残業が増えがち・・・」

ある営業マンの1日ある営業マンの1日

多忙な営業部門。残業がなかなか減らない理由を考えるため、その業務の内訳を見てみましょう。

まず、その主な業務は、自社商品・サービスの商談など、社外での営業活動。社内での業務には、訪問時に使用する資料作成、上司への報告、会議への参加、会議資料の作成などが挙げられます。また、営業職のメンバーが参加する会議は日中外出していることが多いため、就業時間後に会議が組まれている場合もあるようです。図は、ある営業マンの1日です。定時は9時~18時ながら、退社は20時。就業後の時間を使って、関係各部署と打ち合わせをする必要があるように見受けられます。

「日中は営業活動に充てているのだから、残業になってしまうのはやむを得ない・・・」と、就業時間内に仕事を終わらせようという動きが社内からなくなり、ある意味残業が“慢性化”した状態ともいえます。

残業削減できない理由とは?

残業削減を行うにあたり、まず重要なのは、

  1. 無駄な作業をなくす
  2. 作業の効率を上げる

この2つが考えられます。

ではまず、「無駄な作業」とは何でしょうか?
無駄というとその作業自体が不要という印象がありますが、二度三度繰り返す同じような行動を一度で済ませることでも、十分無駄な作業をなくすことにつながります。

例えば営業報告について何回報告をしているか考えてみましょう。
同じような営業活動報告を何度も行っているということはないでしょうか?
伝える相手・フォーマット・ツールが異なると、同じような内容を共有しているのに無駄な作業が発生していると気付かず、残業につながってしまっていることがあります。

情報が共有できないために無駄が発生

このような状況に陥らないためにも、次章では作業の効率化につながる方法について考えてみましょう。

2章 残業削減の為に必要なこと

まず営業部門の残業削減で考えなくてはいけないこととして、単順に労働時間を削減するだけでなく、売上向上しながら進める必要があり、社員一人あたりの生産性を高めることが求められます。その生産性を高める要素は、次の三点に集約されます。

  1. 業務の効率化
    営業活動の中で顧客接触以外の事務作業で無駄が生じているケースも多く、それらを改善する必要があります。例えば、帰社しないと営業報告が完了出来ないケースや、報告用のEXCELが複数存在し、入力作業や会議資料の作成に時間を要するケースなどが、それにあたります。
  2. ボトルネックの可視化と改善
    営業のリード取得から受注に至るまでのプロセスで、どこに課題があるのかを明確に把握出来ていないシーンがあります。その場合どこに課題があるのかが不明確になり、適正に改善に向けた活動が出来ていないと考えられる為、この課題を適正に把握し、それに向けた施策を行うことが必要となります。
  3. コア業務への集中
    営業現場の実態として、会議や資料作成、移動時間に工数が割かれてしまい、コア業務である顧客接点を埋められないケースも少なくありません。やらないことを決めて、やることに注力できる環境をつくること、そしてやるべき報告/資料作成などをいかに効率的に行えるかが重要となります。

3章 残業をなくし“正の循環”を作るための3つの方法

バラバラの情報を1つに整理するための3つのポイント

作業の効率を上げるためにすべきこと。・・・ここではいよいよ、残業を減らすための効果的な方法について考えていきたいと思います。まず、そのために実践したいのは、下記の3つのポイント。

  1. 「同じ内容なのに、何度も入力している」というような、無駄な作業を1つにまとめること
  2. どのデバイスでも、活動報告の入力できる環境を作ること
  3. 場所を選ばず、スキマ時間に簡単に入力できる仕組みを持つこと

このような条件を表したのが下図です。この図では、営業マンが「1回、活動報告入力する」だけで、すべての情報が異なるフォーマットでも閲覧できるようになる仕組みを表しています。つまり、前章でバラバラだった情報を、1つに整理したイメージです。

バラバラだった情報を、1つに整理バラバラだった情報を、1つに整理

こうした仕組みを持つことで、

  • 報告、質問、相談など
  • スケジュール(予定)
  • 業務比率分析(日報)
  • 案件管理
  • 案件情報
  • 受注予実管理
  • マネジメント用データ

・・・などの報告や書類作成にかかる無駄な作業を削減できますので、業務の効率化につながることがお分かりでしょう。

しかも入力は、出先や移動中にスマートフォンやタブレット端末を使って行うこともできます。こうしたスキマ時間を活用することも、効率化を考える上で重要なポイントと考えられます。こうした、一つひとつの効率化の積み重ねが、残業削減につながっていきます。

情報が“つながる”とPDCAが回り始める!

1章の図では、異なるフォーマットに入力する無駄、情報が一元的に管理できないことによる無駄などを表していました。こうした情報が1つにまとまると何が起きるのでしょうか?

下記は情報の入力が「1度で完結」し、いつでも・誰でも・どこからでも、最新情報が閲覧できる状態となった営業部門のイメージ図です。

情報の入力が「1度で完結」し、いつでも・誰でも・どこからでも、最新情報が閲覧できる状態

この図を見ると、情報を1つに集約することで、単純な報告作業の時間短縮だけでなくPDCAがうまく回り始めるということが分かります。つまり、訪問数増加→マネジメント強化→提案機会創出→マネジメント強化と良い循環ができます。こうした改善につながるサイクルを持つことで、業務効率化はさらに促進できることでしょう。

4章 残業削減の為の具体的な取り組み

冒頭でも述べたように、営業部門の残業削減には労働時間を削減しながら、売上を向上させる”生産性向上”が不可欠です。生産性を向上させる三大要素としてあげた「業務効率化」「ボトルネックの可視化と改善」「コア業務へ集中」ができる環境をつくるには、CRM/SFA(営業支援システム)の導入がオススメです。

生産性を向上させる三大要素が詰まった「eセールスマネージャーRemix Cloud」

株式会社ESP総研が、国内のCRM/SFA市場で代表的な5社の利用ユーザーに対して行った、ユーザー満足度調査で主要5項目でNo.1を獲得した「eセールスマネージャーRemix Cloud」なら、営業シーンの生産性向上に必要な三大要素を押さえた機能が詰まっています。帰社しないと報告できなかったり、似たような内容をメールやEXCELなどで何度も報告が必要で、業務効率が進まない企業や、営業プロセスや、予実状況が見えず具体的な指示出しが出来ていないとお困りの企業からのお引き合いも多く、残業削減・生産性向上にご活用いただいています。

残業削減に効果的なシングルインプットマルチアウトプット

eセールスマネージャーが残業削減に効果的な特長として「シングルインプットマルチアウトプット」があります。営業活動に必要な日報、会議資料、スケジュールなどの情報の全てが連携されているので、一度の活動報告をあげるだけで、リアルタイムに各資料や、ツールに情報が反映されます。似たような報告を何度もあげる必要がなく、作業時間を短縮し、コア業務に集中することができます。マネージャーも、営業担当から提出された資料を、案管理表、日報、会議資料、名刺情報など、それぞれ一つずつ開いて確認する必要がなくなり、関連情報にワンクリックで閲覧までが可能になります。それにより、迅速かつ的確に指示出しまでを行うことができるようになります。
営業活動に必要な情報が連携され、一元管理できることによって、キーマン情報や、クレーム情報、今までのコミュニケーション履歴など簡単に把握ができるので、情報武装が簡単になります。またシームレスに連携されることによって、外出先からスマホで営業活動の報告を入れるだけで、上長や関連部門への報告・共有のスピードが格段に上がり、組織全体で顧客接点の質を向上させることができるので、売上向上に向けた角度を高めて行くことができるようになります。

5章 残業削減に成功したベネフィット・ワン社の場合

スキマ時間にスマホで簡単に情報共有

ベネフィット・ワン社では、2章で紹介したような、「スマートフォンを活用」「場所を選ばずスキマ時間に報告」「1度の入力で、必要な報告は完了」できるという環境を整備したことで業務効率化に成功。残業削減に成功しただけでなく、商談も増加するという結果まで得ています。

「スマートフォンを活用」「場所を選ばずスキマ時間に報告」「1度の入力で、必要な報告は完了」「スマートフォンを活用」「場所を選ばずスキマ時間に報告」「1度の入力で、必要な報告は完了」

その中でも、効率化に貢献したとして特筆すべきが社内SNS機能です。特に、SNSに慣れ親しんでいる若手営業マンにとって、報告や相談がしやすい環境が整備されたことで、コミュニケーションの活発化に成功。業務効率化を促進するとともに、若手営業マンの営業成績向上にも大きく貢献しました。

社内SNS機能

おわりに

営業部門における残業削減には単純な労働時間の削減だけでなく、売上を向上させる生産性の向上が不可欠です。
そのためには、生産性向上の三大要素である以下のポイントを押さえておくと、改善効果が期待できます。

  • 【生産性向上の最大要素】
  • 「業務の効率化」
  • 「ボトルネックの可視化と改善」
  • 「コア業への集中」

これらを効果的に取り組むためには、無駄な作業を省くことで情報を一元管理し、”シングルインプットマルチアウトプット”が可能な環境に近づけることが重要です。バラバラ担っていた情報を1つにまとめることでPDCAが回り始め、売上を高めながら残業が削減できる状況を作り出すことが出来るようになるでしょう。

株式会社ベネフィット・ワン

https://bs.benefit-one.co.jp/BE-ONE/
総合福利厚生サービス、インセンティブサービス、BTM、CRM、旅行イベントサービスなど、様々な企業のニーズに対応しサービス展開。企業価値や従業員のモチベーション向上を支援している。

【参考動画】ベネフィット・ワン社事例の詳細は下記を参照(Youtubeが開きます)
https://youtu.be/t4Cd7_T8Tw8

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