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ITの活用で働き方改革をスムーズに!テレワークに最適なツールとお役立ち情報も紹介

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ITの活用は、働き方改革の中でも注目されている「テレワーク」に欠かせません。
働き方改革が実現すれば、社員にとっても働きやすい環境を整えることができるでしょう。

もちろん、仕事の進め方や勤怠管理をはじめとした就業規則を明確にしなければなりませんが、ITの活用が定着しテレワークがしっかりと機能すれば、企業にも大きなメリットがあります。

本記事では、IT活用が働き方改革にどのような影響を与えるのか、ITツールのシーン別の活用方法や、IT活用のために役立つ情報も交えながら紹介します。

IT活用で働き方改革のリスク軽減

自社が働き方改革を導入することにより、他社との打ち合わせや応対時間がずれてしまう可能性があります。

そこで注目したいのがITの活用です。

WEB会議システムやコミュニケーションツールを導入すれば、取引先との時間のずれから生じるリスクを軽減できるでしょう。
もちろん、ツールの導入を事前に取引先へ伝え、調整を行う必要がありますが、ITの活用で業務の効率化や顧客情報の管理を自動化できれば、業務環境の改善にもつながります。

働き方改革でITを活用するメリットとデメリット

働き方改革の目的は、個々に合った効率的な働き方をすることで、ワークライフバランスを整え、生産性を向上させることです。
効率的な働き方の実現のため、ITツールの活用で社員の業務量を減らしたり、情報管理をITツールに一元化するといったことが進んでいます。

ここでは、働き方改革でITを活用するメリットとデメリットを見ていきましょう。

メリット

1:テレワークの体制が整う

ITを活用すれば、今後導入が進むと予測されるテレワークへスムーズに移行できます。
ITの活用とは、データ管理やコミュニケーション手段をデジタル化するということです。

デジタル化されたワークフローは、ネットワークに接続していることが当たり前となり、インターネットさえあれば外出中でも必要な資料の確認ができるという状況を作り出します。 

これは、働く場所を問わない業務スタイルの基盤が構築されるということで、いつでもテレワークを導入できる体制が整うということなのです。

2:人の移動が最小限になる

インターネットさえあれば、業務に必要なデータへアクセスでき、メンバーとコミュニケーションもとれるという環境は、人の移動を減らすということにつながります。
人が移動しなくても業務が成り立つ環境作りは、今後のビジネスにおいて重要な基盤となるでしょう。

このような働き方へシフトできれば、渦中にある新型コロナ(2020年4月時点)などの感染症で移動が制限される中でも、企業活動を止める必要がなくなるということなのです。

3:情報が一元化される

ITを活用してデータを共有することで、情報の一元化も実現できます。
例えばテレワークを導入するという段階で、オフィスにいなければ得られない情報があった場合、各自が遠隔地から行う業務はたびたび止まってしまうでしょう。

しかし、CRMやSFAといったITツールを導入していれば情報は一元化されていますので、どこにいても顧客情報や営業進捗を共有できます。

デメリット

1:勤怠管理が難しくなる可能性

一方、データやコミュニケーションをすべてデジタル化したからといって、一気にテレワークを導入すると勤怠管理などが難しくなる可能性もあります。
基本的には「オフィスにいる」ということが「出勤している」という証拠であったこれまでの働き方は、管理者の目で勤怠を判断できました。

しかしネットワーク越しの勤務では、勤怠管理のプロセスもITツールに含む、あるいは従業員を完全に信頼するという前提がなければ、全体を管理することは困難です。

2:社員全員にITリテラシーが求められる

働き方改革でITを活用するためには、最低限のITリテラシーが求められます。

基本的にはPCでデータへアクセスし、業務内容や進捗を共有するため、いくつかのITツールを使いこなさなければなりません。
PCの扱いにすら慣れていないという従業員には、仕事に着手するまでのプロセスが困難であるという状況を招きます。
また、インターネットを通じてデータへアクセスする際のIDやパスワードの管理についても、個々のセキュリティ意識に依存する部分が大きくなりますので、ITリテラシーに対する教育が必要になります。

3:環境構築が必須

ITを活用するのに欠かせないのが、インターネットやPC・モバイルデバイスといった環境構築です。

例えばテレワークでは、従業員の自宅にインターネットがなければその働き方は実現しません。
企業としては、従業員一人ひとりに対して最低限の仕事環境を与えなければならないという手間とコストがかかります。

利用シーンに合わせたITツールの紹介

働き方改革の中でも、主に働く場所に選択肢を持たせる場合、会議からデータ管理に至るまで利用用途に合わせたITツールの導入が必要です。

ここでは、利用シーンに合わせたITツールを紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

WEB会議のためのITツール

各メンバーが遠隔地で仕事をしている環境で、会議を行うときに必要なのがWEB会議システムです。

Zoom

Zoomは、無料で最大100人の同時接続ができるWEB会議システムです。

iOSやAndroidのモバイルアプリにも対応しているため、PCがなくてもスマートフォンやタブレットさえあれば会議に参加できます。
画面共有機能やホワイトボード機能など、会議に必要なツールもZoom上で利用できますので、資料説明や図を書きながら解説をしたい場合にもおすすめです。

会議の開催や参加方法なども簡単なため、PC操作が苦手な人でも比較的簡単に利用できるでしょう。

Skype

Skypeは、無料で最大50人まで同時接続ができるビデオチャットシステムです。

PCはもちろん、iOSやAndroidなどに対応していますので、PCでもタブレットでもWEB会議に参加できます。
また、手軽にメッセージも送れますので、チャットでのコミュニケーションツールとしても便利に使えます。
長時間の通話や画面共有しながらのビデオチャットでは、たまに通信が重くなったり途切れたりするという口コミもありますが、短時間の簡単な打ち合わせなど、品質にこだわらない場合などにはおすすめです。

WEB会議システムについては、以下の記事でも詳しく紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

報告・連絡・相談のためのITツール

報告・連絡・相談など、簡単なコミュニケーションに使えるのが、テキストベースのチャットシステムです。

Chatwork

ChatWork

「Chatwork」は、ビジネスに特化したチャットシステムです。

メールでやり取りをするよりも、リアルタイムなコミュニケーションができます。
チャットシステムの中でタスク管理やファイルのやり取りもでき、業務を効率化できるツールの1つです。

iOSやAndroidのアプリにも対応していますので、スマホ1つで業務に関する連絡を取ることが可能です。

Slack

Slack

「Slack」もまた、ビジネスに特化したチャットサービスです。

ワークスペースという単位で大きな枠を儲け、その中に複数のチャンネルを設定して利用します。
例えば、1つのプロジェクトのワークスペースを作成し、その中でチームごとのチャンネルを持つことが可能だということです。
もちろん、ファイルの共有も手軽にできますし、複数のメンバーが発言する中でも、特定の会話をスレッド化してやり取りできます。

ビジネスチャットツールについては以下の記事でも詳しく紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

ファイル共有のためのITツール

ファイル共有をするならば、クラウドストレージが便利です。

PCやスマホと同期することで、デバイスとインターネットさえあればデータにアクセスできますし、ファイルを簡単に共有することが可能です。

Dropbox

「Dropbox」は、ビジネスでもプライベートでも利用者の多いクラウドストレージの1つです。

チャットサービスやタスク管理ツールなど、連携できるサービスも多く存在します。
PCとモバイル機器にDropboxをインストールしておけば、例えばiPhoneとWindows間でのデータのやり取りも楽になりますし、チームでの効率的なデータ共有にも使えます。

Google Drive

「GoogleDrive」は、Googleが提供するクラウドストレージで、Googleのサービス全般と共有できます。

Googleドキュメントやスプレッドシートなども保存でき、複数人でファイルを共有することで同時編集も可能です。
GoogleDriveもまた、多くのクラウドサービスと連携できますので、ITを活用する際には有効に利用しましょう。

ファイル共有などのデータ管理については、以下の記事でも詳しく紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

情報一元化のためのITツール

仕事における情報の一元化は、データファイルを1つのクラウドストレージで管理することや、連絡ツールを統一するという方法だけではありません。
顧客管理や営業支援システムといったサービスを利用すれば、顧客情報や商談管理も行えます。

いわゆるCRMやSFAが、その代表的なサービスです。

Sales Cloud

Salesforce

「Sales Cloud」は、セールスフォースが提供する営業管理システムです。

世界でもユーザー数の多いSales Cloudは、顧客管理はもちろん、そこに紐づく商談情報や売り上げ管理までを1つのサービスで一元化できます。
有料サービスではありますが、細かなカスタマイズも可能ですし、サポートも非常に丁寧です。

商談事、あるいは顧客別にチャット形式でのコメントも入れられるため、リアルタイムの情報をPCやスマホだけで更新・確認できます。

Hub Spot

Hubspot(ハブスポット)

「Hub Spot」は、大企業からスタートアップ企業まで、企業規模を問わず世界中で利用されているSFAです。

マーケティング支援やセールス支援、カスタマーサービス業務支援などに分かれていますが、その中でも企業情報管理を行う「Hub Spot CRM」は完全無料で利用できます。
コンタクトや顧客情報の一元管理を無料で使いたい場合におすすめのSFAです。

以下の記事では、その他代表的なSAFやCRMを紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

ITを活用したテレワークにはコストもかかる

企業にとって、IT導入にはコストがかかるというのも事実です。
特にテレワークを導入するにあたっては、普段の業務ではオフィスで共有できる機器でも、社員1人ひとりに用意しなければならないのです。

ここでは、業務を行う上で支給・実施すべき基本的な環境を見ていきましょう。

PCの支給

ITツールを利用した業務には、どうしてもPCが必要不可欠です。

テレワークを導入する場合には、もちろん個人で所有しているPCを使うという手段もありますが、セキュリティ面を考慮すると企業として従業員で専用のPCを支給する必要があるでしょう。

セキュリティ対策

支給したPCにはセキュリティ対策を施しておく必要があります。

例えば、あらたにノートPCを購入して従業員に支給する場合には、セキュリティソフトの購入をしなければなりません。
また、データや情報を管理するクラウドサービスには、IDやパスワードといったアカウントの安全な管理方法の検討が必要です。

通信環境の整備

テレワークによる自宅での業務を推奨する場合には、インターネット回線が必要ですので、従業員の自宅のネットワーク環境についてもコストを見込んでおく必要があります。

また、在宅勤務以外でも、モバイルワークも想定する場合には、モバイルルーターなどの通信機器を支給するなど、通信環境全般の整備を考慮しましょう。

ITリテラシーの教育コスト

IT活用をするならば、最低限のITリテラシーが必要です。

それは個人が意識するべきID/パスワードの管理方法であったり、PCやデータを記録している機器の扱いであったりと、ITを活用する上での基本的な知識となります。

IT活用のためのお役立ち情報

ITを活用する際には、環境整備や教育といった初期コストがかかりますが、それらを支援するサービスもありますので、上手く活用しましょう。

セミナーを活用する

東京テレワーク推進センター

「東京テレワーク推進センター」では、コミュニケーション・マネジメント・セキュリティに関するテレワークツールを比較体験できるセミナーを都内各地で開催しています。

その他、一般企業によるテレワークセミナーでも、テレワークを導入するためのセミナーが開かれていますので、貴社に合ったセミナーを探してみましょう。

参考元:https://tokyo-telework.jp/seminar

助成金を活用する

厚生労働省

テレワークを導入するためのIT活用では、取り組みに応じて助成金を活用できます。

これから貴社がテレワークのために通信機器の導入などが見込まれる場合には、厚生労働省が提示する対象に当てはまるか否かをチェックしましょう。

”支給対象となる取り組み

○テレワーク用通信機器の導入・運用(※)
○保守サポートの導入
○クラウドサービスの導入
○就業規則・労使協定等の作成・変更
○労務管理担当者や労働者に対する研修、周知・啓発
○外部専門家(社会保険労務士など)によるコンサルティング

引用元:厚生労働省

その他、対象となる事業や目標設定についても要件を確認してみてください。

IT活用はこれからの働き方に必要不可欠

ITの活用は、推進される働き方改革には必要な手段です。

また、新型コロナの影響(2020年4月時点)によって浸透しつつあるテレワークは、ITサービスの活用がなくては成り立ちません。
働く場所や働き方が大きく変化しようとしている今、企業としても個人としてもIT活用は必要不可欠なものだと言えます。

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