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デジタルトランスフォーメーション(DX)はなぜ必要?アフターコロナ・Withコロナという時代とDXへの取り組み方

デジタルトランスフォーメーション(DX)はなぜ必要?アフターコロナ・Withコロナという時代とDXへの取り組み方

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新型コロナは企業活動へも大きな影響を与えました。
コロナ禍で業務を継続させるポイントとなったのはデジタルトランスフォーメーション(DX)への対応です。
それは社会的な経済活動はもちろん、企業内の業務フローにも課題を残しました。

このような情勢の中「今後、どのようにDXへ取り組めばよいのだろう」と不安に思う担当者もいるのではないでしょうか。

そこで本記事では、DXの必要性やDX導入が失敗する原因にも触れながら、アフターコロナ・Withコロナに対応するためのDXへの取り組み方について紹介します。

デジタルトランスフォーメーション(DX)の意味とは

デジタルトランスフォーメーション(DX)とは、「ITの浸透が、人々の生活をあらゆる面でより良い方向に変化させる」という概念のことを指します。
これは、2004年にエリック・ストルターマン教授(スウェーデンのウメオ大学)が提唱したものです。

また、経済産業省の「DX 推進ガイドライン」においては、以下のように定義されています。

「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジ タル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのも のや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること。」

デジタルトランスフォーメーションを推進するための ガイドライン (DX 推進ガイドライン) Ver. 1.0

要するにアナログとデジタルを融合し、自動化や生産性向上などをとおして、労力を削減しつつ成果を上げやすくする活動のことだといえます。そして今はMAやCRM、SFAといった優れたITツールがあり、うまく活用できれば想像もしなかった生産性の向上やイノベーションをおこせるというわけです。

DXについては、以下の記事でも詳しく紹介していますのでぜひ参考にしてください。

アフターコロナ・Withコロナ時代におけるデジタルトランスフォーメーション(DX)の必要性

コロナ禍でテレワークの必要性を痛感した企業も多いのではないでしょうか。

有事の際の対応スピードは、デジタルトランスフォーメーション(DX)を意識した業務の備え方で明暗が分かれました。
以前から準備ができていた企業や比較的早く対応できた企業は一安心といったところでしょう。

しかし、DXへの対応はコロナ禍を過ぎたら終わりというわけにはいきません。
今後のアフターコロナ・Withコロナの下、DXを意識した業務形態は定着し、元に戻ることはないかもしれないのです。

つまり、DXについては、今後も継続して対策を進めていかなければならないということです。

コロナ禍で体験したテレワークへの移行

働き方改革の一環で進行していた「オフィス外での勤務」は、半ば強制的に加速しました。

そこで問われたのは「業務がデジタルで遂行できるか否か」というDXの準備体制です。
比較的スムーズに移行できたのは、そもそもデジタルでの成果物を要されるIT業界や、オンプレミスのクラウド化や業務フローのデジタル化の準備ができていた企業でしょう。

一方、ICTを使った業務に対応しきれなかった企業は、この変化になす術はありません。

もちろん、そもそも物理的な作業が必要な企業もありますので一概には言えませんが、今回のテレワーク移行の体験は、今後の働き方や業務の進め方に大きな影響を及ぼすはずです。
いつでもテレワークなどの「業務のデジタル化」に対応できるというDXへの意識は、これから先も必要になる企業体制だといえます。

人の動きが制限される有事に備えた業務の仕組みが必要

人の動きが制限される有事の中で必要なのは、リモートでも完結できる業務の仕組みです。
以下のような状況に対応する必要があるでしょう。

  • 1か所(オフィスなど)に集まらなければならない業務
  • 現地でなければ取得できないデータ
  • 対面でなければできない商談

人が移動できないならば、業務フローのデジタル化を進めて、すぐにテレワークへ移行できる体制づくりが必要です。
また、オフィスにいかなくてもデータへアクセスできるよう、データをクラウドに集約するといった対応が望ましいでしょう。

もっとも仕組みの改善が難しいものとしては、営業の商談です。
これは、Web会議システムを導入し、システム導入の事実を顧客へ周知する、また理解していただく努力が必要となります。
ハードルが高いと思われるかもしれませんが、これらを進めることにより企業のDXは加速し、同時にその必要性についても理解が進むはずです。

「2025年の崖」への対応も視野

DXは、経済産業省が発表したレポートにもあるように「2025年の崖」というテーマを知ることでさらにその重要性を認識できます。

「2025年の崖」は、経済産業省の「DXレポート」で以下のように説明されています。

2025年以降、最大12兆円/年(現在の約3倍)の経済損失が生じる可能性

経済産業省の「DXレポート」

引用元:経済産業省の「DXレポート」

各企業が活用している自社のシステムは、長年にわたる機能追加などのメンテナンスによって複雑化し、ブラックボックス化しています。
業務やシステムを熟知している人材の高齢化は人手不足や技術不足を生んでいますし、レガシーシステムを維持するためのコストもかかっているのです。

例えば、2015年時点で「21年以上利用している基幹システム」は2割程度でした。
しかし、2025年にはそれが6割に達すると予測されています。
このままでは、既存システムが徐々に老朽化し企業自体が新しい時代に対応できません。

また、レガシーシステムのメンテナンスができる人材も確保できなくなります。
これにより、2025年には多くの企業が危機的状況に陥ってしまう可能性があるということなのです。

経済産業省の「DXレポート」によれば、約8割の企業が未だレガシーシステムを抱えているという調査結果も出ています。

引用元:経済産業省の「DXレポート」

DXについては、今後のアフターコロナ・Withコロナへの備えだけではなく「2025年の崖」を視野に入れた抜本的な対策が今すぐに必要なのです。

コロナ禍の対応がスムーズに行えたデジタルトランスフォーメーション(DX)の具体的事例

顧客リストの管理と活用方法~顧客リストはビジネスにおける財産~_リスト活用

それでは、コロナ禍でもスムーズに対応できたデジタルトランスフォーメーション(DX)の具体的な事例を見ていきましょう。
これらの事例は、今後のアフターコロナ・Withコロナに向けた準備に役立ちます。

Web会議システムのスムーズな導入

コロナ禍でよく見聞きしたサービスは「Zoom」や「Skype」ではないでしょうか。
ZoomやSkypeはWeb会議システム(Skypeはビデオチャットシステム)で、テレワークへ移行すると決定したとき多くの企業が導入したシステムです。

これは、アフターコロナ・Withコロナのみならず、それ以降の企業活動でも使い続けられるシステムになるでしょう。
人が集まることなく会議を開催できるICTを利用したWeb会議は、まさにDXの必要性を象徴するようなサービスだと言えます。

営業支援システムを含めたクラウドの導入

また、クラウドストレージや営業支援システムは、遠隔地からのデータアクセスに最適です。
オフィスに集まれない状況でも、社内のデータやシステムにアクセスすることで、テレワークを円滑に進められます。

このような「クラウド化」は、DXを実現するための業務インフラとして大きな役割を果たすツールだと言えるでしょう。

デジタルトランスフォーメーション(DX)が失敗する原因

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デジタルトランスフォーメーション(DX)は、思いつくものや目につくものを片っ端からデジタル化すればよいということではありません。
ここではまず、DXを導入するときに失敗してしまう原因を見ていきましょう。

表面だけのデジタル化を進めてしまう

DXの導入で失敗する原因として、業務の表面だけをデジタル化してしまうというものがあります。

例えば、「デジタルトランスフォーメーションに取り組む」という方向性を打ち出して、営業支援システムを導入したとします。
日々の活動や商談状況などはデータとしてデジタル化され、企業の資産として蓄積されるでしょう。
しかし、見積書は印刷して判子を押さなければならないという場合です。

最終的には判子を押した見積書の原本は紙で保存するという半端なデジタル化が進み、システム上の情報とアナログベースの情報の2種類を管理する必要がでてきます。

つまり、システム運用とアナログ書類管理という双方のコストが必要になってしまうのです。
表面上はデジタル化されたように見えますが、業務フロー全体を見るとDXは失敗しています。

経営陣と現場の意識が一致していない

DX導入を進める上で、上層部あるいは現場、またはその双方にDXの意味が伝わり切れていない場合も失敗の原因になります。業務をデジタル化しても、「使いにくい」という理由で従来のアナログな方法を変化させない従業員もでてくるでしょう。

例えば、システムに情報を入力するというひと手間を避けてしまうのです。
これによりデジタル化が阻まれ、企業全体としてのDX導入が失敗してしまうことになります。
なぜDXが必要なのかを、上層部は自分の言葉で全社に伝えられるくらい理解しなければなりません。

そして従業員も、なぜ使い慣れたアナログな業務フローをデジタル化しなければならないのかを、一人一人が理解し、イメージできなければならないのです。

アフターコロナに備えたデジタルトランスフォーメーション(DX)への取り組み方

ここからは、成功するためのDXへの取り組み方を見ていきましょう。

DXに対する意識を全社で共有する

まずはDXがどのようなものかを全社で共有することが最初の手順だといえるでしょう。

DX推進チームだけが理解して進められるものではありません。
経営層がDXをしっかりと意識することはもちろん、同時に現場の理解も必要不可欠です。

第一段階としては、全社でDXがどのようなもので、なぜ必要なのかを浸透させる必要があります。

自社業務の現状を洗い出し

自社の業務で、「出社しなければできない」業務や、日頃の業務フローにある「アナログな手続き」などを全て洗い出して把握する必要があります。

これは前述したように、表面の一部だけがデジタル化されるという失敗を防ぐためです。
例えば、FAXを利用したり会議資料を紙で印刷したりすることも、DXに取り組むならば改善すべき業務フローだといえるでしょう。

これが、DXを導入する上で必要な考え方です。

システムの刷新

業務をデジタルに置き換えるためには、レガシーシステムを刷新する必要があります。

例えば、上で述べたFAXなど紙を利用するシステムもレガシーシステムの一部です。
「紙をベースとする業務」が残っていると、複合機のメンテナンスや定期的に購入するコピー用紙といったランニングコストは削減できません。

また、長年使っている自社独自のシステムや、細かなマクロが組まれたエクセルなども、レガシーシステムと認識しなければなりません。
中には何年もメンテナンスをしていないシステムや、既に概要を把握している人がいないシステムを運用している企業もあるのではないでしょうか。

このようなレガシーシステムを刷新することで、古い業務フローを保つためのコスト削減につながり、DXへの取り組みが進んでいくのです。

アフターコロナで加速するデジタルトランスフォーメーション(DX)への取り組みが企業の将来を左右する

デジタルトランスフォーメーション(DX)の取り組みは、企業の将来を左右します。

それは、アフターコロナ・Withコロナのためだけではなく、「2025年の崖」を乗り越える企業としての取り組みなのです。
DXに取り組むときは、全社的にDXの根本を理解し、レガシーシステムの刷新を積極的に行うことが大切です。

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