日々の業務において現在行われているやり方が完成形であるとは言い切れないのが実情で、問題や課題を抱えながら業務は繰り返されています。

組織としてのデータベースが配置されていないことなどで起こる生産性の低下や、業務の無駄に焦点を当ててみましょう。

そういった点を見直すことで企業全体に大きな利益を生み出すことが期待できます。

ここでは、業務改善について詳しく説明し、実際に業務改善を行う手順と、得られる効果についても紹介します。

業務改善をするのは何のため？実行する意味とは

業務改善は文字通りに業務を改善することを意味します。

まず業務というのは経営資源を使って価値を生み出すことです。

その価値が売り上げとなり企業活動を支えていますので、業務は企業活動における根幹であるともいえます。

業務改善とはその企業活動の根幹であるすべての部分が対象になり人や物、コスト、情報までをも変更することをいいます。

業務改善を実行することで業務を効率化させることができ、作業時間の短縮や、コストの削減を可能にします。

企業におけるすべてのことが対象になっていることから、業務改善における成果も企業全体のものとなり、企業そのものが大きく生まれ変わります。

企業風土や伝統によって改善しづらかった根本的な部分の改革も可能です。

BPRや経費削減とは違うの？業務改善の特徴

まず業務改善と経費削減の違いは、業務改善の効果は経費削減に比べて数倍や数十倍に及ぶほど大きなものであるということがいえます。

経費削減では他社の手法や知識をそのまま流用して経費を削減することが可能であることに対して、業務改善は問題を定義することからはじめ、実現までの工程が長いことが特徴で、会社ごとに課題が違うため解決策もそれぞれ異なったものとなります。

業務改善においてはコストを削減させる効果が無限大にあるだけでなく、会社そのものの体質を変えてしまうほどの力を持っています。

また、BPRではプロセスそのものに問題を見出し、プロセス自体を抜本的に再構築させるという点が大きく違います。

特にBPRにおいては顧客の視点から見て不要だと感じられるプロセスを省くところが特徴です。

BPRでは現状分析を行い、業務のあるべき姿を見出し、両者のギャップをシステムを用いて埋めていきます。

業務改善における4原則！ECRSとは一体？

ECRSは「排除（Eliminate）」、「統合（Combine）」、「交換・順序変え（Rearrange）」、「簡素化（Simplify）」を表しています。

この4つに重点を置いて取り組むことにより業務の問題点が発見できます。

「排除（Eliminate）」では業務において不必要な業務がないかを見極めます。

「統合（Combine）」の目的としては作業時間を短縮させ、いくつかの作業をまとめ上げることで無駄な時間を省きます。

具体的には納品書や請求書を一つにまとめたり、複数の会議を一つにまとめたりすることで時間の無駄をなくします。

「交換・順序変え（Rearrange）」では作業における順番の入れ替えを行います。

営業先の訪問先の順番を変えることや、営業ルートの見直しを行うことで無駄な時間が減る可能性も考えられます。

最後の「簡素化（Simplify）」では、作業の単純化を図れないかを検討します。

PC作業の簡素化のために入力補助ツールやビジネスアプリのインストールなどで作業のスピードアップを図ります。

個々のスピードアップは業務全体のスピードアップにもつながると考えられます。

作業環境を見直すことも重要で、動線に沿った環境を生み出し、作業をより簡素化させることが重要です。

改善すると何が変わる？業務改善で得られる効果

業務改善では組織全体の業務を改善しますので、達成することで効果が得られる範囲は全社的なものとなります。

業務改善で得られる効果はコスト削減、効率アップ、モチべーションの向上、社内改革や社内の近代化、企業価値の向上など非常に多いのが特徴です。

個々の問題のみに焦点を当てている場合には、得られる効果も個々のみに限定されて小さいものとなりますが、業務改善においては全社的な取り組みであるために効果が得られる範囲が広く、それぞれが相乗効果を生み出すことで、さらに大きな効果が期待できます。

効果的な業務改善！実行の手順は？

業務改善を実際に行う手順としては、はじめに目的や目標を明確にすることです。

業務改善を行う必要性を明確にしましょう。

本格的な業務改善を行う場合にはチーム単位で業務改善を行います。

目的を掲げ、「誰が」、「何を」、「どのように」、「いつまで」という細かな目標も明確にしましょう。

明確な目標や目的が定まったところで業務の問題点を探します。

まずは現状を把握し、現場で働く従業員が抱える不安や違和感を整理していきます。

担当者にヒアリングを行うことも問題点を見つけるためには役立ちます。

問題点が洗い出せたら、それらを分析し業務改善計画書を作成しましょう。

複数の改善案を用意し、コストや効果、業務への影響も考えます。実現性の高い案を選ぶのが重要です。

数値化できるものは極力数値化し、確認や評価をしやすいように心掛けます。

改善計画を実際に導入しても、定着しないことには業務改善として機能しません。

試用期間を設け、思いがけない問題点にはその都度の修正が必要です。

改善計画を本格始動させるまでに一部の部署で2、3カ月様子を見ましょう。

改善案は毎日続けることで標準化されていきます。そうすることで業務改善の定着へとつながります。

共通のマニュアルなどを作成することでも意識の共有を図ることができ、成果を可視化することも重要です。

こうすることで改善計画が社内に浸透し、効果を生み出します。

業務改善で会社は変わる！企業の成長に役立てよう

業務改善を行うことで、コストの削減や作業効率を高めることが可能になります。

社員のモチベーションの向上にもつながり、企業にとって大きな利益を生み出すでしょう。

企業全体での業務改善を行うためには営業支援ツールの導入が非常に効果的です。

すでに導入済みの企業である場合にはツールの見直しをしてみましょう。

営業支援ツールであるSFAや、顧客管理ツールであるCRMも非常に使いやすく便利です。

日報の管理や、見込み顧客や既存顧客の管理、受注や売上管理、メルマガの送付などの機能が充実しています。