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在宅ワーク導入の秘訣とは?~成功に導くおすすめの方法~

在宅ワーク導入の秘訣とは?~成功に導くおすすめの方法~

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新型コロナウイルスの影響が拡大する中、政府は企業に対しテレワークの導入を呼びかけました。
しかし、突然の事態で理想的な形での導入ができていない(できなかった)企業も多いのではないでしょうか?

そこで、「管理方法がわからない」「導入後、作業効率がダウンした」などの悩みを抱える管理職の方に、デメリットを解消しメリットを最大限に生かして在宅ワークを導入する方法をご紹介します。

在宅ワークは、ITツールの活用により多くのメリットが得られる働き方です。
政府も働き方改革施行に伴いテレワーク導入を推奨していますので、ベストな体制で在宅ワークを実現できるよう、ご紹介する方法を実践してみてください。

在宅ワーク導入をおすすめしたい理由~豊富なメリット~

在宅ワークとは?テレワークとの違い

まずは、テレワークについてご説明します。

これは、離れた(Tele)場所で仕事(Work)をすることをいい、大きく3つの種類に分けることができます。

在宅ワーク(在宅勤務/自宅利用型テレワーク)

自宅で仕事をする働き方のことです。

会社などで仕事をしている従業員たちとは、インターネットや電話回線などを利用し、パソコン、ファックス、電話などで連絡を取り合います。

モバイルワーク

移動中、もしくは顧客先、出先などで、パソコンや携帯電話などを使用して仕事をする働き方のことです。

サテライトオフィスなどでの勤務(施設利用型テレワーク)

勤務先ではなく、テレワークセンターやサテライトオフィス、レンタルオフィスなどで仕事をする働き方のことです。

つまり、在宅ワークとは言葉通り在宅勤務のことで、テレワークの一種です。
活用の仕方によっては、会社にとっても社員にとってもメリットの多い働き方であるといえます。

企業にとっての在宅ワークのメリット

在宅ワークは一時的、もしくは部分的(部署や通勤時間などで判断する)に活用することもできれば、全員が在宅勤務に移行することも可能。
以下のメリットを踏まえて、自社にあった導入スタイルを検討してみませんか?

  • 災害発生時や今回の新型コロナ対策のように、社員が通勤できなくなった際も、業務をストップせずに会社の運営を継続することができます。
  • 通勤などのストレスから解放されることで社員の健康を保つことができ、生産性アップにつながります。
  • 遠方に住んでいる人も採用の対象となるため、優秀な人材を確保しやすくなります。
  • 社員が増えてもオフィスを広げる必要がないため、大幅な経費削減になります。
  • 人間関係でのトラブルが大幅に減少することが予想されます。

上記のように、在宅ワークには多くのメリットがありますが、導入する際には気をつけなければならないポイントもあります。

事前に内容を押さえておきましょう。

労働基準法が適用される!在宅ワークのルールを明確に!

従業員(在宅ワーカー)とのトラブルを避けるためにも、在宅ワーク開始前に勤務に関するルールを決めておきましょう。

在宅ワーク導入後も適切な勤怠管理が必要!

労基法を超える長時間勤務はNG!

雇用契約を結んでいる従業員が在宅ワークをする場合も、会社に出社しているときと同様に労働基準法が適用されます。

そのため、従業員の長時間労働の上限規制、有給休暇の取得推奨などに気を配り、既定を超えないよう管理する必要があります。

最低賃金法も適用される!

従業員がそのまま在宅勤務に切り替わる場合の報酬に関しては、基本的にそのまま適用するのが一般的です。もしも、基本給を減額する処置をとる場合は、従業員の同意を得ることが必要です。

なお、新たに在宅勤務者を採用し雇用契約を結ぶ場合は、最低賃金法で定められた給与・報酬を支払う必要があります(業務委託契約の場合は労働法の対象外となります)。

パソコン支給や通信環境はどうなるの?

在宅ワークに欠かせないのがパソコンなどの端末とインターネット。

自宅で作業をする場合の端末やネットワーク環境について、「会社が用意して支給するのか」「従業員が自宅で使用しているものを使うのか」など、詳細を決定しなければなりません。

その他、電話やFAXなどを使用する場合も、検討が必要です。

「発生する費用を誰が負担するのか」を決めておく

「ICT(情報通信技術)の環境整備に必要となる費用」「その他備品などにかかる費用」についても、事前に決定し従業員に明示する必要があるでしょう。

例えば、以下のような費用が必要になることがあります。

  • インターネット通信回線
  • パソコンなどの端末
  • 備品(文具など)
  • 送料(宅配便など)
  • 水道光熱費など

社員規則でルールを定めよう!

上記でご紹介したルール、および費用負担が決定したら、就業規則を変更しなければなりません。
これまでの就業規則に追加する、もしくは、それとは別に「テレワーク勤務規定」を作成してもよいでしょう。

また、在宅ワークへの移行のタイミングでフレックスタイム制を導入する場合、これまでとは異なる労働条件が発生してきますので、変更点については就業規則に記載します。

なお、急な事情により事前に明記することが難しい場合は、ただちに従業員に周知するようにしましょう。

在宅ワーク導入のデメリットと問題点を考える

ルールが決まったら、在宅ワークをスムーズに進めるための準備が必要です。
メリットの多い在宅ワークですが、デメリットについても把握しあらかじめ対策を考えましょう。

セキュリティー対策が不十分なことによる情報漏えい

社内から重要データをパソコンやUSBメモリで持ち出した場合、紛失してしまったり盗難にあったりする可能性もゼロではありません。

必ずパスワードをかけ、コピペ不可などのロックを設定することを忘れないようにしましょう。

コミュニケーションがとりづらくなる

従業員の作業場所が別々になるので、これまで社内で行っていたような気軽な声掛けができなくなります。

煩わしさから解放されると感じる人もいるかもしれませんが、コミュニケーションがとりづらくなるので、人間関係がどうしても希薄になりがち。
ITツールを利用することで解決しましょう。

社員のスケジュール(予定)が把握しづらい

相手の顔が見えない、相手と気軽な会話ができないなどの理由で、各自のスケジュールを確認するタイミングがないまま仕事を進めることになりがち。

その結果、足並みがそろわず仕事がやりづらくなる可能性も考えられるため、スケジュールの共有を行いましょう。

勤務時間の管理が難しい

離れて仕事をしているので、互いに本当に仕事をしているかどうかを目で見て確認することができません。
そのような環境にいると、自己管理のできない人は、つい誘惑に負けてプライベートなことに時間を使ってしまうことも…。

このような状態では効率がダウンしてしまうので、仕事に集中するための環境対策などが必要です。

労災の適用範囲があいまいになりがち

在宅ワーク中に事故や傷病が発生した場合、どこからどこまでが業務災害となるのかが判断しづらくなります。

発生した怪我や病気が仕事と関係があるかどうかが判断の決め手となりますが、最終的に認められるかどうかは、労働基準監督署の判断によります。

在宅ワーク導入に必要な管理体制とは?ITツールの活用がおすすめ!

現在は、在宅ワークが増えてきたこともあり、在宅ワークのデメリットを解消するための方法が多数あります。
そのポイントをご紹介します。

勤務時間を記録し仕事内容の記録をとる

勤怠管理ツールを活用すれば、従業員各々の勤務時間を記録したり、作業内容についてパソコンの画面を記録しておくことが可能となります。

コミュニケーションを充実させる

コミュニケーションがはかれるチャットツール、ミーティングができるWeb会議ツールを利用すれば、いつでも話をしたいときに活用できます。

スピーディーに問題を解決できますし、離れていてもお互いを身近に感じることができます。

成果物提出を義務付ける

ついダラダラと仕事をしてしまうことを防ぐために、その日に必ず提出する案件について指示しておくようにします。
指定された成果物を提出することで、「しっかり時間内に作業を行った証拠となる」「その日の成果が明確になる」などのメリットが得られます。

成果物については、グループウェアの共有フォルダに保存し、いつでも確認できるようにしておくとよいでしょう。

その日の予定の明確化

カレンダーツールを使用し共有すると、ひと目で上司や同僚のスケジュールを把握することができます。
パソコンからもスマホからもすぐに確認できるので、個々の作業予定を共有するのにとても便利です。

上記のように、目的別に上手にITツールを活用すれば、多くのデメリットを解消し、社内勤務と同様のワークスタイルを実現することができるでしょう。

次の項目ではおすすめのITツールをご紹介しますので、導入されてみてはいかがでしょうか?

在宅ワーク導入にオススメ!~人気のITツールとは~ 

在宅ワークをより効果的に実施していただくために、すぐにでも始められるITツールをご紹介します。

「エフチェアプラス」で勤怠管理!パソコン画像を記録

勤務状況がひと目でわかる機能を備えたソフト「エフチェアプラス」。
見えない従業員の勤務状況をしっかり記録します。

勤務時間の管理ができる

クリックするだけで着席時と退席時を記録することができるので、「いつ、何時から何時まで作業したか」を残しておくことができます。

また、着席と退席を繰り返しても、最終的にトータルの作業時間を算出してくれます。

同僚の着席状態がわかる

同僚の在籍時間などもわかるので、ちょっとした打ち合わせをしたいときにも便利です。

作業画面を自動的に撮影する

作業しているパソコンの画面キャプチャをランダムに撮影。30分に6回記録するので、従業員は緊張感を持ちながら作業をすることができます。
1人あたり1日50円という低価格で利用可能なこともおすすめポイント!

まずは、1ヶ月の無料トライアルを試してみてはいかがでしょうか?

【F-Chair+】
公式:https://fchair-plus.jp/

Webカメラで見える化するツール「テレワークサポーター」

テレワーカーが在席しているかどうかを判断するサービスで、顔認証技術を利用することで勤務の見える化が実現します。

主な機能

顔認証による勤務時間の記録

本人の顔認証を常に行うことで、在席か離席かを自動的に判断します。
勤務時間を自動検出し記録するので、本人の手間はかかりません。

勤務内容の記録

勤務内容を把握したり分析したりすることができます(タスク集計、データ出力、実績集計など)。

セキュリティー事故の防止

テレワーカー本人の顔で自動的に判断するので、他人によるなりすまし、のぞき込みがあった場合はそれを察知しカメラ画像とパソコン画面の両方を記録。
情報漏洩を最小限に抑える仕組みがあるので安心です。

【 テレワークサポーター】
https://www.canon-its.co.jp/products/telework/

チャットツール「チャットワーク」でコミュニケーションが充実!

ChatWork

チャットワーク

メッセージのやりとりがスムーズに行えるコミュニケーションツールで、個人間だけでなくグループでのやりとりも可能。

文字でのやりとりなので、気軽に、かつリアルタイムに会話をすすめることができます。

タスク管理機能

メッセージのやりとりの中で発生するタスクを管理する機能つき。
自分自身のタスクをつくるだけでなく、他のメンバーに対してタスクをつけることもできます。

ファイル共有機能

文書や画像ファイルをアップロードし共有することができます。

ビデオ通話機能

音声通話やビデオ通話もできるので(PCにはマイクとカメラが必要)、テレワーク時の社内のコミュニケーションが充実します。

【チャットワーク】
https://go.chatwork.com/ja/

こちらの記事はビジネスチャットの具体的なメリットがわかります!

「Zoom」で複数名のミーティングも可能に!

パソコン、スマートフォンを使用することで、離れた者同士がミーティングやセミナーを開催することができるサービスです。
相手の顔を見ながら、また資料を共有しながら会話ができるので、通常のリアルな会議とさほど変わりはありません。

また、Zoomは、ミーティングの主催者から招待用のURLをクリックする、もしくはミーティングIDを受け取り入力するだけで参加可能。

ウェブカメラ、マイク、スピーカーを揃える必要がありますが、これらが内蔵されているパソコンであればすぐに参加することができます。

【Zoom】
https://zoom.us/

グループウェア「G Suite」の導入でカレンダーやドキュメントを共有!

「G Suite」は、Googleが提供するグループウェアで、以下のような機能が使用できます。

  • スプレッドシート、ドキュメントなどで資料作成し、特定のメンバーと共有することが可能。閲覧権限や編集権限を設定できます。
  • ファイル(Word、Excel、画像、PDFなど)をGoogleドライブ(クラウド上)で保存、共有したり権限を設定したりできます。
  • Googleカレンダーを使用し、スケジュールを共有することができます。

セキュリティー対策がしっかりなされていて、かつ電話やメールサポート(24時間365日)がついているので、安心して使用することができるでしょう。
一部の機能を無償で使用することも可能です。

詳細は、こちらをご覧ください。

【G Suite】
https://gsuite.google.com/intl/ja/

営業部門のテレワークにはタスク管理ができる「eセールスマネジャー」を!

eセールスマネジャー Remix CLOUD

営業部門の場合は、CRMツール、SFAツールを使えば効率のよいテレワークが実現します。
離れていても、メンバー間で顧客情報、案件の進捗状況などが共有できるので便利です。

それぞれの機能についてご紹介しましょう。

CRMツール

顧客管理システムのことで、顧客関係を構築し管理するための機能(顧客管理、顧客サポート、メール配信、データ分析、ソーシャルメディア連携、キャンペーン管理など)が備わっています。

SFAツール

営業支援システムのことで、営業活動に必要な機能(案件の進捗管理、ダッシュボード機能、活動履歴、自動フォローアップメール、日程調整の自動化など)が備わっています。

この両方の機能を備えているのが「eセールスマネジャー」。

在宅ワークで活用するのはもちろん、オフィス勤務の営業チームが新規顧客開拓を行う際にも適しているため、おすすめです。

【eセールスマネジャー(CRM/SFA)】
https://www.e-sales.jp/

CRM/SFAツールの詳細については、こちらの記事が参考になります!

各ツールについて詳しく知りたい方はこちらが参考になります!

Webで受講可能!
在宅ワークを含めたテレワークのセミナーはこちら!

在宅ワークの活用で困難を乗り切る!

在宅ワークのデメリットを解決すれば、得られるメリットはたくさんあります。
ITツールを活用してムダのない勤務環境を作り出すことができれば、生産性を維持しつつ、経費を増やさずに全社における在宅ワークも実現可能。

CRM/SFAツール(eセールスマネージャー)を活用すれば、営業部門での業績アップも望めるでしょう。

まずは、「週の何日かを在宅ワークの日にする」「在宅勤務できる部署を徐々に増やしていく」などの方法で、少しずつ実行し成果を検証してみてはいかがでしょうか?

リモートワークの成功事例は、こちらの記事でご覧になれます!

https://www.e-sales.jp/eigyo-labo/%e3%83%aa%e3%83%a2%e3%83%bc%e3%83%88%e3%83%af%e3%83%bc%e3%82%af%e3%81%ae%e4%bd%93%e5%88%b6%e6%a7%8b%e7%af%89%e3%81%a8%e5%8a%b9%e6%9e%9c%e3%82%92%e5%be%b9%e5%ba%95%e8%a7%a3%e8%aa%ac%ef%bc%81%e3%80%80-4021″

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