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在宅ワーク導入の秘訣とは?~成功に導くおすすめの方法~

在宅ワーク導入の基本と秘訣を解説!事例から効率的に成功を目指そう

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在宅ワーク導入を検討していたり、導入したものの「効率が悪い…」「管理が大変…」といった悩みを抱えたりしていませんか?実際、在宅ワークが定着して生産性や社員のモチベーションアップに成功した企業もある一方、在宅ワークを中止する企業も多いです。

しかし成功事例は蓄積しているので、導入成功の方法は確立されています。将来のより良い経営につながるように、在宅ワーク導入の基本と秘訣を解説していくので、ぜひじっくりとお読みください。

在宅ワーク導入成功へのステップ4 つ

業務改善/働き方改革を実現するための4つのステップ

在宅ワークの導入を成功させるには、以下4つのステップで理解と実践をしていくのがおすすめです。

  1. 導入する理由になる在宅ワークの“メリット”を理解
  2. 不満や問題点となる在宅ワークの“デメリット”を理解
  3. 基本的な在宅ワーク導入方法を知る
  4. 一歩先をいくためのポイント成功事例有用ツールその他注意点を知る
    ※クリックで詳しい解説にとびます

すでに在宅ワーク導入を成功させた企業は多く、情報が蓄積されてきているため、上記4ステップで業界を問わずに導入成功の確率を上げられます。それぞれ詳しく解説していきましょう。

導入する理由!在宅ワークの「メリット」5つ

在宅ワーク導入によるメリットは主に以下の5つで、導入と定着を直接の理由になります。

  • 働き方改革の推進につながって労働力を維持できる
  • 社員の生産性やモチベーションの向上につながる
  • 災害や感染症の流行時に業務を止めないですむ
    (BCP・事業継続計画になる)
  • 優秀な人材を確保しやすくなる
  • 諸経費の削減につながる

在宅ワークの導入と定着に成功すれば、基本的に上記5つのメリットは自然と得られます。

事前に知って回避!在宅ワーク導入の「デメリット」5つ

メリットの多い在宅ワークですが、デメリットについても把握し、あらかじめ対策を考える必要があります。具体的なデメリットは以下の5つです。

  • 情報漏えいのリスク
  • コミュニケーションがとりづらくなる
  • 社員のスケジュールがわかりづらい
  • 勤怠管理が難しい
  • 労災の適用範囲があいまいになりがち

デメリットは意識して回避しないと問題になってしまうので、それぞれ具体的に解説していきます。

情報漏えいのリスク

セキュリティー対策やルール決めが不十分だと、社内から重要データをパソコンやUSBメモリで持ち出して、紛失や盗難による情報漏えいのリスクがあります。

必ずパスワードをかけ、コピペ不可などのロックを設定することなどを義務づけましょう。

コミュニケーションがとりづらくなる

従業員の作業場所が別々になるので、これまで社内で行っていたような気軽な声掛けができなくなります

煩わしさから解放されると感じる人もいるかもしれませんが、コミュニケーションがとりづらくなるので、人間関係がどうしても希薄になりがちです。ただし、後で紹介するグループウェアなどで簡単に解決できることでもあるので、ITツールを利用することで解決しましょう。

社員のスケジュールがわかりづらい

相手の顔が見えない、相手と気軽な会話ができないなどの理由で、各自のスケジュールを確認するタイミングがないまま仕事を進めることになりがち

その結果、足並みがそろわず仕事がやりづらくなる可能性も考えられるため、スケジュールの共有を行いましょう。

勤怠管理が難しい

離れて仕事をしているので、互いに本当に仕事をしているかどうかを目で見て確認できません。そのような環境にいると、自己管理のできない人は、つい誘惑に負けてプライベートなことに時間を使ってしまうこともあるでしょう。

このような状態では効率がダウンしてしまうので、仕事に集中するための環境対策などが必要です。

労災の適用範囲があいまいになりがち

在宅ワーク中に事故や傷病が発生した場合、どこからどこまでが業務災害となるのかが判断しづらくなります

発生した怪我や病気が仕事と関係があるかどうかが判断の決め手となりますが、最終的に認められるかどうかは、労働基準監督署の判断によります。

基本的な在宅ワーク導入方法

多くの起業が在宅ワークを導入している昨今、基本的な導入方法は十分に確立されています。具体的には「テレワーク(リモートワーク)導入に必要な全知識」を参考にしてください。詳しくは後述しますが、在宅ワークは3種類あるテレワークのうちの1つです。テレワークの導入方法は多くの組織がまとめていますが、先に紹介したリンク先にある厚労省がまとめたものなどが詳しくて分かりやすいでしょう。

成功事例を業界別に5社紹介

業界別に在宅ワークの導入に成功した企業を紹介していきます。具体的には以下の5社です。

  • カルビー(食品業界)
  • 向洋電機土木(建設業界)
  • SiM24(情報通信業界)
  • キリンHD(飲料業界)
  • 東芝(電気業界)

各社の成功から参考にしたいポイントを紹介していきます。

カルビー(食品業界)

カルビーは2014年から在宅ワークを本格的にはじめた企業です。基本的には間接部門を対象に、週2日を上限にしています。なお、在宅ワーク従来から直行直帰をする社員には飲食店やレンタルオフィスなどでのモバイルワークを認めていたとのことです。

ポイントは経営刷新として上層部が積極的に働き方を変えようとし、数年かけて制度を最適化させていったことです。実際、プロセス主義から成果主義へと人事評価も変更しています。

向洋電機土木(建設業界)

向洋電機は経営効率の向上を目的に在宅ワークを導入し、工事部門を含む全従業員(25名)の満足度を高めた企業です。家族がパソコンを触れず見れもしないといった環境などを現地で確認したり、改善に向けたサポートなどをしたりしているのが参考にすべき1つのポイントです。

また、業務や社員の状況に合わせて3つの在宅勤務のパターンを用意しているのも参考にすべきポイントでしょう。カルビーと同じく、働き手の減少に備えたり、生産性を上げたりしようという経営トップ層の本気度の高さがうかがえます。

結果として、人材育成と生産性向上、コスト削減に成果が出ているとのことです。

SiM24(情報通信業界)

SiM24は、在宅ワークで家庭に埋もれた高スキルの人材を活用し、高度な業務を短納期かつフレキシブルに行えるようにしたベンチャー企業です。社員は20名いますが、本社にある座席数は4名分とオフィス代の削減などにも成功しています。

新人1人に対して1年間先輩1人がつく「シスター制度」や5人1チームで互いにフォローアップをおこなう5人制度などは、多くの企業で参考にできる工夫でしょう。

キリンHD(飲料業界)

キリンホールディングスは、新型コロナウイルスの流行を機に働き方改革の推進を強めた企業です。実際、その場しのぎで在宅ワークを導入しておらず、ペーパーレス化や押印プロセスの見直しなどをしています。

さらに、副業の認定やセミナー参加の補助なども始め、生産性の向上だけでなくイノベーションを起こせる人材の育成などの働き方改革のメリットも得ようとしています。

ただ状況に流されるだけでなく、変化を利用して自社の価値を向上させようという姿勢は多くの企業に必要でしょう。実際、先に紹介した向陽電気やSiM24などは社員20名程度の企業です。身軽な一方で資本金などは大手におよばずとも、在宅ワークに必要な環境や制度は整えられるわけです。実際、ペーパーレス化などもDX(デジタルトランスフォーメーション)の知識があれば企業規模を問わずにおこなえ、今なら補助金なども活用できます。

なお、在宅ワークでも必要なペーパーレス化といったDXについては、以下の記事が参考になります。

東芝(電気業界)

東芝はグループ全体の出社率が4割を切っています。特に研究部門は出社率を5%までおさえているという徹底ぶりです。ポイントは、製造する回路基板などを持ち帰えらるようにルール整備をしたり、無線機器といった実験装置を遠隔から操作できるようにしたりしたことです。

通勤の必要がなくなれば育児・介護と両立しやすくなって労働力の維持につながります。事務や営業といった在宅ワークと相性のよい職種だけでなく、研究や開発といった在宅ワークと相性が悪そうに思える部門でもやろうと思えばやれることはあるという好例でしょう。実際、損保ジャパンなどは従来無理と考えられていたコールセンターの在宅ワークを実現しています。

一歩先をいく在宅ワークにするポイント4つ

在宅ワーク導入が増えてきたことから、デメリットを解消しつつメリットをより強めるためのポイントがわかってきています。具体的には以下の4つです。

  • 勤務時間を記録し仕事内容の記録をとる
  • コミュニケーションを充実させる
  • 成果の定義して物提出を義務にする
  • 各社員のスケジュールの見える化と共有

各ポイントの詳細を解説していきます。

勤務時間を記録し仕事内容の記録をとる

勤怠管理ツールを活用すれば、従業員各々の勤務時間を記録したり、作業内容についてパソコンの画面を記録しておくことが可能となります。勤怠管理ツールについて詳しくは、「導入したいツール5選」で紹介しています。

コミュニケーションを充実させる

コミュニケーションがはかれるチャットツール、ミーティングができるWeb会議ツールを利用すれば、いつでも話をしたいときに活用できます。スピーディーに問題を解決できますし、離れていてもお互いを身近に感じれるでしょう。いずれのツールも後で詳しく紹介しています。

成果物提出を義務にする

ついダラダラと仕事をしてしまうことを防ぐために、その日に必ず提出する案件について指示しておくようにします。指定された成果物を提出することで、「しっかり時間内に作業を行った証拠となる」「その日の成果が明確になる」などのメリットが得られます。

成果物については、グループウェアの共有フォルダに保存し、いつでも確認できるようにしておくとよいでしょう。

各社員のスケジュールの見える化と共有

カレンダーツールを使用し共有すると、ひと目で上司や同僚のスケジュールを把握できます。パソコンからもスマホからもすぐに確認できるので、個々の作業予定を共有するのにとても便利です。

上記のように、目的別に上手にITツールを活用すれば、多くのデメリットを解消し、社内勤務と同様のワークスタイルを実現することができるでしょう。

導入したいツール5選! デメリット解消とメリット最大化を

デメリットの解消や在宅ワークをより効果的にするのに有用なITツールを紹介します。具体的には、下表の5ツールです。

ツール名 ツール概要
F-Chair+ 働きぶりを見える化、パソコン画像も記録可能
テレワークサポーター Webカメラで勤務時間の把握とセキュリティ対策
eセールスマネジャー 営業部の直行直帰・在宅ワークに対応
G Suite Googleが提供する定番のグループウェア
チャットワーク 日本に適したビジネスチャット

F-Chair+:働きぶりを見える化、パソコン画像も記録可能

F-Chair+は、在宅ワーク時の勤務状況をひと目でわかるようにするツールです。具体的には、着席と退席ボタンによる業務時間の記録や作業画面のランダム記録などで働きぶりを確認できます。また、働き方改革で設けられた残業時間の上限規制などにもうまく対応できるでしょう。

ちなみに各社員の在席状況もわかるので、社員同士のちょっとした打ち合わせなどにも役立ちます。オフィスで働いているのと変わらない感覚の働き方を実現してくれるツールといえるでしょう。

料金プランなどの詳細は以下リンク先の公式ホームページからご確認ください。

F-Chair+公式サイト

テレワークサポーター:Webカメラで勤務時間の把握とセキュリティ対策

テレワークサポーターは、 顔認証機能とノートパソコンのWebカメラで社員の在席時間を自動的に算出するシステムです。勤務内容を把握したり分析したりできます(タスク集計、データ出力、実績集計など)。

また、テレワーカー本人の顔で自動的に判断するので、他人によるなりすまし、のぞき込みがあった場合はそれを察知しカメラ画像とパソコン画面の両方を記録。情報漏洩を最小限に抑える仕組みもあります。よし詳しくは公式ホームページをご覧ください。

テレワークサポーター公式サイト

eセールスマネジャー:営業部の直行直帰・在宅ワークに対応

eセールスマネジャー Remix CLOUD

営業部門の場合は、CRMツール、SFAツールを使えば効率のよい在宅ワークが実現します。離れていても、メンバー間で顧客情報、案件の進捗状況などが共有できるので便利です。たとえば各営業パーソンが入力した情報を下図のように確認できます。

スケジュール管理

他にもさまざまな見方で入力された情報を確認できます。個人のスケジュールよりも案件やプロジェクトの進捗を確認したければ、下図のような画面で確認して必要であればそのまま指示出しも可能です。

案件シナリオ

他の機能や価格の詳細は以下の公式ホームページへのリンクからご確認ください。

eセールスマネジャー公式ホームページ

なお、そもそもCRMやSFAについて詳しく知りたい場合は、以下の記事が参考になります。

G Suite:Googleが提供する定番のグループウェア

「G Suite」は、Googleが提供するグループウェアで、以下のような機能が使用できます。

  • スプレッドシート、ドキュメントなどで資料作成し、特定のメンバーと共有
  • ファイル(Word、Excel、画像、PDFなど)をGoogleドライブ(クラウド上)で保存、共有
  • Googleカレンダーを使用し、スケジュールを共有

セキュリティー対策がしっかりなされていて、かつ電話やメールサポート(24時間365日)がついているので、安心して使用することができるでしょう。一部の機能を無償で使用することも可能です。詳細は、以下のリンク先からご確認ください。

G Suite公式ホームページ

チャットワーク:日本に適したビジネスチャット

ChatWork

メッセージのやりとりがスムーズに行えるコミュニケーションツールで、個人間だけでなくグループでのやりとりも可能。文字でのやりとりなので、気軽に、かつリアルタイムに会話をすすめられます。主な機能は以下の3つです。

機能名 機能概要
タスク管理機能 メッセージのやりとりの中で発生したタスク化。
他メンバーにもタスクつけられます。
ファイル共有機能 文書や画像ファイルをアップロードし共有できます。
ビデオ通話機能 音声通話やビデオ通話も可能。
テレワーク時のコミュニケーションが充実します。

料金プランなどは公式ホームページからご確認ください。
ChatWork公式サイト

また、チャットツールは在宅ワークに欠かせないため、多くのツールが提供されています。より自社に合うものを選びたい場合は、以下の記事が参考になります。

Zoom:会議のための移動を0へ、場所と時間も自由に

パソコン、スマートフォンを使用することで、離れた者同士がミーティングやセミナーを開催できるサービスです。相手の顔を見ながら、また資料を共有しながら会話ができるので、通常のリアルな会議とさほど変わりはありません。

また、Zoomは、ミーティングの主催者から招待用のURLをクリックする、もしくはミーティングIDを受け取り入力するだけで参加可能。ウェブカメラ、マイク、スピーカーを揃える必要がありますが、これらが内蔵されているパソコンであればすぐに参加できます。

Zoom公式サイト

要注意!在宅ワークにはルール決めも重要

ツールや社員の反応などに目がいきがちですが、在宅ワークをうまく導入するにはルール決めも重要になります。働き方変わる以上、就業規則の変更などが必要ですし、手当や費用負担の取り決めを周知する必要があるからです。

したがって、トラブルを避けるためにも在宅ワーク開始前に勤務に関するルールを決めておきましょう。考慮すべき点は主に以下の4つです。

  • 勤怠管理
  • パソコン支給や通信環境
  • 発生する費用を誰が負担するか
  • 就業規則の変更

それぞれ詳しく解説していきます。

勤怠管理

自宅で働いているからといって勤怠管理の義務がなくなるわけではありません。働き方改革関連法案の施行により、裁量労働制でも労働時間をきちんと把握したり、残業時間の上限規制を守らせたりする義務が法人に課せられたからです。主に気にすべきポイントは以下の2つです。

  • 労基法を超える長時間勤務はNG
  • 最低賃金法も適用される

遵守しないと刑事罰に科せられる恐れもあるので、それぞれ解説していきます。

労基法を超える長時間勤務はNG

雇用契約を結んでいる従業員が在宅ワークをする場合も、会社に出社しているときと同様に労働基準法が適用されます。

そのため、従業員の長時間労働の上限規制、有給休暇の取得推奨などに気を配り、既定を超えないよう管理する必要があります。

最低賃金法も適用される

従業員がそのまま在宅勤務に切り替わる場合の報酬は、基本的にそのまま適用するのが一般的です。もしも、基本給を減額する処置をとる場合は、従業員の同意を得ることが必要です。

なお、新たに在宅勤務者を採用し雇用契約を結ぶ場合は、最低賃金法で定められた給与・報酬を支払う必要があります(業務委託契約の場合は労働法の対象外となります)。

パソコン支給や通信環境

在宅ワークに欠かせないのがパソコンなどの端末とインターネット。

自宅で作業をする場合の端末やネットワーク環境について、「会社が用意して支給するのか」「従業員が自宅で使用しているものを使うのか」などの詳細を決定しなければなりません。

その他、電話やFAXなどを使用する場合も、検討が必要です。

発生する費用を誰が負担するか

「ICT(情報通信技術)の環境整備に必要となる費用」「その他備品などにかかる費用」についても、事前に決定し従業員に明示する必要があるでしょう。

例えば、以下のような費用が必要になることがあります。

  • インターネット通信回線
  • パソコンなどの端末
  • 備品(文具など)
  • 送料(宅配便など)
  • 水道光熱費など

就業規則の変更

上記でご紹介したルール、および費用負担が決定したら、就業規則を変更しなければなりません。これまでの就業規則に追加する、もしくは「テレワーク勤務規定」を作成してもよいでしょう。

また、在宅ワークへの移行のタイミングでフレックスタイム制を導入する場合、これまでとは異なる労働条件が発生してきますので、変更点については就業規則に記載します。

なお、急な事情により事前に明記することが難しい場合は、ただちに従業員に周知するようにしましょう。

在宅ワーク以外のテレワークの導入も要検討

派遣社員の方が売れる

在宅ワーク以外の働き方の導入も検討すべきです。在宅ワークとはテレワークの1種であり、他の働き方も導入することでより多くの職種や業務を効率的にこなせる可能性があるからです。なお、テレワークの種類は以下の3つになります。

  • 在宅ワーク(在宅勤務/自宅利用型テレワーク)
  • モバイルワーク
  • サテライトオフィス勤務(施設利用型テレワーク)

それぞれ詳しく解説した記事があるので、ここでは簡単に解説しつつ専門的に解説した記事へのリンクを紹介します。

在宅ワーク(在宅勤務/自宅利用型テレワーク)

自宅で仕事をする働き方のことです。会社などで仕事をしている従業員たちとは、インターネットや電話回線などを利用し、パソコン、ファックス、電話などで連絡を取り合います。

より詳しいメリットなどについては以下の記事をご確認ください。

モバイルワーク

移動中や顧客先、出先などで、パソコンや携帯電話などを使用して仕事をする働き方のことです。営業部やマーケティング部などの外回りがある職種と相性が良いです。より詳しくは以下の記事を参考にしてください。

サテライトオフィス勤務(施設利用型テレワーク)

勤務先ではなく、テレワークセンターやサテライトオフィス、レンタルオフィスなどで仕事をする働き方のことです。

ある程度時間と場所を共有できるので、従来どおりの働き方とのいいとこ取りができます。実際、成功事例であげた企業のなかにも社員が利用しやすい場所に拠点を設けたり借りたりして生産性を高めています。より詳しいメリットなどは以下の記事でご確認ください。

まとめ:在宅ワーク導入成功でより良い経営へ!

在宅ワークのデメリットを解決すれば、得られるメリットはたくさんあります。
ITツールを活用してムダのない勤務環境を作り出すことができれば、生産性を維持しつつ、経費を増やさずに全社における在宅ワークも実現可能です。

CRM/SFAツール(eセールスマネージャー)を活用すれば、営業部門での業績アップも望めるでしょう。

まずは、「週の何日かを在宅ワークの日にする」「在宅勤務できる部署を徐々に増やしていく」などの方法で、少しずつ実行し成果を検証してみてはいかがでしょうか?

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