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業務改善の実現に!業務改善の進め方の基礎!

業務改善の実現に!業務改善の進め方の基礎!

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業務改善は管理職の仕事の一つですが、闇雲に業務改善をしようとしてもあまり効果的ではありません。

業務改善を進めるときはポイントを絞り、全員を巻き込んで行うようにしましょう。

一度にたくさんの業務改善をしようとしても、結果的に全部中途半端になることがありますし、一人だけの力で行えることには限界があるためです。

そこで、この記事では業務改善の進め方についてまとめてみました。

業務改善の基本的な部分についてまとめていますので、業務改善で悩んでいる管理職の方は参考にしてみてください。

何を改善したいのかを考えよう!

業務改善の実現に!業務改善の進め方の基礎!_考える

業務改善の進め方としては、まず「何に対して行うか」から決めていくことが重要です。

というのも、業務改善を行うときは普段の業務をこなしながら行わなければなりません。

そのため、一度に複数の業務改善を行うことになると、本業がおろそかになってしまう可能性があるからです。

また、業務改善を効果的に行うためには、継続して行うことも重要です。

そのため、最初からあまり高いハードルを設定してしまうと、継続することが困難になってしまうこともあります。

業務改善を行うときは、小さなことを継続して積み重ねていくことが大事ですので、現在行っている仕事のうち、どのような分野から行うか検討してみましょう。

最初は企業の体制・設備・人材のどれか一つにスポットを当てて改善に取り組んでみることがおすすめです。

問題の認識が業務改善の第一歩

業務改善の実現に!業務改善の進め方の基礎!_問題の認識

業務改善を行う業務内容がすぐに思いつくときはそれから取り掛かればよいのですが、場合によっては「どれから取り掛かっていいかわからない」ということもあるでしょう。

そのような場合、まずは「現在、行っている仕事のやり方が正しい」という先入観をなくすことが重要です。

自分で作成した書類の間違いを自分で見つけるのは難しいのと同じように、現在仕事をしている人間が自分のやっている業務で非効率になっている部分を見つけるのは難しいものです。

「自分の仕事のやり方が正しい」という先入観をなくして、業務改善に取り組めることがベストですが、中には難しい場合もありますので、そのような場合は人材の入れ替えという方法をとった方が良い場合もあります。

また、「先入観をなくす」という観点から、常識にとらわれない視点で評価する必要もあるでしょう。

また、問題点を見つけることができたなら、問題の重要性と緊急性を判断することが重要です。

その問題がしばらく様子を見ても大丈夫なものであるなら後回しにして、もっと重要で緊急性の高いものから業務改善にとりかかるようにしましょう。

有効な業務改善策を出し合う

業務改善の実現に!業務改善の進め方の基礎!_ミーティング

問題点が判明し、重要かつ緊急性の高いものであるという判断された業務があるならば、すぐにでも改善にとりかかるべきです。

しかし、ここで重要なのは管理職がトップダウンで頭ごなしに「こうしろ!」といって命令しないことだといえます。

頭ごなしに命令した結果、もし仮にその指示が正しいものであったとしても、次に同じような問題が起こった場合、また管理職からの指示がないと部下が動かなくなってしまう可能性があります。

そのような事態を防ぎ、部下を自主的に行動に移させるためには判明した問題の対処法や解決策を全員で共有し、話し合いによって改善することです。

話し合うことによって、その改善策が自分達で考えたものということになれば責任感も増し、自分達で主体的に動くようになります。

ただし、部下が自分達で考えた結果、あまりにも突拍子のないような改善策が提示された場合には、上司がより実現性の高い改善策へ向かうように誘導してやるようにしましょう。

導入・チェック・見直しは定期的に

業務改善の実現に!業務改善の進め方の基礎!_PDCA

業務改善は改善策を検討し、実行に移したからといって終わりではありません。

その改善策が本当に効果的であったかを定期的に評価し、足りない部分があれば見直しをすることも必要です。

業務改善方法として「PDCA」という言葉があるように、「Plan(計画)」、「Do(実行)」、「Check(評価)」、「Action(改善)」まで行うことが重要ですので、改善策を検討したからといって、気を抜くことなく実行するようにしましょう。

また、このような業務改善計画に終わりはありません。

成功したとしても「さらによいもの」にしていくために、「常に改善点はないか」といった視点で業務をこなしていくことが管理職には求められます。

周囲の巻き込みが業務改善の第一歩!

業務改善の実現に!業務改善の進め方の基礎!_一歩

ここまで業務改善の進め方について説明してきましたが、業務改善は一人の力で行うことは不可能です。

よりよい業務改善を行うためには、部下や上司といった自分に関係のある人間全員を巻き込んでいくことが重要といえます。

また、問題を発見したときに巻き込み始めることが重要です。

なぜなら、問題を発見していても上司への報告や部下に改善の指示を出していないと、管理職としての能力の有無を問われることになりかねないからです。

問題点を発見次第、全員に周知しておくことでこのようなリスクを軽減することができますので、常日頃から風通しの良い職場環境を整えておくように心がけましょう。

また、業務改善を支援するシステムとして、SFAやCRMといったツールも開発されています。

多くの企業で導入されていますので、マンパワーだけでは問題の解決が難しい場合には利用してみてはいかがでしょうか。

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