業務アプリに興味はあるものの、「種類が多すぎて何が必要か分からない」「導入して本当に効果があるか不安」などとお悩みではありませんか。業務アプリの種類や特徴が分かれば、自社にどのアプリが必要か判断できるようになるでしょう。

そこで、本記事では業務アプリの概要や種類別の特徴、導入メリットなどについて解説し、選び方やおすすめの業務アプリも紹介します。最後まで読めば、自社に必要な業務アプリが明確になり、スムーズに導入できるようになるでしょう。

業務アプリケーションとは

業務アプリケーションとは、さまざまな業務を効率化・自動化するために開発されたシステムの総称です。ビジネスアプリとも呼ばれ、顧客管理や在庫管理、経理など多岐にわたるビジネスシーンで活用されています。

汎用性の高いものから特定の業務に特化して開発されたものまで豊富な種類があり、多くのベンダーが提供しています。これまで手作業で時間をかけて行っていた業務も、アプリを活用すれば時間の短縮が可能です。業務効率化に役立つとして、多くの企業が導入を進めています。

業務アプリケーションとWebアプリケーションの違い

業務アプリケーションとよく混同される用語に「Webアプリケーション」があります。業務アプリケーションは、企業の特定の業務を行うアプリケーションを指します。製品にもよりますが、業務内容に合わせてカスタマイズすることも可能です。

一方、Webアプリケーションは、インターネットを介してWebブラウザ上で利用できるアプリ全般を指すことが一般的です。一般ユーザー向けのサービスが多く、PCやスマホにインストールする必要がなく、誰でも気軽に使えます。

業務アプリの7つの種類【一覧】

業務アプリは、企業のどの部門や業務をサポートするかによって、以下の7つに分類できます。それぞれの主な役割や搭載されている機能は以下のとおりです。ただし、製品によって搭載されている機能には細かな違いがあります。

1. 生産管理システム

生産管理システムは、製品の生産に関連する一連の業務を一元的に管理するシステムです。製品を「いつ・どれだけ・いくら」作るか計画し、遅れがないように管理します。業務アプリによって工程や進捗が見える化され、納期遅延が発生しないよう適宜手を打つことが可能です。

主な機能には、以下のようなものがあります。

• 販売管理・生産計画・所要量計算・購買管理・在庫管理・製造管理・出荷管理・原価管理・予算管理など

導入することによって、紙やExcelなどを用いて行っていた業務を自動化・効率化し、受注から納品までのリードタイムの短縮やコストの削減が可能です。情報共有が簡単なことから、業務の属人化の解消・防止にもつながります。

2. 在庫管理システム

在庫管理システムは、企業が保管する在庫の量を適切に保つ役割を持つシステムです。入荷から出荷まで、数量・製造日・原材料などの重要なデータを管理でき、余剰在庫や品切れを防止します。

主な機能には、以下のようなものがあります。

• 在庫照会・入出庫管理・在庫分析・ピッキングリスト・棚卸・マスター管理など

アプリを導入することによって、在庫状況をリアルタイムで確認できるようになります。状況により追加で発注するなどの判断ができ、適切な在庫量を維持することが可能です。ハンディターミナルなどの端末を活用して在庫数を読み取ることもでき、ヒューマンエラーの防止につながります。

3. 販売管理システム

販売管理システムは、受注、出荷、売上計上、請求、入金確認までの販売活動に関わる一連の作業を、一元的に管理するシステムです。

主な機能として販売管理・在庫管理・購買管理があります。それぞれの内容は以下のとおりです。

• 販売管理：見積管理・受注管理・出荷管理・売上管理・請求管理
• 在庫管理：在庫照会・入出庫伝票処理・棚卸・在庫引当管理
• 購買管理：発注管理・入荷管理・仕入管理・支払管理

紙やExcelでの管理で起こりやすい請求漏れや入金消込ミスなどを防ぎ、効率的な管理が可能です。また、過去の販売データを分析することで、売れ筋商品の把握や効果的な経営戦略の立案にも役立ちます。

4. 受注管理システム

受注管理システムとは、顧客からの注文情報を受付・処理・管理するためのシステムです。活用することで、効率よく受注状況や進捗を確認できるようになります。

主に、以下のような機能が搭載されています。

• 受注管理・顧客管理・商品管理・出荷管理・在庫管理・請求管理など

アプリを導入することで、電話やメール、ECサイトなど異なるルートから届く注文を一つにまとめて確認できるようになります。データの転記や入力の必要がなくなり、ヒューマンエラーを防いで効率のよい作業が可能です。在庫管理や請求管理もでき、受注に伴い発生するさまざまな業務工数を削減できるでしょう。

5. 人事給与システム

人事給与システムとは、企業における一連の人事業務や給与関係の業務を管理するシステムです。人事部は採用活動、勤怠状況の管理、福利厚生の運用、給与・賞与の計算など、多岐にわたる業務を担います。人事給与システムがあれば、さまざまな業務を総合的に管理することが可能です。

主な機能には、以下のようなものがあります。

• 給与計算・給与明細発行・人事情報管理・勤怠管理・労務管理など

アプリを導入すると従業員の給与計算業務が自動化でき、ミスを防いで業務時間を短縮することが可能です。業務時間の短縮は、人件費の削減にもつながります。従業員の住所や氏名、所属といった基本データだけでなく、所有資格や業績、これまでに受けた研修といった能力に関するデータも一括管理でき、評価の際に活用することも可能です。

6. 財務・会計システム

財務・会計システムは、企業における日々の経済活動・お金の動きを記録し、貸借対照表や損益計算書などの財務諸表を作成するシステムです。銀行口座やクレジットカード、販売管理や人事給与などの他の業務アプリと連携することで、経理業務を効率化します。

主な機能は以下のとおりです。

• 財務諸表作成、自動仕訳、固定資産管理など

アプリを導入することで、会計処理にかかる一連の業務を迅速かつ正確に行うことが可能です。手作業で入力・計算する際に発生する恐れのある、人為的ミスも防止できます。また、法改正や制度の変更があった際も、柔軟に対応できます。財務状況や経営状況が見える化できるのも、導入のメリットです。

7. 情報系システム

情報系システムは、社内の情報共有や、申請・承認・ドキュメント管理などバックオフィス業務に用いられるシステムです。

情報系システムの代表的な例は以下のとおりです。

• メールシステム、チャットシステム、グループウェア、Web会議システム、ワークフロー、社内SNS、社内ポータルなど

導入することで、従業員間の情報共有が容易になり、コミュニケーションの活性化にも役立ちます。

なお、「情報系システム」と「情報システム」は、似ていますが別物です。情報システムは社内のさまざまな情報を処理するシステム全般を指し、「情報系システム」と「基幹システム」に分かれます。
情報系システムは、社内コミュニケーションやバックオフィス業務に使うシステムのことです。基幹システムは企業活動の根幹を担う一連のシステムのことで、上述した生産管理や販売管理、財務管理などが含まれます。

業務アプリを導入するメリット

業務アプリを導入すると、効率化だけでなく、情報の一元化や判断の迅速化など組織全体に波及するさまざまなメリットがあります。

ここでは、主なメリットをみていきましょう。

業務が効率化する

業務アプリの導入でもたらされる大きなメリットは、業務の大幅な効率化が期待できる点です。例えば、紙に記載された内容をExcelに転記するといった作業が不要になり、二重入力の手間が省けます。人為的ミスが起こりにくく、修正作業の発生も抑えられます。

アプリ内に蓄積されたデータをもとに、ワンクリックで集計したり表を作成したりすることも可能です。雑務をアプリケーションに任せることで、従業員は商談や企画などより付加価値の高いコア業務に集中できるようになります。

情報共有が容易になり属人化を防げる

業務に関する情報が一元化され、共有が容易になる点も、業務アプリ導入の大きなメリットです。権限を持った従業員であれば、必要な情報にいつでもどこからでもアクセスでき、業務を滞りなく遂行できるようになります。

必要な情報が関係者間で共有されるため、業務の属人化も防止できます。「担当者が不在のため業務を次のステップに進められない」「顧客からの問い合わせに回答できない」といった問題が起こりにくくなるでしょう。

データの管理・分析がしやすく判断が迅速化する

データの管理・分析がしやすくなることで、経営判断の迅速化につながる点も大きなメリットです。業務アプリを導入すると、重要なデータをリアルタイムで記録・確認でき、分析作業も自動で行えるようになります。

ダッシュボードなどで状況を視覚的に把握することが可能です。「どこに問題があるのか」「効率化すべき業務はどれか」といった課題を発見しやすく、必要な改善を迅速に行ったり、業務判断を下したりできるようになります。

業務アプリを導入する3つの方法

自社に業務アプリを導入する場合、大きく「自社で自作する」「外部に委託する」「既存アプリを使う」の3つの方法があります。

それぞれ、費用や導入までの時間、実現できる内容に違いがあるため、予算や目的、社内の状況に応じて適した方法を選びましょう。

自社独自の業務アプリを自作

社内の環境が整い、専門知識を持った従業員がいる場合、プログラミング言語を用いて自社で独自にアプリを開発することも可能です。

自作する大きなメリットは、社内の業務に最適化した業務アプリが作れることです。社内開発であれば、実際に使用する従業員にヒアリングしやすく、不要な機能はすべて省き、業務に必要な機能だけを実装できます。外部企業に開発を委託する場合に比べ、開発コストを抑えることも可能です。

デメリットとしては、社内に開発する環境と専門知識を持った人材が必要な点が挙げられます。また、一からの開発になるため、既存品のアプリを利用する場合に比べて導入までに時間がかかるでしょう。

ただし、ノーコード・ローコードツールを使えば、あまり専門知識がない従業員でも比較的短時間で必要なアプリを開発できます。ノーコード・ローコードツールについては、後ほど詳しく解説します。

外部委託による開発

外部のシステム開発企業に委託し、必要な機能を持った業務アプリを開発してもらう方法もあります。自社での開発が難しく、業務にマッチする機能を持った既存アプリが見つからない場合に有効な方法です。

メリットとしては、自社の要件に完全にマッチしたシステムが手に入る点が挙げられます。社内に専門知識を持った従業員がいなくても、開発会社にメンテナンスや更新を任せられることが多く、不具合が発生した際も対応を依頼できるため安心です。自社でエンジニアやプログラマーの採用・育成をしなくてよいという観点から考えると、総合的にはコスト削減にもつながります。

デメリットとしては、開発期間が長くなることと、まとまった初期費用が発生する点が挙げられます。開発費用はアプリの内容や携わるエンジニアの人数・レベルなどによって異なりますが、数百万円から数千万円かかるケースも見られます。社内にアプリ開発のノウハウが蓄積されない点も要注意です。別の開発が必要になるたび、再度外注せざるを得なくなる可能性があります。

既存の業務アプリを導入

もっとも手軽な方法といえるのが、既存の業務アプリの導入です。近年、多くのベンダーがさまざまなタイプの業務アプリを提供しています。既存の業務アプリで自社の業務に十分役立つのであれば、製品を購入・契約して導入するのがもっともスムーズにいく方法です。

メリットは、自社開発や開発会社への委託に比べ、コストが抑えられ、導入までの時間も短い点です。業務アプリによっては、申し込みから数日で利用開始できるケースも珍しくありません。ベンダーから導入やセキュリティ設定に関してサポートを受けられる点もメリットです。社内に専門知識を持った従業員がいなくても、安心して活用できるでしょう。

デメリットは、既存のアプリでは自社独自の業務フローに対応できない場合がある点です。導入前にデモや無料体験を活用し、自社の業務にどこまで対応しているか確認しておきましょう。また、初期費用だけでなく、月額利用料金が発生する点にも注意が必要です。

業務アプリのおすすめ3選【無料あり】

数多くのベンダーが多くの業務アプリを提供しているため、どれを選べばよいか迷っている方も多いのではないでしょうか。

ここでは、顧客関係管理・業務改善プラットフォーム・ワークスペースのおすすめを紹介します。いずれも業界や企業規模を問わず、導入している企業が多い業務アプリです。

esm(eセールスマネージャー)

（引用：esm）

esm(eセールスマネージャー)は、顧客関係管理・営業支援ソフトです。業界を問わずさまざまな企業で導入されており、優れた操作性と導入企業に定着するまで伴走して支援する手厚いサポートで高い人気を誇ります。

あらゆる顧客接点情報がダッシュボード上に集約され、確認したいポイントをクリックすれば具体的な情報を掘り下げる仕様で、分かりやすさが大きな特徴であり、魅力です。

導入することで、効率のよい顧客管理が可能になり、営業活動における成約率や売上の向上が期待できます。

また、30日間の無料トライアルが用意されており、実際の操作画面や機能を事前に確認することが可能です。自社の営業フローに適しているか、操作性に問題がないかなどを導入前に検証できるため、業務アプリの導入が初めての企業でも安心して検討できるでしょう。

kintone

（引用：kintone）

kintoneは、CMで話題のノーコードツール・業務改善プラットフォームです。大きな特徴として、操作が簡単で分かりやすく、プログラミングの知識がない人でも必要なシステムがすぐに構築できる点が挙げられます。例えば、日報・報告書の作成やプロジェクト管理、ファイル管理など「これがあったら便利」と思うシステムをすぐに作成可能です。

現場の人間が欲しいシステムを簡単に作れるので、社内の情報システム部門や外部の開発会社に依頼する必要がありません。

アプリ化する過程で流れが整理される、作成したアプリの編集が容易なため、状況の変化にすぐに対応できるといった効果が期待できます。

Notion

（引用：Notion）

Notionは、メモやタスク管理、ナレッジ共有など、ビジネスで必要なさまざまなツールを一つにまとめたオールインワン・ワークスペースです。使いやすさや柔軟なカスタマイズ性が特徴で、世界的に人気があります。

ドキュメントの作成やタスク管理、プロジェクト管理、データベースの作成などがNotion一つで可能なため、それぞれのツールを個別に契約する必要がありません。導入することで情報の一元管理が可能になり、タスク管理やプロジェクト管理もスムーズにできます。

組織や個々の従業員に最適化した環境を構築できるため、業務効率化や生産性の向上が期待できます。

自社に適した業務アプリの選び方

既存のアプリを導入する場合、自社の業務フローにマッチし、操作性も優れているものを選ぶことが大切です。業務フローに合わないものや使いづらいものを選んでしまうと、導入しても現場の従業員に活用されない可能性があります。

ここでは、業務アプリを選ぶ際に注意すべきポイントを紹介します。

自社業務に必要な機能が備わっているか

チェックするポイントとして外せないのが、自社業務に必要な機能が備わっているかどうかです。導入しても、自社が求める機能が備わっていなければ大きな効果は見込めません。

まずは、業務に欠かせない機能や効率化のために求める機能を洗い出し、検討している業務アプリに実装されているかどうかをチェックしましょう。なお、無料や格安のプランには基本的な機能しかなく、便利な機能を利用するには高いプランの契約が必要なケースもあるため、注意が必要です。

直感的な操作ができるなど使いやすいか

業務アプリは現場で毎日のように使用するため、使いやすいかどうかも重要なポイントです。いくら高性能・高機能なアプリでも、操作性が悪ければ現場の従業員にとって負担が増えます。業務効率が上がるどころか、下がる可能性さえあるでしょう。最終的に使われなくなって、形骸化する恐れもあります。

デモや無料体験が可能な場合は、試してみましょう。「画面がシンプルな設計で分かりやすい」「直感的に操作できる」「スムーズに作動する」といった点を確認してください。

既存システムと連携できるか

自社で現在使用しているシステムとの連携が容易かどうかも、確かめておくべきポイントです。導入したアプリと連携できれば、既存システムに蓄積したデータを自動的にエクスポートでき、再度入力する必要がありません。

通常業務においても、別々のシステムに入力せずに済み、ミスの発生が防げます。データを常に最新の状態に保つことも可能です。信頼性の高いデータに基づいて意思決定や業務判断できるようになります。

反対に、既存システムと連携できなければ、現場で二重入力などの手間が発生し、業務効率化が図れません。

セキュリティ対策やサポート体制は問題ないか

業務で扱うため、厳重なセキュリティ対策が施されていることも重要です。業務アプリによっては機密情報や顧客情報を扱うこともあるでしょう。セキュリティ対策が不十分な場合、情報が漏洩する恐れがあります。どのような対策が講じられているのか、万が一トラブルが発生した場合の対応体制についても確認しておきましょう。

また、手厚いサポート体制が整っているかどうかも、確かめておきたいポイントです。導入支援や研修の提供など充実したサポートが受けられる場合、社内での運用がスムーズに進み、定着する可能性が高くなります。

業務アプリ開発で注目されている「ノーコード」とは

近年、業務アプリの分野で企業の注目を集めているのが「ノーコード」です。通常、ソフトウェアを開発するには、プログラミング言語を用いてコードを記述する必要があります。しかし、ノーコードツールを使えば、文字どおりコードを使わずにソフトウェアを開発することが可能です。

ノーコード開発では、あらかじめ用意された特定の機能を持ったパーツを画面に配置することで、業務アプリが構築できます。通常、基本的な機能が備わったテンプレートが用意されており、一部をカスタマイズするだけでアプリを作成することも可能です。

大きなメリットとして、以下の3点が挙げられます。

• 開発スピードが非常に速い
• 専門的な知識がなくても開発できる
• 現場の従業員が必要な機能を持ったアプリをすぐに作れる

「自社にぴったり合った既存アプリはないが、開発できる環境や人材もない」という企業にとっては、ノーコード開発は有効な手段となります。ただし、高度で複雑な処理にはあまり向いていないので、注意しましょう。

参考：ノーコードとは？ローコードとの違いと活用メリットについて解説

まとめ

業務アプリケーションは、顧客管理、生産管理、販売管理、人事給与管理など企業の幅広い業務を支える重要なシステムです。導入することで、作業が自動化できミスの防止や効率化につながります。

導入にあたっては、どのような機能を求めているかを明確化し、過不足なく実装している業務アプリを選ぶことが大切です。まずは無料トライアルやデモを利用して、自社に合うアプリを選定しましょう。

ソフトブレーンのノーコードツール「esm appli」は、高スピードでWebアプリが構築でき、使いやすいと評判です。ぜひ無料トライアルをお試しください。

参考：esm appli

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