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名刺管理に使えるアプリ!選ぶポイントと使い方まとめ

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名刺管理

ビジネスマンの営業活動に必要不可欠となる名刺。
日々のビジネスの中で名刺の数はどんどん増えていく一方なので、名刺をきちんと管理しておくことはとても骨の折れる作業になっていきます。しかしながら、名刺を管理することのメリットは非常に大きく、きちんと管理しておけば営業活動や人脈の形成に役立つだけでなく、会社内でその情報を共有できればとても貴重な情報資産となります。近年では名刺管理アプリや管理ツールなども充実してきており、従来の紙の名刺を管理するよりも効率よく情報整理することができるようになっています。今回は、そんな名刺管理アプリ・ツールについてご紹介していきましょう。

名刺管理アプリは使うべき?利用するメリット

名刺管理で生じる主な課題は、せっかく集まった名刺の情報が整理されていない状態にあることです。
特に紙の名刺だけで名刺の情報を管理しようとすると、名刺それぞれの情報をリスト化するのに手間がかかり、結果的に多くの名刺が放置されたままになりがちです。このような状態では、いざ必要な時に必要な名刺が見つからない、リスト化していないので営業活動に活かせない、会社内で情報共有ができていないので営業資源になりにくいといった問題が発生することになります。要するに「多くの名刺情報をリスト化して検索しやすいように管理する」という作業が、紙の名刺だとどうしても後回しになってしまうのです。

そこで近年ビジネスシーンで活用することが増えてきている「名刺管理アプリ」の出番です。

名刺管理アプリは有料、無料のものも含めて多くの種類が出ています。多くのアプリに共通している仕組みは、名刺をスマートフォンなどのデジタルデバイスに付いているカメラで撮影し、社名、部署名、氏名、連絡先のアドレスや電話番号などの情報を自動的にテキスト化し、データとして保存していくというものです。カメラの撮影という簡単な操作だけで、手間をかけなくてもPC上にアドレス管理化された名刺情報が蓄積していくので、名刺管理において大きな関門となる「名刺情報のリスト化」という作業が非常に手軽に実現できます。

また、有料アプリや法人向けの名刺管理ソフトを利用すれば、集めた名刺情報を高い精度でテキスト化してソフト上で一元管理化でき、その情報を社内で共有可能な状態にすることができます。このように名刺管理を紙の情報からデジタル情報にデータ化して管理しておくことのメリットはとても大きく、上手に活用すればたまった名刺の山を営業資産として有効活用する道が開けるというわけです。

名刺管理アプリはどれが良い?選ぶポイント

こうした名刺管理アプリは非常に数多く出ているので、どのアプリが自分にぴったりなのか迷うところです。

名刺管理アプリは大きく分けて無料アプリと有料アプリに分けられます。無料アプリはスマートフォンで手軽に利用できるもので、個人の使用に向いていると言えるでしょう。

ただし、やはり情報のテキスト化機能などの点では精度に難があるものが多く、機能面では総合的に有料アプリの方が優れた点が多いと言えます。また、無料アプリでは機能制限や広告表示があるなどのデメリットもありますので、単に情報を整理しておきたいという程度の使い方の場合に活用してみるのがおすすめです。

有料アプリになるとデータ化の精度が上がり、管理情報のクラウド化による情報共有などが可能になるものが多くあります。カメラ撮影した名刺情報を自動テキストデータ化する機能が付いているものが多いので、自分でアドレス管理のために情報を打ち込む手間を省けます。情報共有のための機能が付属したアプリも多いので、こうした有料アプリの利用では、会社内や部署内のPCや各デバイスでの使用が可能かどうか、インストールの必要性や互換性の有無などの点についてもよく確認しておく必要があります。クラウド化機能の付いたものならば社外のシステムに重要な個人情報を預けることになりますので、自社のセキュリティポリシーに即した運用ができるがどうかという点も重要になります。

使いやすい名刺管理アプリは?対応機能を比較

それでは具体的にどういった名刺管理アプリがあるのか、代表的なアプリを例に挙げてその機能性やメリットについて簡単にご紹介しておきたいと思います。

1. Sansan(サンサン)
名刺管理アプリの中でも最もメジャーなものの1つと言ってもよいアプリです。「名刺を企業の資産に変える」をモットーに、いち早く名刺情報の共有化、顧客リスト化といった機能を取り入れたアプリです。名刺情報をもとにデータを集約してクラウド化する機能に優れ、名刺交換した顧客の組織図を自動生成する機能もあります。さらに「日経WHO’SWHO」と連携し、取り込んだ名刺情報に関連する企業の基礎情報や「日経WHO’SWHO」に存在する人物のプロフィール情報などを閲覧する機能が追加されました。使用料金は1社あたりで月10,000円からとなっています。会社内での名刺情報管理に必要な機能について一通り備えた、まさに名刺管理アプリを代表する存在です。

2. CAMCARD BUSINESS(キャムカードビジネス)
名刺情報の自動認識機能において抜群の制度を誇る名刺管理アプリが、「CAMCARD BUSINESS」です。自動変換精度は98%と非常に精度が高く、スキャンした情報をほぼ正確に自動で読み取ってくれます。この精度の高さとともに特筆すべきはデータ化の速さです。オペレーターによるデータ修正を利用する場合でも5分でデータ化することができます。さらにSaleseforce,SugarCRM, MicrosoftDynamics, Google Contactsといった外部サービスとの連携も充実していて、外国語にも対応しています。機能性にこだわりたい場合はこのCAMCARD BUSINESSは頼りになるアプリになるでしょう。価格は個人利用で月300円です。ダウンロード数が10万件に達する人気アプリです。

3. 名刺バンク
名刺バンクは集めた名刺情報を編集して「人物相関図」を作成する機能に優れたアプリです。選択した名刺の人物に関連する相関図を表示することで、情報の整理がしやすくなっています。また、社内ネットワークで共有化することで、自分の持つ名刺情報以上の相関図などの情報を得ることができるのも非常に便利です。引継ぎ機能や名寄せ機能なども充実しているので、営業関連部署などの部署内での情報連携などが頻繁に必要となるビジネスシーンでは非常に活躍するアプリです。価格は名刺の枚数×5円が基本料金となっています。

今や名刺管理はツールの使用が欠かせない!

このように名刺管理アプリは、名刺情報をほぼ自動的にデータ化して整理し、情報を検索しやすいように情報管理してくれる非常に有用なツールと言えるでしょう。

単に名刺情報を整理する手間が省けるだけでなく、その情報を社内で共有する、関連情報を表示できるようにするといった機能も付いているので、今まで埋もれて放置していたようなたまった名刺の情報を、会社にとっての情報資産として運用することができるようになります。さらにCRMやSFAに登録されているような名刺情報を活用すれば、より細かく名刺情報を営業活動に活かせるように活用することができるようになります。最近では、CRMソフトなどにも名刺管理機能が付いていることが多いので、アプリの管理情報と合わせてうまく活用すれば自社のマーケティング活動に活用することも可能になります。名刺管理が進んでいない場合は、このようなアプリを積極的に活用して、新たなビジネスチャンスにつなげていきましょう。

CRM/SFAツールを導入される企業によくある流れ

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