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【働き方改革の推進】効果的に残業削減をするために知っておくべきポイント!

働き方改革による残業の上限規制を克服!規制の詳細と対策を解説

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働き方改革残業上限が設けられたことで、「いつからどう変わる?」「うちには関係ある?」「守らないと…?」といった疑問を持っていませんか?

残業時間の上限規制は、全企業に関係しますが変更点が多く、いつから何がどうなるのか分かりにくです。そこで今回、上限規制の詳細や対策、成功事例などを分かりやすく解説していきます。

なお根本的には働き方改革の流れに乗るのが重要です。5,000社以上の生産性を上げてきた弊社が、根本から残業を減らしつつ収益や生産性を上げる方法も紹介してくので、ぜひじっくりと参考にしてください。

働き方改革でできた残業の注意点6つ

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働き方改革の影響で、残業に注意しないと刑事罰に科される可能性が新たに出てきています。具体的に知っておきたい注意点は以下の6つです。

  • 残業時間の上限(月45時間・年360時間までなど)ができた
  • 労使協定があっても残業の上限あり
  • 裁量労働制でも上限は無視できない
  • 残業時間の上限をやぶると刑事罰の対象になる
  • すでに残業時間の上限規制は始まっている
  • 月60時間をこえる残業の割増賃金率が上がる

各注意点の詳細を確認していきましょう。

残業時間の上限(月45時間・年360時間まで)ができた

働き方改革の一環として労働基準法が改正。残業時間の上限は月に45時間、年に360時間が原則となりました。改正前にも上限はありましたが、上限をこえても行政指導のみでした。

しかし、これからは残業時間の上限をこえてしまうと刑事罰が科される可能性があります。詳しくは後述する「残業時間の上限をやぶると刑事罰の対象になる」をご確認ください。

労使協定(36協定)があっても残業の上限あり

事業の運営上、臨時的な特別な事情があってやむなく先の残業時間の上限をこえたい場合は、労使協定を結べば以下の条件で残業時間の上限をこえられます

  • 月に100時間まで
  • 年に720時間まで
  • 複数月の平均にして80時間まで
  • 労働基準法の原則である月45時間の上限をこえられるのは年に6ヶ月まで

先述の残業の上限と上記をあわせた実際の残業イメージは以下のとおりです。

引用元:「時間外労働の上限制限」働き方改革特設サイト│厚生労働省

なお、36協定による残業時間の規制も大臣告示から法律による原則に格上げされています。つまり、長時間の残業があたりまえになっているなら、刑事罰を科され得る危険な状況です。

裁量労働制でも上限は無視できない

みなし労働時間といった裁量労働制にしていても残業の上限は無視できません。というのも、働き方改革の施策の1つとして、客観的な労働時間の状況把握が企業の義務になったからです。

そもそも裁量労働制であっても残業とみなされる業務は以前からあります。たとえば外回りをする営業職のデスクワークなどです。

そして、上記のとおり働き方改革の一環として労働時間の状況をより正確に把握するように義務づけられました。裁量労働制でも残業の上限を今まで以上に気にすべき状況になっているのです。

残業時間の上限をやぶると刑事罰の対象になる

先述したように残業時間の上限規制は大臣告示から法律による原則なりました。上限をやぶっても以前は行政指導どまりでしたが、刑事罰が科される状況に変わっています。

なお科される刑事罰は、6ヶ月以下の懲役または、30万円以下の罰金です。

すでに残業時間の上限規制は始まっている

「働き方改革による残業規制はいつから始まるのか?」と思っているなら要注意です。規制は全企業を対象にすでに始まっています。ちなみに残業の上限規制がはじまったのは、大企業が2019年4月からで中小企業が2020年4月からでした。

なお、残業時間の上限規制の対象にならなかったり、規制まで猶予が設けられている事業や業務、職種もあります。具体的には下図のとおりです。

月60時間をこえる残業の割増賃金率が上がる

中小企業は2023年4月1日からの適応(大企業は適応済み)ですが、月60時間をこえる残業の割増賃金率も上がります。具体的な変更内容は下図のとおりです。

なお、中小企業の定義は以下のとおりです。

残業の上限規制でおこる問題

働き方改革による残業の上限規制に対応できないと、以下の問題がおこると予想されます。

  • サービス残業の増加によるエンゲージメント低下
  • 残業代頼みの従業員の生活苦

どちらも自社の収益低下や廃業リスクを高める要因となり得るので、詳しく解説していきます。

サービス残業の増加によるエンゲージメント低下

残業が以前よりできなくなった状況で生産性を上げなかった場合、残業時間を申告しなかったり、自宅などで隠れて働かれるサービス残業が多発すると考えられます。そして、愛社精神の低下による生産性の低下や離職率の高まる危険性があります。

実際、人事部などの監視の目がとどかないテレワークでは、下図のように長時間労働が発生し、エンゲージメントが低下しています。

サービス残業が横行すると、離職率が高まったり生産性が低下したりすると一般的に考えられています。企業に対する愛着心や思い入れであるエンゲージメントが下がるからです。

実際、諸外国と比べて日本の労働時間は長い傾向にあり、やる気にあふれる社員は少なく、やる気のない・無気力で不満をまきちらす社員も比較的多い状況です。まず諸外国と比べて日本は、男性の週労働時間が49時間以上の人が多い傾向にあります。

そして、諸外国と比べて熱意のある社員は少なく、不満をまきちらす社員は多い傾向にあります。ちなみに、日本以上に長時間労働をする人の割合が多い韓国でも同様の傾向が見られます。

サービス残業の横行で残業上限規制の問題が見えなくなってしまうと、ビジネスの原動力である人材に大きな問題が生じている可能性が高いといえます。

残業代頼みの従業員の生活苦

残業時間がへると残業代も減るため、残業代を前提としてローンの返済計画をたてている社員などが困る可能性があります。該当する社員が優秀で、業務が集中しているパターンだと転職を考えられる可能性が高いといえるでしょう。他にも積極的に残業したいという従業員も一定数いるはずです。

対応策としてはカフェテリアプランや割引サービス、手当などがありますが、最も効果的なのは働き方改革の流れにのっての生産性の向上と賃金アップと考えれます。というのも、正しい働き方改革で生産性と賃金アップができれば、以下のようなメリットを重要員に提供できるからです。

  • 介護や育児の必要性が出ても働き続けやすい
  • より良いワークライフバランスを実現できる
  • 生産性の向上によってスケールの大きな仕事などに時間をさける
  • 成果を出した分給与が上がればモチベーションも上がる

企業としても、より収益につながる業務に時間をさいてもらえるようになるといったメリットが多数あります。そこで、働き方改革の実施による残業の上限規制への対応方法を詳しく見ていきましょう。

残業上限規制への特効薬は正しい働き方改革

残業時間の上限規制への対策として最も有効なのは、働き方改革の正しく理解と実践だと考えられます。働き方改革とは生産性を向上させるための取り組み全般であり、残業の上限規制もその一環だからです。そもそもヒト・モノ・カネが限られている中で残業を減らすとなると、今の従業員により短時間でより多くの成果をあげてもらうしかないのが実情でしょう。

そこでここでは、特に残業時間の削減に有効な施策として、以下3つの詳細を解説していきます。

  • 労働時間制度の見直し
  • ITツールの活用
  • DXの推進

特に残業時間の削減に有効なのは上記3つですが、働き方改革全般にまんべんなく取り組むメリットも大きいです。生産性が向上し、利益率のアップや優秀な人材の確保などが目指せます。働き方改革全体については、以下の記事を参考にしてください。

労働時間制度の見直し

労働時間制度の見直しは基本かつ有効性の高い残業時間削減の施策といえます。9:00~17:00といった定型的な働き方以外にも複数の労働時間制度があり、各業務に最適なものを選べば自然と残業時間は減らせるからです。逆にいえば成果や業務量がうすくなってしまっている労働時間の削減も目指せます。

たとえば、月初や月末が忙しいなら以下月単位の変形労働時間制が有効ですし、いまいち繁閑が読めない業務なら1週間単位の変形労働時間制などが有効でしょう。具体的な労働時間制度と適した業務は下図のとおりです。

注意点としては、働き方によらず残業や労働時間の上限を守らなければならないことがあげられます。また、労働時間制度ごとに法律上気にすべきことが違う点にも注意してください。より具体的な注意点は下図が参考になります。

ITツールの活用

ITツールの活用も残業時間の上限規制への有効な対策になります。正しく活用できれば、残業の削減だけでなくシェアの拡大や大きな生産性向上ができるので、以下の順番で詳細を解説していきます。

  • ITツールが最も有効といえる理由
  • まず導入すべきITツールはSFA・CRM

上記2つのトピックは経営層はもちろん、経営企画部や各部署のマネージャーも知っておくべき内容なので、確実に理解を深めてください。

ITツールが最も有効といえる理由

大前提として日本の人材の質は下図のとおり高く、諸外国のような生産性の高さを実現するにはITツールの活用がおすすめだからです。

引用:デービッド・アトキンソン「新・生産性立国論」(2018)│東洋経済新報社

一方で、下図のように生産性は低く、優秀な人材を活かしきれていないのが現状です。

引用:デービッド・アトキンソン「新・生産性立国論」(2018)│東洋経済新報社

上図で生産性が高くなっている国の特徴は、産油国であったり外国からの労働者流入が盛んだっだり、女性が活躍しやすかったりと、さまざまです。政治や文化などの外部環境はコントロールできませんが、企業が自力でできるITツールの活用は日本でもできます

要するに、SFAやMAといったITツールを活用し、アメリカやドイツなどの良いところを日本に合う形で取り入れようというわけです。事実、規模を問わずに成功企業はこぞってITツールを導入しており、さらなるシェアや利益アップをしています。

ちなみに、ITツールを導入できる環境は下図のとおり優れている状況にあるので、必要なのは導入するITツールの選定や堅実な導入計画です。

引用:WEF国際競争力ランキングにおける日本の国際競争力│内閣府

ITツールが残業削減に効果的で、十二分に活用できる環境だと解説したところで、具体的に導入すべきツールを紹介していきます。

まず導入すべきITツールはSFA・CRM

一口にITツールといってもMAやBIツールなどさまざまありますが、まず導入すべきものは、SFA(営業支援ツール)やCRM(顧客管理システム)といった営業部向けのものが定番かつおすすめです。ITツールは多少なりとも費用がかかるので、収益アップに直結する営業部からツールを導入すると、さらなるツール導入や人材募集などにつながるからです。

実際にSFA・CRMで残業削減に成功した事例は、後述する「残業削減に成功した企業の例4選」で紹介します。SFAとCRMについて詳しく知りたい場合は、以下の記事を参考にしてください。

なお、ITツールを導入しただけで結局使わないというのは失敗事例の最たるものです。対策としては、国産のツールを選んだり(SFAやCRMは海外産が多い)、アフターフォローが良いツールを選ぶことがあげられます。

一例をあげると、eセールスマネージャーが代表的です。理由は以下の4つとなります。

  • 顧客満足度No.1
  • 国産なので微妙な日本語などがなく使いやすい
  • フォローに力を入れており、定着率95%
  • 伊藤園やPanasonicをはじめとした5,000社以上への導入実績

詳細を確認したい場合は、以下の公式ホームページをご確認ください。

DXの推進

働き方改革の具体的な施策に入っているわけではありませんが、DX(デジタルトランスフォーメーション)の推進も残業の削減に効果的です。たとえば、うまく活用できた企業に大きな生産性アップをもたらしたテレワークやRPAなどもDXの1種といえます。

DXについて詳しく解説すると長くなるので、詳しくは以下の記事をご覧ください。マイクロソフトやNTTのDX例なども紹介しています。

残業削減に成功した企業の例3選

すでに残業削減に成功している企業の事例を3つ紹介します。いずれも生産性のアップによる残業の削減であり、企業にとっても従業員にとってもメリットのある残業削減です。

成功事例①伊藤忠商事

伊藤忠商事は生産性アップによる残業削減のさきがけともいえる企業です。代表的な取り組みとしては、残業時間を約10%削減した「朝型勤務」があげられます。

朝型勤務とは簡単に説明すると、夜の残業を禁止して早朝の勤務に割増手当をつけ、朝食も提供した制度です。ポイントは、 陳腐化していたフレックスタイム制度を自社に合う形に変えた点になります。

もともと伊藤忠商事では、業界の慣習的にフレックスタイム制が導入されていました。しかし、おせじにも効率的に運用されておらず、陳腐化していた過去があります。そこで、成果の出せる時間帯を授業員が出社してうれしいようにしたというわけです。具体的な変更ポイントの一例は以下のとおりです。

  • 午前5時から9時の勤務に割増手当朝
    → 朝が早い取引先が多く、8時出社の社員も多かった
  • 午前8時までに出社した社員に無料朝食の用意
    → 制度利用の促進
  • 午後10時から翌朝5時までの勤務を禁止
    → 際限のない夜よりも限度のある朝のほうが生産性アップするため

結果として、午後8時以降に残業する社員の割合は5%程度に減少。残業時間の削減においても、施策導入前と比べ10%の削減に成功しています。より詳細を確認したい場合は、以下の公式ホームページを確認してみてください。

伊藤忠商事HP

成功事例②Relief

「遺産整理のプロ」のキャッチコピーでCMを流しているReliefは、SFA/CRMで顧客対応を迅速化し、1人あたりの残業時間を20時間も削減した企業です。ポイントとしては、以下の問題点を解決できるツールとしてSFA/CRMを導入したことがあげられます。

  • 営業担当者にかたよっていた仕事の分散化
  • 事務所の従業員の手が比較的あいてしまっている
  • 顧客への情報提供に時間がかかっていた

上記の問題点は、顧客の情報管理や情報提供、営業担当者の支援を自動化できるSFA/CRMで解決可能です。スマートフォン1つあれば、外出先から求めらた情報を確認できるため、顧客との関係もより良くなったとのことです。本事例をより参考にしたい場合は、以下のページをご覧ください。

成功事例③ひまわりネットワーク

ケーブルテレビやISP事業を営むひまわりネットワークもSFA/CRMで生産性を上げて残業削減をした企業です。同社が抱えていた問題点は以下のとおりです。

  • 改善するほど管理ツールが増えていた
  • 事務工数が多かった
  • 他事業との複合提案に難があった

SFA/CRMの導入により管理ツールの一元化に成功。管理工数の削減と業務の見える化を実現しました。また、顧客情報や案件情報などが見える化されたことで、部署をまたいでの複合提案も可能にしています。複合提案が可能なったことで、顧客の事情を聞く手間が減り、さらに生産性が上がったとのことです。

種々の効率が上がったことで事務工数の時間も60.5時間削減でき、営業の工数も増やしつつ残業時間の削減にも成功しています。本事例により詳しくは以下のページをご確認ください。

働き方改革を推進するためには残業削減の本質を知ることが重要

本記事では、働き方改革の一環で特に多くの企業が課題として抱える残業時間の削減について解説しました。残業にともなう人件費は、多くの企業で固定費として支出され、経営を圧迫しています。経営戦略をも左右する要素の1つといえるでしょう。

しかし、残業削減を目指すにあたって、社員に時短を強いるだけでは厳しいのが実情です。真に効果的な残業削減をおこなうには、働き方改革の本質を理解し、制度やツールをうまく活用するのが重要になります。

ぜひ今回知った情報を活かしつつ、成功企業がこぞって活用しているITツールも積極的に導入してください。

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