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eセールスマネージャー 営業ラボ・ブログ 売り上げに繋げる為の”名刺管理方法”の要点とステップ 〜人脈の電子カルテ化をし関連人物や力関係を把握せよ〜

売り上げに繋げる為の”名刺管理方法”の要点とステップ 〜人脈の電子カルテ化をし関連人物や力関係を把握せよ〜

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貴社では名刺をどのように管理していますか?管理が十分に行き届かず、「紛失してしまった」「必要なときに出てこない」といったことはないでしょうか。

従来は単なる連絡先の交換程度に使われてきた名刺ですが、使い方次第では営業の目標達成のための重要なビジネスツールとしてとらえられるようになりました。そのため、どのように名刺管理をするか、データ化も含めて検討する企業も増えてきています。

手間のかかる名刺管理ですが、効率的に管理することで、実は売上にもつながる企業の貴重な資産と変えることができるのです。今回は、改善をするためにも知っておきたい「5つのステップ」を取り上げます。名刺管理の“意外な奥の深さ”を知ることができるはずです。

今と昔の名刺管理手法の違い

昔は名刺ホルダーでの管理

以前は、そのまま個人の名刺ホルダーに収納するのが一般的でした。しかし日々増えていく名刺を適切に管理することは難しく、アナログ式な管理方法では、分類や整理に時間がかかり、膨大な数の名刺から必要な名刺を探し出すことも困難です。そのためせっかく手に入れた名刺情報を活用することができず、日々の業務や営業活動を効率良く行うことができませんでした。

今は電子化が当たり前

そこで主流となってきたのが、名刺をデータで管理する方法です。こちらはきっと説明するまでもないのかな、と感じています。共有に便利ですよね。皆様も活用されていることでしょう。具体的なメリットは次の通りです。

名刺管理を行うメリット

名刺管理を行う一番のメリットは、「必要なときに名刺を探す手間が省ける」ということです。さらに、部門全体で名刺管理を行い、情報を共有することで営業効率の向上やマーケティングにも活用しやすくなります。

たとえば、名刺管理によって人脈が可視化されていれば、ターゲットとなる企業の担当者と面識がある社員を即座に割り出し仲介を依頼することで、最短ルートでのアプローチが可能になります。また顧客の属性などからリストを容易に作成でき、見込み客の発掘がしやすくなったり、バッティングしている営業先を一本化したりできるなど、営業部全体で効率的な戦略を立てやすくなります。

はじめに:名刺管理の課題を個人・組織両面からチェックしよう

もしあなたが組織において名刺管理を効率化したい場合、組織全体の中で名刺にまつわるどんな課題があるか、振り返ってみることをおすすめします。

さて、増え続ける名刺の整理に時間がかかってしまったり、引き出しの中で眠らせたままになっていたりすることはないでしょうか。特に営業部では、日々の営業活動や展示会・イベントなどで大量の名刺を入手します。これらの大量の名刺をマンパワーで分類し整理・管理することは業務において大きな負担となります。毎日もらう名刺を分類・整理して管理し続けるのはとても骨が折れる作業です。こうして入手した名刺すべてを適切に管理するとなると、もはや紙の状態では難しいでしょう。

「名刺管理」のよくある課題とは?

代表的課題1:属人化

よくある問題として属人化問題が思い当たります。営業部門(組織)から見た場合、名刺管理を個人で行っていると、業務が属人的となり「その営業担当者が移動や退職となった場合に、客先とのパイプがとだえてしまう」「いざトラブルが起きたときに上司でもフォローがきかない」などの問題も起こる可能性があります。

代表的課題2:共有の不備

上記の属人化から派生した課題です。また、名刺管理のシステムが確立されていないため、せっかく集めた名刺を十分に活用できていないと感じている企業もあるかと思います。共有がされていないので重複での営業もよく聞く話です。こちらで失注したという話も稀に聞きます。

まずは自社の課題を網羅することが大事です。

名刺管理の目的を見極めよう

名刺にまつわる課題が見えたら、名刺管理のシステムを検討するにあたり「どんな点を改善したいか」その目的をはっきりとさせることが大切です。それ次第で、採用すべき名刺の管理方法が変わってくるからです。

たとえば名刺管理を行うための目的として

●名刺の保管・管理をするのにかかっていた手間・時間を削減したい

●必要なときにすぐに取り出せる状態にしたい

●名刺情報から速やかにリストを作成し、テレアポに役立てたい

●見込み客の名刺を管理することで顧客への育成施策に活用したい

●商談後のフォローを充実させたい

●名刺の情報を共有し、部署内のチーム力を高めたい

などが挙げられるでしょう。名刺の簡単な整理整頓だけでよければ、後述する無料システムでも問題ありません。ただし、目標達成のためにビジネスに有効的に活用したければ、より高度な名刺管理が必要となります。

そこで次項では、具体的にどんな組織的な名刺管理があるか見ていきます。

売上げにつながる名刺管理5つのステップとポイントとは?

名刺の管理方法には5つのステップがあり、それぞれ「紙のまま名刺管理」→「無料名刺管理アプリ」→「有料名刺管理ソフト」→「CRM/SFA」→「人脈カルテ化」の順になります。

名刺管理5つのステップ

前章の名刺管理の課題把握から、目的達成につなげていくには、上記のステップを意識して、自社に必要な対策を検討していくことが必要です。特に、ステップ2とステップ3の間には、無償か有償という大きな“段差”があります。

名刺情報を本格的に活用したいと考えるのであれば、越えなければならない段差でもあります。自社の名刺管理の目的を見つめ直して、どのような段階の活用に着手するのかをよく考える必要があります。

どんな対策が必要か、以下に紹介するステップごとの管理法を参考に検討してみてください。

【ステップ1】紙のまま名刺管理

紙のまま名刺管理

従来、名刺管理のアナログ的な整理方法としては、次のようなものが行われてきました。

名刺専用のクリアファイルに入れる

名刺ケースに50音順に/新規から順に並べて整理

回転式名刺ホルダーに入れる

ポイントは、もらった名刺を手間なく管理できるようになっているか、担当者の名刺を探す時にすぐに見つけられるようになっているか。「机の中にバラバラになっている」というのは論外。このようなアナログ式の管理方法においては、「管理のしやすさ」と「探しやすさ」を意識することが重要です。

業務や保管している名刺の枚数によっては、アナログ的な管理でも、もちろん問題はないでしょう。名刺情報を部門内や社内で共有しにくいことや、紛失に注意しないといけない、といったデメリットがあります。

【ステップ2】無料名刺管理アプリの利用

無料名刺管理アプリ(スマートフォン)

アナログ式の管理法では非効率的だと感じたら、「名刺のデジタル化」を検討してみましょう。なかでも手軽なのが、名刺情報をデジタル化できるスマートフォンの無料名刺管理アプリの利用です。

名刺をスマートフォンのカメラで撮影すると、名刺の画像とともに、社名・部署名・氏名・住所・電話番号などがテキスト化されて保存されます。デジタル化され保存された名刺情報は、社名や氏名などから検索できるので、必要なときにすぐに見つけて使うことができます。例えると、スマホまたはPC上にデジタルのアドレス帳を持つようなものです。

無料アプリは効果や便利さを試すトライアル目的にも適しているかもしれません。しかし無料アプリでは、テキスト化される際の精度に難点がある場合も。結局、手動で入力し直す必要が生じることもあります。また機能にも限度があり、「社内で名刺情報を共有したい」「ほかのシステムやアプリケーションと連携したい」という場合は、次のステップをおすすめします。

【ステップ3】有料名刺管理ソフトの利用

有料名刺管理ソフト利用

自社の名刺管理を大きく改革するのであれば、有料名刺管理ソフトの導入を検討しても良いでしょう。有料の名刺管理ソフトは、ステップ2の無料アプリより精度も機能も大幅にアップします。費用対効果を問われることになりますので、導入には高い壁があるかもしれません。

しかし、ステップ2までとは大きく異なるメリットが得られるようになります。それは、名刺情報の共有化が促進し、“単なるアドレス帳”だったのが、“企業の資産”へと変わる第一歩を踏み出します。

スキャンした名刺は、OCRなどで処理されるか、外部のオペレーターがテキスト入力を行うため、高い精度でのテキスト化が期待できます。またテキスト化された名刺情報は、名刺管理ソフト上で一元管理され、社内で共有が可能となります。

さらにクラウド型であれば、安全性を確保したうえで、場所を問わず名刺情報の参照が可能です。ほかのシステムとの連携が可能なものもあり、名刺情報を他のソフトへエクスポートし、DMやお礼状、請求書の作成に役立てるなど、業務の効率をさらにアップさせてくれます。

なお、名刺管理ソフトの種類はさまざまにあるため、導入の際にはパソコンやスマホなどの対応デバイスや、連携できるソフトの種類、機能について、実際の自社の業務状況を整理したうえで決定することが重要です。またクラウド型であれば、社外のシステムに個人情報を置くことになるため、自社のセキュリティポリシーに即した運用ができるかも製品選定のポイントです。

【ステップ4】CRM/SFAでの管理

CRM/SFAでの管理

ステップ4は、CRM/SFAによる名刺管理です。CRM/SFAとは、CRM(Customer Relationship Management/顧客管理システム)と、SFA(Sales Force Automation/営業管理システム)のこと。現在、営業活動に沿って本格的な活用が始まったといえるでしょう。

営業活動において、顧客とのアクセス状況から営業の進捗状況、見込み客の状況などを一元に管理し、社内で情報を共有、利益を追求します。CRM/SFAでは最初に登録した名刺情報の他に、商談内容も記録していくことが可能です。

例えば、やり取りごとに情報を記録することで、商談が順調に進んで受注となった場合には、アフターフォローやアップセル・クロスセル用のリストとして活用することができます。展示会などで獲得した見込み客に対しても、同様のアプローチをすることで、商談に向けて育成していくことが可能です。また、仮に失注した場合でも、記録された商談履歴を再度マーケティングプロセスに戻して、次の機会をうかがうという選択もできます。

またこれらの情報を共有することで、部門全体、部門間を超えた会社全体でのより効果のある営業活動やマーケティングでの連携/推進することができます。この段階になると、名刺管理が売上につながる貴重な資源であるということも実感できるようになっているのではないでしょうか。

【ステップ5】CRM/SFAで実現する“人脈カルテ”化

ステップ4のCRM/SFAを使った名刺管理法を、さらに発展させた活用法があります。それが「人脈のカルテ化」です。CRM/SFAを使った名刺管理では、下図のように顧客情報がひと目でわかりやすく表示されます。

売上につなげる“人脈カルテ化”

コンタクト先となる企業の組織や人物情報が可視化され、それぞれの担当者の役割や自社製品への購入意欲などが見やすい形で病院のカルテのように整理された、いわば“人脈カルテ”といえるものが作成されるのです。

1枚の名刺から始まり情報が積み重ねられ、このような人脈カルテ状態にまとめられることで、営業担当者は速やかに次の手を打つなどの行動ができるようになります。また交渉の進捗状況が一目でわかることから、上司も的確な指示やアドバイスができるようになります。

成功率を高める人脈カルテ必要性

ただの名刺電子化では押さえるべき名刺の人物相関は出てこない

窓口担当者との関係性を深めるだけで受注することはなく、選定・検討の際には必ず決裁者やキーマンなどの承認を得るケースがほとんどです。もらった名刺を管理するだけでは、まだ会えていない人を把握することはできません。

よって決裁に至るまでに押さえるべき人物を押さえられているかどうか判断することはできません。抑えるべき人物を抑えておかないと、せっかく進んだ提案も土壇場で覆ってしまうことも少なくないのです。

人脈カルテから関連人物や力関係を把握することが大事である

そこで人脈カルテを実現するためには、名刺をデータ化するだけでなく、決裁に至るまでの関連部署や人物を把握し、接点が持てているか?キーマンが提案に対してポジティブなのか?ネガティブなのか?競合びいきの人は誰なのか?などを的確に把握できるようにすることが重要になります。

押さえるべき関係者を部署、役職などを設定出来る人脈カルテの機能があれば、キーマンとの接点情報や意欲などの総合的な情報をもとに、営業マネージャーは次の戦略を立て明確に部下に指示を出すことができるようになります。

名刺管理>人脈のカルテ化するためのCRM/SFAの選定ポイント

eセールスマネージャーの人脈管理機能 画面イメージ

このように発展的な名刺管理をする場合は、次の3つのポイントを押さえているCRM/SFAを選定することをおすすめします。

1. 行くべき部門が把握できる

2. 会うべき人/キーマンが把握できる

3. 最後にいつ会ったか(有効接触日)が把握できる

これらの機能が網羅されていれば、戦略的に企業の攻略法を考えられます。さらに情報を追加したいポイントとして、会うべき部門や人物とともに、意欲(ポジティブ/ネガティブ)が見えるとより便利です。有効接触から一定期間経過した際に通知する機能なども備えていれば、今後の戦略をより明瞭に立てられます。

参考記事

もしCRM/SFAの選定を考えている場合は、以下の記事もよろしければ参考にしてください。

名刺管理にゴールはない!

名刺をファイルやケースに保管するアナログ式な管理から、一歩進んだ「データでの管理」、さらに発展した「名刺データの活用法」について紹介してきました。

名刺をデータ化しただけではアドレス帳以上の効果はありませんが、名刺管理システムを使用し部門内・社内で情報を共有することによって、名刺は企業の貴重な資産として活用できるようになります。日々の営業活動で手に入れた名刺をビジネスに有効活用できるかどうかは、名刺管理の方法にかかっているともいえます。

名刺管理システムを活用して、ぜひ貴社の営業効率アップにお役立てください。

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