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ERPで社内のシステムが統合管理できる!CRMやSFAとの違いからERPの導入ポイントまでを解説

ERPで社内のシステムが統合管理できる!CRMやSFA(営業支援システム・ツール)との違いからERPの導入ポイントまでを解説

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企業では、部署ごとに異なるシステムやアプリケーションが利用されていると、情報の分散化を招きます。
しかし、これらを統合して効率的なシステム運用をすれば、情報が一元管理されて業務効率化が図れることはもちろん、経営における迅速な意思決定にも大きな力を発揮します。

その鍵となるのが、システム環境を統合管理できるERP。
本コラムでは、ERPとはなんなのか、CRMや SFA(営業支援システム・ツール) との違いからERPのメリット・デメリット、そして導入する際にチェックしておきたいポイントを解説します。

ERPとは

ERPとは、企業内の業務システムを一元的に統合管理する経営手法のことです。
たとえば、営業システムや会計システム、人事システムなどは各部署で異なるシステムやアプリケーションを利用しており、情報統一や管理方法が複雑化している企業が多いという現状があります。

これらシステムを統合して一元管理し、各データやシステムを一つのシステムに統合・連携することで、業務の効率化や迅速な経営判断に効果を発揮するのがERPです。

ERPの歴史

ERPの歴史は、米国でコンピューターがビジネスに使われはじめた1960年代までさかのぼります。

当時、企業がコンピューターを利用する目的は基幹業務の効率化でした。販売管理や在庫管理、受発注管理など、企業の基幹システムをコンピューターに置き換えることで、業務効率が向上したのです。
しかし、それぞれの管理を行うシステムには互換性がなく、各業務に特化したシステムが主でした。企業内に複数のシステムが分散化されていることで、システム間の連携ができないという不便さがあったのです。

それを解消するために登場したのが、基幹システムを統合して一元管理するERPです。

ERPは1992年ごろ、日本に入ってきました。ただ、米国と日本では仕事の進め方に違いがあるため、日本企業へのERP導入はなかなか進みませんでした。しかし、2010年頃になると、日本の仕事の仕方に合わせたERPも登場し、多くのERP製品が提供されるようになったため、大手企業はもちろん中小企業にもERP導入が進みはじめたのです。

さらに、クラウド・サービスの普及によりクラウドで利用できるERPも登場したことで、導入ハードルが下がりました。こうして、2021年現在ではどのような企業でも、ERPを比較的手軽に導入できる環境が整いました。

「ERPパッケージ」とは

ERPパッケージとは、ERPを実現するためのシステムを指します。一般的には、ERPもERPパッケージも「システム」を表現することが多いのですが、あえて区別するならば、以下のような認識になります。

  • ERP:経営計画の手法
  • ERPパッケージ:基幹システムを一元管理して、経営計画の手法のERPを実現させるためのシステム

一般的には、ERPパッケージを指して「ERP」と表現しても意味は通じるので問題はないでしょう。

CRM・SFA・ERPの違い

企業活動に利用されるシステムには「ERP」の他に「CRM」や「SFA」があります。これらは混同しやすいので、その違いを確認しておきましょう。

CRMの役割

CRMは、顧客との関係性を含めた顧客情報を管理するシステムです。

企業として顧客情報を一元管理することで、各顧客に対するアプローチ方法などを把握して共有できます。これにより、営業の効率化や戦略的な営業ができるので、営業活動の結果向上に役立ちます。

SFA(営業支援システム・ツール)の役割

SFA(営業支援システム・ツール)は、企業内の営業活動を一元管理できるシステムです。

SFAでは、CRMの顧客管理を含め、顧客の案件ごとに管理したり、案件の商談内容を詳細に記録して管理したりすることで、チームや企業で営業活動を共有できます。これにより、営業活動の全体的な効率化はもちろん、特定の営業担当者だけが保有するノウハウや経験なども共有できるため、属人化の防止にも役立ちます。

ERPの役割

ERPは、CRMやSFA(営業支援システム・ツール)を含め、企業活動に必要な財務会計や予算管理、生産管理から人材管理などを統合的に一元管理できるシステムです。

企業を支えるバックオフィスやCRM・SFAを統合して管理することで、各業務における重複処理・管理が解消されて作業が効率化されるうえ、企業活動に必要な情報を把握しやすくなり、経営に関する意思決定を迅速に行えるようになります。

ERPの主な機能

ERPは、顧客管理や営業活動管理、その他の販売・購買・勤怠・経費などの管理に必要な機能を備えています。いわば、企業のバックオフィスを支えるシステムを統合したものだといえます。

では、ERPで何ができるのか、その主な機能をみていきましょう。提供されているシステムによっても機能が異なりますので、以下で挙げる機能は一般的なシステムの一例としてとらえてください。

販売管理

販売管理では、商品の受注や売上の流れを管理します。

  • 受注管理
  • 売上管理
  • 入金管理
  • 見積書の発行
  • 請求書の発行 など

購買管理

購買管理では、企業活動に必要な発注・仕入れ、それらに関わる書類なども管理します。

  • 発注管理
  • 仕入れ管理
  • 発注書と発注請書の発行
  • 源泉税管理 など

勤怠管理

勤怠管理では、従業員の勤怠はもちろん、日報なども管理します。

  • 日報
  • 勤怠管理
  • 休暇申請
  • 工数管理 など

経費管理

企業活動に関わる経費・コストを管理します。

  • プロジェクト経費管理
  • 仮払処理 など

経営分析

経営分析の機能では、ERPで一元管理されるデータから、経営の意思決定に必要なデータ分析を支援します。

  • 売上や利益データの集計
  • 売上や利益の予測分析
  • 売上や利益分析のグラフ化 など

プロジェクト管理

プロジェクト管理は、プロジェクト全体の工数や予算などを管理します。

  • プロジェクト別工数の管理
  • プロジェクト別の予算管理
  • メンバーごとの予定作業時間管理 など

ERPのメリット

それでは、ERPを利用するメリットをみていきましょう。

企業内の活動情報を統合管理できる

前述してきた通り、ERPは企業内の活動情報を統合管理できることが最大のメリットです。部署間で異なるシステムを使っていると、情報の分散が起こります。しかし、ERPでシステムを統合管理し情報を一元化することで、各部署で情報共有ができるようになり、情報の重複やデータのズレといったトラブルも防げます。

システム連携によって業務効率化が図れる

各部署のシステムが連携することで、業務効率のアップが期待できます。

たとえば、各部署で顧客情報や売上を重複してシステムへ記録していた場合などです。ERPでシステムが統合されれば、重複した情報の入力作業もなくなります。これにより、無駄な作業が排除されて業務が効率化されるのです。

経営判断に重要なリアルタイム情報が得られる

経営判断をするためには、企業内のリアルタイムな情報が不可欠です。ERPならば、統合されたシステム内で各部署が必要情報を随時更新していますので、”今”の情報をすぐに得られます。

これにより、迅速な経営判断が可能になるとともに、企業全体の活動も速くなることが期待できます。

ERPのデメリット

企業活動全体においてメリットの多いERPですが、ERPの導入にはデメリットもあります。それは、システム導入コストやランニングコストがかかることです。

たとえば、クラウドで提供されているERPを導入した場合には、月額/年額などの利用料金がかかることを意識してコスト管理を徹底しなければなりません。

また、新しいシステムを導入した場合、システム利用が定着するまでに時間がかかることもデメリットとして挙げられます。ERP導入直後は、操作方法の不慣れや新システムへの苦手意識などを理由に、業務効率が著しく低下することも考えられます。

そのため、ERPをなぜ導入するのかという目的とメリットを企業全体で理解し、システムの定着化までを含めた導入計画を立てることが大切です。

ERP導入のポイント

それでは最後に、ERPを導入する際のポイントをおさえておきましょう。

目的を明確にする

一般的なERP導入の目的は、企業内に分散化されたシステムを統一することです。しかし、中には業務の一部だけをシステム化できれば良いという目的を持つ企業もあるでしょう。

たとえば、目的が営業管理だけで良いのならば、ERPよりもSFA(営業支援システム・ツール)だけを導入したほうが効率的ですし、ERPは過剰スペックであると判断できます。
つまり、ERPを導入する際には、その目的を明確にし、本当にERPの導入が適切なのかを検討しておく必要があるということです。

SFAやその導入については、以下記事にて詳しく解説していますので参考にしてください。

目的に沿った機能が使えるかを確認する

ERPを導入する際には、自社の業務にどのような機能が必要なのかを明確にし、目的を達成できる機能を持ったERPを選定しなければなりません。
たとえば、ERPでプロジェクトの管理や勤怠管理も行いたいのに、勤怠管理機能がない、あるいは勤怠管理システムと連携できないものを選んでも意味がありません。

ERPは多くの事業者がそれぞれの特徴を持たせたサービスを提供していますので、導入前にどのサービスに何の機能があるのかを、詳細に確認しておく必要があるでしょう。

利用者のITリテラシーを把握しておく

ERPを利用するには、最低限のITリテラシーが必要です。

ERPを通常業務に定着させるためには、各部署の特定の人材だけがシステムを使える、理解しているという状況では、達成できないでしょう。ITリテラシーが低い従業員でも利用できる環境を整えなければ、せっかく導入したERPは使われなくなります。
そのためにも、まずは利用者全員のITのリテラシーを把握する必要があります。そして、そのレベルに合わせた研修やマニュアルを準備することが大切です。

ERPは企業全体で利用してこそ真価を発揮します。ERP導入ポイントとしては、利用者のITリテラシーも考慮した”利用環境の準備”も合わせて意識しておきましょう。

ERPを利用して業務システムを一元管理しよう!

ERPを利用すれば、部署ごとで異なるシステムを利用していても、ひとつの業務システムとして一元管理できます。企業内でデータが分散して管理しにくくなっていたり、重複作業が発生していたりといった問題も解決され、作業の大幅な効率化にもつながります。

また、企業全体の情報が一元管理できるため、経営判断も迅速になるといったメリットが得られるのです。ERPを導入するメリットとデメリットを把握したうえで、適切なERP導入を検討してみましょう。

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