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Web会議とは?テレビ会議と何が違う?その利用目的とおすすめシステム3選

Web会議とは?テレビ会議と何が違う?その利用目的とおすすめシステム3選

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Web会議は、遠隔地にいる従業員とのコミュニケーションに最適です。

テレビ会議とは違い高価な専用機材は必要なく、インターネットさえ利用できる環境ならば参加できるなど小回りも利きます。

あなたがWeb会議の導入を検討しているならば、ぜひ参考にしてください。

Web会議とは?

Web会議とは、遠隔地にいる人とオンラインで行う会議です。

インターネットを通じて、遠方の相手と映像や音声、そして会議資料などの情報をその場で共有できるメリットがあります。

また、テレワークなどの働き方を導入する場合にも、Web会議は有効な手段です。

多様な働き方が注目される中、どこにいてもコミュニケーションが取れるWeb会議は、今後の働き方改革に必要なツールとなるでしょう。

Web会議のメリットとデメリット

Web会議とは?テレビ会議と何が違う?その利用目的とおすすめシステム3選_メリットとデメリット

Web会議を導入する前に、まずメリットとデメリットを把握しておきましょう。

導入する目的がWeb会議のメリットに含まれているかが重要です。

また、デメリットによって目的の達成がはばまれることのないよう、チェックしておきましょう。

Web会議のメリット

Web会議のメリットは、簡単な設備で利用可能であることや、会議システムの中でデータのやり取りができるということです。

必要機器は「パソコン」「マイク」「カメラ」だけ

まず挙げられるメリットは、必要機器が以下の3つだけだということです。

  • パソコン
  • マイク
  • カメラ

最近のパソコンには標準で搭載されている機能ですので、別途、機器を用意する必要が生じることはあまりないでしょう。

テレビ会議システムの導入には高額な専用機器や専用回線の設置が必要ですが、Web会議システムならば、業務に利用するパソコンをそのまま利用できますので、圧倒的にコストを抑えられます。

データのやり取りが可能

相手にファイルを送付したり、デスクトップ画面を表示したりと、同じデータを共有しながら会議を進められることもWeb会議の大きなメリットです。

例えば、遠隔地にいるメンバーでも、同じ資料を見ながら打ち合わせをすることで、意識共有がスムーズになります。

また、相手の画面をリモートで操作する機能が付いたシステムもありますので、サポート業務で利用することも可能です。

どこにいても会議に参加可能

Web会議の最大のメリットは、どこにいても会議に参加できることです。

会議のために一ヵ所のオフィスへ集まる必要はありません。オフィス内でデスクが離れていても、人が移動する必要はないのです。

もちろん、安全にインターネットが使えることや、最低限セキュリティが確保できる場所を用意することは前提ですが、時間さえ決まっていればいつでもWeb会議を始められます。

また、Web会議のノウハウを蓄積しておくことは、働き方改革に取り組む場合でも、働く場所の選択肢において柔軟な対応を可能にします。

Web会議のデメリット

Web会議のデメリットには、以下が挙げられます。

  • 映像や音声の品質が回線に左右される
  • 雰囲気を共有できないので意思決定には不向き
  • 最低限のITリテラシーが必要

映像や音声の品質が回線に左右される

Web会議のデメリットは、映像や音声の品質が各自のインターネット環境に左右されることです。

映像や音声の乱れは、集中力の低下をまねきます。

また、システムやパソコンを再起動させるなどの対処が必要な場合、会議を中断せざるを得ません。

回線品質は、設置されている場所や、モバイルルーターの電波状況、屋内に設置する有線・無線ルーターの利用状況によっても大きく異なります。

雰囲気を共有できないので意思決定には不向き

Web会議は、大人数での意思決定に不向きです。

意思決定を行う会議では、参加しているメンバーの表情やしぐさを含めた「雰囲気」も大切です。

しかし、基本的に各自が1人でパソコンに向かっているWeb会議では、それが読み取りにくくなります。

会議室で行うような雰囲気を共有できないため、大人数で企業の方向性を決定づけるような会議には不向きだといえるでしょう。

最低限のITリテラシーが必要

Web会議にはデバイスやネットワーク・システムを使いますので、パソコンの基本的な使い方をはじめとした最低限のITリテラシーが必要です。

ITツールのオペレーションはもちろんですが、会議を行う環境にも気を配る必要があります。

例えば、Web会議に参加する際は、情報漏洩を防ぐために公共の場を避けることが大切です。

どうしてもカフェなどでWeb会議に参加しなければならないときは、後ろが壁になっている場所を選ぶなど、背後の視線にも気を配る必要があるでしょう。

また、Web会議に参加するために、場所やインターネット回線も含めて、周囲の環境を整えなければなりません。

利用者には、Web会議を行うことに対して適切な理解を持ってもらうこと、つまりITリテラシーが必要なのです。

導入目的が違うWeb会議とテレビ会議

Web会議とは?テレビ会議と何が違う?その利用目的とおすすめシステム3選_導入目的

離れた拠点をつないだ会議の方法としては、Web会議とテレビ会議の2つの手法があります。

導入の初期費用にも大きな違いはありますが、そもそもの導入目的も違うのです。

Web会議の導入目的

Web会議の主な導入目的には、次のようなものが挙げられます。

  • 人の移動による経費を削減したい
  • 離れた場所でもデータ共有したい
  • 働く場所の選択肢を広げたい

人の移動によるコストを削減したい

Web会議の導入は、人の移動による労力のムダと経費を削減できます。

例えば、移動のために仕事を中断することで工数が削られ、交通費などの経費もかかります。

会議のために従業員が一ヵ所に集まることは、非効率であり、コストがかかるのです。

しかし、Web会議を導入すれば、どこでにいても会議に参加可能になります。

つまり、人の移動をなくすことで移動時間や交通費などのコストを削減できるのです。

離れた場所でもデータ共有したい

遠隔地にいるメンバーと、映像や音声に加えてファイルやパソコンの画面など、データ共有も必要な場合に便利です。

例えば、Web会議をしながら修正した資料を、その場で相手へ送り確認してもらうことができます。

また、自社のWebサービスを数人へプレゼンするときには、Web会議システムを通してパソコンの画面を相手に映し出し、実際の画面を全員に見せながら説明すると、具体的なイメージを相手の記憶に残せます。

映像や音声だけではなく、同じデータを見ながら進められるWeb会議なら、意識の共有も容易になるのです。

働く場所の選択肢を広げたい

Web会議は、働く場所の選択肢を広げます。

会議をするために必要なものはパソコンだけになるので、どこで働いていてもよいのです。

決まった時間にWebで会議ができるなら、働く場所をオフィスに限定する必要がなくなります。

Web会議は、働き方改革の一環としても、働く場所の選択肢を広げるための重要な仕事環境となるでしょう。

テレビ会議の導入目的

テレビ会議の導入目的には、次のようなものが挙げられます。

  • 拠点間での人の移動をなくしたい
  • 品質の良い音声や映像での会議がしたい

拠点間での人の移動をなくしたい

人の移動という点では、テレビ会議もWeb会議と同じ目的です。

テレビ会議を導入することで、複数に分かれた支社と本社の会議室をつなげ「会議のための移動」をなくします。

また、比較的大きな空間である会議室などの拠点をつなぐため、会議のために大人数が移動する必要もありません。

品質の良い音声や映像での会議がしたい

テレビ会議システムは、専用機器や専用回線を使うことで、クオリティの高い映像や音声を保てます。

データや通信の乱れもほとんどなく、鮮明な映像とクリアな音声によりスムーズな会議を進行できるでしょう。

参加者の声色やしぐさも読み取れるので、まるで一つの会議室にいるような感覚で、重要な会議も行えます。

役員会議や方向性を決定する会議など、意思決定に関わる会議に向いているといえるでしょう。

Web会議の導入方法

Web会議とは?テレビ会議と何が違う?その利用目的とおすすめシステム3選_導入方法

Web会議システムの導入は、以下の5ステップを基準に進めましょう。

  • ステップ1:目的の明確化
  • ステップ2:導入するシステムの選定
  • ステップ3:少人数でのテスト使用
  • ステップ4:ルール作り
  • ステップ5:本格導入

ステップ1:目的の明確化

まずは、Web会議を導入する目的を明確化しておく必要があります。

例えば、場所を選ばずどこからでも会議ができる体制を整えたいならWeb会議がぴったりです。

しかし、クオリティの高い映像と音声で会議がしたいならば、Web会議ではなくテレビ会議を選択すべきでしょう。

目的を箇条書きにして検討すると分かりやすくなります。

  • 顔を見ながら会話をするだけ?
  • 資料や画面共有が必要?
  • 将来的にはテレワークにも使う?
  • 映像や音声の品質はどの程度必要?

また、以下の項目もあらかじめ検討しておきましょう。

  • 想定される参加人数はどの程度?
  • システム導入予算はどの程度?

目的を明確にして「導入するのはWeb会議でOK」という確信が持てたら、ステップ2に進みます。

ステップ2:Web会議システムの選定

ステップ1で確定した要件をもとに、Web会議システムを選定します。

Web会議システムでは、以下のような項目をチェックしましょう。

  • 同時接続人数の制限
  • ソフトインストールの要不要
  • 通話時間の制限
  • 利用料金

特に、同時接続人数や通話時間の制限については、しっかりとチェックしておく必要があります。

ステップ3:少人数でのテスト使用

Web会議システムを選定したら、まずは少人数でテスト使用しましょう。

実際に使ってみて、導入目的がすべてクリアできるかを検証するのです。

また、使っていくうちにオペレーションの難易度や、ストレスになる点などがはっきりします。

想定される業務シナリオを作成し、一定期間、運用することで、マニュアルが必要な部分やサポートすべき点をしっかりと洗い出しましょう。

ステップ4:ルール作り

本格導入前に、Web会議システムを利用するためのルール作りをしておきます。

ルールには、次のようなことを盛り込みましょう。

  • Web会議に参加するときのセキュリティ:最低限のプライバシーを守れる環境を整える
  • Web会議のスケジュール管理方法:予約方法や参加の可否
  • 議事録をどうするか:会議内容を録画することの可否

また、テスト使用で洗い出された問題点についても、運用対処方法を記載すると便利です。

  • Web会議を始めるときの簡単な手順
  • 映像や音声が途切れたときの対処方法

など。

あまりにもルールが多いと、Web会議システムが面倒で利用されなくなるという事態も起こりますので、分かりやすく、最低限のルールにするのもポイントです。

ステップ5:本格導入

ルールが固まったら、いよいよ本格導入です。

運用初期は、問い合わせが多くなるため、サポート体制を整えておきましょう。

最初のサポートで利用ストレスをなくすことが、Web会議システムを定着させる第一歩です。

特に、ITの知識に明るくないメンバーは、思わぬ操作でつまずいたり、想定外の利用方法でサポートを必要としてきます。

Web会議を導入・管理するメンバーは、根気強くサポートをしていきましょう。

おすすめのWeb会議システム3選

Zoom

Web会議とは?テレビ会議と何が違う?その利用目的とおすすめシステム3選_Zoom

公式サイト https://zoom.us/jp-jp/meetings.html
接続人数 最大100人
通話時間制限 グループミーティング時間は40分まで
モバイル対応 iOS、Android
料金 基本:無料
プロ:¥2,000/月/ホスト
ビジネス:¥2,700/月/ホスト
企業:¥2,700/月/ホスト
その他特徴 画面共有、録画機能、ホワイトボード機能など

Zoomは、無料でも最大100人まで同時にミーティングができるWeb会議システムです。

グループミーティングは最大40分までと制限されていますが、有料プランの「プロ」以上を契約することで、最大24時間まで利用できます。

利用できる人数も多いことから、遠隔地にいるメンバーのミーティングだけではなく、一斉に行う社内研修などにも利用可能です。

また、Zoomシステムひとつで録画やホワイトボードが使えますので、会議の議事録録画や、手書きの文字・絵を共有したい場合におすすめです。

Skype

Web会議とは?テレビ会議と何が違う?その利用目的とおすすめシステム3選_Skype

公式サイト https://www.skype.com/ja/
接続人数 最大50人
通話時間制限 無し
モバイル対応 iOS、Android、Windows 10 Mobile
料金 無料
その他特徴 通話の記録、画面共有、リアルタイム字幕など

Skypeは言わずと知れたビデオチャットシステムです。

最大50人まで同時通話ができ、さらに通話時間制限もありません。通話記録も撮れるので、会議の議事録にも使えます。

Lineに似たメッセンジャーも使えますので、デスクトップに常に起動しておくことで気軽に進捗情報や連絡事項をメッセージできます。

もちろん画面共有やファイルのやり取りもできますが、「長時間会話をしていると途切れる」などの口コミもみられます。

品質にそれほどこだわらない、とりあえずWeb会議を無料で導入したい、といった場合におすすめです。

Lite FreshVoice

Web会議とは?テレビ会議と何が違う?その利用目的とおすすめシステム3選_Lite FreshVoice

公式サイト https://www.freshvoice.net/
接続人数 1ID:5人
通話時間制限 無し
モバイル対応 iOS、Android
料金 無料体験あり
1ID:15,000円/月
※1IDで1URLを作成可能。URLの追加は3,000円/1URL。
その他特徴 ログイン不要、手厚いサポート、画面共有、録画機能など

Lite FreshVoiceは、インターネット上に会議室(URL)を作り、そこにメンバーが接続してWeb会議をするシステムです。

上述のZoomやSkypeは、個々のメンバーそれぞれにアカウントが必要でした。

しかし、Lite FreshVoiceは、ひとりひとりがアカウントを持つ必要はなく、企業単位でIDを契約し会議室(URL)を保有するスタイルなのです。

個人のアカウントは不要ですので、アカウント管理の手間も省けます。

また、会議室(URL)単位で運用をしますので、部署ごとにIDを持つという方法も想定できます。

利用するメンバーは会議室(URL)にアクセスするだけで、難しい操作は必要ありません。

ITツールが苦手というメンバーが多い場合におすすめのシステムです。

Web会議の導入で仕事環境を効率化

Web会議は、個々の働く環境を限定せず、効率的なコミュニケーションを取るための手段です。

会議室などに集まる必要性を減らすことで、コストや移動時間の削減にもつながります。

目的に合う適切なWeb会議システムを導入することで、仕事環境の効率化や、働く場所の選択肢を広げましょう。

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