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サテライトオフィスとは?導入成功の5つのポイント

サテライトオフィスとは?導入成功の5つのポイント

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サテライトオフィスとは、本社と離れた場所に設置する簡易オフィス。 
働き方改革が求められる中で注目を集めています。 

サテライトオフィスにはどんな役割があるのか、また導入を成功させるにはどうすべきか。 
5つのポイントを紹介します。

サテライトオフィスとは

サテライトオフィスとは、「衛星」を意味する英語 “satellite” から出来た言葉。
本拠点のまわりに衛星のようにオフィスがあるというイメージです。

小規模な会議室を借りたり、コワーキングスペースやシェアオフィスを利用したりと色々な形があります。

サテライトオフィスが使われる理由

現在、感染予防・働き方改革のため在宅ワークが強く推奨されています。
ですが、完全に在宅勤務に切り替えられる企業は少数派。
在宅勤務にはセキュリティやコミュニケーション、勤怠管理といった問題が立ちふさがります。

そこでサテライトオフィスを利用したテレワークを検討する企業が増えているのです。

サテライトオフィスの3つのタイプ

サテライトオフィスには、大きく分けて3つのタイプがあります。
それぞれのメリットを織り交ぜて、説明していきます。

都市型サテライトオフィス

都市部に設置されるタイプ。
営業担当者がアポイントの合間に立ち寄り、仕事ができるスペースを提供します。

担当者は本拠点へ戻る無駄な時間を削減し、スキマ時間を有効活用できるのがメリット。

郊外型サテライトオフィス

地方都市に設置されるタイプ。
子育てや介護のため都心部まで通えない従業員に、仕事をしやすい環境を提供できます。

企業にとっても、優秀な人材を会社にとどめておけるというメリットがあります。

地方型サテライトオフィス

田舎に設置されている場合が多いのが特徴
人口が少ない場所における雇用促進・地方活性化効果が期待されています。

国や地方自治体も推進しており、支援策を実施しています。

サテライトオフィスの問題点

会社にとっても従業員にとっても利点が多く見えるサテライトオフィス。
ですが、導入にあたり3つの問題点が指摘されています。

コミュニケーションが不足する

直接顔を合わせる機会が減るため、必然的にコミュニケーション量が大幅に減ってしまいます。
これにより、業務効率が悪化する恐れがあります。

また従業員同士の人間関係にも悪影響を及ぼします。

勤怠管理ができない

上司がその場で勤怠状況を確認できないため、通常とは異なる管理方法が必要になります。

従業員にストレスがかからず、適切に勤怠を管理できるやり方を検討せねばなりません。

コストがかかる

サテライトオフィスのためにオフィスを借りたり、備品を取りそろえる必要があります。

リモートワーク用の勤怠ツールやクラウドシステムを導入するなら、そのための費用もかかります。

サテライトオフィス導入成功の5つのポイント

テレワークやサテライトオフィスを上手に取り入れている企業は、上記の問題点にどう対応しているのか。
成功した企業が行っている5つの方法を紹介します。

オンラインミーティングの数を増やす

リモートワークにおける最大の問題は、やはりコミュニケーション不足といえるでしょう。
顔を合わせる機会が減ると、どうしても「チームで仕事をしている」という意識が薄れがち。
つながりを保つには、オンラインミーティングの回数を増やすのが効果的です。

その際、次の3つのルールを取り入れるのがおすすめです。

1回のミーティングは短めにする

無駄に長い会議を避けるには、予めミーティングの長さを決めておくと良いでしょう。

通常の会議は【1回30分以内】としておくと、短時間で有意義な意見交換を促進できます。

 ミーティングごとに目的を定める

ミーティングを行う前に「目的」を決め、参加者全員に共有しておきましょう。

何を決めるための会議か、毎回ゴールを明確にする。

こうすることで話が脱線せず、各ミーティングが生産的なものになります。

簡単な議事録を作成する

短いミーティングでは議事録を作成する手間は面倒に感じられるかもしれません。
ですがシンプルなもので良いので、議事録を作る習慣を作っておきましょう。

ミーティングで決めたこと、今後行うべき予定を文字で残しておく。
こうすると先延ばしされずに、会議で取り決めたことが行動に移されやすくなります。

チャットを導入する

オンラインミーティングに加え、オンラインチャットも有効です。

メールでは件名や導入文を入れる手間もかかりますし、過去のやりとりをチェックするのに時間もかかります。
チャットなら気軽にメッセージを送り合えるので、コミュニケーション量を増やせます。

プロジェクトごとにチャットグループを作ればリアルタイムで情報を共有でき、業務効率が上がります。

業務にクラウドシステムを導入する

社内の基幹システムをクラウド化することも検討しておきましょう。

顧客管理システム、営業支援システム、会計システムといったものはクラウド化しておくと便利です。
業務でよく利用するツールも、可能であればクラウド化を検討しておきましょう。
メンバー全員がリアルタイムで情報を共有でき、生産性が大きく変わります。

勤怠管理の方法を見直す

勤怠管理は、テレワークと切っても切り離せない課題です。
リモートワーク用の勤怠管理は「監視型」と「成果型」の2つが考えられます。

職種などを基準に、上手に使い分けていきましょう。

監視型勤怠管理

ツールを使って従業員の勤務を監視します。
従業員の顔や操作画面のスクリーンショットを不定期で撮影し、管理側に送信してくれるツールなどがあります。

確実に勤怠を確認できる安心感はある一方、従業員が「見張られている」と感じるデメリットも。
自発的に働く意欲をそぐ結果にならないよう、導入には注意が必要です。

成果型勤怠管理

始業・就業時間の打刻や、勤務時間中のスカイプ立ち上げなど簡単なルールを決めておく方法です。

従業員を監視するのではなく、具体的な成果や行動を基に勤怠を判断します。
判断法は職種によって異なりますが、営業であればフォローアップ回数、アポイント数などが使えるでしょう。

クラウド型の営業支援システム(SFA)などを使えば、こういった数字を簡単に集計・管理できます。

シェアオフィスを利用する

サテライトオフィスを導入する際には、レンタルオフィスを借りるだけではなく、シェアオフィスを利用する方法もあります。

サテライトオフィスを試験的に行うなら、まずはコストをかけずにこうした施設を利用するのも手。
共有スペースで作業する形なら1万円程度から契約可能です。
会議室やセミナールームも必要な時に借りられ、コピー機などの備品も利用できます。

自社に合ったシステム選びから始めましょう

サテライトオフィスは、導入前に問題点に対する対策を考えておく必要があります。
コミュニケーションや勤怠管理方法を見直すのに加え、新たなシステム導入も欠かせません。

ご紹介した5つのポイントも参考に正しくシステムを選び、導入を成功させましょう。

テレワークを検討中なら、こちらの記事も役立ちます。

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